Le guide des organismes de formation

symbole-digiforma-crayon Comment mettre en œuvre une démarche qualité dans le secteur de la formation professionnelle ?

Si la qualité n’est pas une notion récente dans le secteur de la formation professionnelle, la publication du décret qualité du 30 juin 2015 a entrainé de profondes mutations tant sur le plan du financement de la formation professionnelle par les organismes collecteurs agréés (OPCA) que dans la mise en place d’une stratégie qualité au sein des organismes de formation.

Avec la création du DataDock, les organismes de formation doivent fournir 21 preuves  pour justifier leur conformité aux 6 critères qualité fixés par la loi. Toutefois, les dispensateurs de formation disposant de labels et certifications qualité bénéficient d’une procédure simplifiée. Pour autant, l’acquisition d’un label ou certification est loin d’être aisé et cette démarche doit répondre à plusieurs critères.

En 2016, la première liste du Cnefop (Conseil national de l’emploi, de la formation et de l’orientation professionnelle) avait été publiée contenant les acteurs de la formation habilités à délivrer un label de qualité aux OF. En 2018, un nouveau projet de loi est en préparation et un nouveau volet « qualité » sera mis en place afin de simplifier le système de certification des formations professionnelles.

Normes, labels et certifications : quelles différences ?

Les normes, les labels et les certifications permettent d’attester de la qualité d’une action de formation. Cette démarche est volontaire et constitue un gage de confiance et de sérieux entre un organisme de formation et ses clients.

Les normes, labels et certifications reposent sur la notoriété de l’établissement attestant de la qualité d’une formation et du mode de reconnaissance de cette démarche.

Dans le secteur de la formation professionnelle comme dans tout autre marché, les normes sont des documents dans lesquels sont décrites les caractéristiques d’un produit ou d’un service de qualité. Ils sont édités par des organismes de normalisation officiels au niveau national (AFNOR) ou international (ISO) reconnus. L’acquisition d’une norme qualité est volontaire. Toutefois, certaines normes sont devenues obligatoires suite à la publication d’un arrêté signé du ministre de l’Industrie ou des ministères concernés.

Les certifications vont permettre d’attester la mise en conformité d’un produit ou service (en l’occurrence une action de formation) avec une norme en vigueur. Pour obtenir une certification, un dispensateur de formation doit être audité par un organisme certificateur et indépendant. L’obtention d’une certification confère une certaine visibilité à l’entreprise qui dispose d’un logo spécifique.

Un label qualité est une marque délivrée par une association, syndicat professionnel qui permet d’attester de la qualité d’un produit ou d’un service en s’appuyant sur un référentiel dûment complété. Les labels permettent aux organismes de formation de disposer d’une véritable reconnaissance dans le secteur de la formation professionnelle. Les labels qualité constituent une excellente base pour construire des argumentaires commerciaux. De plus, ils permettent de se démarquer de ses concurrents et de pallier l’absence de formations donnant lieu à un diplôme ou à l’obtention d’un titre professionnel.

Enfin, depuis la publication du décret qualité, l’obtention d’un label permet à un organisme de formation de bénéficier d’une démarche simplifiée et considérablement allégée pour être référencé sur le DataDock.

Les durées des labels varient considérablement en fonction de leur nature. Ainsi, certains labels sont attribués pour une durée limitée (de 1 à 6 ans). Le fait d’être labélisé aujourd’hui ne garantit pas que l’organisme de formation le sera encore dans quelques années.

Le Cnefop, les organismes de certification et les dispensateurs de la formation : le trio de choc de la réforme de la qualité

Dans le but de s’assurer de la conformité des organismes de formation au décret qualité, les OPCA, OPACIF et autres financeurs de la formation professionnelle disposent de deux moyens :

  • Mettre en place leur propre démarche d’évaluation de la qualité d’une action de formation ;
  • S’appuyer sur les labels qualité délivrés par les organismes certificateurs et recensés sur la liste officielle du Cnefop.

Les organismes certificateurs sont eux-mêmes certifiés par le Cnefop qui publie et met à jour régulièrement une liste comportant les organismes habilités à certifier et à labelliser des organismes de formation.

Depuis la publication du décret qualité, une nouvelle organisation à 3 niveaux a vu le jour : le Cnefop va certifier un organisme qui lui-même va se charger de la certification d’un dispensateur de la formation. Pour figurer sur la liste recensée par le Cnefop, les organismes certificateurs doivent prouver qu’ils sont propriétaires du référentiel portant sur la qualité des prestataires de formation et respectant l’ensemble des 6 critères définis par l’article R.6316-1 du Code du travail.

Par ailleurs, le Cnefop précise que la procédure est également ouverte aux organismes accrédités par le Cofrac dans le cadre d’une certification d’une norme ISO. Ces structures sont invitées à présenter au Cnefop la norme sur laquelle ils souhaitent être certifiés ainsi qu’un référentiel ou audit associé ayant été préalablement présenté et validé par le Cofrac.

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Quelle est la procédure de demande d’inscription sur une liste du Cnefop ?

Les responsables des certifications et labels qualité souhaitant figurer sur la liste du Cnefop doivent d’abord télécharger un dossier d’inscription. Celui-ci est accessible en ligne directement depuis le site internet du Cnefop dans la rubrique qualité.

Une fois le dossier dûment rempli et complété des pièces justificatives nécessaires, celui-ci doit être envoyé par la personne chargée des certifications et labels qualité au sein de l’organisme certificateur par voie électronique à l’adresse suivante : accueil.cnefop@cnefop.gouv.fr.

Le dossier d’inscription sera alors étudié et instruit par le secrétariat du Cnefop. Ainsi, tous les points y seront débattus au terme d’une réunion organisée par la commission qualité du Cnefop. Au cours de cette commission, le Cnefop sera chargé d’analyser la bonne conformité du dossier soumis aux critères qualité définis par le Code du travail.

Précisons toutefois que l’instruction des dossiers d’inscription n’a lieu que deux fois par an : en janvier et en juillet. Les dossiers devront être déposés au plus tôt un mois avant.

Une fois le travail d’instruction achevé, la commission qualité du Cnefop adressera une réponse écrite (3 cas de figure étant possibles : inscription pour 3 ans sans conditions, clause de revoyure à un an ou refus d’inscription) et dûment motivée au responsable des certifications et labels qualité.

Une liste publiée et régulièrement mise à jour

La liste du Cnefop recense l’ensemble des certifications et labels qualité conformément à l’article R 6316-1 du Code du travail. Pour simplifier et faciliter le choix d’un label ou certification qualité par un organisme de formation, le Cnefop enrichit sa liste d’informations précisant la nature, les caractéristiques ou le coût d’une formation. Ainsi, les éléments suivants sont publiés :

  • Nom de la certification ou du label référence ;
  • Date de création ou mention de l’accréditation COFRAC ;
  • Conditions de candidature ;
  • Périmètre de la certification (celle-ci peut être généraliste et concerner un organisme certificateur ou peut porter sur une formation en particulier) ;
  • Durée de référencement, coût et délai minimum d’instruction ;
  • Coordonnées de la personne responsable de la certification ;
  • En cas d’accord de l’organisme certificateur, le référentiel peut être publié directement sur le site du Cnefop ou via un lien sur un site internet.

Les organismes certificateurs doivent obligatoirement informer le Cnefop de toute modification du référentiel inscrit sur la liste officielle. S’ils souhaitent présenter une nouvelle certification au Cnefop, un bilan de la première année de fonctionnement devra leur être envoyé.

Le Cnefop traite toutes les alertes relatives aux signalement effectués par les dispensateurs de formation ou financeurs de la formation et portant sur les référentiels des organismes certificateurs. Il définit son rôle comme consistant à « renforcer la capacité collective des financeurs à veiller à la qualité des formations, et sans se substituer aux procédures de réclamations à l’encontre des certificateurs qui leur seraient propres ou émaneraient des organismes de formation ».

En cas d’alertes répétées sur une certification ou un label qualité, la commission du Cnefop se chargera d’auditionner le responsable de la certification et veillera à ce que les correctifs nécessaires soient réalisées. Dans le cas contraire, la certification ou le label qualité pourrait faire l’objet d’un retrait de la liste du Cnefop.

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