Le guide des organismes de formation

symbole-digiforma-crayon  Organismes de formation : quelles sont vos obligations légales ?

La loi du 24 novembre 2009 relative à l’orientation et à la formation professionnelle tout au long de la vie a défini un cadre légal commun à l’ensemble des organismes de formation et fixé des conditions d’exercice :

  • La déclaration d’activité auprès de la Direccte (Directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi) du siège social de l’organisme de formation ;
  • La réalisation d’un bilan pédagogique et financier dès la première année d’activité ;
  • La communication d’informations précises aux stagiaires relatives au déroulement, suivi et évaluation d’une action de formation ;
  • Les contractualisations spécifiques tant au niveau interne qu’externe dans le cadre d’un contrat de sous-traitance ;
  • L’application de règles comptables ;
  • Le respect de dispositions légales pour toute communication commerciale.

 

La déclaration d’activité auprès de la Direccte

Seuls les acteurs dont les prestations relèvent de la formation professionnelle continue sont soumis à cette obligation. Le Code du travail définit juridiquement une action de formation et énumère ses finalités :

  • Permettre l’insertion professionnelle de travailleurs ou la réinsertion de publics dits prioritaires ;
  • Maintenir dans l’emploi ou réinsérer les travailleurs sur le marché du travail par le biais d’une action de formation ;
  • Favoriser le développement d’un niveau de compétences des travailleurs pour leur permettre d’occuper un emploi dans une branche d’activité donnée ;
  • Participer à la promotion sociale, à la sécurisation des parcours professionnels et au développement économique et culturel des travailleurs.

Si l’organisme prestataire dispense des prestations de service correspondantes à cette définition, alors il doit effectuer une déclaration d’activité auprès de la Direccte dont il dépend. Cette demande requiert la constitution d’un dossier et le rassemblement de pièces justificatives en vue de l’obtention d’un numéro d’enregistrement.

 

L’obligation à l’égard des stagiaires

Avant même que l’inscription du stagiaire ne soit finalisée, l’organisme de formation est tenu de lui fournir les éléments suivants :

  • Le programme complet de la formation dispensée ;
  • Les horaires de la formation ;
  • Les modalités d’évaluation de l’action de formation ;
  • Une liste regroupant tous les noms, titres et qualités des formateurs assurant l’action de formation ;
  • Le règlement intérieur de l’organisme de formation ;
  • Les coordonnées de toute personne chargée des relations avec les entités commanditaires de la formation (entreprise, OPCA, pôle emploi) ;
  • Les résultats de l’évaluation des acquis de la formation.

Par ailleurs, si l’action de formation est dispensée à une personne physique, à titre individuel et à ses frais, l’organisme de formation doit remettre au stagiaire en plus des éléments cités ci-dessus les pièces justificatives suivantes :

  • Le détail des tarifs des formations et les modalités de règlement ;
  • Les modalités financières en cas d’abandon de la formation ou d’arrêt anticipé.

 

La rédaction et la mise en application d’un règlement intérieur

Les organismes de formation disposent d’un délai de 3 mois pour rédiger un règlement intérieur. Ce document doit spécifier les mesures de santé et de sécurité appliquées dans les locaux de l’organisme de formation. Le règlement intérieur applicable dépend de l’établissement où a lieu la formation.

Le règlement intérieur comporte également les règles disciplinaires. En effet, il précise les droits des stagiaires ainsi que la nature et l’échelle des sanctions prévues en cas de non-respect des mesures édictées par l’organisme de formation.

Si la durée totale des formations est supérieure à 500 heures, le règlement intérieur doit intégrer les modalités d’élection de titulaires et représentants de stagiaires.

 

La convention de formation et le contrat de formation professionnelle

La vente d’une action de formation professionnelle par un organisme prestataire à une personne morale (entreprise, association, collectivité locale) doit être contractualisée par les deux parties. Ce document est appelé convention de formation.

Le financement d’une action de formation par un stagiaire ; partiellement ou intégralement ; donne lieu à un contrat de formation professionnelle.

La durée de vie d’une convention de formation est annuelle si les prestations ont eu lieu durant l’année civile ou pluriannuelle si elles s’étalent sur plusieurs années (au maximum 3 ans). Dans le cadre d’une intervention exceptionnelle, la convention de formation peut être simplifiée.

La convention de formation doit inclure les éléments suivants :

  • Intitulé exact de l’action de formation et la nature de son action (pour la connaitre, il vous suffit de vous reporter aux actions prévues par l’Art. L.6313-1 du Code du travail) ;
  • Le numéro d’activité de l’organisme de formation ;
  • Les modalités relatives au déroulement d’une action de formation et aux sanctions encourues par les stagiaires ;
  • Le nombre de stagiaires ;
  • La durée de la formation ;
  • Les tarifs de la formation et les financements éventuels.

La convention de formation peut être remplacée par un bon de commande ou une facture en cas d’urgence (nécessité d’organiser rapidement une formation) ou lors de sessions de formation répétitives. En plus des mentions citées précédemment, la facture ou le bon de commande inclut les éléments suivants :

  • Les prérequis nécessaires (connaissances, compétences) au suivi de la formation ;
  • Le programme et l’objectif de la formation ;
  • La qualification des formateurs ;
  • Les modalités financières prévues en cas d’abandon ou de cessation anticipée de la formation.

 

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La réalisation d’un bilan pédagogique et financier

Lors de sa déclaration d’activité, l’organisme de formation doit transférer à la Direccte le programme de formation de sa première action de formation. L’établissement d’un bilan pédagogique et financier intervient dès la première année d’existence d’un organisme de formation. Elle est obligatoire et donne lieu à des exonérations à la TVA (lien).

Le bilan pédagogique et financier complet comporte les informations suivantes :

  • Le nombre de stagiaires accueillis ;
  • Le nombre d’heures de formation dispensées ;
  • La typologie des stagiaires formés (demandeurs d’emploi, salariés du secteur privé ou public) ;
  • La description des actions de formation ;
  • La répartition des fonds de formation :
  • Les données comptables relatives à des prestations issues de la formation professionnelle continue ;
  • Les produits financiers issus des fonds reçus.

 

Le respect de règles comptables spécifiques

La comptabilité des organismes de formation obéit à des règles légales et réglementaires. Les dispensateurs de formation sont tenus d’établir un bilan comptable et un compte de résultat et de fournir des annexes. L’organisme de formation doit tenir une comptabilité distincte pour toutes les prestations ne relevant pas de la formation professionnelle.

La mise en place d’une comptabilité adaptée n’a lieu que si l’organisme de formation réalise un chiffre d’affaires égal ou supérieur à 15 244, 90 €.

Un commissaire aux comptes n’est obligatoire que si l’un des deux seuils suivants est atteint ou dépassé : le recrutement de 3 salariés en contrat à durée indéterminée, la réalisation d’un chiffre d’affaires HT de 153 000 € et d’un bilan de 230 000 €.

Toutefois, cette obligation devient caduque si l’un des deux éléments n’est plus respecté pendant deux années consécutives.

Rappelons également que les organismes de formation peuvent bénéficier d’une exonération à la TVA. Cette demande doit être adressée à la Direccte, l’attestation obtenue est non rétroactive et limitée aux seules actions relevant de la formation professionnelle.

 

Les obligations légales en matière de publicité et communication extérieure

S’il n’est pas interdit pour un organisme de formation de lancer des actions de communication (site internet, marketing direct, presse ainsi que toute communication incitant à l’achat), celles-ci sont néanmoins encadrées par la loi. En effet, les Art. L 6352-12 et Art. L 6352-13 du Code du travail prévoient les dispositions suivantes :

  • Le respect d’un formalisme rattaché à la mention de déclaration d’activité : l’OF n’est pas obligé de mentionner sa déclaration d’activité dans une communication commerciale. Toutefois, si ce dernier tient à la faire, celle-ci doit respecter la forme suivante « Enregistré sous le numéro [suit le numéro de déclaration d’activité]. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État ».
  • L’interdiction de mentionner le caractère imputable des actions de formation engagées par les organismes prestataires.
  • Le respect des principes de loyauté et bonne foi dans les informations communiquées au client.

Références juridiques :

  • 6352-12 et Art. L 6352-13 du Code du travail
  • Loi du 24 novembre 2009

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