Tout savoir sur l’audit de renouvellement Qualiopi

L’audit de renouvellement constitue une étape cruciale pour les organismes de formation souhaitant maintenir leur certification Qualiopi et continuer à bénéficier des financements publics.

Ce processus, qui intervient trois ans après l’audit initial, permet de vérifier la conformité continue aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ) et d’entrer dans un nouveau cycle de certification pour trois années supplémentaires.

Fonctionnement et objectifs, différences avec l’audit initial et de surveillance, conseils pour la préparation et étapes clés à respecter : retrouvez tout ce que vous devez savoir sur l’audit de renouvellement.

Qu’est-ce que l’audit de renouvellement Qualiopi ?

L’audit de renouvellement Qualiopi représente la dernière phase du cycle de certification qualité. Cette importante étape permet aux organismes de formation (OF) de renouveler leur certification pour une nouvelle période de 3 ans.

Définition et objectifs de l’audit de renouvellement

L’audit de renouvellement intervient 3 ans après l’obtention de la certification Qualiopi. Cette évaluation vise à engager l’organisme de formation dans un nouveau cycle qualité, pour trois nouvelles années, en vérifiant le maintien de la conformité aux exigences du Référentiel national qualité (RNQ).

Plus précisément, l’audit de renouvellement répond à plusieurs objectifs :

• vérifier que les procédures internes sont toujours appliquées de manière conforme ;
• évaluer l’efficacité des actions correctives mises en œuvre suite aux audits précédents ;
• s’assurer de la continuité de la démarche d’amélioration continue de l’organisme de formation ;
• contrôler le bon usage de la marque et du logo Qualiopi ;
• valider l’affichage du certificat Qualiopi dans les locaux et/ou sur le site web de l’OF.

Il est important de noter que, pour permettre la continuité de la validité de la certification, l’audit doit impérativement se dérouler avant la date d’échéance du certificat actuel.

Quelle différence avec l’audit initial et de surveillance ?

L’audit de renouvellement fait figure de troisième et dernière évaluation d’un cycle de certification dans lequel on retrouve :

• l’audit initial : première étape pour obtenir la certification, il permet d’évaluer la mise en place des processus qualité ;
• l’audit de surveillance : réalisé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant l’audit initial, il vérifie si les exigences du RNQ sont toujours respectées ;
• l’audit de renouvellement : plus complet que celui de surveillance, il reprend le format de l’audit initial tout en intégrant les éventuelles actions correctives mises en œuvre depuis.

À la différence de l’initial qui pose les bases de la démarche qualité, l’audit de renouvellement s’appuie sur l’expérience acquise et les processus déjà mis en place, ce qui facilite généralement sa préparation.

Pourquoi est-il indispensable pour les organismes de formation ?

Pour un organisme de formation, réussir son audit de renouvellement et conserver sa certification Qualiopi se montre indispensable pour plusieurs raisons :

• Maintien de l’accès aux financements publics et mutualisés : sans certification valide, les OF perdent l’accès aux financements des régions, de France Travail, du Compte personnel formation (CPF) ou encore des Opérateurs de compétences (OPCO) ;
• Gage de qualité : Qualiopi reste un signe fort pour vos futurs clients concernant la qualité et la fiabilité des prestations proposées ;
• Conformité réglementaire : cette reconnaissance garantit la conformité de l’organisme avec les différentes exigences légales en vigueur ;
• Valorisation du professionnalisme : elle témoigne de l’engagement de l’organisme de formation dans une démarche d’amélioration continue de la qualité de ses prestations.

Le maintien de la certification ne représente pas qu’une simple obligation administrative : c’est un levier stratégique pour les OF qui souhaitent se démarquer dans un secteur concurrentiel.

Quand et comment préparer son audit de renouvellement ?

La réussite de votre audit de renouvellement Qualiopi demande, à la fois, de l’anticipation et une préparation rigoureuse.

À quel moment programmer l’audit de renouvellement ?

L’audit de renouvellement doit impérativement être réalisé avant la date d’échéance de la certification en cours, valable pendant 3 ans.

Idéalement, planifiez ce troisième audit entre le 24ᵉ et le 30ᵉ mois qui suivent l’audit initial. Cela vous permet d’anticiper d’éventuelles non-conformités majeures, qui nécessitent un délai maximal de trois mois pour être corrigées.

Si l’audit n’est pas réalisé suffisamment en amont, vous risquez de vous retrouver sans certification valide pendant la période de traitement des non-conformités, ce qui vous ferait perdre l’accès aux financements publics.

Les étapes clés pour anticiper et réussir l’audit

Pour maximiser vos chances de succès, il vous suffit de suivre ces grandes étapes clés :

• 1. Planification : contactez l’organisme certificateur dès le 24ᵉ mois après l’obtention de votre certification et fixez une date d’audit, au moins 4 ou 5 mois avant l’échéance de votre certificat ;
• 2. Analyse des résultats précédents : identifiez tous les points d’amélioration relevés lors des audits initiaux ou de surveillance. Pour ce faire, vous pouvez solliciter l’aide d’un consultant spécialisé ;
• 3. Mise à jour de votre documentation : assurez-vous que tous vos processus sont documentés. Actualisez vos procédures selon les évolutions réglementaires et rassemblez méthodiquement vos preuves pour chaque indicateur ;
• 4. Analyse et correction des écarts : vérifiez l’efficacité des actions correctives mises en place ;
• 5. Préparation de l’équipe : sensibilisez vos collaborateurs aux enjeux de l’audit et formez-les aux évolutions du Référentiel national qualité. Également, assurez-vous que chacun maîtrise les processus liés à son périmètre ;
• 6. Test de la conformité : organisez un audit blanc en interne afin de vérifier la conformité de toutes vos procédures, avant le passage du certificateur.

Les critères et exigences de l’audit de renouvellement

L’audit de renouvellement examine en profondeur la conformité de l’organisme de formation avec l’ensemble du Référentiel national qualité.

Rappel des 7 critères du référentiel Qualiopi

Pour bénéficier de la certification Qualiopi, les organismes de formation doivent respecter toutes les exigences du Référentiel national qualité, qui s’articule autour de 7 principaux critères composés de 32 indicateurs :

• 1. Information au public ;
• 2. Objectif et adaptation des prestations ;
• 3. Accueil, suivi et évaluation du public ;
• 4. Adéquations des moyens ;
• 5. Qualification du personnel ;
• 6. Investissement dans l’environnement professionnel ;
• 7. Appréciations et amélioration continue.

Les points de vigilance lors du renouvellement

Au cours de l’audit de renouvellement, il convient d’accorder une attention toute particulière à certains points de vigilance :

• Traçabilité des actions d’amélioration : preuves des actions correctives mises en place, et suivi des indicateurs de performance et des objectifs qualité ;
• Mise à jour des processus : actualisation des procédures suite aux évolutions réglementaires et adaptation des pratiques aux retours d’expérience ;
• Veille réglementaire effective : preuves de la mise en œuvre d’une veille sur la réglementation et intégration des nouvelles exigences dans les processus internes ;
• Prise en compte des évolutions de l’activité : adaptation de la démarche qualité aux nouvelles formations proposées et intégration des nouveaux sites ou modalités de formation ;
• Évaluation des résultats : analyse détaillée des enquêtes de satisfaction et mise en place d’actions correctives suite aux retours ;
• Usage conforme des marques : utilisation adéquate du logo Qualiopi et affichage du certificat dans les locaux et/ou sur le site internet.

Il est important de noter qu’un audit de renouvellement mal préparé peut entraîner des non-conformités majeures compromettant le renouvellement de la certification.