La version 9 du guide de lecture Qualiopi, entrée en vigueur le 8 mars 2024, apporte des changements significatifs en ce qui concerne les sous-traitants intervenant dans le cadre du Compte personnel de formation (CPF). Cette nouvelle version vise à renforcer la qualité des formations professionnelles et à clarifier les responsabilités des différents acteurs du secteur.
Nouveautés et enjeux, indicateurs actualisés, conseils de préparation, déroulement des audits initiaux et de surveillance : retrouvez tout ce que vous devez savoir sur Qualiopi V9.
Qualiopi V9 : les nouveautés et enjeux pour les organismes de formation
La version 9 du guide de lecture Qualiopi – et non pas la 9ᵉ version du Référentiel national qualité (RNQ) – apporte des modifications importantes pour les organismes de formation et leurs sous-traitants.
Quels sont les changements clés par rapport à Qualiopi V8 ?
En comparaison avec la version 8 du guide de lecture sortie le 23 novembre 2023, cette V9 introduit plusieurs évolutions notables, à savoir :
- la certification Qualiopi devient obligatoire pour les sous-traitants intervenants dans le cadre du Compte personnel de formation (CPF), avec certaines exceptions pour les micro-entreprises sous conditions de chiffre d’affaires ;
- une clarification de la répartition des responsabilités entre donneurs d’ordre et sous-traitants ;
- le renforcement des exigences contractuelles entre les parties : chaque contrat de sous-traitance doit être formalisé par écrit, et inclure des détails spécifiques comme les missions, le contenu et la durée de la formation, les moyens mobilisés, etc.
À qui s’adresse Qualiopi V9 ?
La V9 du guide de lecture Qualiopi concerne tous les prestataires d’actions de développement des compétences, particulièrement :
- les organismes de formation (OF) et leurs sous-traitants intervenant dans le cadre du CPF ;
- les organismes donneurs d’ordre ;
- les auditeurs et organismes certificateurs.
Ces évolutions demandent aux OF de se montrer vigilants dans la sélection et la gestion de leurs sous-traitants afin de garantir la qualité et l’intégrité de leurs formations.
Version 9 du RNQ : ce qui évolue
La V9 du guide de lecture apporte des ajustements sur certains indicateurs du RNQ dans le but d’en renforcer la clarté et s’adapter aux nouvelles exigences du secteur de la formation professionnelle.
Une adaptation aux nouvelles exigences de la formation professionnelle
Cette nouvelle version permet de s’adapter aux évolutions du marché de la formation, notamment en :
- intégrant les dispositions de la loi anti-fraude au Compte personnel de formation (CPF) ;
- renforçant la traçabilité des prestations sous-traitées ;
- précisant les responsabilités en matière de qualité ;
- établissant un cadre plus strict pour la contractualisation.
Les critères et indicateurs actualisés
Le Référentiel national qualité se compose de 7 critères principaux, regroupant 32 indicateurs à respecter pour bénéficier de la certification Qualiopi. Logiquement, la V9 du guide de lecteur implique une actualisation et des modifications pour certains de ces points clés, par exemple :
- les indicateurs 1, 2 et 3 relèvent désormais exclusivement du donneur d’ordre ;
- les indicateurs 5, 7, 9, 13, 16 et 28 peuvent être partagés en fonction du contrat de missions ;
- l’indicateur 26 impose de nouvelles exigences pour l’accompagnement des personnes en situation de handicap ;
- l’indicateur 30 requiert que le sous-traitant recueille des retours sur sa prestation, de la part des bénéficiaires et de son donneur d’ordre.
Comment se préparer efficacement à Qualiopi V9 ?
La préparation à Qualiopi V9 nécessite une approche méthodique pour s’assurer de la conformité aux nouvelles exigences.
Auto-évaluation et identification des écarts
Il est primordial d’analyser chaque critère et indicateur du référentiel afin de comprendre les attentes des auditeurs. Pour ce faire, il est recommandé de :
- réaliser un diagnostic complet de vos pratiques actuelles ;
- identifier les cas de non-conformité potentiels ;
- évaluer l’impact des nouvelles exigences sur votre organisation ;
- définir un plan d’action prioritaire.
Mise en conformité et actions correctives
Une fois les écarts identifiés entre les pratiques actuelles de votre organisme et les exigences de la V9 Qualiopi, vous devez rapidement mettre en place des actions correctives. Cela peut impliquer :
- la révision des procédures internes ;
- la mise à jour des contrats de sous-traitance ;
- l’adaptation des processus de suivi et d’évaluation des formations ;
- la formation des équipes aux nouvelles exigences.
Documents et preuves à fournir
Pour justifier de votre conformité aux attentes de la certification Qualiopi, vous devez également identifier et de préparer les documents nécessaires pour chaque indicateur du référentiel, à savoir :
- les contrats de sous-traitance conformes aux nouvelles exigences ;
- les preuves de suivi et d’évaluation des prestations ;
- les documents attestant de la répartition des responsabilités ;
- les éléments de traçabilité des actions de formation.
L’audit Qualiopi : déroulement et bonnes pratiques
L’audit Qualiopi vise à vérifier la conformité des organismes de formation et de leurs sous-traitants aux nouvelles exigences de la version 9 du guide de lecture du RNQ.
Audit initial : ce qui change
L’audit initial mettra un accent particulier sur la gestion des sous-traitants et la conformité des contrats de sous-traitance, et plus précisément :
- la vérification approfondie des contrats de sous-traitance ;
- l’examen de la répartition des responsabilités ;
- l’évaluation de la mise en œuvre effective des exigences ;
- le contrôle du respect des obligations respectives.
Audit de surveillance et renouvellement
Au cours des audits de surveillance et de renouvellement, l’organisme certificateur vérifiera la mise en œuvre continue des exigences la V9 Qualiopi, notamment :
- le suivi des actions correctives précédentes ;
- la vérification de la maintenance du système qualité ;
- la gestion des sous-traitants ;
- l’amélioration continue des processus ;
- l’analyse des retours d’expérience.
Les erreurs fréquentes à éviter
Parmi les erreurs les plus fréquentes à éviter au cours de votre audit Qualiopi, on peut citer :
- le manque de formalisation des contrats de sous-traitance ;
- une documentation insuffisante des processus de suivi et d’évaluation des formations ;
- un manque de clarté dans la répartition des responsabilités ;
- le non-respect des exigences de traçabilité.
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Digiforma et Qualiopi V9 : comment notre solution peut vous aider ?
Digiforma vous propose des outils adaptés afin de faciliter la mise en conformité avec Qualiopi V9 et simplifier la gestion des exigences de la certification.
Digitaliser et simplifier la gestion des preuves Qualiopi
La solution Digiforma permet de centraliser et d’organiser efficacement tous les documents et preuves nécessaires pour l’audit Qualiopi. Un moyen de faciliter l’accès et la mise à jour de toutes ces informations.
Suivi des formations et traçabilité des actions pédagogiques
Digiforma offre des fonctionnalités de suivi détaillé des formations, permettant une traçabilité complète des actions pédagogiques, conformément aux exigences de la version 9.
Génération automatique de documents conformes
Notre plateforme permet de générer automatiquement des documents conformes aux exigences de Qualiopi, tels que les contrats de sous-traitance ou les rapports d’évaluation des formations.
La version 9 du guide de lecture Qualiopi apporte des changements significatifs, particulièrement en ce qui concerne la sous-traitance dans le cadre du CPF. Une préparation minutieuse et l’utilisation d’outils adaptés, comme ceux proposés par Digiforma, restent donc essentielles pour obtenir la précieuse certification et garantir la qualité de vos formations professionnelles.
