Qualiopi et VAE : comment obtenir la certification ?

La certification Qualiopi se montre aujourd’hui incontournable pour les prestataires de Validation des acquis de l’expérience (VAE) souhaitant accéder aux financements publics et mutualisés.

Définition et objectifs de la VAE, exigences du Référentiel national qualité, preuves à fournir, étapes clés de la certification, rôle de l’architecte accompagnateur de parcours : retrouvez tout ce que vous devez savoir sur Qualiopi et la VAE.

Qu’est-ce que la Validation des acquis de l’expérience (VAE) ?

La Validation des acquis de l’expérience, ou VAE, désigne un dispositif permettant à toute personne de faire reconnaître ses compétences et expériences professionnelles, bénévole ou volontaire par l’obtention d’un diplôme, d’un titre ou d’une certification professionnelle inscrite au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP)

Définition et objectifs de la VAE

La VAE représente une voie alternative pour obtenir une certification professionnelle, en valorisant les expériences et compétences acquises tout au long de son parcours professionnel et personnel.

Ce dispositif se montre accessible à toute personne, quel que soit son âge, sa nationalité, son statut et son niveau de formation, justifiant d’une expérience en rapport direct avec la certification visée.

La Validation des acquis de l’expérience permet de répondre à plusieurs objectifs principaux, à savoir :

• reconnaître officiellement des compétences acquises par l’expérience professionnelle et personnelle ;
• faciliter l’évolution professionnelle et la mobilité ;
• accéder à une certification sans suivre un parcours de formation traditionnel ;
• renforcer l’employabilité des individus.

Pourquoi intégrer la VAE dans une démarche qualité Qualiopi ?

L’intégration de la VAE au sein de la certification Qualiopi se montre essentielle pour votre organisme, et ce, pour plusieurs raisons :

• Accès aux financements : la démarche qualité Qualiopi est indispensable pour les organismes souhaitant bénéficier de financements publics (État, Région, France Travail) et mutualisés (Opérateur de compétences ou OPCO) ;
• Garantie de qualité : Qualiopi impose des standards élevés aux organismes, afin de démontrer la fiabilité des processus de VAE et assurer aux candidats un accompagnement de qualité ;
• Reconnaissance et attractivité : la certification renforce la légitimité et la crédibilité des organismes de VAE auprès des candidats et des financeurs ;
• Amélioration continue : Qualiopi encourage les organismes à structurer et à optimiser constamment leurs pratiques d’accompagnement.

Qualiopi et VAE : quelles exigences ?

Afin de satisfaire les exigences de la certification Qualiopi, les organismes de VAE doivent répondre à des critères spécifiques du Référentiel national qualité (RNQ).

Les critères du Référentiel National Qualité (RNQ) en lien avec la VAE

Le RNQ se compose de 32 indicateurs répartis au sein de 7 critères principaux :

• 1. Information au public ;
• 2. Objectif et adaptation des prestations ;
• 3. Accueil, suivi et évaluation du public ;
• 4. Adéquations des moyens ;
• 5. Qualification du personnel ;
• 6. Investissement dans l’environnement professionnel ;
• 7. Appréciations et amélioration continue.

En ce qui concerne la Validation des acquis de l’expérience, certains indicateurs comportent des exigences particulières qui structurent l’accompagnement des candidats.

Comment la VAE répond aux indicateurs Qualiopi ?

Le Référentiel national qualité comporte plusieurs indicateurs spécifiques à la VAE qui détaillent précisément toutes les obligations des prestataires :

• Indicateur 1 : les contraintes et exigences de VAE doivent être clairement formalisées et communiquées, notamment les modalités d’instruction et de faisabilité. Pour les diplômes de l’Éducation nationale, les modalités de l’étude personnalisée doivent être clairement communiquées ;
• Indicateur 5 : l’accompagnement doit être contractualisé en énonçant les engagements respectifs du bénéficiaire et de l’accompagnateur, incluant la méthode utilisée, les modalités individuelles et collectives, ainsi que l’échéancier de mise en œuvre ;
• Indicateur 10 : le prestataire doit mettre en œuvre des phases individuelles et/ou collectives en adaptant la durée et les modalités d’accompagnement aux besoins spécifiques de chaque bénéficiaire ;
• Indicateur 11 : le dossier de suivi du candidat doit permettre d’apprécier sa progression tout au long de la prestation au regard des objectifs fixés ;
• Indicateur 16 : le prestataire doit démontrer qu’il a obtenu auprès du certificateur les conditions de présentation aux certifications et les calendriers de jury ;
• Indicateur 18 : les intervenants externes impliqués dans l’accompagnement ne peuvent être ni les certificateurs ni les financeurs ;
• Indicateur 21 : les accompagnateurs doivent être formés à l’analyse des référentiels métiers et certifications dont ils ont la charge, ainsi qu’à la méthodologie d’accompagnement VAE.

Les preuves attendues lors d’un audit Qualiopi pour une activité VAE

Au cours de l’audit Qualiopi, les organismes de VAE doivent fournir des preuves concrètes de leur conformité aux indicateurs. par exemple :

• documents d’information et de communication détaillant les étapes du parcours VAE ;
• contrats d’accompagnement précisant les engagements mutuels ;
  dossiers de suivi individualisés des candidats ;
• preuves de qualification et de formation continue des accompagnateurs ;
  conventions ou correspondances avec les certificateurs ;
• outils de suivi de la progression et d’évaluation ;
• bilans quantitatifs et qualitatifs des accompagnements réalisés ;
• documentation sur la veille réglementaire et ses modalités de diffusion ;
• preuves de l’adaptation des parcours aux besoins individuels ;
• indicateurs de performance et de satisfaction.

Les étapes clés pour réussir sa certification Qualiopi avec la VAE

Pour obtenir la certification Qualiopi, les prestataires de VAE doivent respecter une préparation et une organisation rigoureuses, à travers plusieurs étapes clés.

L’organisation interne et la mise en conformité des process

Tout d’abord, l’organisme souhaitant bénéficier d’une certification Qualiopi doit correctement s’organiser en interne. Cela implique notamment de :

• réaliser un diagnostic initial pour comprendre les exigences du RNQ et évaluer la conformité aux critères Qualiopi ;
• évaluer ses pratiques actuelles afin d’identifier les points forts et les axes d’amélioration ;
• identifier les écarts entre vos pratiques et les exigences Qualiopi ;
• mettre en place le plan d’action nécessaire ;
• former le personnel aux exigences Qualiopi et aux spécificités de la VAE ;
• formaliser les processus et les procédures internes.

La collecte des preuves et la gestion documentaire

Pour l’obtention de la certification Qualiopi, il est nécessaire de mettre en place un système de gestion documentaire rigoureux, comprenant :

• les procédures d’accompagnement ;
• les outils de suivi ;
• les modèles de documents ;
• les preuves de réalisation ;
• les indicateurs de performance.

L’accompagnement des candidats dans leur parcours VAE

L’architecte accompagnateur de parcours (AAP) occupe un rôle central dans l’accompagnement des candidats dans le processus de VAE. Ses missions sont nombreuses :

• identifier les objectifs de la VAE pour chaque candidat ;
• orienter vers la certification la plus adaptée ;
• développer un accompagnement personnalisé ;
• préparer le candidat à la rédaction de son dossier et à l’entretien avec le jury ;
• simplifier les démarches administratives ;
• faciliter l’accès aux financements.

La certification Qualiopi représente donc un enjeu majeur pour les prestataires de VAE. Elle garantit la qualité des prestations, renforce la crédibilité des organismes et favorise l’amélioration continue des pratiques d’accompagnement.

Cette synergie entre qualité et accompagnement personnalisé contribue à faire de la Validation des acquis de l’expérience un puissant levier pour la reconnaissance des compétences et l’évolution professionnelle des individus.