La certification Qualiopi s’est imposée comme un gage de qualité incontournable de la formation professionnelle en France. En parallèle, elle permet également aux organismes de formation (OF) de bénéficier de financements publics ou mutualisés.
Parmi les 7 critères et 32 indicateurs qui composent le Référentiel national qualité (RNQ), l’indicateur 9 met l’accent sur une diffusion claire aux bénéficiaires des conditions de déroulement des prestations.
Digiforma fait le point sur tous les enjeux et objectifs de cet important indicateur du RNQ et vous donne des conseils pour respecter toutes les exigences de la certification Qualiopi.
Découvrez l’indicateur 9 de Qualiopi avec Digiforma
Quels sont les enjeux de l’indicateur 9 Qualiopi ?
L’indicateur 9 de la certification Qualiopi se concentre sur l’information aux bénéficiaires des conditions de déroulement des prestations de l’organisme de formation. Plus concrètement, il s’agit de fournir aux apprenants toutes les données et précisions nécessaires afin de leur assurer des formations de qualité.
La formalisation et la diffusion efficace des modalités d’accueil et des conditions de déroulement des prestations garantissent aux bénéficiaires une clarté et transparence optimale sur tout ce qui les attend au cours de la formation. Cet indicateur du critère 3 Qualiopi représente des enjeux importants pour les prestataires de formation. Il implique notamment de :
- créer des documents clairs et accessibles ;
- adapter la diffusion de l’information pour atteindre tous les bénéficiaires ;
- mettre à jour régulièrement toutes les informations nécessaires ;
- rendre ces documents disponibles pour les audits de certification
La mise en place de ces pratiques contribue non seulement à la conformité avec le Référentiel national qualité, mais améliore également l’expérience globale des apprenants.
Indicateur 9 : quel est le niveau attendu ?
Pour répondre positivement aux attentes du 9ème indicateur des 7 critères Qualiopi, l’organisme de formation doit démonter une communication claire et surtout complète de toutes les modalités pratiques auprès des bénéficiaires.
Toutes ces précisions essentielles comportent entre autres :
- l’accueil des apprenants ;
- le déroulement des sessions de formation ;
- le nom des référents pédagogiques et administratifs ;
- l’organisation logistique des programmes : hébergement, restauration, transport, rémunération, etc. ;
- les mesures de santé et de sécurité ;
- les modalités d’accessibilité, de suivi et d’accompagnement des personnes en situation de handicap
- pour les formations ouvertes à distance (FOAD) : les modalités d’accès au LMS (learning management system ou plateforme d’apprentissage en ligne), l’assistance technique et pédagogique disponible et les modalités de réalisation des séquences de formation à distance.
Il est important de noter que les modalités de diffusion de toutes ces informations doivent être adaptées pour toucher l’ensemble des publics : par mail, courrier, ou encore se montrer disponibles sur le site internet de l’OF.
Quelles preuves apporter ?
Lors de l’audit de certification, les organismes de formation doivent apporter des preuves concrètes de leur conformité à l’indicateur 9 Qualiopi. Divers documents détaillant les conditions de déroulement des prestations peuvent être présentés à l’auditeur, par exemple :
- le règlement intérieur ;
- un livret d’accueil ;
- les convocations des apprenants ;
- les Conditions générales d’utilisation (CGU) ;
- la liste des référents pédagogiques et administratifs ;
- l’organigramme de la structure ;
- les informations sur les aspects périphériques : hébergement, restauration, transport, rémunération ;
- les modalités d’accès et d’accompagnement pour les personnes en situation de handicap, etc.
Indicateur 9 : les possibles non-conformités
En cas de manquements de la part de l’organisme de formation, l’auditeur peut relever des situations de non-conformités mineures et majeures. Votre structure peut notamment être concernée si vous n’apportez pas les preuves suffisantes pour démontrer votre conformité aux exigences de l’indicateur 9.
Une non-conformité mineure se caractérise par une information incomplète dans l’échantillon audité et que les apprenants ne bénéficient pas de toutes les précisions nécessaires. Par exemple, cela peut concerner l’absence d’indication sur le lieu de la formation, le formateur, ou certaines modalités d’accueil.
L’auditeur peut également relever une non-conformité majeure si :
- les modalités d’accueil et les conditions de déroulement de la prestation ne sont pas formalisées dans l’échantillon audité ;
- les modalités et conditions ne sont pas communiquées aux bénéficiaires dans l’échantillon audité.
Pour répondre aux exigences de l’indicateur 9 du Référentiel national qualité, les organismes de formation peuvent mettre en place différentes bonnes pratiques :
- créer un document détaillant tous les aspects de la formation ;
- utiliser divers canaux de communication pour diffuser l’information : mail, site web, affichage physique, etc. ;
- personnaliser l’information en fonction du public : adultes, mineurs, personnes en situation de handicap ;
- mettre en place un système de vérification afin de vérifier que les bénéficiaires ont bien reçu et compris les informations ;
- former le personnel à l’importance d’une communication claire et transparente ;
- recueillir régulièrement les retours des apprenants pour améliorer la clarté et la pertinence des informations fournies.
En respectant les attentes de cet indicateur du RNQ, les organismes de formation améliorent l’efficacité de leurs prestations, leur expérience d’apprentissage et la confiance de leurs bénéficiaires.
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