Le guide des organismes de formation

symbole-digiforma-crayon Pourquoi la qualité des formations est un enjeu pour les organismes de formation ?

La loi du 5 mars 2014 a entrainé de profondes mutations dans le monde de la formation professionnelle. En plus des nouveaux dispositifs de financement mis en œuvre pour aider les actifs à se former tout au long de leur vie, l’État a décidé de légiférer sur un enjeu majeur : la qualité de l’offre de formation. Comment qualifier une formation de qualité ? Avant l’entrée en vigueur du décret du 30 juin 2015, les organismes de formation ne pouvaient compter que sur l’action des organismes certificateurs pour attester de la qualité de leurs formations. Les formations étaient certifiées ou labellisées par des bureaux d’études.

Depuis la publication du décret du 30 juin 2015, le législateur a défini 6 critères qualité d’une formation professionnelle. Les financeurs de la formation professionnelle doivent désormais veiller à la mise en conformité de leurs actions de formation avec les nouvelles dispositions légales. Pour cela, ils ont défini 21 indicateurs. Pour répondre à ces 21 indicateurs, les organismes de formation doivent fournir 25 preuves qui constituent autant d’éléments à rassembler au sein d’un dossier de candidature aux OPCA.

Le décret qualité du 30 juin 2015

Entré en vigueur le 1er janvier 2017, le décret du 30 juin 2015 a fixé 6 critères permettant d’évaluer la qualité d’une formation professionnelle. Ces critères portent sur l’aspect pédagogique d’une action de formation, la qualification des formateurs et personnels chargés de la formation, l’évaluation de la formation et l’analyse et la satisfaction des stagiaires.

Les articles R. 6316-1 à R. 6316-4 intégrés dans le Code du travail par un décret du 30 juin 2015 (JO, 1er juill..) définissent les critères de qualité suivants :

  • L’identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé ;
  • L’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics de stagiaires ;
  • L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement à l’offre de formation ;
  • La qualification professionnelle et la formation continue des personnels chargés des formations ;

Les conditions d’information du public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus ;

  • La prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires.

Quelles sont les nouvelles missions des financeurs de la formation ?

Avec l’entrée en vigueur du décret qualité et des dispositions légales du 2 juillet 2015, les missions des financeurs de la formation professionnelle changent et leur contrôle à l’égard des organismes prestataires est renforcé.

Justification des rejets de demandes de prises en charge totale ou partielle d’une action de formation

Toute décision de refus de financement total ou partiel d’une action de formation par un employeur ou un organisme de formation devra être motivée par l’organisme financeur.

Un contrôle plus strict à l’égard des organismes de formation et employeurs

Les OPCA et OPACIF s’assurent de l’exécution des formations dispensées selon un cadre qu’ils auront préalablement défini. Si le organismes financeurs constatent une anomalie pendant le déroulement d’une action de formation, ils ont pour obligation de solliciter auprès de l’employeur ou du dispensataire de la formation tout document complémentaire aux pièces justificatives prouvant la mise en conformité des actions de formation avec les dispositions légales, règlementaires et conventionnelles.

En cas de refus de présentation de justificatif attestant du non-respect des réglementations légales, réglementaire et conventionnelle, la loi précise que les OPCA et OPACIF pourront « après débat contradictoire » refuser le financement de l’action de formation. Cela signifie qu’avant de refuser la prise en charge d’une formation, les deux parties (organismes de formation et OPCA/OPACIF) pourront préparer leur défense et communiquer toutes les pièces justificatives en leur possession afin qu’elles soient soumises à la critique.

Transmission de documents à l’État

Avant le 31 mai de l’année civile considérée, les OPCA ont pour obligation de transmettre au ministère chargé de la formation professionnelle un état complet de leur fonctionnement tant au niveau financier que social. Ce document permet au ministère de suivre précisément l’emploi des fonds perçus et de vérifier les comptes et bilans des OPCA.

Cet état doit être complété d’une note décrivant l’évolution des charges de l’organisme financier et de son organisation interne en matière de contrôle. Les remarques et observations du commissaire aux comptes sont également incluses dans le rapport.

Avant qu’ils soient transmis au ministère, ces documents doivent être validés en amont par le conseil d’administration de l’organisme de formation lors de délibérations.

De nouvelles dispositions depuis le 1er janvier 2017

Les articles L.6352-3 à L. 6352-5 du Code du travail définissent de nouveaux rôles aux organismes financeurs et renforcent leurs missions de contrôle à l’égard des dispensateurs de formation en termes d’application de leurs obligations aux stagiaires. En effet, les OPCA/OPACIF doivent s’assurer que les organismes de formations mettent bien en place un règlement intérieur au sein de leur établissement et réalisent un programme de formation.

De plus, les organismes financeurs ont désormais pour obligation de mettre à disposition du public un catalogue de référence regroupant l’ensemble des organismes de formation qui respectent les critères définis par le décret qualité. Afin de mener à bien cette mission, les OPCA/OPACIF peuvent procéder de deux manières différentes :

  • En vérifiant que les organismes de formation sont détenteurs d’un label qualité ou possèdent une certification inscrite et publiée sur la liste officielle du CNEFOP (Conseil national de l’emploi, de la formation et de l’orientation professionnelle) selon les modalités définis par l’article R.6316-3.
  • En étudiant le dossier de candidature soumis par un organisme de formation aux financeurs de la formation et comportant les 25 preuves aux 21 indicateurs.

Enfin, de nouvelles prérogatives imputent aux organismes financeurs :

  • Veiller à l’adéquation financière des prestations achetées aux besoins de formation, à l’ingénierie pédagogique déployée par le prestataire, à l’innovation des moyens mobilisés et aux tarifs pratiqués dans des conditions d’exploitation comparables pour des prestations analogues ;
  • Mettre à disposition des organismes de formation, des entreprises et du public, selon des modalités qu’ils déterminent, des informations relatives aux outils, méthodologies et indicateurs permettant de faciliter l’appréciation de la qualité des formations dispensées.

Le rôle du Cnefop : publier et mettre à jour la liste des certifications et labels qualité

Le conseil national de l’emploi, de la formation et de l’orientation professionnelle (CNEFOP) a pour mission de recenser dans une liste rendue publique toutes les certifications et labels qualité conformes aux 6 critères définis par le décret qualité.

Pour répondre à cette obligation, le Cnefop sélectionne les organismes certificateurs en s’assurant de leurs mises en conformité avec les 6 critères du décret qualité. L’inscription sur une liste du CNEFOP a une durée de validité allant d’un an à trois ans. Il faut toutefois noter que certains organismes de formation doivent renouveler leur inscription chaque année en raison de l’évolution de leur référentiel.

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21 indicateurs pour les 6 critères qualité : l’ambitieux chantier des OPCA et OPACIF

Pour permettre aux organismes de formation de répondre aux 6 critères qualité définis par le décret du 30 juin 2015, les OPCA et OPACIF ont mis au point un référentiel commun comportant 21 indicateurs.

Le respect des 6 critères qualité permet aux dispensateurs de la formation d’être en conformité avec les dispositions légales ; dans le cadre d’actions de formations financées par les fonds de la formation professionnelle ; sans passer par un label ou une certification.

Autrement dit, tout organisme de formation non labellisé et souhaitant bénéficier de fonds alloués à la formation professionnelle, devra justifier de sa conformité aux 21 indicateurs définis par les OPCA/OPACIF. Les financeurs de la formation ont créé une plateforme de référencement en ligne où les dispensateurs de la formation ne devront s’enregistrer qu’une seule fois, et cela dans le but de limiter le nombre de démarches administratives des prestataires de la formation.

Baptisée Data Dock, cette plateforme est en ligne depuis le 1er janvier 2018 et permet aux organismes de formation d’accéder à un portail d’authentification et de justifier leur conformité aux 21 indicateurs de qualité en répondant aux questions posées et en téléchargeant les preuves demandées.

25 preuves à fournir par les organismes de formation

Les organismes de formation devront fournir une liste de 25 preuves afin d’attester de la qualité de leurs actions de formation. Les indicateurs correspondent à différent élément, par exemple le livret d’accueil doit prouver « la capacité d’un OF à décrire les modalités d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation au public » selon l’indicateur défini par l’OPCA et correspondant au 2e critère du décret qualité « l’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation au public ».

D’autres preuves concernent la mise en place d’outils afin d’évaluer les stagiaires. Ainsi, les organismes de formation devront transmettre tout document attestant de la mise en place d’un protocole d’évaluation à chaud ou à froid. Cette « preuve » correspond par exemple au critère 6 défini comme suit « la prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires ».

Références juridiques :

  • Décret qualité du 30 juin 2015
  • Les articles L.6352-3 à L.6352-5 du Code du travail

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