Qu’est-ce que le portage Qualiopi ?

Le portage Qualiopi fait figure de solution particulièrement intéressante pour certains formateurs et organismes de formation, en leur permettant de bénéficier des atouts de Qualiopi sans passer par le processus complet de certification.

Fonctionnement, avantages du dispositif, critères à prendre en compte pour choisir une société de portage, pièges à éviter : retrouvez tout ce que vous devez savoir sur le portage Qualiopi.

Définition du portage Qualiopi

Le portage Qualiopi désigne la pratique par laquelle un organisme de formation (OF) certifié étend les avantages de sa certification Qualiopi à des formateurs indépendants ou à des organismes de formation qui, eux, ne sont pas certifiés. On parle également de “porteur de la certification Qualiopi”.

Plus concrètement, l’organisme certifié devient alors un intermédiaire officiel qui commercialise et gère administrativement les formations, tandis que le formateur non certifié intervient en tant que sous-traitant pour animer ces formations.

Toutefois, pour que le portage Qualiopi se montre valide, l’organisme porteur doit s’assurer de la conformité de plusieurs éléments essentiels, à savoir :

• l’expertise pédagogique et métier du formateur ;
• le respect des processus de formation, de l’analyse des besoins jusqu’aux évaluations finales ;
• le respect des obligations légales dans le cadre de la sous-traitance : KBis, attestation RC Pro, NDA, etc.

Ce dispositif permet aux professionnels non certifiés de proposer des formations éligibles à une prise en charge par les financeurs de la formation professionnelle, comme les Opérateurs de compétences (OPCO).

Le portage Qualiopi est-il autorisé ?

La question de la légalité du portage Qualiopi a connu d’importantes évolutions ces dernières années. Si cette pratique a longtemps été tolérée sans cadre précis, la situation a changé avec les récentes mesures anti-fraude.

Dans le détail, depuis la loi de finances 2023 et le décret n°2023-1350 du 28 décembre 2023, des restrictions ont été apportées pour les formations financées par le Compte personnel de formation (CPF). Entré en vigueur le 1ᵉʳ avril 2024, ce décret interdit le portage Qualiopi pour les formations CPF.

Qu’est-ce que cela implique ? Concrètement :

• pour les formations CPF : les sous-traitants doivent désormais disposer de leur propre certification Qualiopi – sauf exceptions très limitées – mettant ainsi fin au portage Qualiopi dans ce cadre spécifique ;
• pour les autres types de financements : le portage Qualiopi reste légalement autorisé pour les formations financées par les OPCO/FAF, ainsi que pour les dispositifs de France Travail comme l’Aide individuelle à la formation (AIF).

Cette nouvelle réglementation s’inscrit dans une volonté de renforcer la qualité des formations et, surtout, de lutter contre les abus constatés dans l’utilisation du CPF.

Pourquoi Qualiopi est-il essentiel pour les organismes de formation ?

La certification Qualiopi se montre aujourd’hui incontournable et offre de nombreux avantages aux organismes de formation qui en bénéficient.

Un gage de qualité reconnu

Qualiopi atteste de la qualité des processus mis en œuvre par les prestataires d’actions de développement des compétences. Cette certification se base sur le respect des exigences d’un Référentiel national qualité (RNQ) composé de 7 critères et de 32 indicateurs.

Un accès aux financements publics

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, la certification Qualiopi se veut obligatoire pour tous les organismes de formation souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés : OPCO, État, Régions, France Travail, CPF, etc.

Une reconnaissance sur un marché concurrentiel

Au-delà de l’aspect financier, Qualiopi représente un critère de choix pour les entreprises et les particuliers en quête de formations de qualité. Cette certification constitue un avantage concurrentiel significatif et rassure les clients potentiels sur le sérieux de l’organisme.

Pour les formateurs indépendants, l’obtention de Qualiopi représente cependant un investissement conséquent et des contraintes administratives importantes, ce qui explique l’attrait du portage Qualiopi comme alternative.

Comment fonctionne le portage Qualiopi ?

Le portage Qualiopi s’apparente à une relation contractuelle tripartite, impliquant l’organisme de formation certifié, le formateur non certifié et le client final.

Le rôle d’une société de portage spécialisée en Qualiopi

La société de portage occupe un rôle central dans le dispositif et assume de nombreuses responsabilités, notamment :

• la vérification des compétences du formateur à travers son titre, ses expériences ou via une évaluation directe ;
• la fourniture de tous les documents et processus nécessaires pour répondre aux exigences Qualiopi ;
• la gestion administrative complète de la formation ;
• la relation avec le client final, de la contractualisation jusqu’au bilan de formation ;
• l’interface avec les financeurs de la formation.

Dans cette situation, l’organisme porteur devient officiellement et juridiquement l’organisateur de la formation et doit donc assumer l’entière responsabilité de la qualité des prestations délivrées.

Les avantages du portage pour les formateurs

Le portage Qualiopi présente plusieurs avantages significatifs pour les formateurs indépendants ou les petits organismes de formation qui bénéficient de ce dispositif.

Simplification administrative

Le portage Qualiopi permet aux formateurs de se concentrer sur leur cœur de métier tout en se libérant des tâches administratives qui reviennent à l’organisme porteur. Pour de nombreux formateurs, cette simplification représente un gain de temps considérable et leur permet de se consacrer pleinement à la conception et à l’animation de leurs formations.

Conformité réglementaire

Le secteur de la formation professionnelle est soumis à une réglementation en constante évolution. Grâce au portage Qualiopi, les formateurs s’assurent que leurs prestations respectent l’ensemble des exigences légales.

L’organisme porteur garantit, lui, la conformité des documents et des processus avec le RNQ et les autres obligations légales. Une expertise précieuse pour des formateurs qui ne disposent pas forcément des ressources nécessaires pour se tenir informés de toutes les nouveautés légales.

Accès aux financements

C’est sans doute l’avantage le plus déterminant du portage Qualiopi : il permet aux formateurs non certifiés d’accéder indirectement aux financements publics et mutualisés de la formation professionnelle, hors CPF (voir ci-dessus). Cette possibilité élargit leur marché potentiel et leur permet de proposer des tarifs compétitifs grâce à la prise en charge partielle ou totale des coûts de formation.

Portage Qualiopi : est-ce la bonne solution pour vous ?

Vous êtes formateur et vous envisagez de vous tourner vers le portage Qualiopi ? Prenez le temps d’évaluer si cette solution correspond à votre profil et à vos objectifs professionnels.

Profil des formateurs et consultants concernés

Le portage Qualiopi s’adresse principalement aux :

• formateurs indépendants qui ne souhaitent pas s’engager dans la démarche de certification Qualiopi, jugée trop coûteuse ou chronophage pour leur activité ;
• formateurs occasionnels dont le volume d’activité ne justifie pas l’investissement dans une certification ;
• consultants experts qui dispensent des formations dans le cadre d’une activité plus large de conseil, sans que la formation soit leur cœur de métier ;
• nouveaux entrants sur le marché de la formation qui souhaitent démarrer leur activité sans attendre l’obtention de la certification ;
• petits organismes de formation qui n’ont pas les ressources nécessaires pour maintenir une certification Qualiopi.

En revanche, le portage Qualiopi peut se montrer moins pertinent pour :

• les formateurs dont l’activité est principalement orientée vers le CPF, désormais exclu du portage ;
• les organismes de formation de taille importante, pour lesquels l’obtention de la certification Qualiopi représente un investissement rentable et pertinent ;
• les formateurs souhaitant conserver une indépendance totale dans la gestion administrative et commerciale de leurs activités.

Étapes pour démarrer avec une société de portage Qualiopi

Vous avez décidé d’opter pour le portage Qualiopi ? Voici les 6 étapes clés à suivre pour profiter de tous les avantages de cette solution :

• 1. Recherche et sélection d’un organisme porteur : identifiez des organismes certifiés Qualiopi proposant des services de portage dans votre domaine d’expertise ;
• 2. Prise de contact : rencontrez l’organisme pour présenter votre activité et comprendre leurs conditions de portage ;
• 3. Vérification des compétences : préparez-vous à démontrer vos compétences pédagogiques et votre expertise métier ;
• 4. Contractualisation : établissez un contrat clair définissant les modalités de collaboration ;
• 5. Formation aux outils et processus : familiarisez-vous avec les outils et processus de l’organisme porteur ;
• 6. Co-construction des offres de formation : travaillez avec l’OF pour élaborer des programmes conformes aux exigences Qualiopi.

Vous pourrez alors commencer vos premières formations et proposer vos offres via l’organisme porteur.

Comment choisir une entreprise de portage Qualiopi ?

Le choix de l’organisme porteur se montre évidemment déterminant pour le succès de votre démarche de portage Qualiopi.

Critères à prendre en compte

Plusieurs éléments clés doivent être pris en compte au moment de votre choix

Expertise sectorielle

Privilégiez un organisme porteur spécialisé dans votre domaine d’expertise ou, au minimum, possédant une bonne connaissance de celui-ci. Cette spécialisation garantit une meilleure compréhension de vos besoins et de ceux de vos clients, ainsi qu’une plus grande pertinence dans l’accompagnement proposé.

Conformité de la certification

Il est impératif de vérifier la conformité de la certification Qualiopi de l’organisme. Depuis quand est-il certifié ? A-t-il déjà passé avec succès un audit de surveillance ? Ces éléments vous donneront des indications sur la rigueur de sa démarche qualité.

N’hésitez pas à demander des précisions sur son organisation interne et sur les moyens mis en œuvre pour garantir la conformité au Référentiel national qualité.

Qualité de l’accompagnement

Évaluez la qualité de l’accompagnement proposé : l’organisme se contente-t-il de vous “prêter” sa certification ou vous propose-t-il un véritable accompagnement pédagogique et administratif ?

Les meilleurs organismes de portage offrent un accompagnement complet, incluant des conseils sur la conception pédagogique, des outils performants pour la gestion administrative, et un suivi personnalisé pour chaque formation. Un aspect d’autant plus précieux si vous débutez dans le métier de la formation.

Montant des frais

Comparez les structures de frais des différents organismes. Les modèles économiques varient considérablement : certains prélèvent un pourcentage sur le chiffre d’affaires, d’autres appliquent des frais fixes par formation ou par journée.

Assurez-vous de bien comprendre ce qui est inclus dans ces frais et d’évaluer l’impact sur votre rentabilité. Attention également aux éventuels frais cachés – par exemple, frais de dossier ou d’adhésion – qui pourraient alourdir la facture.

Les pièges à éviter dans le choix du portage

Dans votre recherche d’un organisme de portage Qualiopi, restez vigilant face à certains pièges courants, notamment :

• les promesses trop belles : méfiez-vous des organismes qui promettent un accès illimité et sans contrainte à tous les financements, y compris le CPF malgré les récentes restrictions ;
• l’absence de vérification : évitez les organismes qui ne vérifient pas sérieusement vos compétences et acceptent de porter n’importe quelle formation sans contrôle préalable ;
• le manque de transparence sur les conditions commerciales ou les responsabilités de chacun ;
• l’insuffisance des outils et processus mis à disposition pour respecter les exigences Qualiopi ;
• la dépendance excessive créée par certains contrats qui peuvent limiter drastiquement votre autonomie ;
• les organismes multiactivités qui ne sont pas spécialisés dans la formation et pour qui le portage Qualiopi n’est qu’une activité annexe.

Prenez le temps de rencontrer plusieurs organismes, de comparer leurs offres et, si possible, de recueillir des témoignages d’autres formateurs travaillant déjà avec eux.

Questions fréquentes sur le portage Qualiopi

Vous souhaitez en savoir plus sur le portage Qualiopi ? Voici quelques éléments de réponses aux questions les plus courantes.

Peut-on conserver son autonomie en portage Qualiopi ?

La question de l’autonomie reste cruciale pour de nombreux formateurs indépendants qui craignent de perdre leur liberté en optant pour le portage Qualiopi. En réalité, le degré d’autonomie varie selon l’organisme porteur choisi.

Sur le plan pédagogique, la plupart des organismes de portage laissent une grande liberté aux formateurs concernant le contenu et les méthodes de leurs prestations, tout en s’assurant que les formations respectent les critères de qualité requis. Vous restez généralement maître de votre expertise et de votre approche pédagogique.

En revanche, sur le plan administratif et commercial, le formateur doit nécessairement s’adapter aux processus et outils de l’organisme porteur. Cela implique de respecter certaines contraintes en termes de formats de documents, de délais de transmission des informations ou encore de processus d’évaluation.

Le meilleur équilibre consiste à trouver un organisme porteur dont les processus sont suffisamment structurés pour garantir la conformité Qualiopi, mais assez souples pour s’adapter à votre façon de travailler.

Quel est le coût du portage pour un formateur ?

Le coût du portage Qualiopi reste un élément déterminant dans votre décision d’opter pour cette solution. Les modèles économiques pratiqués par les organismes de portage se montrent variés :

• Commission sur le chiffre d’affaires : c’est le modèle le plus répandu. L’organisme porteur prélève un pourcentage sur le montant facturé au client final. Ce pourcentage varie généralement entre 5% et 20% selon les services inclus et la notoriété de l’organisme ;
• Frais fixes par formation : certains organismes appliquent un montant forfaitaire pour chaque formation portée, indépendamment de son montant. Ce modèle peut se montrer avantageux pour les formations à fort montant ;
• Abonnement mensuel : plus rare, ce modèle consiste à payer un abonnement régulier donnant droit à un certain volume de portage.

Au-delà de ces coûts directs, il faut également considérer les éventuels frais annexes :

• frais d’adhésion ;
• frais de dossier pour chaque nouvelle formation ;
• coûts liés à l’utilisation d’outils spécifiques.

Pour évaluer correctement le coût réel du portage, comparez-le à ce que vous coûterait l’obtention et le maintien de votre propre certification Qualiopi :

• audit initial ;
• audit de surveillance ;
• audit de renouvellement ;
• temps consacré à la gestion de la qualité.

Pour certains formateurs, même avec une importante commission de 20%, le portage peut rester économiquement plus avantageux que la certification directe, sans compter le gain de temps sur les aspects administratifs.

Le portage permet-il de répondre aux audits Qualiopi ?

Cette question préoccupe légitimement les professionnels qui redoutent que leurs formations portées ne résistent pas à un audit Qualiopi. La réponse dépend largement de la rigueur de l’organisme porteur et de la qualité de la collaboration établie.

Dans un dispositif de portage bien structuré, l’organisme porteur assume l’entière responsabilité vis-à-vis de l’auditeur Qualiopi. C’est lui qui sera audité sur la conformité des processus, y compris pour les formations sous-traitées. Il doit donc s’assurer que toutes les exigences du RNQ soient correctement respectées pour chaque formation portée.

Pour cela, un organisme de portage fiable mettra en place :

• des processus rigoureux de sélection et d’évaluation des formateurs sous-traitants ;
• des outils permettant de collecter et d’organiser toutes les preuves nécessaires ;
• des procédures de contrôle qualité appliquées à chaque étape de la formation ;
• un accompagnement des formateurs pour garantir leur conformité aux exigences.

En tant que formateur porté, vous pourriez être sollicité lors d’un audit pour témoigner de votre expérience ou présenter certains éléments de vos formations. Il est donc essentiel de bien comprendre les attentes de l’organisme porteur et de respecter scrupuleusement ses processus qualité.