Le guide des organismes de formation

symbole-digiforma-crayon  Ingénierie de la formation : définition, niveaux d’intervention et démarche en entreprise

Après avoir défini ce qu’est une démarche d’ingénierie pédagogique, nous aborderons dans cet article l’ingénierie de la formation. Comment définir ce nouveau concept ? Il s’agit en réalité d’un ensemble de démarches et de méthodes permettant de concevoir des actions et des dispositifs de formation permettant d’atteindre un objectif précis. L’ingénierie de la formation est mise en œuvre au sein d’une organisation et vise le développement des compétences d’un apprenant dans le cadre d’un projet de formation.

Précisons toutefois que l’ingénierie de la formation est nouvelle et qu’elle est apparue seulement à la fin des années 70. Elle ne cesse donc d’évoluer au gré des travaux de chercheurs des sciences de l’éducation. Par conséquent, les concepts présentés dans cet article sont loin d’être exhaustifs et s’appuient sur les travaux de Philippe Clauzard, enseignent chercheur et docteur en formation des adultes et en sciences de l’éducation et sur le livre de Thierry Ardouin pour définir les niveaux d’une approche en ingénierie de la formation.

Les 3 niveaux de l’ingénierie de la formation en entreprise

Dans son ouvrage « ingénierie de la formation pour l’entreprise », Thierry Ardouin proposait une approche et une méthodologie permettant de définir une démarche en ingénierie de la formation. Ce dernier insistait sur la nécessité de mettre en place une session de formation en 4 phases (comme nous le verrons ci-dessous) à savoir l’analyse, la conception, la réalisation et l’évaluation.

Outre le projet pédagogique lui-même, il s’agit de définir 3 niveaux d’intervention à toute approche d’ingénierie pédagogique. Décryptage et analyse de ces parties.

1.      Le niveau stratégique

Au niveau d’une entreprise, c’est au niveau stratégique ou macro que seront prises les décisions concernant la politique de formation mise en œuvre. Le plus souvent, ce volet est géré par la direction générale ainsi que les directions des ressources humaines. Ce sont elles qui vont traduire une stratégie globale d’entreprise en stratégie de la formation.

Il s’agit d’avoir une véritable vision à long terme d’une stratégie de formation comprenant des objectifs par an, un portefeuille de compétences, un plan de carrière, les besoins en mobilité interne. Concrètement, vous devez vous interroger sur les compétences à acquérir dans les années à suivre, et établir un plan de priorité avec des échéances sur plusieurs années.

Outre les directions générales d’une entreprise, de nombreux acteurs externes sont également impliqués à ce niveau tels que les OPCA, les conseils régionaux, les branches professionnelles, etc.

2.      Le niveau des systèmes d’information

Ce deuxième niveau concerne l’organisation des sessions de formation. Cette mission est confiée à un ingénieur pédagogique qui coordonne les projets de formation en partenariat avec des acteurs internes : assistants administratifs, collaborateurs et stagiaires de la formation.

C’est également durant cette étape que l’ingénieur pédagogique va sélectionner ses intervenants externes tels que des formateurs, des organismes de formation, des prestataires de services, etc.

3.      Le niveau de l’ingénierie pédagogique

Le troisième niveau d’une approche en ingénierie de l’information va comporter la réalisation de scénarios pédagogiques et la mise en application des méthodes choisies précédemment.

Les acteurs impliqués dans ce niveau sont ceux qui vont piloter de manière opérationnelle les sessions de formation. Les acteurs externes impliqués sont les formateurs, les concepteurs pédagogiques et les intervenants internes sont les stagiaires. Pour Thierry Ardouin, une formation réussie est celle où les apprenants sont considérés à la fois comme cible d’une formation, mais également comme acteurs.

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Les 4 étapes d’une démarche d’ingénierie de la formation en entreprise

Dans l’ingénierie de la formation, le responsable formation joue le rôle d’un chef d’orchestre puisqu’il a pour missions de définir les besoins de formation, concevoir un projet de formation, piloter et animer un responsable formation. De plus, il coordonne le rôle de différents acteurs : la direction générale, la direction des ressources humaines, les formateurs, les OPCA, les responsables comptables ou financiers.

Le responsable de la formation assure des fonctions de médiateur entre les organismes de formation, les salariés et l’entreprise.

Étape 1 : analyser les besoins et la demande de formation

Au cours de cette première phase, l’enjeu est d’analyser les besoins et le contexte du projet de formation. Ainsi, il s’agit de faire émerger une demande sous-jacente au sein d’une organisation. Cette dernière résulte d’un différentiel entre les compétences des collaborateurs et les objectifs définis par la direction générale et la direction des ressources humaines. L’analyse doit s’appuyer sur des questionnements et des recueils d’information, l’organisation de débats ou de confrontations. A l’issue de cette phase, un diagnostic est établi et un projet avant formation voit le jour.

Parmi les outils utilisés figurent la stratégie de formation, le diagnostic de formation déjà établi, les évaluations des précédentes formations, et l’ensemble des recensements des besoins de formation déjà réalisés (exemple : entretiens, enquêtes, etc.)

Étape 2 : le choix de dispositifs de formation

Cette deuxième étape va permettre au responsable formation de formaliser un projet de formation et de sélectionner les outils pédagogiques de formation nécessaires. Cette phase est essentielle, car elle va permettre d’établir un lien entre ce qui est souhaité (les objectifs de la formation définis au sein d’un cahier des charges) et ce qui peut être réalisé.

Le responsable formation devra s’appuyer sur de nombreux outils dont les catalogues de formation des OPCA, les référentiels de compétences, le cahier des charges, le budget prévisionnel, le plan de formation et tout type de documentation susceptibles de lui apporter les informations nécessaires pour concevoir des dispositifs de formation.

Différents acteurs sont impliquées durant cette phase dont les OPCA et les responsables financiers ou comptable de l’entreprise.

Étape 3 : Animer et piloter un plan de formation

C’est le cœur même de tout projet de formation puisqu’il s’agit de la réalisation même d’une action de formation qui permettra à des apprenants ou collaborateurs d’une organisation d’acquérir de nouvelles compétences. Le responsable formation va jouer un rôle clé durant cette étape. En effet, il sera chargé du pilotage du plan de formation et de l’animation des sessions de formation en coordonnant les actions des formateurs. Une fois la session de la formation achevée, le responsable formation devra effectuer un suivi de toutes les actions de formation et des dispositifs de formation auprès des stagiaires, mais également des formateurs.

Différents acteurs sont mobilisés au cours de cette étape dont les stagiaires, les OPCA, les formateurs, les organismes de formation, les responsables comptable ou financiers.

Étape 4 : Mettre en place des évaluations de la formation

Cette étape est cruciale, car elle permet d’évaluer les actions de formation déjà menées et de manière plus globale, elle portera sur le plan et la politique formation engagée par l’entreprise. Il s’agit dans un premier temps de l’évaluation des stagiaires, des formateurs, de l’organisme de formation ou s’il s’agit de formation interne du service organisateur de l’action de formation.

L’évaluation du projet de formation peut être qualitative et porter par exemple sur l’adéquation entre l’action de formation, les objectifs de l’entreprise et le niveau d’expertise des apprenants. D’un point de vue quantitatif, l’analyse peut porter sur le nombre d’heures réalisées, le coût de la formation et le retour sur investissement.

Cette phase permettra de mesurer les écarts entre les objectifs et les résultats obtenus par l’action de formation. Des actions correctives seront mises en place afin d’améliorer la politique formation. En outre, la phase d’évaluation sera une source d’information importante pour la phase d’analyse. L’ingénierie de la formation s’inscrit donc dans une démarche itérative en alternant des phases d’analyse aux phases de conception et d’évaluation.

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