La certification Qualiopi, instaurée par la loi de 2018 « pour la liberté de choisir son avenir professionnel », fait figure de reconnaissance incontournable pour les organismes de formation (OF) souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés. De plus, elle garantit aux apprenants de suivre des prestations de qualité.
Parmi les 7 critères et 32 indicateurs qui composent le Référentiel national qualité (RNQ), l’indicateur 2 se focalise sur la diffusion des indicateurs de résultats par l’organisme de formation. Une notion clé qui vise à s’assurer de la transparence et de l’efficacité des formations proposées.
Digiforma fait le point sur les objectifs et enjeux principaux de l’indicateur 2, et vous donne des conseils sur les mesures à mettre en place pour respecter toutes les exigences de cla certification Qualiopi.
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Quels sont les enjeux de l’indicateur 2 Qualiopi ?
L’indicateur 2 de la certification Qualiopi se concentre sur la diffusion d’indicateurs de résultats ou de performances des formations proposées. Il s’agit ici de mettre en avant, de manière transparente, l’efficacité des prestations de votre organisme de formation.
Ce 2ème indicateur du critère 1 Qualiopi implique la diffusion d’informations sur les performances en tenant compte de la nature des formations mises en œuvre ainsi que des profils des apprenants accueillis par l’OF.
L’objectif principal de ce volet du Référentiel national qualité reste de proposer aux bénéficiaires et à toutes les parties prenantes – employeurs, financeurs – des résultats clairs et objectifs sur l’efficacité des formations offertes.
Surtout, le respect de l’indicateur 2 Qualiopi représente des enjeux importants pour l’organisme, en termes de :
- transparence : en proposant les résultats des formations dispensées, les futurs apprenants peuvent effectuer des choix éclairés en fonction de données concrètes et mesurables ;
- amélioration continue : en collectant et diffusant des indicateurs de résultats, l’organisme de formation peut identifier ses points forts et axes d’amélioration, et proposer des prestations plus qualitatives ;
- attractivité : afficher des résultats positifs renforce la crédibilité de l’OF et augmente son attractivité auprès des potentiels apprenants et des financeurs.
Quels sont les enjeux de l’indicateur 2 Qualiopi ?
Pour répondre aux attentes de l’indicateur 2 Qualiopi, l’organisme de formation doit être en mesure de fournir et partager des informations chiffrées, claires et mesurables. Les indicateurs proposés doivent démontrer la capacité de l’OF à conduire ses bénéficiaires à des résultats positifs, et à partager ses performances de manière transparente.
Plus précisément, le prestataire de formation doit mettre en avant différents éléments pour satisfaire les exigences de ce volet des 7 critères Qualiopi, notamment :
- une adaptation aux prestations et aux publics : les indicateurs de résultats doivent se montrer pertinents et adaptés à la nature des formations proposées ainsi qu’aux différents apprenants accueillis ;
- des données accessibles et actualisées : les indicateurs doivent être facilement accessibles au public, par exemple sur le site internet de l’OF.
Ils doivent également être régulièrement mis à jour pour refléter la réalité la plus fidèle des résultats obtenus ; - des informations précises : l’organisme doit veiller à fournir des résultats complets, incluant notamment la période concernée par les indicateurs et le nombre de bénéficiaires pris en compte dans le calcul.
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Quelles preuves apporter ?
Lors de l’audit Qualiopi, vous devez être en mesure d’apporter des preuves concrètes des enquêtes réalisées et des indicateurs de performance diffusés au sujet de vos formations.
Voici une liste non-exhaustive des différents indicateurs que vous pouvez présenter à l’auditeur lors de sa venue :
- taux de satisfaction du programme ;
- nombre de bénéficiaires du programme ;
- taux de réussite du programme ;
- taux de retour des enquêtes ;
- taux d’abandons et leurs causes ;
- taux d’interruption en cours de prestation ;
- taux d’insertion dans l’emploi suite à la formation dispensée ;
- taux de rupture des contrats d’alternance.
Indicateur 2 : les possibles non-conformités
Au cours de l’audit de certification, dans l’échantillon analysé, des situations de non-conformités mineures et majeures peuvent être relevées. Cela peut être le cas si l’organisme fournit des informations peu précises ou incomplètes, ou encore si les résultats partagés ne s’avèrent pas à jour ou peu représentatifs des performances récentes des prestations.
Plus précisément, l’auditeur pourra considérer comme non-conformité mineure :
- la présence partielle d’informations ;
- les données présentées ne sont pas à jour ;
- les indicateurs ne mentionnent pas clairement la période concernée ou le nombre de bénéficiaires pris en compte.
L’obtention de la certification Qualiopi peut être remise en cause si une situation de non-conformité majeure est relevée, par exemple, en cas :
- d’absence d’indicateurs ;
- d’informations non chiffrées ;
- d’indicateurs non adaptés à la nature des prestations et des publics accueillis.
L’indicateur 2 de la certification Qualiopi ne fait pas figure de simple critère à respecter. Pour les organismes de formation, il représente une opportunité de démontrer leur engagement envers la qualité et l’efficacité de leurs prestations, tout en s’inscrivant dans une démarche d’amélioration continue sur le long terme.
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Tout savoir sur l'indicateur 2
Comment recueillir les besoins des apprenants de manière efficace ?
Pour recueillir efficacement les besoins des apprenants, il est recommandé d’utiliser plusieurs méthodes combinées : entretiens individuels, questionnaires pré-formation, analyse des demandes clients, et réunions avec les commanditaires de la formation. Ces outils permettent de comprendre les attentes spécifiques, les niveaux de compétence actuels, et les objectifs visés. Il est crucial de documenter ces échanges et d’utiliser des formulaires standardisés pour garantir la traçabilité des informations.
Quelle documentation fournir pour prouver l'adaptation des formations ?
Pour prouver l’adaptation des formations, vous devez présenter des exemples concrets : fiches d’analyse des besoins remplis, courriels ou comptes rendus d’entretiens avec les apprenants, plans de formation modifiés en fonction des retours, et supports pédagogiques ajustés. Les preuves doivent être datées, et il est important de les lier directement aux besoins identifiés. Un tableau récapitulatif des adaptations effectuées peut aussi être utile pour structurer cette preuve.
Comment prouver l'adaptation continue des formations ?
Pour démontrer une adaptation continue, vous devez mettre en place un processus formalisé de revue et de mise à jour des formations. Cela inclut l’intégration de feedbacks réguliers des apprenants, la mise en place de réunions périodiques d’amélioration continue, et la documentation des changements apportés aux programmes. Les audits internes réguliers et les actions correctives menées doivent être enregistrés et présentés comme preuve.
Quels sont les critères d'évaluation de l'adaptation des formations par l'auditeur ?
L’auditeur évaluera la clarté du processus de recueil des besoins, la pertinence et l’efficacité des adaptations apportées, ainsi que la documentation fournie. Il cherchera à voir si les adaptations sont justifiées par des preuves solides et si elles répondent réellement aux besoins identifiés.
L’auditeur vérifiera aussi la mise en œuvre d’un suivi pour s’assurer que les ajustements sont effectivement appliqués et qu’ils produisent les résultats attendus.
