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Émargement en formation

Les documents de formation professionnelle

symbole-digiforma-crayon  Modèle de feuille d’émargement – Organismes de formation

La signature de la feuille d’émargement ou feuille de présence constitue un rituel immuable des actions de formation. Pourtant l’émargement en formation est loin d’être une banale formalité. Sa valeur probante peut être utile à la fois au stagiaire, au formateur, à l’entreprise et à l’organisme financeur.

Quel est le rôle de l’émargement en formation ?

La feuille de présence constitue avant tout la preuve juridique de la réalité de l’action de formation. Il s’agit d’une obligation légale prévue par le Code du Travail qui s’applique à tous les dispensateurs de formation.

La feuille d’émargement sera signée par demi-journée de formation, à la fois par les stagiaires et par le ou les formateurs présents. Elle permet de suivre l’assiduité, la ponctualité et les absences.

L’état d’émargement permet de justifier de la présence effective du stagiaire, mais également du ou des formateurs.

Lorsque le formateur indépendant intervient comme sous-traitant d’un organisme de formation, la feuille d’émargement peut servir de justificatif à sa rémunération. Les organismes financeurs sont également en droit de contrôler les états d’émargement.

Les retards et absences sans lien direct avec la formation devront être signalés, car ils ne peuvent donner lieu à un paiement par l’organisme financeur. Le nombre d’heures/stagiaires doit correspondre au temps de présence effectif du stagiaire. Noter les absences et retards pourra être utile au formateur pour expliquer pourquoi un stagiaire n’a pas atteint les objectifs prévus.

> Dans le cadre d’une formation à distance, la réalité de l’action peut être vérifiée de diverses façons. Les stagiaires pourront par exemple justifier que les travaux demandés ont bien été réalisés. Les plateformes d’autoformation permettent généralement de suivre les temps de connexion par stagiaire. Pour plus de fiabilité, il existe également des systèmes de reconnaissance faciale ou de signature électronique sur écran tactile.

Quels sont les éléments à inclure sur une feuille de présence ?

Les moyens permettant de suivre l’exécution de l’action doivent être énoncés dans la convention de formation. Des formulaires types sont proposés par les Direccte au niveau régional. Suivant les modalités de déroulement de la formation, le formateur indépendant pourra utiliser un état d’émargement individuel ou collectif.

L’en-tête devra mentionner

  • les noms
  • coordonnées du dispensateur de la formation (organisme ou formateur indépendant).
  • intitulé du stage et du module
  • lieu
  • date et heure
  • nom du formateur.

Les feuilles de présence collectives se présentent généralement sous forme d’un tableau. Chaque ligne correspond à un stagiaire. Celui-ci indique ses nom et prénom puis signe dans une colonne prévue pour le matin et une autre prévue pour l’après-midi. Une dernière colonne permet de comptabiliser le nombre d’heures/stagiaires pour la journée. Avec un modèle de ce type, il faut prévoir une feuille par journée de formation.

Les feuilles d’émargement individuelles peuvent être utilisées sur plusieurs jours. Chaque ligne du tableau correspond à une journée de formation. On retrouvera les mêmes éléments que pour les feuilles de présence collectives, mais il faudra prévoir une colonne avec la date du jour et une autre qui permettra au formateur de signer la feuille quotidiennement.
Une zone en bas de page sera réservée à la mention “certifié exact” par l’organisme de formation ou le formateur indépendant, avec date et signature.

Ce formalisme est indispensable pour que la feuille d’émargement ait une valeur probante, que ce soit par rapport au financement de la formation, à l’indemnisation des stagiaires ou dans le cadre d’un litige.

Quelques conseils par rapport à la feuille d’émargement

Faire circuler la feuille sans contrôle n’est pas forcément une bonne idée lorsqu’on doit gérer un effectif important. Signer la feuille de présence au nom d’un collègue absent est une pratique répréhensible, à bannir absolument.
En faisant signer la feuille en début de demi-journée, vous pourrez enregistrer plus facilement les retards. Il ne faut pas, par contre, la faire signer pour la journée entière.

Le formateur peut avoir l’impression que certaines personnes se présentent à la formation uniquement pour signer la feuille de présence. Ce manque d’intérêt doit être géré sans attendre pour ne pas qu’il devienne contagieux.

Savoir motiver fait partie des compétences attendues chez un formateur. Il est souvent utile de rappeler à quel point l’assiduité et une implication personnelle du stagiaire sont importantes pour réussir une formation.

Références législatives :
– article L. 6362-6 du Code du Travail
– circulaire DGEFP n° 2011-26 du 15 novembre 2011