La certification Qualiopi est devenue un gage de qualité incontournable pour les organismes de formation (OF) en France, qui souhaitent bénéficier de financements publics ou mutualisés.
Parmi les 7 critères et 32 indicateurs qui constituent le Référentiel national qualité (RNQ), l’indicateur 12 met l’accent sur les actions présentant l’engagement des apprenants et réduisant le risque d’abandon au cours du parcours de formation.
Digiforma fait le point sur les différents enjeux et objectifs de cet indicateur du RNQ et vous donne des conseils pour respecter toutes les exigences de la certification Qualiopi.
Découvrir l’indicateur 12 Qualiopi en vidéo
Quels sont les enjeux de l’indicateur 12 Qualiopi ?
L’indicateur 12 de la certification Qualiopi vise à s’assurer que l’organisme de formation met en place les actions nécessaires pour préserver l’engagement des bénéficiaires et prévenir tous les éventuels risques d’abandon.
Il est ainsi nécessaire pour l’OF de mettre en œuvre toutes les stratégies proactives pour encourager la participation des apprenants tout au long du parcours de formation. Vous devez veiller à maintenir la motivation de votre public, l’accompagner dans l’identification et la résolution de problèmes et les encourager à aller jusqu’au bout de la formation.
Cet indicateur du critère 3 Qualiopi représente des enjeux et objectifs cruciaux pour l’organisme de formation, à savoir :
- réduire le taux d’abandon des formations ;
- améliorer la qualité de l’expérience d’apprentissage ;
- augmenter le taux de réussite des apprenants et leur niveau de satisfaction ;
- renforcer la réputation et l’efficacité des organismes de formation ;
- développer de nouvelles méthodes d’enseignement et optimiser les processus internes dans une démarche d’amélioration continue.
En se concentrant sur ces aspects, l’indicateur 12 vise à créer un environnement d’apprentissage plus inclusif et motivant, contribuant ainsi au succès global des programmes de formation.
Il est important de noter que cet indicateur ne concerne que les formations d’une durée supérieure à 2 jours. Cette précision permet de cibler les prestations où le risque d’abandon est plus élevé en raison de leur durée.
Indicateur 12 : quel est le niveau attendu ?
Pour satisfaire les attentes de ce 12ème indicateur des 7 critères Qualiopi, l’organisme de formation doit démontrer que des mesures formalisées existent et sont mises en œuvre concernant l’engagement des bénéficiaires et la prévention des abandons.
Plus clairement, les OF doivent élaborer des stratégies d’engagement clairement définies et documentées. Mais également démontrer leur application effective grâce à des preuves tangibles et matérialisées par des outils concrets.
Quelles preuves apporter ?
Pour répondre aux exigences de l’indicateur 12 du Référentiel national qualité, les organismes doivent apporter des preuves concrètes au cours de l’audit de certification. Vous pouvez ainsi présenter différents types d’éléments à l’auditeur Qualiopi, le jour de sa visite, par exemple :
- la procédure de gestion des abandons et le système de relance systématique ;
- le listing des relances téléphoniques effectuées ;
- le carnet de rendez-vous de suivi avec les apprenants ;
- les outils et méthodes favorisant l’implication du bénéficiaire : documents co-construits, espaces partagés, etc. ;
- les enquêtes de terrain sur l’engagement des apprenants ;
- une plateforme pédagogique interactive ;
- les diverses modalités pédagogiques proposées ;
- les outils pédagogiques favorisant l’interactivité et la participation des stagiaires ;
- la qualité de l’analyse des besoins et des procédures de positionnement.
Concernant les formations en alternance, des preuves supplémentaires peuvent être nécessaires comme :
- les contacts et visites régulières avec les entreprises partenaires ;
- l’organisation de rencontres entre formateurs, tuteurs et maîtres d’apprentissage ;
- les modalités d’accompagnement spécifiques pour détecter et prévenir les risques d’abandon.
Enfin, une attention particulière est également portée aux mesures mises en place pour les personnes en situation de handicap, avec des éléments démontrant les adaptations proposées pour prévenir les abandons.
Indicateur 12 : les possibles non-conformités
Dans le cadre de l’audit Qualiopi, des non-conformités mineures et majeures peuvent être relevées en cas de manquements face aux exigences de l’indicateur 12.
Ainsi, votre auditeur pourra considérer comme une non-conformité mineure, une mise en œuvre partielle des mesures définies. Cela signifie concrètement que l’organisme de formation a bien développé des stratégies d’engagement, mais que leur application n’est pas systématique ou complète.
Un cas de non-conformité majeure peut également être constaté dans les cas de figure suivants :
- absence totale de mesures pour favoriser l’engagement et prévenir les ruptures de parcours des bénéficiaires ;
- mesures partiellement définies ou insuffisamment formalisées ;
- absence de mise en œuvre des mesures prévues.
Pour satisfaire pleinement aux exigences de l’indicateur 12 Qualiopi, les organismes de formation peuvent mettre en place différentes bonnes pratiques, notamment :
- mettre en place un processus de gestion des abandons formalisé et documenté ;
- utiliser des outils de suivi pédagogique favorisant l’implication active des bénéficiaires ;
- effectuer des relances régulières et personnalisées auprès des apprenants présentant un risque d’abandon ;
- proposer des modalités pédagogiques variées et adaptées aux besoins spécifiques des apprenants ;
- organiser des sessions de rattrapage ou proposer des replays des formations pour les absents ;
- mettre en place un système de tutorat entre apprenants ;
- réaliser des enquêtes de satisfaction régulières pour identifier les points d’amélioration.
En mettant l’accent sur l’engagement des bénéficiaires et la prévention abandons, l’indicateur 12 incite les OF à adopter une approche proactive et centrée sur l’apprenant, tout en renforçant leur efficacité pédagogique de manière continue.
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