La certification Qualiopi s’est imposée comme un gage incontournable de qualité. Elle permet aux organismes de formation (OF) d’accéder à des financements publics et mutualisés, tout en garantissant des prestations adaptées aux apprenants.
Parmi les 7 critères et 32 indicateurs qui composent le Référentiel national qualité (RNQ), l’indicateur 18 se penche sur la bonne coordination des intervenants internes et externes impliqués dans les offres de formation.
Digiforma détaille tous les objectifs et enjeux de cet important indicateur du Référentiel national qualité et vous donne les bonnes pratiques à suivre pour respecter toutes les exigences de la certification Qualiopi.
Découvrir l’indicateur 18 en vidéo
Quels sont les enjeux de l’indicateur 18 Qualiopi ?
L’indicateur 18 de la certification Qualiopi se concentre sur la coordination de tous les acteurs de l’offre de formation, aussi bien internes qu’externes. Cela concerne tous les différents aspects de la prestation : pédagogiques, administratifs, logistiques ou encore commerciaux.
L’organisme de formation doit donc organiser, gérer et coordonner les actions de tous les intervenants impliqués dans la prestation afin d’assurer le déroulement optimal des formations pour tous les apprenants.
Cet indicateur du critère 4 Qualiopi vise à remplir plusieurs objectifs clés et représente des enjeux majeurs pour le prestataire de formation, parmi lesquels :
- assurer une communication fluide entre tous les intervenants ;
- optimiser la gestion des ressources humaines et matérielles ;
- garantir la cohérence et la qualité des formations dispensées ;
- améliorer l’expérience globale des bénéficiaires ;
- renforcer l’efficacité opérationnelle de l’organisme de formation ;
- faciliter l’adaptation aux évolutions du secteur de la formation, et aux besoins changeants des apprenants et du marché.
Tous ces enjeux soulignent l’importance d’une coordination efficace dans la réussite des prestations de formation et la satisfaction de toutes les parties prenantes.
Indicateur 18 : quel est le niveau attendu ?
Pour répondre aux attentes de ce 18ème indicateur des 7 critères Qualiopi, l’organisme de formation doit être en mesure :
- d’identifier clairement les intervenants internes et externes nécessaires à la bonne tenue des offres de formation ;
- de définir les rôles et responsabilités de chacun des acteurs impliqués dans la prestation ;
- de mettre en place un système de coordination efficace entre tous les intervenants.
Il est important de noter que si vous êtes auto-entrepreneur ou prestataire indépendant vous pouvez tout à fait assurer seul ces différentes fonctions, ce qui peut simplifier la coordination dans certains cas.
Quelles preuves apporter ?
Au cours de l’audit de certification, vous devrez apporter des preuves concrètes du bon respect des exigences de l’indicateur 18 du Référentiel national qualité. Vous pouvez présenter différents documents et éléments à votre auditeur, notamment :
- un organigramme fonctionnel de votre organisme de formation détaillant tous les champs d’intervention : pédagogique, technique, commercial, social ;
- une liste des intervenants et contributeurs internes ou externes ;
- des contrats de travail ou de prestations de service ;
- des fiches de poste décrivant les responsabilités de chaque intervenant ;
- une liste des référents pédagogiques, administratifs et handicap ;
- un planning des intervenants ;
- des comptes-rendus de réunions d’équipes ;
- des relevés d’échanges avec les intervenants externes.
Pour les organismes proposant des services de Validation des acquis de l’expérience (VAE), il est important de noter que les intervenants externes ne doivent être ni certificateurs, ni financeurs.
Indicateur 18 : les possibles non-conformités
Au cours de l’audit, des non-conformités mineures et majeures peuvent être relevées en cas de manquements de la part de l’organisme de formation.
Votre auditeur pourra considérer comme une non-conformité mineure un défaut ponctuel de coordination. C’est par exemple le cas si la coordination n’est pas assurée pour un seul intervenant ou en cas d’absence de communication d’information auprès d’un formateur concernant sa prochaine session.
Une non-conformité majeure peut, elle, remettre en cause l’obtention de la certification Qualiopi. Cette situation peut être constatée si l’auditeur constate :
- une absence de mobilisation ou une mobilisation partielle des différents intervenants ;
- un défaut répétitif de coordination des intervenants.
Pour améliorer la coordination des différents acteurs et se conformer à l’indicateur 18 du RNQ, les organismes de formation peuvent :
- mettre en place des outils de gestion de projet pour suivre les tâches, les responsabilités et les échéances ;
- organiser des réunions régulières pour assurer une communication fluide entre tous les intervenants ;
- établir des fiches de poste détaillées afin de définir clairement les rôles et responsabilités de chacun ;
- proposer des formations sur la gestion d’équipe et la communication pour améliorer les compétences de coordination ;
- mettre en place des mécanismes d’évaluation pour identifier les points d’amélioration dans la coordination ;
- documenter clairement les processus afin de standardiser les pratiques de coordination au sein de l’organisme.
Une coordination efficace assure non seulement la conformité aux exigences de Qualiopi, mais contribue également à l’amélioration continue de la qualité des formations dispensées.
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