En France, la certification Qualiopi se montre incontournable pour les organismes de formation (OF) afin garantir la qualité de leurs offres et accéder à des financements publics ou mutualisés.
Le Référentiel national qualité (RNQ) se compose de 7 critères, eux-mêmes divisés en 32 indicateurs. Parmi eux, l’indicateur 27 se concentre spécifiquement sur les dispositions relatives à la sous-traitance de vos prestations. Digiforma fait le point sur les principaux enjeux et objectifs de l’indicateur, et vous donne des conseils pour respecter toutes les exigences Qualiopi.
Découvrir l’indicateur 27 Qualiopi en vidéo
Quels sont les enjeux de l’indicateur 27 ?
L’indicateur 27 de la certification Qualiopi implique que, si l’organisme de formation recourt à de la sous-traitance, tous les critères établis par le Référentiel national qualité doivent être respectés.
Ainsi, toutes les formations dispensées par des sous-traitants ou des salariés non-portés doivent répondre aux mêmes exigences en matière de conformité, de qualité ou encore d’éthique.
Plus concrètement, même en tant que donneur donneur d’ordre, vous restez responsable de la bonne tenue de vos formations et du respect des réglementations en vigueur. Pour autant, ce volet du RNQ n’impose pas aux sous-traitants une obligation de certification.
La sous-traitance demeure une pratique courante dans le secteur de la formation et permet aux organismes de compléter leurs offres ou de répondre à des besoins spécifiques. Cependant, cet indicateur du critère 6 Qualiopi implique d’importants enjeux pour l’OF :
- maintenir le niveau de qualité des formations et éviter toute dégradation des prestations proposées en raison de l’intervention d’un tiers ;
- clarifier les responsabilités entre l’organisme de formation et ses sous-traitants ;
- permettre à l’OF de superviser efficacement les activités sous-traitées ;
- veiller à ce que les sous-traitants respectent les réglementations en vigueur dans le domaine de la formation professionnelle ;
- assurer une communication fluide et une cohérence pédagogique entre les différentes parties prenantes ;
contrôler et gérer efficacement les coûts de sous-traitance.
Indicateur 27 : quel est le niveau attendu ?
Pour répondre aux exigences de l’indicateur 27 de la certification Qualiopi, l’organisme de formation doit démontrer que les sous-traitants et salariés portés respectent les mêmes règles strictes que lui.
Vous devez donc prouver la mise en place de dispositions clairement formalisées afin de vérifier le respect de la conformité du référentiel par ces services tiers.
Plus globalement, pour répondre aux attentes de l’auditeur et du RNQ, vous devrez :
- mettre en place une procédure de sélection et d’évaluation des sous-traitants ;
- vous assurer de la parfaite connaissance des critères du référentiel Qualiopi et de leur bonne application par les sous-traitants ;
- établir des contrats ou conventions détaillant les engagements qualité des sous-traitants ;
- effectuer un suivi régulier des prestations sous-traitées ;
intégrer les activités sous-traitées dans le processus d’amélioration continue de l’organisme.
Quelles preuves apporter ?
Lors de l’audit Qualiopi, vous devez être en mesure de présenter des preuves concrètes de réponses aux exigences de l’indicateur 27 afin de pouvoir bénéficier de la certification au Référentiel national qualité.
Parmi les différents documents justificatifs, vous pouvez notamment fournir à l’auditeur :
- la procédure de sélection des sous-traitants détaillant tous les critères et les processus de choix des services tiers ;
- des contrats de sous-traitance spécifiant les clauses relatives à la qualité et au respect du référentiel ;
- des grilles d’évaluation permettant de contrôler régulièrement les performances des sous-traitants ;
- des comptes-rendus de réunions attestant d’échanges réguliers entre les parties prenantes sur les questions de qualité ;
- un plan de formation des sous-traitants et ses salariés-non portés aux exigences du RNQ ;
des rapports d’audit interne démontrant que l’organisme de formation contrôle ses sous-traitants en fonction des critères Qualiopi.
Indicateur 27 : les possibles non-conformités
Lors de l’audit, des situations de non-conformités majeures peuvent être relevées. Plusieurs manquements peuvent compromettre l’obtention de la certification. Par exemple, cela peut concerner une absence totale ou partielle de :
- preuves de contrats de sous-traitance adéquats ;
- de documents démontrant l’existence d’un processus de sélection des sous-traitants ;
- de suivis réguliers afin de vérifier le parfait respect des critères Qualiopi par les services tiers, etc.
Bon à savoir : L’indicateur 26 ne peut pas faire l’objet d’une non conformité mineure.
En cas de non-conformité majeure, vous disposez d’un délai de 3 mois pour mettre en place des actions correctives et les faire vérifier par l’organisme certificateur.
Afin d’assurer le respect des exigences de l’indicateur 27, voici quelques bonnes pratiques que vous pouvez mettre en oeuvre :
- Formaliser une charte qualité spécifique aux sous-traitants et salariés non-portés ;
- Organiser des sessions de formation Qualiopi pour les sous-traitants ;
- Mettre en place un système de notation des services tiers basé sur les critères Qualiopi ;
- Inclure une clause de résiliation dans les contrats en cas de non-respect des exigences qualité ;
- Réaliser des audits chez les sous-traitants ;
- Créer un comité de pilotage dédié à la gestion de la qualité des prestations sous-traitées.
En instaurant des procédures rigoureuses de sélection, de suivi et d’évaluation des sous-traitants, les organismes de formation peuvent se conformer aux exigences de la certification Qualiopi tout en améliorant significativement la qualité de leurs services.
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