La loi du 24 novembre 2009,enrichie par la loi du 5 mars 2014 et profondément reformée par la loi du 5 septembre 2028 défini un cadre légal commun à l’ensemble des organismes de formation :
- La déclaration d’activité auprès de la DREETS (DRIEETS en Île-de-France, DEETS en Outre-mer) ;
- La réalisation d’un bilan pédagogique et financier chaque année ;
- La communication d’informations précises aux stagiaires relatives au déroulement, suivi et évaluation d’une action de formation ;
- Les contractualisations spécifiques dans le cadre d’un contrat de sous-traitance ;
- L’application de règles comptables ;
- Le respect de dispositions légales pour toute communication commerciale.
La déclaration d’activité auprès de la DREETS (DRIEETS en Île-de-France, DEETS en Outre-mer)
Les acteurs qui réalisent des actions de la formation professionnelle continue ont l’obligation de déclarer leur activité auprès de la DREETS (DRIEETS en Île-de-France, DEETS en Outre-mer).
La loi du 5 septembre 2018 reconnaît comme actions concourant au développement des compétences (Article L6313-1 du Code du travail) : Les actions de formation ; Les bilans de compétences ; Les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience ; Les actions de formation par apprentissage.
La démarche peut être réalisée en ligne via Mon Activité Formation ou par courrier en complétant le formulaire Cerfa n°10782*05 et l’adressant à votre DREETS (DRIEETS en Île-de-France, DEETS en Outre-mer) accompagné des pièces justificatives demandées.
Attention : l’obtention d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) ne dispense pas de l’obligation de certification Qualiopi si vous souhaitez bénéficier de financements publics ou mutualisés.
L’obligation à l’égard des stagiaires
Avant même que l’inscription du stagiaire ne soit finalisée, l’organisme de formation est tenu de lui fournir les éléments suivants :
- Les objectifs et le contenu de la formation ;
- La liste des formateurs et des enseignants ;
- Les horaires ;
- Les modalités d’évaluation ;
- Les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires ou les apprentis par l’entité commanditaire de la formation ;
- Le règlement intérieur applicable à la formation.
Par ailleurs, si l’action de formation est dispensée à une personne physique, à titre individuel et à ses frais, l’organisme de formation doit, avant l’inscription définitive et avant tout règlement de frais, fournir au stagiaire (en plus des éléments cités ci-dessus) les modalités financières en cas de cessation anticipée de la formation ou d’abandon en cours de stage.
La rédaction et la mise en application d’un règlement intérieur
Les organismes de formation disposent d’un délai de 3 mois pour rédiger un règlement intérieur. Ce document doit spécifier les mesures de santé et de sécurité appliquées dans les locaux de l’organisme de formation. Il est instauré dans l’ensemble des organismes de formation, y compris ceux qui reçoivent des stagiaires et apprentis dans des espaces mis à leur disposition. Si la formation se déroule dans une entreprise ou un établissement déjà doté d’un règlement intérieur, ce sont les mesures de santé et de sécurité de celui-ci qui s’appliquent.
Le règlement intérieur comporte également règles applicables en matière de discipline précise la nature et l’échelle des sanctions prévues en cas de non-respect des mesures édictées par l’organisme de formation ainsi que les droits des stagiaires en cas de sanction.
Si la durée totale des formations est supérieure à 500 heures, le règlement intérieur doit intégrer les modalités selon lesquelles est assurée la représentation des stagiaires.
La convention de formation et le contrat de formation professionnelle
La vente d’une action de formation professionnelle par un organisme prestataire à une personne morale (entreprise, association, collectivité locale) doit être contractualisée par les deux parties. Ce document est appelé convention de formation.
Le financement d’une action de formation par un stagiaire ; partiellement ou intégralement ; donne lieu à un contrat de formation professionnelle.
Lorsque la formation est financée par un organisme public (France Travail, Conseil régional, Caisse des Dépôts pour le CPF, etc.), ou par un organisme mutualisé (OPCO), une convention de formation doit être conclue qui doit inclure a minima les éléments suivants :
- L’intitulé, l’objectif et le contenu de l’action ;
- Les moyens prévus ;
- La durée et la période de réalisation ;
- Le taux des enseignements dispensés à distance sur la durée totale de ces enseignements ;
- Les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action ;
- Le prix de l’action et les modalités de règlement.
Bon à savoir : Lorsque la formation est financée par un organisme public ou mutualisé, ou par un organisme chargé de collecter la contribution légale des entreprises à la formation professionnelle et la taxe d’apprentissage, la convention de formation peut être remplacée par un bon de commande signé un devis accepté dès lors que ces documents (ou l’une de leurs annexes) stipulent les mentions prévues dans le Code du travail.
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La réalisation d’un bilan pédagogique et financier
Chaque année, les formateurs et organismes de formation doivent compléter et soumettre leur bilan pédagogique et financier (BPF). Cette procédure se fait en ligne via le service “Mon activité formation” (MAF). En cas de non-respect de cette obligation, la déclaration d’activité doit être refaite.
Le bilan pédagogique et financier complet comporte notamment :
- Le nombre de stagiaires accueillis ;
- Le nombre d’heures de formation dispensées ;
- La répartition des stagiaires par catégorie : demandeurs d’emploi, salariés du secteur privé, apprentis… ;
- La nature des actions de formation ;
- Les données financières relatives à l’activité de formation.
Le respect de règles comptables spécifiques
La comptabilité des organismes de formation obéit à des règles légales et réglementaires. Le Code du travail impose aux organismes privés de formation d’établir chaque année un bilan comptable, un compte de résultat et de fournir une annexe. Lorsqu’un organisme exerce plusieurs activités, il doit tenir une comptabilité distincte pour les activités de formation.
La mise en place d’une comptabilité adaptée n’a lieu que si l’organisme de formation réalise un chiffre d’affaires égal ou supérieur à 15 244€.
Un commissaire aux comptes n’est obligatoire pour un organisme de formation privé, que si l’un des deux seuils suivants est atteint ou dépassé : le recrutement de 3 salariés, la réalisation d’un chiffre d’affaires HT de 153 000 € et d’un total bilan de 230 000 €.
Les obligations légales en matière de publicité et communication extérieure
S’il n’est pas interdit pour un organisme de formation de lancer des actions de communication (site internet, marketing direct, presse ainsi que toute communication incitant à l’achat), celles-ci sont néanmoins encadrées par la loi. En effet, les Art. L 6352-12 et Art. L 6352-13 du Code du travail prévoient les dispositions suivantes :
- Lorsque la publicité réalisée par un organisme de formation fait mention de la déclaration d’activité, elle doit l’être sous la seule forme : “Enregistrée sous le numéro… Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État.”
- La publicité réalisée par un organisme de formation ne doit comporter aucune mention de nature à induire en erreur sur les conditions d’accès aux formations proposées, leurs contenus, leurs sanctions ou leurs modalités de financement.
