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Quel est le processus de certification Qualiopi étape par étape ?

Digiforma, copilote de votre certification qualité

Les organismes prestataires concourant au développement des compétences (OPAC), soit les organismes de formation professionnelle, les CFA (centres de formation d’apprentis), les centres de bilan de compétences, etc., sont concernés par la certification au Référentiel National Qualité ou certification Qualiopi. 

Ces décrets définissant le Référentiel National Qualité permettent aux organismes de formation d’accéder aux fonds publics ou mutualisés sur l’ensemble de leurs catégories d’action.

La certification Qualiopi est délivrée par des organismes certificateurs accrédités par le COFRAC (Comité français d’accréditation) et les 7 instances de labellisation reconnues par France compétences. Ces instances détiennent la capacité de délivrer la marque Qualiopi “au titre de leur propre démarche qualité”.

Digiforma vous livre le processus complet de certification Qualiopi : il est nécessaire de bien se préparer à l’audit initial en prenant connaissance et en s’imprégnant du guide RNQ (Référentiel National Qualité) ou guide Qualiopi, afin de connaître chaque indicateur et d’en comprendre les attentes. Quand vient le jour de l’audit Qualiopi  : qui y participe ? Comment se déroule la journée ? Découvrez comment se compose la journée de l’audit initial permettant la certification Qualiopi.

 

📄 Sommaire

  • 6 mois avant la date de la certification
  • 3 mois avant la date de l’audit Qualiopi
  •  1 mois avant l’audit Qualiopi

  • 1 semaine avant la date de l’audit
  • Le jour de l’audit de certification Qualiopi

  • Comment se déroule la journée d’audit ?

  • Qui participe à l’audit ?

  • À J+10 après l’audit : les résultats

6 mois avant la date de la certification

Ça y est, vous avez décidé de vous lancer dans la préparation pour obtenir la certification au RNQ, également appelée Qualiopi, et avez planifié votre date d’audit ! Elle vous servira pour établir plus facilement votre rétroplanning.

Télécharger le guide du Référentiel National Qualité 

Ce guide sera votre fil rouge et base de travail tout au long des prochains mois.  

Il faut d’abord s’imprégner de ce document et bien comprendre les attendus pour chaque indicateur. Par exemple, attention aux différents indicateurs où on demande la présence de mesures formalisées, cela veut dire avoir une procédure écrite à présenter et pas simplement expliquer à l’oral comment vous fonctionnez. 

N’hésitez pas à regarder des webinaires sur le sujet ou vous inscrire sur des groupes de réseaux sociaux pour pouvoir partager vos questions ou chercher conseil sur le sujet auprès de vos pairs. Se préparer pour Qualiopi est aussi une excellente opportunité pour créer une communauté, partager ses bonnes pratiques et expériences et retrouver un esprit de solidarité entre acteurs de la formation

À ce stade, le plus important est donc de prendre du recul sur votre activité et votre fonctionnement pour les traduire selon les critères du Référentiel Qualité. La bonne nouvelle en matière de qualité, c’est que l’on ne part jamais de «  zéro  ». Le fonctionnement actuel, au jour le jour, de votre organisme de formation vise déjà la satisfaction de votre clientèle. Elle est la résultante d’une démarche qualité souvent non formalisée. 

“Scanner” votre organisation actuelle et élaborer votre plan d’actions sur les six prochains mois

Cela vous permettra de formaliser vos processus et les mettre en application sur des cas concrets de formation pour pouvoir présenter un échantillon complet à l’auditeur. Cela peut prendre la forme d’un fichier de travail collaboratif où vous notez les éléments de preuve à présenter pour chaque indicateur avec la différenciation des éléments restants à produire ou bien les exemples concrets que vous souhaitez apporter en tant que preuve à l’auditeur (ex. une convention, une convocation, un questionnaire de satisfaction rempli, etc.). Le jour de l’audit Qualiopi, nous vous conseillons d’avoir sous les yeux ce document de travail et guide référentiel pour faciliter le déroulement de la journée et accéder plus rapidement aux différentes pièces justificatives à montrer. 

Une des premières questions à se poser au niveau de votre organisation est : « Avez-vous bien identifié et défini les rôles des Référents Pédagogique, Qualité et Handicap ? ».

Ces trois rôles-clé peuvent être endossés par une même personne ou trois personnes différentes, mais dans tous les cas, celles-ci doivent bien être indiquées dans votre organigramme à jour, dans les fiches de postes, CV et signatures des personnes concernées. Ces personnes seront aussi les principaux interlocuteurs interrogés lors de la journée de certification et naturellement vont s’impliquer activement dans votre démarche qualité. Il est important qu’elles s’imprègnent des missions au quotidien qu’impliquent ces statuts et qu’elles prévoient de se former si ces fonctions sont nouvelles. 

Prévoyez des réunions d’équipe Qualité régulières ou au moins 1 fois par mois pour pouvoir faire l’état des lieux et ajuster les actions restantes à accomplir, mais aussi pour identifier les axes d’améliorations et analyser les retours de vos apprenants, cela nourrira notamment votre plan d’amélioration continue et témoignera d’une vraie démarche qualité. N’oubliez pas de conserver les Comptes-rendus de ces réunions, qui peuvent également vous servir le jour de l’audit.

Pour résumer :

  • Nous vous conseillons tout d’abord de télécharger le Référentiel National Qualité qui vous servira de guide et de base de travail pour les prochains mois. Il est essentiel pour prendre connaissance de chaque indicateur et d’en comprendre les attentes.
  • Votre organisme de formation entre alors dans une véritable démarche qualité et vous permet une prise de recul sur votre activité. 

3 mois avant la date de l’audit Qualiopi

S’assurer que vous êtes à jour sur toutes les procédures

C’est le moment de vous assurer que toutes vos procédures sont désormais bien formalisées et partagées avec les collaborateurs concernés.  

Avez-vous pensé à indexer votre base documentaire, c’est-à-dire d’indiquer une date de création, de mise à jour et un numéro de version pour chacun de vos documents et procédures ? Sinon, cela sera le bon moment de les uniformiser en ce sens.  

Il est important aussi à cette étape d’être sûr que les différents documents légaux et réglementaires que l’on partage avec nos clients soient au point et à jour -vos conventions, règlement intérieur, certificat de réalisation etc. 

Côté programmes, avez-vous bien revu votre catalogue pour que le contenu des programmes diffusés soit conforme aux exigences du Critère 1 du Référentiel National Qualité ? Les objectifs sont-ils clairement identifiés en verbes d’action visant des compétences et donnent-ils lieu à une évaluation associée avec une grille de notation précise ? 

Tout cela doit figurer dans votre Déroulé Pédagogique et ce, pour chaque programme.  

Finaliser votre dispositif d’accompagnement pour les personnes en situation de handicap

Si vous n’avez pas pu vous pencher sur ce sujet, il est encore temps de commencer à vous créer un réseau sur les sujets de l’handicap. L’Agefiph de votre Région, ainsi que Cap Emploi ou différentes associations peuvent vous aider pour adapter vos parcours aux personnes en situation de handicap. 

Poursuivre votre démarche de veille

Vous pouvez vous abonner à différents magazines ou sites sources de veille pédagogique, réglementaire et technique. Des nombreux groupes de professionnels sur les réseaux sociaux sont également très actifs pour se tenir au courant des actualités de votre secteur et vous inscrire dans votre écosystème

Se faire accompagner pour passer la certification

À 3 mois avant la certification Qualiopi, on peut aussi se demander si l’on a besoin de se faire accompagner pour le reste du processus ou bien si l’on a les moyens de réaliser un audit blanc. Si vous souhaitez bénéficier d’un accompagnement, il ne faut point trop tarder pour choisir votre prestataire et organiser cette action car l’agenda des personnes que vous souhaitez solliciter se remplit assez vite.

Pour résumer à J -3 mois avant la date de l’audit initial Qualiopi :

  • Assurez-vous que les procédures soient formalisées, partagées avec les collaborateurs concernés et uniformisez vos différents documents : cette étape est essentielle à J -3 mois.
  • Les documents légaux et réglementaires doivent être mis à jour.
  • Pensez à votre déroulé pédagogique : avez-vous revu votre catalogue de formation et adapté le contenu des programmes afin d’être conforme au critère 1 ? Pour rappel, le critère 1 concerne les informations à préciser au public concernant les prestations proposées et les délais. L’information doit être accessible au public, vérifiable et détaillée : quels sont les prérequis ? Les objectifs ? Les modalités ? Etc.
  • Pensez également aux publics en situation de handicap. Il est nécessaire de mettre en place des mesures permettant l’accompagnement et la formation adaptée de ces apprenants.

1 mois avant l’audit Qualiopi

Passer un audit blanc

Au plus tard 1 mois avant l’audit Qualiopi, il est conseillé de faire un audit blanc si jamais vous avez cette possibilité. Cela permettra d’évaluer si votre fonctionnement et tout ce que vous avez mis en place est bien suffisant aux yeux du RNQ ou bien s’il faut ajuster certains aspects. Vous aurez ainsi 1 mois pour corriger le cas échéant et arriver sereins le jour de l’audit. 

Nous vous conseillons à ce moment de bien choisir les pièces complètes à présenter à l’auditeur et cela passe par un audit interne par vous-même des dernières actions de formation délivrées – vérifiez par vous-mêmes que toutes les étapes et pièces justificatives pour chaque apprenant sont bien présentes et archivées dans vos dossiers ou outils – les questionnaires de recueil des besoins en amont de la formation ou comptes-rendus d’entretiens, les conventions signées, les feuilles de présence émargées etc. 

Choisissez les dossiers complets et les plus représentatifs de votre démarche, cela sera à vous de guider l’auditeur le jour J dans les pièces justificatives que vous allez lui présenter.. 

À ce stade, vous connaissez déjà le nom de votre auditeur et il vous enverra quelques semaines avant la date fixée d’audit un plan d’audit. Ce document présente le déroulé par heure et par indicateur de la journée d’audit et les noms des personnes qu’il a pu identifier selon votre organigramme pour les interroger. N’hésitez pas à le contacter si besoin de préciser des éléments logistiques pour sa venue ou bien si besoin d’adapter les personnes référentes identifiées. 

Pourquoi réaliser un audit blanc pour préparer la certification Qualiopi ?

L’audit blanc se déroule de la même manière que l’audit initial, c’est-à-dire en conditions réelles. Cet aspect est essentiel pour l’OF qui pourra ensuite découvrir les non-conformités, les comprendre et mettre en place des actions correctives. L’objectif est de préparer l’audit blanc comme si vous prépareriez l’audit initial.

Si l’auditeur constate des non-conformités lors de l’audit blanc, il procède à une description rédigée de cette non-conformité. L’organisme de formation peut ainsi prendre connaissance des risques relevés, des mentions, des prérequis et des modalités absentes, par exemple.

Certains points différencient l’audit blanc de l’audit initial :

  • la durée de l’audit est plus courte ;
  • l’auditeur n’est pas le même.

1 semaine avant la date de l’audit

Dernière ligne droite, normalement vous avez déjà mis en place un processus qualité complet et vous avez identifié les différents éléments à présenter à l’auditeur. 

Les derniers ajustements que vous pouvez opérer :

  • Viser les éléments sur vos dernières sessions toujours en cours, même si celles-ci ne sont pas encore terminées.  
  • Prévoyez de bien réserver une salle calme, qui peut accueillir plusieurs personnes travaillant à l’ordinateur. 
  • Prévenez bien les différentes personnes qui vont participer aux différents moments de la journée d’audit de rester disponibles, elles n’ont pas besoin de l’être physiquement, mais du moins se connecter à distance si besoin. 
  • Pensez aussi à prévoir de l’eau et du café pour la journée. 

Enfin, prenez aussi le temps de vous aérer l’esprit car une des clés de la réussite de cet exercice est aussi d’être serein et de ne pas se faire envahir par le stress. 

Le jour de l’audit de certification Qualiopi

C’est le grand jour ! 

Vous avez forcément bien travaillé pour le préparer mais vous avez le sentiment de passer à nouveau vos épreuves du BAC et une évaluation ! Rassurez-vous, c’est tout à fait normal avec les temps et efforts que vous avez fournis, mais surtout l’audit Qualiopi reste non pas une évaluation mais un échange sur votre fonctionnement et une opportunité d’améliorer votre organisation

Dès l’arrivée de votre auditeur, vous vous rendrez compte que c’est une personne bienveillante qui n’est pas là pour vous sanctionner mais pour comprendre votre activité. Il vous expliquera le déroulement de la journée et vous demandera des éléments sur chaque indicateur vous concernant. Ne soyez pas trop bavards, restez succincts et répondez aux questions précises sinon vous risquez de vous égarer et de devoir présenter des preuves complémentaires pour illustrer vos propos. Gardez bien sous les yeux le guide de lecture du référentiel et votre liste ou fichier de preuves à présenter pour chaque indicateur.  

À la fin de la journée d’audit vous saurez le nombre de non conformités totales que vous avez cumulées mais même si vous en avez zéro (on vous le souhaite !) l’auditeur ne peut pas vous délivrer la certification dès ce moment. Il faudra attendre quelques jours pour avoir votre validation par la commission dédiée de l’organisme certificateur et si tout s’est bien passé votre certificat. Ce n’est qu’à partir de ce moment que vous pouvez communiquer sur l’obtention de votre certification qualité mais attention, selon la charte graphique de la marque Qualiopi.  

Comment se déroule la journée d’audit ?

La journée d’audit est très codifiée et les auditeurs respectent tous la même trame. 

La réunion d’ouverture

La réunion d’ouverture dure une vingtaine de minutes et permet de lancer la journée d’audit. C’est le moment durant lequel l’auditeur se présente et présente les étapes de l’audit : la durée, les règles et l’organisation générale de la journée. Toutes les parties prenantes de la certification ne sont pas obligées de participer à la réunion d’ouverture mais les personnes indispensables à l’explication des processus y sont attendues.  

L’analyse critère par critère (le matin)

L’audit Qualiopi peut commencer ! L’auditeur demande à l’organisme de présenter rapidement sa structure et son activité, ainsi que d’indiquer le chiffre d’affaires, nombre d’heures et apprenants déclarés dans le dernier Bilan Pédagogique et Financier. Il va aussi demander quelles sont les forces et faiblesses de l’organisme et va réaliser un échantillonnage des programmes qui vont être audités. L’auditeur va par la suite toujours analyser chaque indicateur dans l’ordre du référentiel. Pour chaque indicateur, il sera demandé de présenter une preuve. L’auditeur peut également demander à voir un cas concret en action : il faut prévoir en amont un échantillon d’actions de formation à présenter. Après chaque indicateur, l’auditeur précise s’il est validé ou s’il occasionne une non-conformité (mineure ou majeure).

La pause déjeuner

À l’heure de la pause déjeuner, il est normal de n’avoir traité que les deux premiers critères du Référentiel National Qualité. La pause déjeuner est l’occasion de passer un moment convivial et informel avec l’auditeur. Attention cependant à respecter les horaires prévus et de ne pas prendre en charge les frais du repas de l’auditeur.

L’analyse critère par critère (l’après-midi)

L’après-midi suit le même format que le matin avec une analyse indicateur par indicateur. Une fois que tous les critères sont vus, l’auditeur s’isole alors pour préparer la réunion de clôture. 

La réunion de clôture

La réunion de clôture est le moment où l’auditeur fait le point sur la journée. S’il en relève, il récapitule les non-conformités obtenues durant la journée ainsi que la procédure à suivre pour les lever. 

Qui participe à l’audit ? 

Dans le cadre d’un audit de certification Qualiopi, qu’il soit blanc ou initial, toutes les équipes ne sont pas nécessairement auditées. L’idée est bien sûr d’auditer les parties prenantes, ceux qui sont à l’œuvre pour diffuser les programmes de formation, pour assurer leur conception, pour assurer leur mise en œuvre. Seront audités également les personnes ou les pôles ressources, donc RH, ceux qui vont, par exemple, gérer la logistique dans le cas des formations en présentiel. En distanciel également, il y a aussi une logistique : dans ce cas, il peut s’agir du pôle technique qui va être audité. Enfin, une dernière partie de l’audit est consacrée à l’implication aussi de l’organisme de formation dans sa sphère économique donc d’autres personnes dédiées à la communication, au marketing ou à la stratégie peuvent être concernées. 

Cette interrogation concerne peu les formateurs individuels mais dans le cas des équipes, il faut garder en tête que toutes les parties prenantes sont impliquées dans la démarche qualité. Tous les postes ont leur importance à partir du moment où ils participent à la qualité des formations. Ainsi, une personne qui fera l’accueil des bénéficiaires pourra par exemple être mentionnée lors de l’audit. 

À J+10 après l’audit : les résultats

L’auditeur va remettre son rapport final au comité de décision interne à l’organisme certificateur qui va décider d’accorder ou non la certification Qualiopi.

Quand le comité valide la certification, elle est obtenue pour une durée de 3 ans.

Lors de l’audit initial, l’auditeur constate des non-conformités si l’organisme de formation n’a pas respecté l’entièreté des indicateurs du référentiel qualité. Il est important de savoir qu’il existe des niveaux de non-conformité, elles peuvent être mineures ou majeures. Si une non-conformité majeure est relevée, l’audit n’aboutira pas directement sur une certification, il est en revanche possible de la corriger avec un plan d’actions et la transmission des preuves de la mise en place de ces corrections.

Comment utiliser sa certification Qualiopi et que faut-il changer une fois certifié ?

Du moment qu’un organisme de formation est certifié, il dispose d’une autorisation d’usage de la marque Qualiopi. La mention de certification sur les supports de communication est possible, il est cependant nécessaire de respecter le règlement d’usage de la marque.

Par exemple, si la certification est perdue, l’organisme de formation peut l’utiliser uniquement dans les délais impartis pour renouveler sa demande de certification, au-delà, il n’est plus autorisé à l’utiliser. Nous conseillons de réaliser un suivi daté des utilisations de la marque Qualiopi afin de garder le contrôle et de fournir le document en cas de demande.

Enfin, afin de maintenir la certification, un audit de surveillance est réalisé entre le 14e et le 28e mois suivant l’obtention. L’objectif est de s’assurer de la conformité de l’organisme de formation avec les exigences Qualiopi dans le temps.

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