La certification Qualiopi se montre aujourd’hui primordiale pour les organismes de formation (OF) souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés. Le Référentiel national qualité (RNQ) se compose de 7 critères divisés en 32 indicateurs.
Parmi eux, l’indicateur 23 revêt une importance particulière : il se concentre sur la veille légale et réglementaire dans le domaine de la formation professionnelle. Digiforma fait le point sur les principaux enjeux de cet indicateur et vous donne toutes les bonnes pratiques pour respecter les exigences de la certification.
Découvrir l’indicateur 23 Qualiopi en vidéo
Quels sont les enjeux de l’indicateur 23 Qualiopi ?
L’indicateur 23 de la certification Qualiopi oblige votre organisme à réaliser une veille régulière sur les aspects légaux et réglementaires de la formation professionnelle. Cette implication se montre nécessaire pour s’adapter à des réglementations en constante évolution et pour mettre en place des actions concrètes résultant de vos recherches.
Le respect de cet indicateur du critère 6 Qualiopi vous permet de garantir la conformité de vos pratiques et d’éviter de possibles sanctions liées au non-respect des obligations légales.
Surtout, une veille efficace et les actions qui en découlent présentent plusieurs enjeux cruciaux pour votre organisme de formation :
- adapter vos prestations : vous pouvez optimiser rapidement vos pratiques en fonction des évolutions réglementaires ;
- démontrer votre professionnalisme : vous proposez une expertise à jour à vos bénéficiaires et partenaires. Et vous gagnez en crédibilité en maintenant un haut niveau de qualité dans vos prestations de formation ;
- proposer des offres innovantes : vous identifiez facilement de nouvelles opportunités découlant des évolutions légales et réglementaires ;
anticiper les risques : vous pouvez prévoir les changements à venir et leurs impacts sur votre activité, mais aussi protéger les droits des apprenants et des formateurs.
Indicateur 23 : quel est le niveau attendu ?
Pour satisfaire les exigences de l’indicateur 23 du Référentiel national qualité, l’organisme de formation doit prouver la mise en œuvre d’un système de veille structuré et documenté. Mais aussi démontrer que ce travail a été transformé en actions concrètes et qu’un suivi régulier est réalisé.
Dans cette optique, il est primordial de se tenir constamment informé des changements concernant les lois et règlements qui régissent la formation professionnelle. Cela implique, par exemple :
- les nouvelles exigences de certification ;
- les évolutions des critères de financement ;
- les mises à jour des standards de qualité, etc.
Quelles mesures mettre en place ?
Plus concrètement, pour vérifier que votre organisme répond au niveau attendu, l’auditeur va concentrer son attention sur différents aspects clés, notamment :
- une identification de sources d’information pertinentes pour surveiller les dernières mises à jour légales et réglementaires ;
- une fréquence de veille régulière et adaptée au rythme des évolutions du secteur ;
- des procédures claires de traitement et d’analyse des informations recueillies ;
- une communication efficace des informations et de leur impact sur l’organisme ;
- une mise en application concrète des changements nécessaires.
Un impact direct sur la qualité de vos formations
Une veille légale et réglementaire efficace, comme demandée par l’indicateur 23 de la certification Qualiopi, va impacter directement la qualité des formations dispensées. Pour votre organisme de formation, répondre aux dernières normes et exigences lesquelles vous offre l’opportunité de :
- mettre à jour vos méthodes d’évaluation ;
- adapter vos contenus pédagogiques ;
- renforcer la sécurité et l’accessibilité des prestations ;
- améliorer la protection des données personnelles des apprenants ;
- optimiser la gestion administrative et financière des actions de formation.
Quelles preuves apporter ?
Lors de l’audit Qualiopi, vous allez devoir fournir des preuves concrètes de votre travail de veille légale et réglementaire. Pour vous aider dans cette démarche, voici quelques exemples de documents que vous pouvez présenter à l’organisme certificateur :
- des abonnements à des newsletters ou des revues spécialisées comme Formalerte ;
- l’adhésion à des organismes professionnels proposant une veille sectorielle ;
- des comptes-rendus de participation à des webinaires ou des conférences sur l’actualité de votre secteur d’activité ;
- un tableau de suivi des évolutions réglementaires avec dates et actions mises en place ;
- des procès-verbaux de réunions d’équipe mentionnant la diffusion d’informations légales ;
- les mises à jour de documents suite à des changements réglementaires : règlement intérieur, conditions générales de vente (CGV), etc. ;
des attestations de formation continue des responsables sur les aspects juridiques, etc.
Indicateur 23 : les possibles non-conformités
Dans le cadre de l’audit Qualiopi, des non-conformités mineures ou majeures peuvent être relevées concernant l’indicateur 23 du RNQ.
Ainsi, l’auditeur pourra considérer comme non-conformité mineure :
- une veille pas suffisamment formalisée ;
- une fréquence de veille trop irrégulière ;
- une diffusion partielle des informations au sein de l’équipe ;
- une absence de preuves pour certaines actions de veille effectuées.
En revanche, certains manquements peuvent entraîner une non-conformité majeure. C’est par exemple le cas d’une :
- absence totale de veille légale et réglementaire ;
- méconnaissance des obligations légales actuelles ;
- non-application des évolutions réglementaires majeures.
Pour éviter à votre organisme de s’exposer à un risque de non-conformité, au-delà des preuves à apporter (voir ci-dessus), vous pouvez adopter certaines bonnes pratiques au quotidien, notamment :
- désigner un référent veille au sein de votre structure ;
- établir une liste des sources d’information fiables : sites gouvernementaux, organisations professionnelles, cabinets juridiques spécialisés, etc. ;
- utiliser des outils de veille sur la formation comme Formalerte ;
- créer un planning de veille avec des échéances régulières ;
- instaurer un système de classification des informations par thématique et/ou niveau de priorités ;
- organiser des réunions régulières pour partager les informations importantes avec toutes les parties prenantes ;
- documenter les actions mises en oeuvre suite aux évolutions réglementaires ;
- évaluer régulièrement l’efficacité du processus de veille et l’ajuster si besoin.
En mettant en place un système de veille légale et réglementaire efficace, les organismes de formation ne se contentent pas de respecter les critères de certification Qualiopi : ils s’assurent également de rester compétitifs et performants dans un environnement en constante évolution.
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