Un gestionnaire de facturation complet, intuitif et performant
- Devis et factures générés automatiquement, en quelques clics
- Paiements et relances pilotés pour sécuriser votre trésorerie
- Paiements et relances pilotés pour sécuriser votre trésorerie
+ de 5 500 organismes de formation utilisent Digiforma
et + de 2 000 000 stagiaires utilisent l’extranet Digiforma
Fluidifiez vos processus financiers avec Digiforma
Bien souvent, finance rime avec casse-tête pour les organismes de formation.
Ces démarches sont pourtant indispensables pour prospérer en tant qu’OF et solidifier sa trésorerie.
Pour vous accompagner dans ces processus fastidieux, Digiforma simplifie toutes vos démarches financières, des plus simples aux plus avancées.
Des fonctions d’automatisation incluses dans tous les abonnements
Digiforma embarque un important volet de gestion financière, pour simplifier vos opérations commerciales et comptables au quotidien.
Du devis au BPF en passant par la facturation, voici les fonctionnalités incluses dans tous nos abonnements
Vos ventes pilotées de bout en bout
Des devis générés automatiquement
- Misez sur vos données de session : Digiforma récupère automatiquement toutes les informations de votre session de formation pour construire votre devis.
- Envoyez en un clic : une fois le devis généré, il ne vous reste qu’à le transmettre à votre prospect et attendre sa validation.
- Gagnez du temps sur chaque vente : finis les devis saisis manuellement, Digiforma automatise intégralement cette étape.
Un CRM pour piloter votre activité commerciale
- Suivez vos prospects dans le tunnel de vente : visualisez où en est chaque contact et anticipez vos prochaines actions commerciales.
- Accédez au suivi des devis en attente : identifiez rapidement les devis non validés pour relancer au bon moment.
- Bénéficiez d’une vue exhaustive : toute votre gestion commerciale centralisée dans un seul outil.
La facturation assurée en quelques clics
Des factures créées et envoyées automatiquement
- Générez tous types de factures : classiques, mensuelles ou d’acompte, avec personnalisation du préfixe, du libellé et des modalités de règlement.
- Numérotation automatique et avoirs en quelques clics : simplifiez votre suivi comptable et générez un avoir complet ou partiel directement depuis la facture concernée.
- Expédiez sans quitter l’outil : sélectionnez le destinataire et le modèle d’e-mail, et votre facture est envoyée en un clic.
Des relances automatiques pour sécuriser votre trésorerie
- Définissez vos délais de relance : choisissez le nombre de jours après lequel relancer un client n’ayant pas encore réglé sa facture.
- Laissez Digiforma s’en charger : une fois le délai écoulé, la relance est envoyée automatiquement, sans aucune action de votre part.
- Sécurisez votre trésorerie : ne laissez plus aucune facture impayée vous échapper, tout en économisant un temps précieux.
Des paiements simplifiés
Le paiement en ligne directement depuis Digiforma
- Générez un lien de paiement : envoyez à vos clients un lien qui les redirige vers Stripe, où ils peuvent payer par carte bancaire ou prélèvement SEPA.
- Proposez le paiement en une ou plusieurs fois : adaptez la modalité selon ce qui vous convient le mieux.
- Récupérez votre dû plus rapidement : simplifiez le parcours de paiement pour réduire les délais de règlement.
Le paiement intégré
au Catalogue en ligne
- Monétisez votre catalogue de formations : les programmes publiés sur le Catalogue en ligne peuvent être directement réglés dès la réservation.
- Laissez vos apprenants s’inscrire en autonomie : ils choisissent leur session et règlent leur formation sans que vous ayez à intervenir.
- Gagnez du temps sur les inscriptions : le processus est automatisé de bout en bout, de la réservation au paiement.
Une comptabilité sans prise de tête
Un rapprochement bancaire automatisé
- Obtenez une vue précise de vos opérations : Digiforma met en regard vos factures et vos règlements grâce à un algorithme intelligent.
- Économisez jusqu’à 1 jour par mois : finis les rapprochements fastidieux, l’outil automatise le processus pour vous.
- Limitez les risques d’erreur : en automatisant le rapprochement, vous sécurisez votre trésorerie et fiabilisez votre comptabilité.
Un export comptable adapté à vos outils
- Exportez toutes vos factures en quelques clics : choisissez le format adapté à votre logiciel comptable (Sage, Cegid, EBP ou .xls).
- Intégrez vos données facilement : importez directement le fichier exporté dans votre logiciel de comptabilité.
- Couvrez tous les formats courants : Digiforma s’adapte à votre environnement pour une compatibilité maximale.
Un BPF généré automatiquement
- Compilez toutes vos données de formation : à partir de vos sessions, Digiforma génère automatiquement votre Bilan pédagogique et financier.
- Obtenez un BPF prêt à la télé-déclaration : vérifiez simplement l’exactitude des données avant de le transmettre aux services de l’État.
- Restez en conformité sans effort : respectez cette obligation légale et bénéficiez de l’exonération de TVA sur vos actions de formation.
Quid du consulting ?
L’outil de suivi commercial de Digiforma vous permet de générer automatiquement un devis à destination de vos prospects. Celui-ci reprend toutes les informations de la session de formation que vous aurez préalablement renseignées. Ainsi, il ne vous reste qu’à l’envoyer à votre prospect, et à attendre sa validation !
Comment Experiance réalise la transformation digitale de ses formations
Digiforma nous a permis de faire autre chose que de la logistique et de nous concentrer sur le suivi individualisé de la formation. Aujourd’hui, nous utilisons Digiforma bien plus que ce pour quoi nous l’avions choisi.
Fabienne Tardy
Directrice, Experiance Conseil
Nos solutions pour aller encore plus loin
Avec le module Finance+ de Digiforma, vous pouvez passer au niveau supérieur en matière de gestion financière. Cette formule complète intègre toutes les fonctions nécessaires pour fluidifier toujours plus vos process financiers !
Rapprochement bancaire automatisé
Une fonction de rapprochement bancaire automatisé est désormais disponible dans votre espace Digiforma. Avec elle, obtenez une vue précise de vos opérations bancaires et faites correspondre vos factures et vos règlements en quelques clics, grâce à un algorithme intelligent !
Finis les rapprochements fastidieux : le rapprochement bancaire Digiforma vous permet d’enregistrer des gains de temps notables, de l’ordre d’un jour par mois. Surtout, vous sécurisez votre trésorerie et limitez notablement les risques d’erreur de rapprochement, en automatisant le processus.
Paiement en ligne via Digiforma
Depuis Digiforma, il vous est possible de faire régler les formations de vos clients en générant un lien de paiement. En suivant ce dernier, ils accèdent à une plateforme de paiement, nommée Stripe, qui leur permet de régler leur formation de la façon qu’ils souhaitent : par carte bancaire ou prélèvement SEPA.
De votre côté, vous pouvez les faire payer en une ou en plusieurs fois, selon la modalité qui vous arrange. De quoi récupérer plus rapidement votre dû !
Paiement via le Catalogue en ligne
Vos programmes de formation sont publiés sur le Catalogue en ligne généré par Digiforma ? Utilisez cette plateforme pour faire régler vos apprenants dès la réservation de leur session inter-entreprise !
Lors de leur pré-inscription, ceux-ci pourront prochainement réserver une session de formation parmi les dates proposées, en totale autonomie. Ainsi, pas besoin d’intervenir : vous percevrez votre dû et gagnerez du temps sur le traitement des inscriptions et les relances !
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Générateurs de formulaires
Microsoft Teams
Communication collaborative
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Gestion de projet en équipe
Monday
Gestion de projet centralisée
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Gestion de projet agile
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Formulaires personnalisés
Microsoft 365
Suite Microsoft Office
Gmail
Gérez et transférez vos emails
MailChimp
Solution emailing & newsletter
Mailjet
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Vos questions sur la solution facturation
Comment automatiser la facturation dans un organisme de formation ?
Grâce à Digiforma, la facturation de vos actions de formation devient un jeu d’enfant. L’outil permet de faciliter l’ensemble du processus de facturation grâce à plusieurs fonctionnalités clés :
- Génération automatique des factures à partir des informations de session de formation ;
- Envoi direct des factures aux clients depuis la plateforme ;
- Suivi précis des paiements et des échéances ;
- Gestion dématérialisée des documents, du devis jusqu’à la facture ;
- Paramétrage de modèles personnalisés pour gagner du temps.
Tout est centralisé : vous gagnez du temps, réduisez les erreurs et améliorez le suivi client, sans multiplier les outils. Vous pouvez ainsi vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier : la formation.
Comment gérer efficacement la facturation des OPCO pour les contrats d'alternance ?
La gestion efficace de la facturation des Opérateurs de compétences (OPCO) pour les contrats d’alternance nécessite une organisation rigoureuse. Dans cette optique, Digiforma vous offre plusieurs avantages :
- Automatisation complète de la facturation des OPCO ;
- Génération de documents conformes aux exigences spécifiques de chaque opérateur ;
- Gestion simplifiée des factures de reste à charge (RAC) pour les entreprises clientes ;
- Suivi des échéanciers de paiement adaptés aux modalités de versement des OPCO ;
- Alertes automatiques pour les paiements en retard ;
- Possibilité de générer des exports comptables compatibles avec votre logiciel de comptabilité.
Cette automatisation permet non seulement de gagner un temps précieux, mais aussi de réduire considérablement les risques d’erreurs qui pourraient retarder les paiements des OPCO.
Comment simplifier la gestion des factures électroniques tout en s'assurant de la conformité aux exigences légales et réglementaires ?
Avec Digiforma, vous êtes prêts pour une facturation électronique respectant toutes les exigences légales :
- Intégration native des formats conformes aux standards internationaux : CII (Cross Industry Invoice), UBL (Universal Business Language) et Factur-X ;
- Connexion automatique avec les plateformes réglementaires comme Chorus Pro ;
- Respect des mentions obligatoires pour chaque type de financement : OPCO, France Travail, etc. ;
- Archivage légal des factures électroniques selon les durées imposées par la loi ;
- Mise à jour régulière du logiciel pour s’adapter aux différentes évolutions législatives.
Vous gérez ainsi vos factures dématérialisées de manière fluide, conforme et sécurisée, sans surcharge administrative.
Comment optimiser le suivi des paiements et la gestion des relances ?
Digiforma intègre un tableau de bord de suivi des paiements en temps réel, grâce à la fonction de rapprochement bancaire automatique, vous permettant d’identifier en un coup d’œil les factures réglées, en attente ou en retard.
En parallèle, vous bénéficiez d’autres précieuses fonctionnalités :
- Envoi automatique de relances personnalisées en cas de retard de paiement ;
- Planification des relances selon un échéancier prédéfini : premier rappel, deuxième rappel, mise en demeure ;
- Alertes paramétrables pour être notifié des échéances importantes ou des retards critiques.
Le rapprochement bancaire automatique vous fait gagner un temps précieux tout en fiabilisant votre comptabilité.
Comment intégrer la facturation au Bilan pédagogique et financier (BPF) ?
L’un des grands avantages de Digiforma, c’est l’intégration directe entre la facturation et le Bilan pédagogique et financier. Notre gestionnaire de facturation vous assure :
- le pré-remplissage automatique du BPF annuel à partir des données de facturation enregistrées tout au long de l’année
- la catégorisation automatique des revenus selon les différentes sections du BPF : formation professionnelle continue, apprentissage, etc. ;
- la répartition des montants facturés entre les différents financeurs : entreprises, OPCO, France Travail, etc. ;
- la consolidation des données financières et pédagogiques pour un reporting complet ;
- la mise à jour en temps réel des montants à déclarer à chaque nouvelle facture enregistrée.
Cette automatisation élimine les risques d’erreurs liés à la ressaisie manuelle des données et permet de générer, en quelques clics, un BPF conforme aux exigences réglementaires, essentiel pour maintenir votre exonération de TVA.
Comment gérer la facturation des différents types de formations (AIF, POEI, AFC) financées par France Travail ?
La gestion de la facturation des formations financées par France Travail nécessite une attention particulière aux spécificités de chaque dispositif :
- Intégration automatique des mentions obligatoires spécifiques pour chaque type de financement : AIF, POEI, AFC ;
- Gestion simplifiée des factures à destination de France Travail via Chorus Pro ;
- Suivi distinct des différents financements pour faciliter le reporting
Génération de factures conformes aux règles de facturation propres à chaque dispositif
Archivage sécurisé des pièces justificatives nécessaires aux contrôles a posteriori
Avec Digiforma, vous pouvez paramétrer des modèles de facturation spécifiques pour chaque type de financement France Travail, garantissant ainsi leur conformité et accélérant leur traitement et paiement.
Comment faciliter l'export des données de facturation vers les logiciels comptables ?
Pour faciliter l’export des données de facturation vers les logiciels comptables, Digiforma vous propose une solution offrant des fonctionnalités d’interopérabilité :
- Exports comptables automatisés compatibles avec les logiciels courants comme CEGID, Sage, EBP, etc. ;
- Formats d’exports variés – CSV, XLS – afin de s’adapter à tous les logiciels comptables ;
- Filtres personnalisables pour exporter uniquement les données pertinentes : période spécifique, état des factures, etc. ;
- Paramétrage des comptes comptables pour une intégration fluide dans votre plan comptable ;
- Journaux des ventes générés automatiquement pour faciliter la saisie comptable.
Digiforma propose un module d’export comptable permettant de récupérer l’ensemble des factures éditées dans l’outil pour les intégrer facilement dans votre logiciel comptable, évitant ainsi la double saisie et les risques d’erreurs associés.
Comment gérer la facturation des frais annexes liés aux formations ?
La gestion efficace des frais annexes liés aux formations – déplacement, hébergement, restauration – passe par leur intégration directe dans votre système de facturation :
- Possibilité de ventiler les frais entre différents financeurs selon les accords de prise en charge ;
- Options de facturation distincte ou regroupée des frais annexes, selon les besoins ;
- Suivi précis des marges réelles incluant l’ensemble des coûts associés à la formation ;
- Tableau de bord dédié à la rentabilité intégrant les frais annexes dans le calcul.
Avec Digiforma, gérez et facturez automatiquement ces frais annexes tout en gardant une visibilité claire sur la rentabilité réelle de chacune de vos actions de formation.
Comment optimiser la gestion de la TVA pour les activités de formation ?
L’optimisation de la gestion de la TVA pour les activités de formation repose sur une connaissance précise des règles d’exonération et un outil adapté :
- Gestion automatisée de l’exonération de TVA pour les activités de formation professionnelle continue éligibles ;
- Application automatique de la TVA pour les prestations annexes ou non éligibles à l’exonération ;
- Paramétrage flexible permettant d’adapter la facturation selon votre statut fiscal et celui de vos clients ;
- Suivi distinct des opérations soumises à TVA et celles exonérées pour faciliter les déclarations fiscales ;
- Génération automatique du BPF, document essentiel pour justifier l’exonération de TVA auprès de l’administration fiscale.
Avec Digiforma, vous pouvez configurer précisément les règles de TVA applicables à vos différentes prestations, assurant ainsi une facturation conforme aux exigences fiscales tout en optimisant votre gestion administrative.
Comment faciliter la facturation des formations en ligne ou mixtes ?
La facturation des formations en ligne ou mixtes présente des spécificités que votre système de gestion doit pouvoir prendre en compte :
- Adaptation du système de facturation aux particularités de chaque formation ;
- Gestion des unités de facturation propres au e-learning : licences, accès temporaires, modules ;
- Facturation automatisée des parcours mixtes combinant présentiel et distanciel ;
- Intégration possible avec des systèmes de paiement en ligne pour les formations 100% digitales ;
- Suivi spécifique des taux de complétion pour les formations asynchrones pouvant conditionner la facturation.
Digiforma s’adapte à tous les modèles pédagogiques en vous permettant de paramétrer votre facturation selon les spécificités de vos formations en ligne ou mixtes, tout en conservant une gestion administrative unifiée pour l’ensemble de votre catalogue.