La certification Qualiopi, devenue incontournable dans le secteur de la formation professionnelle, garantit la qualité des prestations proposées par les organismes de formation (OF).
Parmi les 32 critères qui composent les 7 grands critères du Référentiel national qualité (RNQ), l’indicateur 4 se distingue comme un levier essentiel, focalisé sur l’analyse précise des besoins des bénéficiaires. Digiforma fait le point sur les objectifs et les enjeux importants de cet indicateur Qualiopi, et vous donne ses conseils pour respecter les exigences de la certification Qualiopi.
Découvrir l’indicateur 4 Qualiopi en vidéo
Quels sont les enjeux de l’indicateur 4 Qualiopi ?
L’indicateur 4 de la certification Qualiopi se concentre sur l’analyse du besoin du bénéficiaire, tout en tenant compte des attentes de son entreprise et/ou des financeurs impliqués.
Cet indicateur du critère 2 Qualiopi revêt donc une importance cruciale puisqu’il permet de s’assurer que les formations proposées répondent réellement aux besoins spécifiques des apprenants et des organisations, tout en étant en accord avec les objectifs professionnels définis.
Dans cette optique, l’OF doit alors mettre en place un processus d’analyse approfondi des besoins du bénéficiaire avant le début de la prestation. Au-delà de l’identification précise des attentes, cela permet à l’organisme d’adapter ses formations aux spécificités de l’apprenant et de son contexte professionnel. Un moyen également d’assurer l’adéquation entre les compétences visées et les besoins réels du marché du travail.
Surtout, le respect de l’indicateur 4 du Référentiel national qualité représente des enjeux majeurs pour l’organisme de formation notamment en termes de :
- personnalisation de la formation : en analysant finement les besoins, l’OF peut proposer une prestation sur-mesure, améliorant ainsi l’impact de la formation ;
- satisfaction de la clientèle : une formation adaptée augmente la satisfaction des apprenants et contribue à les fidéliser ;
- efficacité pédagogique : l’analyse des besoins permet d’optimiser le contenu et les méthodes pédagogiques employées pour atteindre les objectifs fixés ;
- retour sur investissement : une formation ciblée sur les besoins réels génère un meilleur retour sur investissement pour l’entreprise.
Indicateur 4 : quel est le niveau attendu ?
Pour satisfaire les attentes du 4ème indicateur des 7 critères Qualiopi, l’organisme de formation doit démontrer qu’il existe un processus permettant de comprendre et d’analyser les besoins des bénéficiaires, tout en répondant à leurs objectifs professionnels.
En parallèle, vous devez également déterminer les contenus et les modalités de vos prestations en fonction des résultats de vos études. De plus, il est impératif de formaliser la procédure d’analyse des besoins dans un document accessible.
Dans le cas où l’organisme de formation accueille des apprenants en situation de handicap, il est nécessaire de montrer les mesures mises en place pour adapter le parcours du bénéficiaire en termes de pédagogie, matériel, rythme de la formation, ou moyens techniques et humains.
Quelles preuves apporter ?
Le jour de l’audit de certification, vous devez être en mesure d’apporter toutes les preuves concrètes du bon respect des exigences de l’indicateur 4 du RNQ. Pour démontrer votre conformité, l’organisme de formation peut fournir à l’auditeur différents types d’éléments, par exemple :
- des questionnaires ou des applications numériques d’évaluation des besoins ;
- des formulaire d’entretien pour l’évaluation des prérequis ;
- des comptes-rendus d’entretiens avec les bénéficiaires ou les entreprises ;
- des offres commerciales détaillant l’analyse des besoins ;
- des contrats ou conventions de formation mentionnant les objectifs et les modalités définis suite à l’analyse
- des tableaux de bord, rapports ou systèmes de gestion de l’apprentissage suivant la progression des apprenants et les résultats obtenus, etc.
Il est important de noter que tous ces documents doivent être à jour, utilisés systématiquement et refléter une réelle pratique d’analyse des besoins.
Indicateur 4 : les possibles non-conformités
Dans le cadre de l’audit Qualiopi, des situations de non-conformités majeures peuvent être relevées en cas de manquements et de non-respect (même partiel) des exigences de l’indicateur 4. C’est par exemple le cas si :
- les besoins des bénéficiaires ne sont pas analysés ou seulement partiellement analysés ;
- l’analyse du besoin n’est pas cohérente avec la finalité de la prestation proposée par l’OF ;
- le besoin n’est pas analysé en lien avec l’entreprise et/ou les financeurs concernés.
Bon à savoir
L’indicateur 4 ne peut pas faire l’objet d’une non conformité mineure.
Il est important de rappeler qu’en cas de non-conformité majeure, l’organisme de formation ne peut pas être certifié au RNQ. Toutefois, l’OF dispose d’un délai de 3 mois suivant l’audit pour envoyer les preuves nécessaires de correction à l’organisme certificateur et lever la non-conformité.
Pour vous assurer de respecter pleinement les exigences de l’indicateur 4, voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre :
- Formaliser une procédure claire d’analyse des besoins ;
- Former l’équipe pédagogique aux techniques d’analyse des besoins ;
- Créer des outils standardisés mais personnalisables : questionnaires, grilles d’entretien, etc. ;
- Impliquer les entreprises clientes dans le processus d’analyse ;
- Documenter systématiquement les résultats de l’analyse et les adaptations d’offres qui en découlent ;
- Mettre en place un système de suivi pour s’assurer que l’analyse des besoins influence réellement le contenu et les modalités de la formation ;
- Réaliser des bilans post-formation pour vérifier l’adéquation entre les besoins identifiés et les résultats obtenus ;
- Actualiser régulièrement les méthodes d’analyse en fonction des retours d’expérience.
En mettant l’accent sur l’analyse approfondie des besoins, les organismes de formation peuvent non seulement satisfaire aux exigences de Qualiopi, mais aussi améliorer significativement la qualité de leurs prestations et la satisfaction de leurs apprenants.
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