Accompagnement à la certification Qualiopi (Référentiel National Qualité) : l’essentiel à connaître

La démarche Qualiopi peut être une source de stress et d’interrogations pour les organismes de formation en passe de se faire certifier. Nombreux sont donc les OF qui souhaitent bénéficier d’un accompagnement afin d’être préparés au mieux pour leur journée d’audit. 

En quoi consiste l’accompagnement à Qualiopi, comment bien choisir son accompagnateur et quel est le coût de ce suivi ? Découvrez tous nos éléments de réponse.

📄 Sommaire

  • Rappel de ce qu’est la certification Qualiopi RNQ
  • Faut-il se faire accompagner pour obtenir la certification Qualiopi RNQ ?
  • Le coût de l’accompagnement à la certification
  • Les avantages d’un accompagnement pour la certification Qualiopi RNQ

Avant toute chose : rappel de ce qu’est la certification Qualiopi RNQ

La loi avenir professionnel du 5 septembre 2018 permet aux organismes de formation de bénéficier de financements par les fonds publics ou mutualisés. Pour ceci, ils doivent répondre à certains critères qualité, tous réunis sous la certification du Référentiel National Qualité (RNQ) : Qualiopi.

Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est devenue obligatoire pour les organismes de formation souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés délivrés ainsi par l’État, les régions, Pôle emploi ou encore les OPCO, etc. 

Faut-il se faire accompagner pour obtenir la certification Qualiopi RNQ?

Pour se préparer à l’audit initial de la certification au RNQ, il n’est pas obligatoire de se faire accompagner, de nombreux organismes ont fait le choix de se préparer tout seuls en suivant le guide du référentiel à la lettre.

Néanmoins, la démarche demandant un investissement important en termes de temps, faire appel à un consultant externe peut aider à accélérer le processus et gagner en sérénité. Cela a aussi l’avantage de plus facilement savoir vers où aller, car il n’est pas toujours facile de prendre du recul sur ces processus. Un accompagnement peut révéler tous les écarts potentiels et conseiller sur la façon de les lever afin de ne pas avoir de mauvaises surprises le jour de l’audit.

Comment savoir si mon accompagnateur est sérieux ? 

Se faire accompagner à la certification au Référentiel National Qualité est idéal, cela permet  d’avoir quelqu’un à qui poser toutes vos questions ! Attention cela dit à bien choisir votre accompagnateur.  

Voici quelques conseils pour vous aider à faire votre choix :  

 

  • Vérifiez que votre accompagnateur est bien issu du secteur de la formation continue :  quelqu’un qui connaît les enjeux des organismes de formation sera plus pertinent dans  son accompagnement. 
  • Il est recommandé également que celui-ci ait suivi un cursus pour devenir auditeur à la certification au Référentiel National Qualité. En effet, les organismes certificateurs  proposent des formations spécifiques pour être auditeur : c’est encore le meilleur  moyen de ne pas se tromper dans la lecture du guide ! 
  • Évidemment, c’est encore mieux s’il s’agit d’un accompagnateur qui réalise également des audits à la certification. Toute la valeur de son accompagnement se retrouvera  dans son expérience ! 

 Le coût de l’accompagnement à la certification

Combien coûte la démarche de certification Qualiopi RNQ ? S’il s’agit d’une question pertinente, il est évidemment impossible d’y répondre avec une grille de tarifs précise. En effet, tout dépend de la durée de l’accompagnement, de la taille de l’organisme de formation ainsi que des modalités d’accompagnement choisies. 

Dans tous les cas, méfiez-vous des « kits » : ces sociétés qui surfent sur la vague du RNQ et qui vendent des packs de documents tout prêts avec quelques heures d’accompagnement. L’outil ne garantissant pas le processus, c’est encore le meilleur moyen de tomber à côté dans la préparation de votre audit qualité. 

Voici quelques indications de prix en fonction du type d’accompagnement souhaité :  

 

  • Si vous souhaitez comprendre la logique de la certification pour ensuite l’appliquer par vous-même, orientez-vous vers une formation. Vous y retrouverez alors des  tarifs classiques de formation. 
  • Si vous souhaitez être accompagné pas à pas, vous pouvez avoir un accompagnement sans formation ou un accompagnement qui va inclure une formation. Evidemment, le tarif va s’en ressentir ! 
  • Enfin, il existe des formules d’accompagnement « haut-de-gamme » qui vont inclure de la formation, de l’accompagnement, ainsi qu’un audit blanc. Dans ces cas-là, les accompagnants peuvent proposer un système de garanties où ils vous accompagnent également dans la levée des non-conformités si certaines sont détectées lors de l’audit initial. 

Que faire si l’on manque de moyens pour se faire accompagner pour Qualiopi ?

Si un accompagnement pour la mise en place de la démarche qualité n’est pas dans vos moyens, nous vous conseillons de réaliser si possible un audit blanc – cette journée vous préparera à la journée d’audit, à laquelle vous pourrez aller l’esprit plus tranquille et vous indiquera si vous êtes réellement prêts ou s’il faut faire des ajustements. La personne qui réalise l’audit blanc pourra aussi vous donner ses conseils pour lever certaines non-conformités détéctées à temps pour le Jour J et à mieux travailler votre discours face à l’auditeur. 

Si cela n’est pas réalisable pour vous, notre conseil est dans tous les cas de bien s’entourer – inscrivez-vous sur des forums ou réseaux sociaux pour demander l’avis de vos confrères, suivez des webinaires sur le sujet qui vous guideront dans la démarche avec des astuces et bonnes pratiques. On y retrouve souvent un vrai élan de solidarité entre les acteurs de la formation qui veulent s’entraider ! 

Les avantages d’un accompagnement pour la certification Qualiopi RNQ

Se faire accompagner d’un expert vous offre non seulement un gain de temps mais également une certaine efficacité, notamment si vous n’avez encore jamais réalisé d’audit. 

Les audits qualité : quelque chose de sérieux

En tant que responsable de centre de formation ou d’organisme de formation, expérimenter l’exercice de l’audit n’est pas forcément simple. Pour de nombreux acteurs du secteur, cette démarche qualité est nouvelle et délicate. 

Le référencement Datadock était une procédure simplifiée dans son déroulement et demandant considérablement moins d’exigence.

Pour rappel, la certification RNQ va bien plus loin :

  • 7 critères au lieu de 6 (Datadock)
  • 32 indicateurs au lieu de 21 (Datadock)
  • L’apport de preuves pour chaque indicateur

 

Les actions à mettre en place pour la réussite de son audit qualité nécessitent un temps de préparation important et de l’organisation, raisons pour lesquelles les compétences d’un prestataire externe sont nécessaires. La préparation à la certification représente un travail conséquent qui se réalise sur la durée. Une non conformité, voire plusieurs, peuvent être détectées lors du diagnostic réalisé par l’organisme certificateur ; avec l’aide d’un prestataire, vous êtes accompagné étape par étape. Sans compter que certaines notions telles que celles sur le handicap, peuvent être méconnues au sein de votre OF alors qu’elles font l’objet de certains indicateurs. 

L’auditeur qui vous accompagnera vous apportera les informations nécessaires pour l’obtention de Qualiopi et vous indiquera les éléments à réunir lors de l’audit. Ce rôle de conseil apporté par un prestataire externe vous mettra en confiance et vous permettra une préparation sereine.

Finalement, peu importe le budget alloué au passage de la certification Qualiopi RNQ, des solutions d’accompagnement et des alternatives adaptées à vos besoins existent. Suivre les conseils des auditeurs et ne pas se précipiter représentent la clé du succès.

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