Qualiopi, c'est plus simple avec Digiforma !

Le copilote de vos formations ET de votre certification qualité

Voici quelques pistes pour tirer au maximum parti de Digiforma dans votre démarche qualité.

Pour chaque rubrique de Qualiopi nous indiquons comment Digiforma peut vous aider. Une démarche qualité va bien au delà d’un simple logiciel, mais bien utilisé, Digiforma peut vous fournir un socle performant pour structurer vos process internes.

Critère 1. Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus

Indicateur 1. Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées
Prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.

Digiforma vous aide à créer des programmes structurés et complets.

  • Créez votre catalogue de programme dans Digiforma.
  • Exportez les programmes pour les proposer aux prospects, ou utiliser la fonction de catalogue en ligne pour le rendre public sur internet (catalogue disponible à partir d’avril 2020).
  • Le formulaire de programme contient les rubriques du référentiel qualité: pré-requis, tarifs, modalités, délais d’accès, accessibilité handicapés, etc.

Indicateur 2. Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis

Indiquez directement dans les programmes de votre catalogue les indicateurs de résultat pertinents.

  • Le système d’évaluations numérique vous aide à collecter des métriques dans la durée pour vous aider à remplir ces indicateurs.
  • Accédez par programme à la moyenne des indicateurs qualités menés sur les sessions utilisant ce programme.
  • Un champ dédié dans les programmes permet d’insérer des métriques de performance pour informer le public.

Indicateur 3. Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle,
il informe sur les taux d’obtention des certifications préparées, les possibilités de valider un/ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés.

Des champs dans le formulaire des programmes permet de renseigner ces information. Vous pouvez aussi composer les programmes à partir de blocs de compétences.

Critère 2. L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics
bénéficiaires lors de la conception des prestations

Indicateur 4. Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur
concerné(s)

La collecte des attentes du client et l’adaptation du programme est une étape dédiée du flux de travail dans Digiforma.

  • Une rubrique “Analyse des attentes du client” vous permet de collecter formellement les attentes, spécificités, et en déduire clairement des conditions de succès de la formation.
  • Créez des évaluations numériques pré-formation pour collecter les attentes des clients et stagiaires.
  • Lorsqu’un programme est associé à une session de formation, il est automatiquement dupliqué, vous pouvez ainsi faire des modifications spécifiques au besoin du client.

Indicateur 5. Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.

Définissez des conditions de succès à partir de l’analyse des attentes des clients.

  • Ces conditions de succès exprimées doivent vous aider à adapter les évaluations pré et post-formation pour mesurer l’atteinte opérationnelle des objectifs.
  • Associez à chaque programme dans le catalogue des évaluations utilisées automatiquement et adaptées.

Indicateur 6. Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires

Les sessions de formation sont composées à partir de sous-modules mélangeant différentes modalités.

  • Différenciez les stagiaires, et affectant les modules en fonction du besoin analysé en amont.
  • Le planning et les modalités sont mis à disposition des clients et stagiaires automatiquement via l’extranet.

Indicateur 7. Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure de l’adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée

Stockez dans les programmes du catalogue des documents interne, comme par exemple une analyse réalisée en amont de l’adéquation du programme aux besoins de la certification.

Indicateur 8. Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation

Digiforma dispose d’un outil sophistiqué d’évaluations numériques pré-formation

  • Créez des évaluations d’auto-positionnement quantifiées.
  • Créez des quiz de test avec score pour mesurer les compétences.

Critère 3. L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre

Indicateur 9. Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation

L’extranet client / stagiaires est un outil puissant de transmission d’informations

  • Le règlement intérieur est directement accessible dans l’extranet client et stagiaire.
  • Chargez dans l’extranet des documents supplémentaires d’information des parties prenantes.
  • Digiforma propose un générateur de CGU. Adaptez également les modèles de documents de convocations pour ajouter les informations clés, disponibles également dans les programmes.

Indicateur 10. Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires

Créez des sessions modulaires, et suivez les individuellement les apprenants dans l’extranet

  • Composez la session de modules adaptés aux besoins particuliers d’un sous ensemble des stagiaires.
  • L’extranet dispose d’un outil de livret de suivi pédagogique individualisé.

Indicateur 11. Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation

Les évaluations et quiz numériques permettent de mesurer l’atteinte des objectifs

  • Les évaluation à chaud et à froid permettent de mesurer l’atteinte des objectifs jugés par les différentes parties prenantes: stagiaires, , managers des stagiaires, clients, formateurs, financeurs.
  • Créez des quiz avec score pour tester les compétences à différentes étapes de la formation.
  • Observez les résultats dans les tableaux de bord dédiés.
  • Exportez ces informations vers Excel ou par API pour les traiter plus profondément de votre côté.

Indicateur 12. Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours

Variez les modalités pédagogiques pour maximiser l’engagement des bénéficiaires.

  • L’outillage e-learning directement intégré dans chaque session permet de facilement créer du blended-learning.
  • Créez des forums de discussion interne à la session pour créer de l’engagement entre apprenants, et entre les apprenants et le formateur.
  • Une salle de visio-conférence persistente dans la session peut permettre de créer de l’entre aide organisée ou spontanée entre apprenants, des travaux de groupe.

Indicateur 13. Pour les formations en alternance,
le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées,
à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise.

L’extranet est un outil de suivi et d’échange pédagogique entre les parties prenantes.

Indicateur 14. Le prestataire met en œuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté

À vous de jouer !

Indicateur 15. Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel

Utilisez l’extranet stagiaire pour transmettre ces informations aux apprenants.

Mettez à leur disposition des documents ou vidéo. Ou mieux une petite séquence e-learning sur le sujet, vous pourrez ainsi suivre le fait qu’ils aient bien lu les informations.

Indicateur 16. Lorsque le prestataire met en œuvre
des formations conduisant à une certification professionnelle,
il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification

Ajoutez des tâches avec une date d’échéance pour vous rappeler de faire ce suivi.

Critère 4. L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre

Indicateur 17. Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié
(conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…)

Digiforma incorpore un LMS complètement intégré ainsi qu’un extranet stagiaire pouvant servir d’espace documentaire en ligne.

  • L’extranet dispose de fonctions permettant de créer des communautés de travail parmi vos apprenants: forum, salle de visio conférence persistente ouverte aux apprenants…
  • Une base de donnée de salles de formation vous permet également de répertorier et maintenir une connaissance structurée des locaux disponibles.

Indicateur 18. Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…)

Digiforma propose une base de données structurée d’intervenants internes ou externes.

  • Créez des contrats de sous traitance directement depuis Digiforma.
  • Stockez dans la base de donnée Intervenants des documents comme la fiche de poste ou des contrats de travail.

Indicateur 19. Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier

L’extranet client et stagiaire est un outil pédagogique puissant, à la fois base de documents, livret de suivi pédagogique et plateforme e-learning complète.

Vous pouvez associer aux programme des documents qui seront automatiquement positionnés dans les extranets des sessions utilisant ce programme.

Indicateur 20. Le prestataire dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale
et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement

A vous de jouer !

Critère 5. La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations

Indicateur 21. Le prestataire détermine, mobilise
et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations

Les fiches intervenant permettent de suivre leurs compétences.

  • Un système de tags de compétences croisé avec les programmes permet de retrouver facilement des formateurs sur des thématiques données.
  • Stockez les CV et diplômes dans les fiches des intervenants de la base de donnée.
  • Un champ est dédié au suivi des compétences et au besoin d’évolutions.

Indicateur 22. Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre

Le magazine en ligne Digiformag offre une actualité et des dossiers thématiques sur la pédagogie, le e-learning, etc.

Critère 6. L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel

Indicateur 23. Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite
les enseignements

Le magazine en ligne Digiformag propose des articles et dossiers de veille légale et règlementaire sur le champ de la formation professionnelle.

Indicateur 24. Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements

A vous de jouer !
Quelques idées suggérées dans notre mag

Indicateur 25. Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements

A vous de jouer !
Quelques idées suggérées dans notre mag

Indicateur 26. Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap

A vous de jouer !

Indicateur 27. Lorsque le prestataire fait appel à la sous- traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel

Créez des accès à droits limités pour les intervenants extérieurs pour qu’ils utilisent l’outillage et la trame imposée dans la session.

Les comptes d’accès secondaires sont idéaux pour permettre à des intervenants extérieurs de se connecter dans votre compte Digiforma et ne voir que les sessions les concernant, et uniquement les informations et outils pertinents pour eux. Vous pouvez ainsi standardiser vos processus auprès de toutes les parties prenantes en utilisant le même outil.

Indicateur 28. Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail,
le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio- économiques pour co-construire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise

A vous de jouer !

Indicateur 29. Le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences

A vous de jouer !

Critère 7. Le recueil et la prise en compte des appréciations
et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées

Indicateur 30. Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques
et entreprises concernées

Le système d’évaluations numériques permet de recueillir les appréciations à chaud et à froid.

  • Les statistiques et indicateurs de performance sont automatique calculés dans un rapport qualité.
  • Croisez les données entre sessions, par formateur, par programme, observez l’évolution temporelle…
  • Réalisez des exports Excel ou par API pour traiter les données plus en profondeur de votre côté.

Indicateur 31. Le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation

Un outil de suivi des incidents qualités permet de relever les problèmes et suivre leur résolution.

Indicateur 32. Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations

L’outil de suivi des incidents qualité permet de noter les solutions apportées et l’éventuelle date de clôture de l’incident.

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