Génération automatique des documents
- Des modèles conformes, prêts à l'emploi et personnalisables à vos couleurs
- Des documents remplis automatiquement à partir de vos données
- Envoi, signature électronique et archivage 100% intégrés
+ de 5 500 organismes de formation utilisent Digiforma
et + de 2 000 000 stagiaires utilisent l’extranet Digiforma
Tous vos documents de formation générés en un clic
Avec Digiforma, la production documentaire ne mobilise plus votre énergie. Dès que les informations de vos sessions sont renseignées, le logiciel génère automatiquement l’ensemble des documents dont votre organisme a besoin : devis, contrats, conventions de formation, convocations, attestations de suivi, contenus pédagogiques, factures classiques, d’acompte ou mensuelles. Des balises intelligentes permettent en effet de les compléter avec les noms, dates, tarifs, modules, apprenants… Vous modifiez un prix ou ajoutez un participant ? Générez le document de nouveau : il est à jour instantanément, sans ressaisie.
Le même principe s’applique à la génération automatique du BPF : alimentez le logiciel au fil de l’année, et votre Bilan est prêt à télé-déclarer en fin d’exercice.
Côté conception, Digiforma embarque une bibliothèque complète de modèles de documents conçus avec des juristes et conformes aux exigences DREETS et Qualiopi : conventions entreprise, contrats particuliers, convocations, attestations d’assiduité, certificats de réalisation, factures, devis… Utilisez-les tels quels ou adaptez-les à votre image en quelques clics !
Des documents à jour et toujours cohérents
Chaque organisme a sa propre logique tarifaire, et Digiforma s’y adapte. Affichez vos prix par apprenant, par heure ou par client, appliquez des tarifs négociés, ajoutez des lignes de frais spécifiques : le logiciel harmonise automatiquement l’affichage sur vos devis, conventions et factures. Finies les incohérences entre documents — et les corrections embarrassantes !
Cette cohérence s’étend aussi aux parcours individualisés. Lorsqu’un apprenant ne suit qu’une partie de vos modules, la facturation s’ajuste au parcours réel, sans manipulation manuelle de votre part.
Fiabilisez vos données et éliminez les risques d'erreurs
La gestion documentaire manuelle est une source d’erreurs coûteuses : oublis, fautes de frappe, données incohérentes entre plusieurs fichiers. Avec Digiforma, chaque document est généré depuis une source unique de données, saisie une seule fois. Produits, charges, bénéficiaires : tout est automatiquement reporté dans les bonnes cases, sans tableur parallèle ou calcul manuel.
Et pas de panique : vous gardez la maîtrise avec une vérification finale avant chaque envoi ou déclaration. Vous éliminez simplement le risque d’erreur à la source. Avec ces gains de fiabilité, ce sont moins de correctifs à réaliser et moins de retours clients à traiter – donc davantage de sérénité dans la gestion administrative de votre organisme de formation.
Envoyez, faites signer et archivez sans quitter Digiforma
Une fois tous vos documents générés, le reste des actions continue de se dérouler dans Digiforma. Choisissez le canal adapté à chaque destinataire (e-mail direct avec pièces jointes, Espace Entreprise ou Espace Apprenant), programmez vos envois à l’avance, et expédiez vos convocations ou conventions de manière automatique — en groupé ou de manière individuelle : c’est vous qui décidez.
En complément, un seul clic suffit pour envoyer vos documents en signature électronique. Depuis votre tableau de bord, suivez le statut de chaque demande de signature en temps réel : en cours, signée ou abandonnée.
Une fois signés, les documents sont archivés et stockés pendant 10 ans, accompagnés de certificats de preuve infalsifiables. Ainsi, vos engagements sont sécurisés, et vos audits Qualiopi sereinement préparés !
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Comment Experiance réalise la transformation digitale de ses formations
Digiforma nous a permis de faire autre chose que de la logistique et de nous concentrer sur le suivi individualisé de la formation. Aujourd’hui, nous utilisons Digiforma bien plus que ce pour quoi nous l’avions choisi.
Fabienne Tardy
Directrice, Experiance Conseil
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