La certification au référentiel national qualité RNQ, aussi appelée certification Qualiopi, est obligatoire pour les organismes de formation souhaitant bénéficier des financements publics. La marque Qualiopi qui délivre la certification au RNQ, garantit un niveau de qualité tel, que les entreprises souhaitant faire appel aux services des organismes de formation certifiés Qualiopi, puissent bénéficier des fonds publics pour le financement de leurs formations.
Le référentiel qualité se compose de 7 critères et de 32 indicateurs, devant tous être respectés pour l’obtention de la certification Qualiopi. La certification demande une certaine préparation de la part de l’organisme de formation, raison pour laquelle il est essentiel de se faire accompagner. Cet accompagnement passe par l’audit blanc, par exemple, qui permet de relever les non-conformités et de mettre en place des actions correctives. Mais cet accompagnement passe aussi par l’utilisation d’un logiciel de gestion qui offre une automatisation de certaines tâches, une gestion administrative numérique facilitée et qui permet de générer des documents pouvant servir de preuves lors de l’audit initial.
Faut-il s’équiper d’un logiciel pour Qualiopi ? Parmi les solutions du marché et les logiciels, lequel choisir et comment en tirer profit pour l’obtention de la certification Qualiopi ?
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Certification Qualiopi - Le guide complet
Ce guide pour vous permettre, dès la première étape de votre démarche de certification, de prendre les bonnes décisions et d’être parfaitement préparés pour le passage de votre audit
S’équiper d’un logiciel est-il impératif pour Qualiopi ?
Un logiciel de gestion n’est pas obligatoire pour être certifié au RNQ, mais un minimum d’automatisation dans vos processus sera indispensable pour maintenir une rigueur, retrouver facilement les différents éléments, assurer leur traçabilité et générer des documents rapidement. Surtout si vous travaillez à plusieurs – les éléments papier et les emails ont vite une limite, il faudra au moins disposer d’outils robustes à base d’excel pour suivre votre activité.
Opter pour un logiciel, c’est néanmoins opter pour un vrai copilote dans la gestion quotidienne de votre activité et les avantages que cela représente pour la gestion de votre activité sont souvent plus importants que le coût financier de l’outil.
Comment un logiciel accompagne t-il concrètement dans la certification Qualiopi ?
Un logiciel de gestion des formations va vous aider sur de nombreux points :
- Mettre en place une véritable démarche qualité. Vous avez aujourd’hui des logiciels conçus spécialement pour les acteurs de la formation, qui s’adaptent en permanence à la législation. Ils vous aident à entamer une démarche qualité complète. Vous pouvez récolter les attentes des clients et adapter leur parcours de formation en fonction, ou bien créer facilement et rapidement des questionnaires de satisfaction ainsi qu’un rapport qualité pour mesurer la satisfaction de vos clients, apprenants ou formateurs et apporter ainsi les correctifs nécessaires. Vous pouvez également suivre la correction des incidents qualité éventuels.
- Respecter les obligations légales. Les éditeurs de logiciel sont en veille sur ces éléments juridiques et vous permettent d’être en possession de documents et processus conformes aux nouvelles dispositions légales. Des outils vous permettent également de mener facilement votre veille réglementaire sur le secteur de la formation.
- Gagner en temps et en efficacité. Un logiciel de gestion de la formation vous permet de générer facilement et rapidement tous vos documents de formation (convention de formation, émargement papier ou numérique, rapport qualité, attestation de formation, etc.) et de les envoyer à vos clients, apprenants ou financeurs directement depuis le logiciel. Un gain en temps et en efficacité assurés!
- Assurer un meilleur suivi commercial. Un bon logiciel intègre des fonctionnalités vous permettant de piloter vos relations clients. Vous avez ainsi la possibilité de planifier l’envoi de vos documents de formation directement depuis le logiciel, de disposer de rappels ou encore d’automatiser la création de devis ou de factures. Vous pouvez également assurer une gestion et un suivi de vos tâches administratives. Quel que soit le logiciel que vous choisissez, vous êtes plus à même de réduire le nombre de tâches administratives à réaliser et de vous consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée comme le développement de votre activité de formation.
- Créer des modules e-learning. De nombreux éditeurs de logiciels vous permettent de numériser vos supports de formation, de créer ou d’intégrer des modules SCORM et de mettre en place de véritables séquences d’activité pour les parcours d’apprentissage de vos apprenants.
Préparer Qualiopi à l’aide d’un logiciel : les bonnes pratiques
Un logiciel de gestion apporte une aide importante aux organismes de formation dans leur démarche qualité. Pour chaque critère et indicateur, il est possible de tirer profit d’un logiciel de gestion pour mettre toutes les chances de son côté pour l’obtention de la certification Qualiopi.
Certes, entreprendre une démarche qualité va au-delà de l’utilisation d’un logiciel. En revanche, il peut apporter une aide considérable dans la préparation à l’obtention de la certification Qualiopi en simplifiant certaines démarches et en fournissant un socle pour la structuration des processus internes.
Quelles sont les bonnes pratiques ?
- Tout d’abord, un logiciel vous permet de créer un catalogue de formations (qui peut être en ligne) et d’exporter les programmes ;
- grâce à la fonction LMS de votre logiciel, un système d’évaluation numérique est mis à disposition, ce qui vous permet de collecter les données dont vous avez besoin pour répondre à certains critères du référentiel qualité ;
- vous pouvez indiquer les blocs de compétences liés à vos programmes de formation et partager les informations essentielles pour vos prospects et vos clients ;
- la collecte de données permettant l’adaptation de vos programmes est rendue possible ;
- vous pouvez différencier les apprenants en affectant des modules adaptés : les sessions de formations se composent en fonction des besoins des apprenants ;
- l’évaluation des acquis se réalise simplement grâce à un logiciel.
Cette liste est non exhaustive, un logiciel accompagne la démarche qualité.
Découvrez nos 7 meilleurs conseils pour préparer Qualiopi.
Comment bien choisir son logiciel pour Qualiopi ?
Il est essentiel de choisir un logiciel de gestion sur lequel vous vous sentez à l’aise et qui offre les fonctionnalités dont vous avez besoin. Vous pouvez tirer parti du logiciel Digiforma pour accompagner votre démarche qualité.
Il est nécessaire de choisir un logiciel complet comme Digiforma, qui aide pour chaque critère et chaque indicateur Qualiopi. Avec Digiforma, vous avez la possibilité de stocker des documents internes dans les programmes du catalogue, de comprendre les besoins de vos apprenants et d’apporter des actions correctives.
L’extranet Digiforma est un outil puissant, partageant les bonnes informations, au bon moment et aux apprenants concernés. D’ailleurs, chaque apprenant peut être suivi individuellement dans l’extranet : il constitue un outil adapté au suivi et aux échanges pédagogiques entre les parties prenantes.
Digiforma, c’est aussi Digiformag, un magazine en ligne et sa version papier, qui partagent toute l’actualité du secteur, des dossiers aux thématiques les plus actuelles comme la pédagogie, l’e-learning, Qualiopi, la législation, etc. Digiformag vous accompagne sur votre veille réglementaire.
Combien coûte un logiciel pour la certification Qualiopi ?
Les tarifs d’un logiciel pour Qualiopi commencent à une centaine d’euros par mois et diffèrent en fonction des fonctionnalités recherchées. Le logiciel Digiforma comporte deux formules :
- Essentielle
Elle intègre CRM, LMS, des fonctionnalités Qualiopi (accompagnant la démarche qualité), suivi qualité, BPF, export EDOF, catalogue en ligne et la gestion administrative. Digiforma en formule essentielle permet de gérer facilement Qualiopi, à savoir l’obtention de la certification et la préparation à l’audit de surveillance.
À partir de 99€HT/mois.
- Intégrale
Formule la plus complète, elle intègre toutes les fonctionnalités Digiforma : gestion administrative, LMS, signature électronique, lien de paiement en ligne, génération de diplômes, API, gestion commerciale et émargement numérique. La formule intégrale de Digiforma va encore plus loin et aide à la réussite de sa transformation digitale.
À partir de 159€HT/mois.
L’utilisation d’un logiciel pour l’obtention de Qualiopi et le suivi qualité va encore au-delà, en offrant une gestion quotidienne facilitée et pratique, notamment pour l’audit de surveillance. Un élément à prendre en compte dans le coût de cet outil.
