Mon OF est-il prêt pour Qualiopi ?
LES 32 INDICATEURS QUALIOPI
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LES 32 INDICATEURS QUALIOPI
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5 minutes pour découvrir si votre OF est prêt pour Qualiopi !
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L’information au public
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Objectif et adaptation des prestations
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Accueil, suivi et évaluation du public
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Adéquation des moyens
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Qualification du personnel
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Investissement dans l'environnement professionnel
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Appréciations et amélioration continue
5 minutes pour découvrir si votre OF est prêt pour Qualiopi !
Réalisez notre audit gratuit en ligne et évaluez votre niveau de conformité pour chaque indicateur.
Vous aurez ainsi un aperçu clair de vos points faibles, accompagné d’astuces pour entrer en conformité grâce à Digiforma !
Partagez ensuite vos résultats avec vos collaborateurs pour travailler ensemble à leur amélioration.
Information au public
Le critère 1 de la certification Qualiopi s’intéresse aux informations et aux moyens utilisés pour les transmettre aux bénéficiaires de votre formation. Il met l’accent sur la transparence et l’accessibilité des renseignements fournis sur toutes les prestations proposées, les délais pour y accéder ainsi que les résultats obtenus.
Indicateur 1
La bonne information du public
Indicateur 1 La bonne information du public
Cet indicateur vise à s’assurer que les différents supports de communication de votre organisme de formation présentent de manière claire et précise les éléments suivants :
- la nature des prestations proposées ;
- les modalités d’évaluation ;
- les tarifs ;
- les éventuels prérequis ;
- les modalités et délais d’accès ;
- les contacts, etc.
Le support de communication doit être facilement accessible par tout prospect souhaitant se renseigner sur votre organisme de formation.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Catalogue de formations en ligne
Créez simplement votre catalogue en ligne et organisez vos formations par public
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Marketplace de la formation professionnelle
Référencez vos formations rapidement et gratuitement sur notre marketplace Skills.hr
En savoir +
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Import intelligent de programmes
La saisie de vos programmes de formation en quelques clics ! Simplifiez la gestion de votre organisme de formation.
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L'astuce de Digi
Publiez votre offre sur le Catalogue en ligne Digiforma et la Marketplace Skills.hr, en y ajoutant votre certificat Qualiopi pour attester de l’éligibilité CPF de vos formations. Utilisez l’import intelligent via IA pour compléter automatiquement les champs des programmes à partir d’un fichier PDF.
Indicateur 2
Les indicateurs de résultat
Indicateur 2 Les indicateurs de résultat
Il s’agit ici de vérifier que vous diffusez les indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations proposées et des publics que vous accueillez. Vous devez ainsi proposer des informations chiffrées permettant de suivre les résultats de vos formations compte tenu des objectifs annoncés, par exemple :
- des indicateurs de performance et d’accomplissement ;
- des résultats d’enquêtes ;
- des rapports d’activités, etc.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Catalogue de formations en ligne
Créez simplement votre catalogue en ligne et organisez vos formations par public
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Gestion qualité
Mesurez la qualité de vos formations et assurez la conformité réglementaire.
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Rapports d'activité
Analysez votre activité, suivez votre CA et pilotez vos opportunités commerciales depuis Digiforma. Rapports personnalisables et exports Excel/PDF à la demande.
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L'astuce de Digi
Consultez les indicateurs qualité affichés sur le Catalogue en ligne Digiforma et les données des rapports d’activité. Filtrez les réponses par modèle d’évaluation, exportez-les au format .xml et analysez la courbe du suivi qualité pour mesurer l’atteinte des objectifs.
Indicateur 3
Le taux d’obtention des certifications
Indicateur 3 Le taux d’obtention des certifications
Pour les formations menant à une certification, le critère 1 Qualiopi implique également de pouvoir fournir des informations exhaustives sur :
- les taux d’obtention de la certification ;
- les possibilités de valider partiellement la certification (blocs de compétences) ;
- les équivalences et passerelles avec d’autres certifications ;
- les débouchés professionnels concrets ;
- les éventuelles suites de parcours possibles.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Catalogue de formations en ligne
Créez simplement votre catalogue en ligne et organisez vos formations par public
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Gestion qualité
Mesurez la qualité de vos formations et assurez la conformité réglementaire.
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L'astuce de Digi
Indiquez les taux d’obtention des certifications et les blocs de compétences associés dans vos programmes publiés sur le Catalogue en ligne Digiforma. Communiquez aussi sur les données issues des rapports d’activité, du suivi qualité et de la barre de navigation Pétronille.
Objectif et adaptation des prestations
Le critère 2 de la certification Qualiopi se penche sur la manière dont votre organisme de formation va adapter ses prestations en fonction de son public de bénéficiaires. Vous devez être en mesure de prouver que vous avez bien pris en compte les besoins de vos clients au moment de concevoir votre offre de formation.
Indicateur 4
L'analyse du besoin
Indicateur 4 L'analyse du besoin
Il convient ici d’avoir recueilli les attentes des bénéficiaires pour votre projet de formation. Dans le cadre de l’accueil d’un apprenant en situation de handicap, vous devez également démontrer la prise en compte de ses besoins, aussi bien d’un point de vue pédagogique que de l’utilisation de matériel adapté.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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CRM avec pipeline automatisé
Gérez prospects, devis et opportunités dans un CRM intégré à votre activité de formation. Pipeline personnalisable, automatisations et suivi 360° depuis Digiforma.
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Gestion qualité
Mesurez la qualité de vos formations et assurez la conformité réglementaire.
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Session de formation
Le copilote de votre activité qui garantit la réussite de vos sessions de formation.
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Gestion de champs personnalisés
Personnalisez facilement vos données clients, apprenants, entreprise, financeur ou lieu de formation.
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Envois et relances automatiques des documents
Programmez l'envoi de vos convocations, évaluations et factures depuis Digiforma. Relances automatiques incluses : gagnez du temps et n'oubliez plus rien.
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L'astuce de Digi
Collectez les besoins via un champ dédié dans la session, les évaluations de pré-formation, les champs personnalisés du formulaire d’inscription ou directement dans le CRM Digiforma. Les variantes de programme créées automatiquement et les relances d’évaluations constituent des preuves solides pour les auditeurs.
Indicateur 5
Les objectifs de la prestation
Indicateur 5 Les objectifs de la prestation
Il s’agit ici de vérifier que votre offre de formation propose des objectifs clairement formulés, quantifiables et évaluables. Ceux-ci doivent également être alignés avec les besoins identifiés et communiqués aux apprenants.
Pour valider cet indicateur, vous pouvez notamment définir des conditions de succès, choisir une méthode d’évaluation par objectif et détailler son fonctionnement.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Session de formation
Le copilote de votre activité qui garantit la réussite de vos sessions de formation.
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Activités réalisation
Offrez des mises en pratique concrètes à vos apprenants et proposez-leur une formation plus engageante et proche du terrain.
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Avancement et suivi des sessions
L’avancement de vos sessions de formation en temps réel et conformité aux obligations Qualiopi.
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Logiciel de signature électronique
Assurez l'intégrité de vos signatures électroniques avec la double authentification.
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Suivi des apprenants
Progression, assiduité, évaluations, documents réglementaires : suivez chaque apprenant de A à Z depuis Digiforma et démontrez la qualité de vos formations.
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L'astuce de Digi
Définissez les objectifs dans le programme de formation et les conditions de succès depuis la section Attentes client. Sécurisez leur compréhension via la signature électronique des conventions, puis mesurez leur atteinte avec quiz, modules e-learning, courbe de suivi qualité et auto-positionnement.
Indicateur 6
Les contenus et modalités
Indicateur 6 Les contenus et modalités
Vous devez prouver que vous avez établi des contenus pertinents et défini les modalités de mise en œuvre de votre prestation. Pour cela, vous pouvez présenter :
- votre déroulé pédagogique ;
- la durée de la formation et son calendrier ;
- vos supports de formation, en présentiel ou à distance ;
- votre grille de notation, etc.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Espace Apprenant
Interagissez directement avec vos apprenants via le portail extranet de votre OF.
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Session de formation
Le copilote de votre activité qui garantit la réussite de vos sessions de formation.
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Gestion des e-mails
Outil d'emailing intégré : personnalisez vos emails et automatisez vos échanges
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Module LMS+
Boostez vos parcours e-learning avec des mises en pratique concrètes, et améliorez l’implication et l’accompagnement de vos apprenants en toute simplicité.
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Parcours E-learning
Organisez vos contenus de façon claire, progressive et motivante, pour leur donner le rythme idéal et accompagner vos apprenants efficacement
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L'astuce de Digi
Intégrez le déroulé pédagogique, le planning et les modalités à l’Espace Apprenant, et insérez des destinataires en copie des e-mails envoyés depuis Digiforma. Personnalisez les parcours grâce à l’individualisation et suivez la progression de chaque apprenant avec le module LMS+.
Indicateur 7
Les contenus et exigences (Certification)
Indicateur 7 Les contenus et exigences (Certification)
Vous devez vous assurer de la conformité de votre prestation aux exigences des certifications visées. Pour cela, il convient de vérifier l’adéquation entre le contenu de la formation et le référentiel de certification, mais aussi de mettre en place des outils de suivi garantissant le respect de tous les aspects du RNQ.
Par exemple, vous pouvez présenter un cahier des charges établissant les conditions de la certification professionnelle ou un tableau comparant le contenu de la formation avec le référentiel national qualité.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Session de formation
Le copilote de votre activité qui garantit la réussite de vos sessions de formation.
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Plateforme E-learning pour entreprise & centre de formation
La plateforme E-learning innovante pour dynamiser vos parcours de formation.
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Génération automatique des documents
Générez automatiquement devis, contrats, convocations, attestations et BPF depuis Digiforma. Sans saisie manuelle, sans risque d'erreur.
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L'astuce de Digi
Renseignez les attentes clients et vos notes d’adaptation dans chaque session, puis activez la synchronisation des candidatures entre Digiforma et Digiforma Certif. Mobilisez la bibliothèque de séquences e-learning, les documents associés au programme et le tableau d’avancement des sessions.
Indicateur 8
Le positionnement à l'entrée
Indicateur 8 Le positionnement à l'entrée
Votre organisme doit prouver qu’il effectue régulièrement des évaluations de pré-formation et de fin de formation pour mesurer la progression des apprenants. Vous pouvez notamment mettre en avant l’existence d’évaluations de compétences, des tests de positionnement adaptés à chaque formation, d’un entretien préalable entre l’organisme de formation et le participant afin d’évaluer son niveau, ou encore d’outils conçus pour identifier d’éventuels besoins d’adaptation du parcours.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Gestion qualité
Mesurez la qualité de vos formations et assurez la conformité réglementaire.
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Gestion de champs personnalisés
Personnalisez facilement vos données clients, apprenants, entreprise, financeur ou lieu de formation.
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Évaluation de formation
Apportez de la valeur à vos évaluations en générant des rapports qualité précis.
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Plateforme E-learning pour entreprise & centre de formation
La plateforme E-learning innovante pour dynamiser vos parcours de formation.
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CRM avec pipeline automatisé
Gérez prospects, devis et opportunités dans un CRM intégré à votre activité de formation. Pipeline personnalisable, automatisations et suivi 360° depuis Digiforma.
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L'astuce de Digi
Avant la formation, créez des évaluations d’auto-positionnement intégrant des questions sur le handicap et ajoutez des champs personnalisés aux formulaires de pré-inscription. Proposez des quiz scorés pour mesurer les compétences initiales et analysez les résultats par modèle d’évaluation dans vos rapports qualité.
Accueil, suivi et évaluation du public
Ce critère concerne l’adaptation de vos prestations, de vos modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation aux bénéficiaires. Il s’agit de mettre en lumière l’accompagnement et le suivi des apprenants tout au long du parcours de formation. Ces mesures visent à informer vos clients mais aussi anticiper leurs difficultés, les rassurer et, à terme, réduire les abandons en cours de formation.
Indicateur 9
L'information sur les conditions de déroulement
Indicateur 9 L'information sur les conditions de déroulement
Votre organisme doit diffuser les conditions d’accueil des bénéficiaires pour chaque prestation, ainsi que les noms des référents pédagogiques et administratifs des différents programmes. Toutes ces informations peuvent être recensées au sein de plusieurs documents, notamment le règlement intérieur, le livret d’accueil, les convocations des apprenants, les conditions générales d’utilisation (CGU), l’organigramme, etc.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Espace Apprenant
Interagissez directement avec vos apprenants via le portail extranet de votre OF.
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Catalogue de formations en ligne
Créez simplement votre catalogue en ligne et organisez vos formations par public
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Gestion des e-mails
Outil d'emailing intégré : personnalisez vos emails et automatisez vos échanges
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Génération automatique des documents
Générez automatiquement devis, contrats, convocations, attestations et BPF depuis Digiforma. Sans saisie manuelle, sans risque d'erreur.
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L'astuce de Digi
Indiquez les référents sur la page « À propos de l’organisme de formation » de l’Espace Apprenant et déposez-y votre livret d’accueil. Transmettez votre organigramme par e-mail et décrivez l’équipe pédagogique sur le Catalogue en ligne. Faites figurer es informations clés sur les conditions de déroulement dans les convocations, les CGU et insérez des QR codes dans les documents apprenants pour les renvoyer vers des ressources complémentaires.
Indicateur 10
L'adaptation de la prestation
Indicateur 10 L'adaptation de la prestation
Il s’agit de vérifier que vous adaptez les programmes ou déroulés pédagogiques aux attentes de vos apprenants. Cela peut par exemple concerner les outils d’évaluation utilisés, les durées et contenus des prestations de formation, ou encore l’organisation d’exercices selon les domaines d’activité des apprenants ou leurs questionnaires de pré-formation.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Session de formation
Le copilote de votre activité qui garantit la réussite de vos sessions de formation.
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Évaluation de formation
Apportez de la valeur à vos évaluations en générant des rapports qualité précis.
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Espace Apprenant
Interagissez directement avec vos apprenants via le portail extranet de votre OF.
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Forum et messagerie instantanée
Offrez un accompagnement plus efficace, humain et réactif à vos apprenants, tout en gagnant un temps précieux.
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Parcours E-learning
Organisez vos contenus de façon claire, progressive et motivante, pour leur donner le rythme idéal et accompagner vos apprenants efficacement
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Formations individualisées
Construisez des parcours sur mesure module par module. Facturation, documents et LMS s'adaptent automatiquement – sans session en double, sans paperasse.
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L'astuce de Digi
Récoltez les attentes via les évaluations de pré-formation, la messagerie instantanée et la section « Documents privés ». Digiforma crée automatiquement une variante de programme après chaque modification, et propose des parcours individualisés pour adapter finement la formation aux besoins de vos apprenants.
Indicateur 11
L'atteinte des objectifs
Indicateur 11 L'atteinte des objectifs
Il vous revient d’évaluer la progression des apprenants et l’atteinte des objectifs fixés par votre prestation. Pour cela, vous pouvez présenter le processus d’évaluation utilisé par votre OF (questionnaire, entretien, quiz, etc.), des bilans intermédiaires individuels avec retours personnalisés ou encore le certificat de réalisation délivré à l’apprenant en fin de formation, avec un rappel des objectifs de la prestation, à l’organisme certificateur.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Session de formation
Le copilote de votre activité qui garantit la réussite de vos sessions de formation.
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Évaluation de formation
Apportez de la valeur à vos évaluations en générant des rapports qualité précis.
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Module LMS+
Boostez vos parcours e-learning avec des mises en pratique concrètes, et améliorez l’implication et l’accompagnement de vos apprenants en toute simplicité.
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Micro-certifications
Gagnez en visibilité et valorisez vos formations avec les micro-certifications.
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Activités réalisation
Offrez des mises en pratique concrètes à vos apprenants et proposez-leur une formation plus engageante et proche du terrain.
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Génération automatique des documents
Générez automatiquement devis, contrats, convocations, attestations et BPF depuis Digiforma. Sans saisie manuelle, sans risque d'erreur.
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Suivi des apprenants
Progression, assiduité, évaluations, documents réglementaires : suivez chaque apprenant de A à Z depuis Digiforma et démontrez la qualité de vos formations.
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L'astuce de Digi
Reliez les objectifs pédagogiques aux évaluations, quiz, activités réalisation et au suivi apprenants. Avec le module LMS+, bénéficiez d’un suivi individualisé de la progression. Attestez l’atteinte des objectifs en délivrant depuis Digiforma certificats de réalisation, attestations d’assiduité et micro-certifications.
Indicateur 12
L'engagement des bénéficiaires (pour formations longues)
Indicateur 12 L'engagement des bénéficiaires (pour formations longues)
L’un de vos principaux objectifs est de réduire au maximum les risques d’abandon ou d’absence lors de vos formations. Vous devez dès lors mettre en avant les processus mis en place dans cette optique, tels qu’un système de détection précoce des risques d’abandon, un accompagnement renforcé pour les apprenants en difficulté, ainsi qu’une communication régulière et un parcours favorisant la motivation et l’implication de l’apprenant.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Émargement dématérialisé
L'émargement numérique à valeur probante infalsifiable.
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Module LMS+
Boostez vos parcours e-learning avec des mises en pratique concrètes, et améliorez l’implication et l’accompagnement de vos apprenants en toute simplicité.
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Envois et relances automatiques des documents
Programmez l'envoi de vos convocations, évaluations et factures depuis Digiforma. Relances automatiques incluses : gagnez du temps et n'oubliez plus rien.
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L'astuce de Digi
Détectez les risques d’abandon grâce aux émargements électroniques, à la gestion des abandons et absences et aux relances automatiques des retardataires et évaluations. Le module LMS+ fournit un tableau de suivi individualisé et envoie un e-mail automatisé pour chaque nouvelle activité disponible.
Indicateur 13
La coordination des apprentis (CFA)
Indicateur 13 La coordination des apprentis (CFA)
Si vous êtes un CFA, vous devez démontrer que vous avez instauré un processus d’articulation des apprentissages en centre et en entreprise. Pour cela, vous pouvez établir un planning détaillé des périodes passées en entreprise et en CFA, assurer une communication régulière avec les tuteurs de l’apprenti, organiser des visites en entreprise, et veiller à la progression cohérente des apprentissages entre les deux lieux.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Espace Entreprise
Une plateforme professionnelle sécurisée à destination de vos clients entreprises
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Gestion des e-mails
Outil d'emailing intégré : personnalisez vos emails et automatisez vos échanges
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Forum et messagerie instantanée
Offrez un accompagnement plus efficace, humain et réactif à vos apprenants, tout en gagnant un temps précieux.
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Espace Apprenant
Interagissez directement avec vos apprenants via le portail extranet de votre OF.
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L'astuce de Digi
Communiquez avec les clients entreprise et leurs apprenants via l’Espace Entreprise Digiforma et en ajoutant les parties prenantes en destinataire ou copie des e-mails. Exploitez la messagerie instantanée, le forum de l’Espace Apprenant et les notifications des activités réalisation pour un suivi pédagogique personnalisé.
Indicateur 14
L'exercice de la citoyenneté (CFA)
Indicateur 14 L'exercice de la citoyenneté (CFA)
Toujours pour les CFA, vous devez justifier de l’accompagnement socio-professionnel de l’apprenti et du suivi mis en place pour des projets spécifiques. Vous pouvez notamment proposer un accompagnement pour les démarches administratives liées à la formation, un soutien pour la recherche de stage ou d’emploi, des ateliers sur les compétences comportementales (soft skills) en entreprise, ou encore sur la préparation à l’emploi, voire une orientation vers des services sociaux, si besoin.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Espace Apprenant
Interagissez directement avec vos apprenants via le portail extranet de votre OF.
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Formations individualisées
Construisez des parcours sur mesure module par module. Facturation, documents et LMS s'adaptent automatiquement – sans session en double, sans paperasse.
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Gestion des e-mails
Outil d'emailing intégré : personnalisez vos emails et automatisez vos échanges
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Forum et messagerie instantanée
Offrez un accompagnement plus efficace, humain et réactif à vos apprenants, tout en gagnant un temps précieux.
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L'astuce de Digi
Mobilisez la messagerie instantanée, les activités réalisation et leurs notifications pour un suivi personnalisé de chaque apprenant. Ajoutez des destinataires en copie des e-mails, appuyez-vous sur l’Espace Apprenant et intégrez des modules « stage » individualisés pour accompagner la recherche de stage.
Indicateur 15
Les droits et devoirs de l'apprenti (CFA)
Indicateur 15 Les droits et devoirs de l'apprenti (CFA)
En tant que CFA, il convient de prouver que vous informez correctement les apprenants sur leurs droits et devoirs en tant que salariés et apprentis. Vous devez également démontrer que vous les sensibilisez aux règles en matière de santé et sécurité au travail. Pour cela, vous pouvez organiser des sessions d’information sur le statut d’apprenti, fournir un guide des droits et obligations inhérentes aux apprenants, sensibiliser les bénéficiaires aux règles de sécurité et d’hygiène en milieu professionnel, ou encore les informer sur les instances représentatives à leur disposition.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Espace Apprenant
Interagissez directement avec vos apprenants via le portail extranet de votre OF.
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Gestion des e-mails
Outil d'emailing intégré : personnalisez vos emails et automatisez vos échanges
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Activités réalisation
Offrez des mises en pratique concrètes à vos apprenants et proposez-leur une formation plus engageante et proche du terrain.
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Forum et messagerie instantanée
Offrez un accompagnement plus efficace, humain et réactif à vos apprenants, tout en gagnant un temps précieux.
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L'astuce de Digi
Partagez les informations nécessaires aux apprentis via l’Espace Apprenant Digiforma et planifiez des créneaux dédiés à leur sensibilisation. Utilisez la messagerie instantanée et les e-mails intégrés pour communiquer, et faites monter les apprenants en compétences grâce aux activités Réalisation du LMS Digiforma.
Indicateur 16
La présentation à la certification (Certification)
Indicateur 16 La présentation à la certification (Certification)
Si vos formations débouchent sur une certification professionnelle, les conditions de présentation des apprenants à la certification doivent correspondre aux exigences de l’autorité certificatrice. Parmi les différents éléments de preuve que vous pouvez préparer et présenter figurent les livrets d’évaluation, les procès-verbaux de sessions d’examen, les attestations de réussite ainsi que les dossiers de validation.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Notes et tâches
Centralisez vos notes et tâches dans Digiforma, avec rappels automatiques et modèles réutilisables pour coordonner toute votre équipe.
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Suivi des apprenants
Progression, assiduité, évaluations, documents réglementaires : suivez chaque apprenant de A à Z depuis Digiforma et démontrez la qualité de vos formations.
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Génération automatique des documents
Générez automatiquement devis, contrats, convocations, attestations et BPF depuis Digiforma. Sans saisie manuelle, sans risque d'erreur.
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Espace Apprenant
Interagissez directement avec vos apprenants via le portail extranet de votre OF.
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L'astuce de Digi
Centralisez les preuves dans Digiforma : liste des tâches liées à la présentation à la certification, suivi apprenants, documents pédagogiques de l’Espace Apprenant et attestations de réussite. La synchronisation des candidatures entre Digiforma et Digiforma Certif renforce votre dossier.
Adéquation des moyens
Ce critère se concentre sur les moyens mis en place pour réaliser vos prestations et remplir vos objectifs. L’organisme certificateur va évaluer la qualité et la pertinence des ressources employées, ainsi que les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mis en œuvre pour dispenser une formation de qualité. Vous devez également veiller à ce que les bénéficiaires s’approprient correctement les ressources, sans difficulté.
Indicateur 17
Les moyens humains et techniques
Indicateur 17 Les moyens humains et techniques
Vos locaux doivent être adaptés à la réception du public et à la tenue de prestations de formation, si elles ont lieu en présentiel. Pour justifier d’un environnement d’apprentissage adapté, vous devez disposer d’un bail ou contrat de location comportant la mention « formation », d’un Document unique d’évaluation des risques (DUERP), du CV de vos salariés et intervenants, d’une convention de formation, du matériel adéquat pour vos formations en présentiel (vidéoprojecteur, paperboard, ordinateur, etc.) et en distanciel (outil de classe virtuelle).
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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E-learning
Solution e-learning intégrée pour digitaliser vos formations.
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Salle de Classe Virtuelle
Créez des parcours e-learning interactifs et impliquez vos apprenants simplement.
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Avancement et suivi des sessions
L’avancement de vos sessions de formation en temps réel et conformité aux obligations Qualiopi.
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Espace Apprenant
Interagissez directement avec vos apprenants via le portail extranet de votre OF.
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Gestion électronique des documents
Chargez et organisez tous vos documents en ligne sur votre espace e-learning.
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L'astuce de Digi
Pour le distanciel, exploitez l’Espace Apprenant, les classes virtuelles avec tableau blanc interactif et les replays. En présentiel, enregistrez les lieux et baux dans « Mon Organisme ». Suivez tous les apprenants via le tableau d’avancement des sessions et le tableau de bord LMS.
Indicateur 18
La coordination des acteurs
Indicateur 18 La coordination des acteurs
Vous devez assurer la parfaite coordination entre les acteurs de l’équipe pédagogique de votre organisme. Vous pouvez notamment présenter à l’auditeur un organigramme clair définissant les rôles et responsabilités de chacun, des fiches de poste, une liste des référents administratifs, pédagogiques et handicap au sein de l’organisme de formation, vos procédures de communication interne, votre système de gestion des plannings et des remplacements, etc.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Notes et tâches
Centralisez vos notes et tâches dans Digiforma, avec rappels automatiques et modèles réutilisables pour coordonner toute votre équipe.
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Gestion électronique des documents
Chargez et organisez tous vos documents en ligne sur votre espace e-learning.
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L'astuce de Digi
Stockez organigrammes et fiches de poste dans l’espace « Mon organisme », et conservez CV, lien LinkedIn et domaines de compétences des intervenants dans la base de données dédiée. Utilisez notes, tâches et accès personnalisés pour coordonner les acteurs et visualiser leurs agendas.
Indicateur 19
Les ressources pédagogiques
Indicateur 19 Les ressources pédagogiques
Vos apprenants doivent disposer des ressources pédagogiques suffisantes pour mettre en pratique les compétences acquises lors de vos formations. Pour cela, vous pouvez leur proposer des supports de cours actualisés et personnalisables (et envoyés par mail), une bibliothèque physique et/ou numérique, des abonnements à des ressources en ligne pertinentes, des outils d’auto-formation, ou encore le replay des sessions de formation.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Espace Apprenant
Interagissez directement avec vos apprenants via le portail extranet de votre OF.
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Activités réalisation
Offrez des mises en pratique concrètes à vos apprenants et proposez-leur une formation plus engageante et proche du terrain.
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Plateforme E-learning pour entreprise & centre de formation
La plateforme E-learning innovante pour dynamiser vos parcours de formation.
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L'astuce de Digi
Constituez une bibliothèque de séquences E-learning catégorisées et hébergez tous vos documents pédagogiques sur l’Espace Apprenant. Pour les personnes en situation de handicap, intégrez des vidéos sous-titrées aux activités E-learning et déposez les replays sous-titrés sur l’Espace Apprenant.
Indicateur 20
Les personnels dédiés (CFA)
Indicateur 20 Les personnels dédiés (CFA)
Si vous êtes un CFA, vous devez prouver l’existence d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap formé, d’un conseil de perfectionnement actif et d’un service administratif réactif au sein de votre organisme.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Notes et tâches
Centralisez vos notes et tâches dans Digiforma, avec rappels automatiques et modèles réutilisables pour coordonner toute votre équipe.
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Activités réalisation
Offrez des mises en pratique concrètes à vos apprenants et proposez-leur une formation plus engageante et proche du terrain.
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L'astuce de Digi
Centralisez les documents des intervenants et le lien vers leur page LinkedIn dans la base de données dédiée, et attribuez-leur des domaines de compétences pour identifier rapidement les bons profils. Exploitez le système de notes, tâches et notifications pour garantir la réactivité administrative.
Qualification du personnel
Ce critère s’intéresse à la manière dont vous développez, maintenez et mettez à jour les connaissances et compétences de vos intervenants et de votre personnel.
Indicateur 21
L'évaluation des compétences du personnel et des intervenants
Indicateur 21 L'évaluation des compétences du personnel et des intervenants
Vous devez être en mesure de prouver l’adéquation entre les parcours professionnels de vos intervenants et les compétences requises pour animer les formations. Pour cela, vous pouvez présenter à l’auditeur les procédures de sélection et de recrutement de vos intervenants, leurs comptes-rendus d’entretien annuel (en lien direct avec le plan de développement des compétences), ainsi que les mesures de sensibilisation à l’accueil de public en situation de handicap.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Évaluation de formation
Apportez de la valeur à vos évaluations en générant des rapports qualité précis.
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L'astuce de Digi
Stockez les preuves de compétences (biographie, diplômes, CV, fiche de poste, procédure de recrutement) dans la base de données Intervenants. Utilisez l’Extranet intervenant pour assurer leur intégration et le partage de la veille. Recueillez les appréciations sur vos intervenants via les évaluations à chaud.
Indicateur 22
Le développement des compétences
Indicateur 22 Le développement des compétences
Vous devez être en capacité de démontrer la prise en considération des besoins et attentes de vos salariés, ainsi que la mise en place les actions de formation nécessaires. Vous pouvez par exemple élaborer un plan de développement des compétences pour les formateurs, instaurer des grilles d’entretien professionnel avec souhaits de formation, organiser des formations internes sur les innovations pédagogiques, encourager la participation à des conférences et séminaires professionnels, motiver un système de partage des connaissances entre formateurs, ou encore diffuser des documents sur les possibilités de formation et de qualification (CPF, VAE).
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Gestion électronique des documents
Chargez et organisez tous vos documents en ligne sur votre espace e-learning.
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L'astuce de Digi
Demandez chaque année à vos intervenants leurs actions de montée en compétences (ateliers, formations, publications) et récoltez les demandes de formation lors des entretiens annuels. Stockez tous ces justificatifs dans « Mon Organisme » > « Documents internes » pour les conserver et les présenter aux auditeurs.
Investissement dans l'environnement professionnel
Ce critère constitue un large volet de la certification Qualiopi. Pour y répondre, vous devez démontrer que votre organisme est un acteur important et actif du monde de la formation professionnelle. Il vise à déterminer que vous êtes en phase avec votre écosystème et vous y impliquez activement, en suivant les évolutions des compétences et les innovations techniques permettant d’améliorer votre offre de formation.
Indicateur 23
La veille légale et réglementaire
Indicateur 23 La veille légale et réglementaire
Votre investissement doit se traduire par une veille régulière sur la formation professionnelle et par la mise en œuvre d’actions concrètes découlant de vos recherches. Pour démontrer votre implication, vous pouvez notamment vous abonner à des newsletters et des revues spécialisées, participer à des conférences et webinaires sur l’actualité de votre secteur d’activité, désigner un responsable de la veille au sein de votre structure ou encore instaurer un système de diffusion des informations en interne.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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La galaxie Digiforma
Logiciels, outils web, accompagnements, ressources, communautés d’échange et solutions innovantes : avec la galaxie Digiforma, nous construisons pas à pas le futur de la formation professionnelle.
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L'astuce de Digi
Utilisez Digiforma Veille, la solution automatisée dédiée à la formation professionnelle, pour mener une veille métier mutualisée avec vos collaborateurs. Compilez vos ressources, annotations et actions dans le tableau QuaDoc dédié pour démontrer votre conformité lors de l’audit.
Indicateur 24
La veille des emplois et métiers
Indicateur 24 La veille des emplois et métiers
Votre veille doit s’étendre aux métiers, sur le même principe que la veille technique. N’hésitez donc pas à rejoindre des réseaux professionnels, entretenir des relation avec les entreprises de votre secteur, participer à des salons et évènements professionnels, ainsi qu’à analyser des études prospectives sur les métiers.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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La galaxie Digiforma
Logiciels, outils web, accompagnements, ressources, communautés d’échange et solutions innovantes : avec la galaxie Digiforma, nous construisons pas à pas le futur de la formation professionnelle.
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L'astuce de Digi
Rejoignez la Communauté OF Connect, propulsée par Digiforma, pour suivre l’actualité du secteur et échanger avec vos pairs. Participez aux ateliers pratiques et de veille collaborative animés par les équipes pour être accompagné dans votre conformité Qualiopi.
Indicateur 25
La veille pédagogique et technologique
Indicateur 25 La veille pédagogique et technologique
Dans une optique d’amélioration de vos offres de formation, il est recommandé d’opérer une veille sur les innovations techniques et pédagogiques dans votre domaine. Votre organisme peut ainsi adhérer à un syndicat professionnel, s’abonner à des revues et newsletters spécialisées, tester de nouveaux outils pédagogiques, participer à des démonstrations de solutions innovantes, encourager l’expérimentation pédagogique au sein de votre équipe ou encore mettre en place une stratégie de transformation digitale.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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La galaxie Digiforma
Logiciels, outils web, accompagnements, ressources, communautés d’échange et solutions innovantes : avec la galaxie Digiforma, nous construisons pas à pas le futur de la formation professionnelle.
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L'astuce de Digi
Assurez votre veille pédagogique et technologique en participant au Live Digiforma, aux Matinales et aux ateliers de la Communauté OF Connect. Complétez-la en vous inscrivant aux webinaires, à la newsletter Digiforma, et en lisant le blog Digiforma et le magazine Digiformag.
Indicateur 26
Le réseau et l'accompagnement à la situation de handicap
Indicateur 26 Le réseau et l'accompagnement à la situation de handicap
L’accueil des personnes en situation de handicap est une thématique centrale des critères Qualiopi. Cet indicateur se concentre sur la mise en place d’un réseau de partenaires et d’experts rapidement mobilisables afin de vous apporter une aide sur ce sujet.
Pour justifier de vos actions concrètes, vous pouvez présenter à l’organisme certificateur une liste des partenaires intervenant pour l’Association de gestion du fonds pour l’insertion des personnes handicapées (AGEFIPH) ou le Fonds pour l’insertion des personnes handicapées dans la fonction publique (FIPHFP), des comptes-rendus de rencontres et de participation à des webinaires proposés par l’AGEFIPH, ou encore la désignation d’un référent handicap au sein de votre OF, en justifiant de ses compétences.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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La galaxie Digiforma
Logiciels, outils web, accompagnements, ressources, communautés d’échange et solutions innovantes : avec la galaxie Digiforma, nous construisons pas à pas le futur de la formation professionnelle.
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L'astuce de Digi
Prenez part à la Communauté OF Connect : son comité de pilotage organise régulièrement des ateliers thématiques sur le rôle de référent handicap. Vous y recueillerez des retours de pairs et constituerez un réseau solide sur cette thématique essentielle.
Indicateur 27
Le cadre de sous-traitance
Indicateur 27 Le cadre de sous-traitance
En situation de sous-traitance de vos prestations, vous restez le garant et le responsable de la qualité des formations dispensées. Vous devez donc établir un cahier des charges précis pour les sous-traitants, intégrer les exigences Qualiopi dans les contrats de sous-traitance, évaluer régulièrement la qualité des prestations sous-traitées, accompagner les sous-traitants dans une démarche d’amélioration continue et démontrer à l’auditeur les modalités de sélection des sous-traitants.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Documents personnalisés
Tous vos documents de formation personnalisables avec votre image.
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Bilan pédagogique et financier (BPF)
Outil de facturation complet : visualisez vos paiements et générez le BPF
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Logiciel de signature électronique
Assurez l'intégrité de vos signatures électroniques avec la double authentification.
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L'astuce de Digi
Appuyez-vous sur les modèles de documents Digiforma adaptés à la sous-traitance et sur la complétion automatique du BPF. Sécurisez les contrats grâce à la signature électronique, et recensez les frais et domaines de compétences des intervenants dans la base de données Intervenants.
Indicateur 28
La Formation en situation de travail (AFEST)
Indicateur 28 La Formation en situation de travail (AFEST)
Si les prestations que vous proposez impliquent des périodes de formation en situation de travail, vous devez être en mesure de justifier de l’existence et de la mobilisation d’un réseau de partenaires socio-économiques. Vous pouvez notamment présenter à l’organisme certificateur une convention de partenariat, des comptes-rendus de réunion, un livret d’alternance, ainsi qu’une liste d’entreprises partenaires.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Forum et messagerie instantanée
Offrez un accompagnement plus efficace, humain et réactif à vos apprenants, tout en gagnant un temps précieux.
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Espace Apprenant
Interagissez directement avec vos apprenants via le portail extranet de votre OF.
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Espace Entreprise
Une plateforme professionnelle sécurisée à destination de vos clients entreprises
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L'astuce de Digi
Utilisez les modules « Situation de travail » pour structurer votre formation et saisissez les informations des parties prenantes dans les extranets Digiforma (Espace Apprenant, Espace Entreprise, Espace Intervenant). L’Espace Apprenant accueille le livret d’accueil, et la Messagerie instantanée justifie de la communication avec les participants.
Indicateur 29
L'insertion professionnelle (CFA)
Indicateur 29 L'insertion professionnelle (CFA)
Si vous êtes un CFA, votre organisme doit développer des actions favorisant l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude via l’apprentissage. Pour cela, vous pouvez actionner différents leviers, comme l’organisation de job datings, la participation à des salons ou encore l’instauration de partenariats avec des écoles ou des acteurs socio-professionnels.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Forum et messagerie instantanée
Offrez un accompagnement plus efficace, humain et réactif à vos apprenants, tout en gagnant un temps précieux.
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Gestion électronique des documents
Chargez et organisez tous vos documents en ligne sur votre espace e-learning.
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L'astuce de Digi
Saisissez les informations relatives à l’insertion professionnelle dans un Extranet dédié ou dans la section « Mes documents » > « Mon organisme » de Digiforma. Utilisez la messagerie instantanée pour échanger avec vos parties prenantes et apporter la preuve de votre investissement sur ce sujet.
Appréciations et amélioration continue
Ce dernier critère Qualiopi concerne la collecte et la prise en compte des appréciations et réclamations de toutes les parties prenantes de vos formations : apprenants, formateurs, intervenants ou encore financeurs. Surtout, vous devez démontrer votre capacité à instaurer des mesures d’amélioration en tenant compte de ces retours.
Indicateur 30
Le recueil des appréciations
Indicateur 30 Le recueil des appréciations
Votre organisme de formation doit justifier du recueil et de l’analyse régulière des retours des différentes parties prenantes des prestations. Pour récolter ces retours, plusieurs moyens s’offrent à vous, comme des questionnaires et enquêtes de satisfaction à chaud et à froid, un calendrier de suivi des campagnes d’envoi des questionnaires et de relance, ou encore une analyse des retours et d’actions correctives mises en place.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Envois et relances automatiques des documents
Programmez l'envoi de vos convocations, évaluations et factures depuis Digiforma. Relances automatiques incluses : gagnez du temps et n'oubliez plus rien.
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Gestion qualité
Mesurez la qualité de vos formations et assurez la conformité réglementaire.
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Évaluation de formation
Apportez de la valeur à vos évaluations en générant des rapports qualité précis.
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L'astuce de Digi
Évaluez apprenants, intervenants, managers et financeurs avec une question d’expression libre, et activez l’envoi et les relances automatiques des évaluations à chaud et à froid. Ajoutez chaque manager à la base de données entreprise et exploitez le suivi qualité pour faire évoluer votre offre.
Indicateur 31
Le traitement des réclamations
Indicateur 31 Le traitement des réclamations
Pour répondre aux exigences de cet indicateur, vous devez mettre en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées et des réclamations exprimées par tous les acteurs concernés, ainsi que des éventuels aléas survenus durant la formation. Cela peut se matérialiser sous la forme d’une procédure de gestion des réclamations, comme des accusés de réception, mais aussi d’un registre des réclamations, d’un formulaire de médiation, ou encore d’enquêtes et analyses de la satisfaction des participants.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Plan d’amélioration continue
Pilotez l’évolution de vos formations et répondez aux indicateurs 31 et 32 de Qualiopi.
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L'astuce de Digi
Centralisez votre démarche d’amélioration continue dans Digiforma en répertoriant les incidents qualité et en instaurant des actions concrètes à court ou long terme pour chaque session. Définissez et suivez les axes d’amélioration de vos formations pour traiter efficacement les réclamations.
Indicateur 32
L'amélioration continue
Indicateur 32 L'amélioration continue
Ce dernier indicateur implique de justifier de votre volonté d’amélioration continue à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations récoltées. Pour cela, vous pouvez mettre en avant les actions d’amélioration décidées à la suite de l’analyse des insatisfactions, telles qu’un compte-rendu de réunion sur les raisons des abandons, ou toute action démontrant une volonté d’améliorer votre procédure actuelle.
Les fonctionnalités Digiforma pour répondre à ce critère :
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Plan d’amélioration continue
Pilotez l’évolution de vos formations et répondez aux indicateurs 31 et 32 de Qualiopi.
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Évaluation de formation
Apportez de la valeur à vos évaluations en générant des rapports qualité précis.
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L'astuce de Digi
Pilotez votre amélioration continue depuis le cockpit Digiforma dédié, organisé en trois sections : « Incidents qualité », « Actions correctives » et « Axes d’amélioration ». Exportez les réponses des évaluations cross-sessions pour analyser les appréciations et réclamations et alimenter votre plan d’action.