Le guide des organismes de formation

symbole-digiforma-crayon  Gestion RH d’un organisme de formation : missions et enjeux à l’heure du RGPD

Parce qu’elle garantit la qualité d’un recrutement, qu’elle veille au respect des dispositions légales (code du travail, convention collective) et qu’elle pilote la stratégie de gestion administrative du personnel, la fonction RH est stratégique pour les organismes de formation. Toutefois, les missions et rôles du service RH sont loin d’être limités aux aspects décrits dans cet article.

Un recrutement efficace

Qu’ils soient employés à temps plein ou à temps partiel, dans le cadre de missions ponctuelles ou à plus long terme, le recrutement de formateurs est primordial pour tout organisme de formation. Un recrutement efficace vous permet de disposer rapidement des ressources nécessaires pour dispenser des formations de qualité et maximiser la satisfaction des stagiaires.

Outre la rédaction d’une fiche de poste, la sélection des candidats commence dès la réception des premiers CV et lettres de motivation. L’expérience de terrain est un premier critère à prendre en compte, mais les qualités humaines d’un formateur s’avèrent indispensables pour animer des sessions de formation.

 

Quelle convention collective pour les OF ?

Signée par la Chambre syndicale nationale des organismes de formation (CSNFOR) et l’Union nationale des organismes de formation (UNORF), la convention collective des organismes de formation comporte les règles particulières (contrat de travail, congés, salaires, classification, licenciement) du droit de travail.

La convention collective nationale des organismes de formation concerne tous les organismes de formation dont l’activité de formation s’adresse aux :

  • Personnes au travail souhaitant actualiser, élargir leurs connaissances ou augmenter leurs possibilités de promotion (conformément aux lois, règlements et conventions relatifs à la formation professionnelle continue) ;
  • Personnes à la recherche d’un emploi pour augmenter leurs chances de trouver ou de retrouver une activité professionnelle.

Néanmoins elle exclut de son champ d’application les acteurs suivants :

  • Les associations de formation (ASFO) créées à l’initiative d’organisations professionnelles d’employeurs ;
  • Les associations de formation (ASFO) créées à l’initiative d’organisations interprofessionnelles d’employeurs ou de plusieurs organisations professionnelles d’employeurs ;
  • Les organismes dispensateurs de formation effectivement contrôlés par, ou liés statutairement à, une entreprise qu’ils comptent pour principale cliente et appliquant le statut conventionnel ou règlementaire de ladite entreprise ;
  • Les centres de formation d’apprentis.

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RGPD : les organismes de formation aussi sont concernés !

Le service ou département des ressources humaines au sein d’un organisme de formation assure la saisie des nouveaux formateurs dans les bases de données. Avec l’entrée en vigueur du RGPD (règlement général sur la protection des données), le service RH devra s’assurer, conformément à l’article 5 du texte légal, de ne collecter que les données qui s’avèrent adéquates, pertinentes et strictement nécessaires à la finalité du traitement. Par exemple, la collecte d’informations familiales des candidats n’est pas nécessaire puisqu’elle ne constitue pas un critère d’évaluation pour l’occupation d’un emploi.

La CNIL a consacré un dossier sur la mise en conformité au RGPD et un article dédié à l’impact de cette nouvelle législation sur le service RH.

 

La gestion des formateurs et des plannings de formation

Les collaborateurs du service RH peuvent être amenés à gérer les sessions de formation des formateurs. La durée des sessions de formation peut sensiblement varier en fonction de l’emploi du temps des formateurs, des domaines de formation, des certifications ou diplômes à obtenir, etc. Certaines formations peuvent également être reconduites. En outre, il est fréquent que les organismes de formation disposent de plusieurs salles de formation, d’un nombre important de stagiaires et de nombreux moyens matériels (vidéo projection, micro).

Il est donc impératif de planifier pour chaque formateur les sessions de formation à réaliser, le nombre d’heures par session de formation, le nombre de stagiaires à former, les documents à posséder (programme de formation, convention de formation, feuille d’émargement, etc.), le nombre d’heures à effectuer et les tarifs par formation. En cas d’absence ou d’indisponibilité d’un formateur, l’organisme de formation doit rapidement communiquer cette information en interne (formateurs, responsable formation), mais également en externe (stagiaires, OPCA).

L’automatisation des sessions de formation et le pilotage des sessions par formateur sont facilités par l’utilisation de logiciels dédiés à la gestion des organismes de formation. Et cela d’autant plus avec la digitalisation des formations et la nécessité pour les formateurs et stagiaires d’accéder à distance aux plannings et programmes de formation.

 

Comment rédiger un contrat de sous-traitance avec un dispensateur de formation ?

Le contrat de sous-traitance est fréquent dans toute activité de vente de prestations de formation professionnelle. Lorsqu’un organisme de formation (un donneur d’ordre) ne peut assurer une partie ou l’intégralité d’une action de formation, il recourt à la sous-traitance auprès d’un organisme tiers ou d’un formateur indépendant.

Tout comme une convention de formation, un contrat de sous-traitance doit en conformité avec les dispositions légales prévues par le code du travail. Concrètement un contrat de sous-traitance contient les éléments suivants :

  • L’intitulé et la nature de l’action de formation ;
  • La durée de la formation ;
  • Le nombre de stagiaires formées ;
  • Les modalités de déroulement et de sanction de la formation ;
  • Le prix de la formation ;
  • Les contributions financières ;
  • Les modalités de règlement de la prestation.

Le formateur indépendant qui intervient comme sous-traitant d’une action de formation doit être indépendant et disposer d’un numéro de SIRET. Dans le cas contraire, le donneur d’ordre (à savoir, l’organisme de formation qui sous-traite une prestation de services) sera dans l’obligation légale de requalifier un contrat de sous-traitance en contrat de travail. L’interventions sera alors rémunérée sous forme de salaires.

En cas de litiges, c’est au juge ou à l’URSSAF de décider si un contrat de sous-traitance peut être requalifié en contrat de travail. Pour l’organisme de formation, cette décision donne lieu à un redressement des charges sociales. La loi punit sévèrement tout délit de sous-traitance. En effet, les sanctions sont lourdes et le fraudeur est passible d’une peine d’emprisonnement de 3 ans et de 45 000 € d’amendes.

Références juridiques :

  • Le règlement européen sur la protection des données (RGPD)

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