Automatisez & transformez la gestion de vos formations
- Imports de programmes, envois et relances 100% autonomes
- Génération automatique des documents administratifs et du BPF
- Moins de tâches à gérer, des risques d’erreur limités
+ de 5 500 organismes de formation utilisent Digiforma
et + de 2 000 000 stagiaires utilisent l’extranet Digiforma
Nos solutions pour gérer les tâches chronophages à votre place !
Digiforma simplifie votre quotidien d’organisme de formation avec ses nombreuses fonctions d’automatisation. Initialement conçues pour la génération de documents de formation et du Bilan pédagogique et financier (BPF), les automatisations sont aujourd’hui présentes dans tout l’outil et exploitent même la puissance de l’intelligence artificielle.
Offrez-vous une véritable tranquillité d’esprit : vous paramétrez, Digiforma s’occupe du reste ! Ainsi, vous vous concentrez sur l’essentiel : offrir une expérience de formation de qualité à vos apprenants.
Les fonctions d’automatisation et d'IA intégrées à Digiforma
Digiforma embarque un important volet de gestion financière, pour simplifier vos opérations commerciales et comptables au quotidien.
Du devis au BPF en passant par la facturation, voici les fonctionnalités incluses dans tous nos abonnements
Automatisez toutes vos tâches administratives
Des programmes de formation intégrés automatiquement
- Misez sur l’existant : importez un document PDF reprenant les éléments-clés de votre formation dans Digiforma.
- Laissez opérer la magie : notre module d’IA intègre automatiquement les informations issues de votre programme sur la plateforme.
- Allez plus vite que la musique : votre programme est importé en quelques secondes, contre 20 min auparavant !
Des documents administratifs créés en quelques clics
- Renseignez vos informations et observez : Digiforma génère automatiquement les documents nécessaires au bon fonctionnement de votre OF.
- Créez vos documents en quelques clics : générez vos devis, contrats, conventions de formation, convocations, attestations, contenus pédagogiques, factures, Bilan pédagogique et financier (BPF).
- Personnalisez et individualisez vos documents : Digiforma y intègre vos éléments de marque et les noms des interlocuteurs concernés.
Pilotez l’envoi et la relance de vos documents
Des envois de documents 100% autonomes
- Programmez l’envoi de vos e-mails d’émargement, Digiforma s’occupe de tout : en début de session, les apprenants reçoivent un mail pour attester de leur présence.
- Planifiez l’envoi des conventions et convocations à vos apprenants : sélectionnez une date d’envoi ou un délai à partir duquel l’e-mail sera envoyé, et ne vous souciez plus du reste !
- Automatisez l’envoi de tous vos autres e-mails : créez des flux de mails expédiés en totale autonomie à partir de dates de déclenchement liées à vos sessions.
La facturation automatisée de A à Z
- Créez et expédiez vos factures automatiquement : sélectionnez le contact du destinataire et le modèle d’e-mail à utiliser, et un clic, votre facture est envoyée !
- Relancez automatiquement vos clients : définissez le nombre de jours à observer avant l’envoi d’une relance, et l’outil s’occupe de solliciter les clients devant s’acquitter de leurs factures !
- Associez factures et dépenses en 2 secondes chrono : avec le rapprochement bancaire automatique de Digiforma, économisez jusqu’à 1 jour par mois sur votre gestion comptable.
Des évaluations expédiées et relancées sans action de votre part
- Allégez votre charge mentale : automatisez l’envoi des évaluations à vos apprenants, formateurs, managers et commanditaires.
- Ne courez plus après les réponses : programmez des relances automatiques pour garantir un taux de retour optimal – jusqu’à 4x plus de réponses !
- Faites confiance aux utilisateurs : plus de 2/3 des évaluations intégrées à Digiforma sont déjà intégralement automatisées !
Optimisez vos opérations, votre BPF et votre démarche Qualiopi
Une réponse efficace aux exigences Qualiopi
- Répondez aux indicateurs dédiés aux évaluations : apportez une réponse aux indicateurs 11, 30 et 31 du référentiel sans prise de tête.
- Prouvez vos démarches qualité : attestez qu’un processus d’évaluation est formalisé et permet la récolte des appréciations.
Un pilotage centralisé dans Digiforma
- Gérez vos envois depuis une page dédiée : l’envoi automatique des convocations, des évaluations et des factures, s’opère depuis une interface qui centralise les opérations.
- Simplifiez vos actions d’automatisation : pas besoin de rentrer dans chaque session pour paramétrer les envois, tout est géré en quelques clics depuis une vue unique.
Des risques d’erreurs limités
- Générez votre BPF sans double-saisie : en complétant automatiquement votre BPF, Digiforma simplifie votre télé-déclaration.
- Faites confiance à Digiforma : les champs sont remplis avec les informations récoltées dans vos sessions et les calculs sont assurés automatiquement par l’outil. Ainsi, aucun risque d’erreur !
Comment Experiance réalise la transformation digitale de ses formations
Digiforma nous a permis de faire autre chose que de la logistique et de nous concentrer sur le suivi individualisé de la formation. Aujourd’hui, nous utilisons Digiforma bien plus que ce pour quoi nous l’avions choisi.
Fabienne Tardy
Directrice, Experiance Conseil
La bibliothèque de ressources de Digiforma
Téléchargez nos meilleurs contenus gratuits autour de la formation & du digital
Digiformag
Toute l’actualité de la formation professionnelle en ligne.
La certification Qualiopi de A à Z
Des centaines de conseils et astuces pour préparer son audit Qualiopi.
Livres blancs formation pro
Organismes de formation réussissez votre transformation digitale avec nos e-books.
Découvrez la solution Digiforma
Testez la nouvelle version de l’ERP Digiforma et devenez un expert en gestion de la formation
Connectez Digiforma à vos outils professionnels et applications favorites
HubSpot
Plateforme CRM unique
JotForm
Générateurs de formulaires
Microsoft Teams
Communication collaborative
Trello
Gestion de projet en équipe
Monday
Gestion de projet centralisée
Airtable
Gestion de projet agile
RSFormPro
Formulaires personnalisés
Microsoft 365
Suite Microsoft Office
Gmail
Gérez et transférez vos emails
MailChimp
Solution emailing & newsletter
Mailjet
Campagne d’emailing efficaces
Zoho Books
Logiciel de facturation en ligne
Et + de 2000 autres outils et applications
Vos questions sur l'automatisation et l'IA
Comment utiliser l’assistant IA Pétronille ?
Pétronille est le nouvel assistant d’Intelligence Artificielle Digiforma qui a la capacité de manipuler les fonctionnalités dans votre compte afin d’ajouter des données et de les modifier.
Un bouton “Demander à Pétronille” fait son apparition dans la barre de droite de votre compte Digiforma. C’est Pétronille, votre nouvel assistant IA !
Pensée pour faciliter votre quotidien, Pétronille vous permet de réduire certaines tâches fastidieuses et répétitives à une simple demande écrite. Désormais, c’est Digiforma qui s’adapte à votre façon de travailler !
👩🎓 Vous souhaitez comprendre plus en détail comment fonctionnent les IA ? Formez-vous grâce à notre parcours certifiant Utiliser l’IA dans son activité de formation.
Combien coûte l'assistant IA Pétronille ?
L’assistant IA Pétronille vous permet de gagner du temps : avec une simple demande écrite, elle peut créer des sessions de formation, entrer des apprenants ou des clients, analyser votre activité ou vous aider dans votre mise en conformité Qualiopi. L’ensemble des capacités de Pétronille sont listées ici.
Pétronille est incluse dans les abonnements les plus récents à Digiforma, avec un quota d’utilisation correspondant à un usage quotidien normal.
💡 Pour savoir si votre abonnement inclut bien Pétronille, vous pouvez consulter cette page dans votre compte Digiforma.
Comment sont sécurisées mes données avec l'IA Digiforma ?
Pétronille a été pensée pour respecter la réglementation européenne en matière de protection des données. Elle est hébergée en Europe et n’interagit qu’avec votre compte !
Les données que vous lui transmettez ne quittent jamais votre compte Digiforma et n’impactent que votre base de données.
👉 Pour en savoir plus, consultez notre page dédiée à la gestion de la sécurité sur Digiforma.
Comment automatiser la facturation dans un organisme de formation ?
Grâce à Digiforma, la facturation de vos actions de formation devient un jeu d’enfant. L’outil permet de faciliter l’ensemble du processus de facturation grâce à plusieurs fonctionnalités clés :
- Génération automatique des factures à partir des informations de session de formation ;
- Envoi direct des factures aux clients depuis la plateforme ;
- Suivi précis des paiements et des échéances ;
- Gestion dématérialisée des documents, du devis jusqu’à la facture ;
- Paramétrage de modèles personnalisés pour gagner du temps.
Tout est centralisé : vous gagnez du temps, réduisez les erreurs et améliorez le suivi client, sans multiplier les outils. Vous pouvez ainsi vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier : la formation.
Comment automatiser l'envoi d'un e-mail avec Digiforma ?
Cette fonctionnalité va vous permettre de configurer plusieurs e-mails qui seront automatiquement envoyés à vos apprenants, clients ou intervenants avant, pendant ou après leur session.
Dans un premier temps, rendez-vous dans l’onglet Configuration > Automatisations > E-mails pour accéder à la configuration par défaut des e-mails automatiques. C’est cette configuration qui sera automatiquement mise en place lors de la création de vos prochaines sessions.
👉 Lire la documentation complète sur la planification automatique des emails dans Digiforma.
Comment planifier l'envoi automatique des évaluations ?
En quelques clics, vous pouvez configurez l’envoi et la relance automatique des évaluations à vos apprenants, intervenants, managers et financeurs.
👉 Lire le guide complet de mise en place de l’envoi et des relances automatiques des évaluations.
Note : Les abonnements les plus anciens ne peuvent paramétrer que l’envoi automatique des évaluations pour les apprenants.
Comment importer un programme automatiquement grâce à l'IA ?
Gagnez un temps précieux lors de la création de vos programmes dans Digiforma !
Notre nouvelle fonctionnalité d’import PDF intelligent, boostée par l’IA ✨, vous permet de transformer rapidement vos documents existants en programmes structurés et prêts à être complétés.
Notre IA intelligente extrait et complète automatiquement les informations de votre programme en complétant les champs du programme.
👉 Lire le tutoriel sur l’import intelligent des programmes de formations.
Comment automatiser vos opportunités dans le CRM ?
Dans un suivi commercial classique, les opportunités avancent souvent manuellement : on déplace une carte, on change un statut, on vérifie si un devis a été signé ou si une facture a été payée…
☝️ Avec les règles d’automatisation, Digiforma fait ce travail pour vous.
Concrètement, vous pouvez :
- Faire avancer automatiquement une opportunité dans votre tunnel de vente
- Mettre à jour le statut d’un client sans intervention manuelle
- Aligner votre suivi commercial sur vos processus internes réels
- Gagner un temps précieux au quotidien, tout en réduisant les oublis
✌️ Une fois paramétrées, les règles travaillent en arrière-plan, 24h/24 sans que vous n’ayez rien à faire.
📖 Lire la documentaiton complètre sur l’automatisaion de votre CRM.