Le guide des organismes de formation

symbole-digiforma-crayon Comment devenir un organisme de formation

Une reconversion professionnelle, une appétence particulière pour un domaine d’expertise ou le désir de partager ses connaissances sont autant de raisons de créer son organisme de formation. Si un accompagnement peut être envisagé, être correctement informé est un atout considérable avant de se lancer dans l’aventure entrepreneuriale.

Les démarches administratives peuvent s’avèrent parfois longues et ardues et cela d’autant plus que les organismes de formation sont tenus  de respecter de nombreuses dispositions légales : déclaration d’activité, réalisation d’un bilan pédagogique et financier… Autant d’éléments à prendre en compte, car les contrôles sont nombreux et les instances gouvernementales n’hésitent pas à sanctionner lourdement les organismes de formation qui ne les respectent pas. Suivez le guide et découvrez tout ce que vous devez savoir sur la création d’un organisme de formation !

 

La création d’un business plan : l’étape incontournable

Vous avez décidé de vous lancer dans la grande aventure qu’est la création d’un organisme de formation, mais êtes-vous bien sûr de la fiabilité de votre projet ? Pour cela, il n’y a qu’une seule solution : créer et rédiger votre business plan. Ce document est un condensé de plusieurs informations et portent tant sur le projet lui-même que sur les porteurs de projet, le public auquel vous vous adressez, le marché que vous ciblez, les moyens matériels et financiers que vous avez en votre possession.

Le business plan sert également à formaliser une stratégie commerciale (conception de votre catalogue de formation, prix de vos offres de formation) et marketing (segmentation de votre clientèle, choix des canaux de communication pour accroitre votre visibilité et votre notoriété).

Si vous planifiez de créer votre organisme de formation avec des associés, ce document sera nécessaire pour les convaincre de participer à votre projet et de connaitre les risques encourus. Même si vous êtes seul lors du démarrage de votre activité, votre business plan vous aidera à clarifier votre projet et vous aidera à recruter de nouveaux collaborateurs pour rejoindre votre entreprise.

 

Création d’un organisme de formation : toute une aventure entrepreneuriale !

Une fois votre étude de faisabilité menée, vous pouvez commencer à démarrer les premières étapes relatives à la création de votre activité. Une des premières questions auxquelles vous ferez face concerne le choix de votre statut juridique. Devriez-vous opter pour une Eurl, une SAS ou une SARL ? Cette décision varie d’une situation à une autre et dépend de nombreux critères que vous devrez prendre en compte :

  • Le nombre de participants : entrepreneur individuel, 1 ou plus de 10 associés
  • Le dirigeant de l’organisme : personne physique, personne physique associée, président obligatoire
  • Le régime fiscal de votre entreprise (les bénéfices réalisés sont-ils imposés sur le revenu ou sur les sociétés)
  • L’obligation aux dettes : votre responsabilité ou celles de vos associés est-elle limitée aux apports ou pèse-elle de manière solidaire et indéfinie ?
  • La rédaction des statuts d’entreprise
  • Aides à la création et au maintien de l’entreprise
  • Le mode de prise de décision : comment les pouvoirs seront répartis entre le fondateur de l’organisme de formation et ses associés s’il en a
  • Le montant du capital social et vos apports
  • Le régime social du dirigeant de l’entreprise

Ces éléments faciliteront la prise de décision, mais puisqu’elle sera déterminante pour la pérennité de votre entreprise, il est recommandé de vous faire accompagner dans cette démarche.

Une fois la forme juridique de votre entreprise définie, il est judicieux de s’interroger sur les différents dispositifs existants facilitant la création de votre activité. En effet, l’aventure entrepreneuriale peut très vite s’avérer coûteuse et il existe de nombreuses aides financières dont vous pouvez bénéficier. Ces dernières varient en fonction de votre statut professionnel (demandeur d’emploi, salarié, etc.), de votre activité et de votre région de résidence. Les services de l’État recensent toutes les aides à la création d’entreprise sur un site internet.

Une des alternatives possibles est la reprise d’un organisme de formation existant, cela vous permettra de démarrer votre activité tout en bénéficiant d’une notoriété acquise, d’un portefeuille clients déjà constitué voire d’une équipe de vente et de formateurs déjà bien installée. Attention toutefois à ne pas trop vite s’emballer ! Il serait prudent de vérifier la situation financière de l’organisme — pour cela le site internet societe.com vous permet d’avoir une vision précise des comptes et bilans de l’entreprise — que vous souhaitez racheter, s’assurer que toutes les obligations légales ont bien été respectées. Il serait judicieux de connaitre les raisons de la vente d’une entreprise. Quoi qu’il en soit, la reprise d’un organisme de formation ne vous dispense pas de la rédaction d’un business plan ni de la formalisation d’une nouvelle stratégie commerciale et/ou marketing. La CCI a mis en place un guide complet dédié à la reprise d’entreprise que vous consultez gratuitement.

 

La déclaration d’activité : l’étape incontournable pour créer son activité de formation

La première étape administrative à effectuer concerne la déclaration de l’activité d’organisme de formation auprès de la Direccte de la région dont dépend votre établissement. Pour cela, vous devrez compléter un formulaire administratif et constituer un dossier comportant différentes pièces justificatives.

Cette étape est indispensable afin de pouvoir devenir organisme de formation. La déclaration de votre activité vous permettra d’obtenir un numéro d’enregistrement. Le préfet dispose d’un délai de 3 mois pour notifier sa décision et valider ou refuser votre requête. Entre temps, vous bénéficierez d’un numéro provisoire qu’il faudra toutefois inclure dans tout document administratif et financier.

Parallèlement à cette démarche, vous pouvez solliciter une exonération de TVA. Toutefois, celle-ci ne concerne que les prestations relevant de la formation professionnelle. Ainsi, si vous menez d’autres types d’activité, ces dernières seront assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée. Sachez également que l’exonération de la TVA n’est pas rétroactive, et que voudrez patienter jusqu’à l’obtention de votre attestation fiscale avant de facturer des prestations sans TVA.

 

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Les obligations et contrôles des organismes de formation

Les dispensateurs de la formation professionnelle sont soumis à de nombreuses obligations légales :

  • La déclaration d’activité auprès de la Direccte la première année d’activité puis la réalisation d’un bilan pédagogique et financier les années suivantes ;
  • La formalisation d’un contrat ou d’une convention de formation professionnelle ;
  • Les informations à communiquer aux stagiaires : le règlement intérieur, le programme de la formation, les feuilles d’émargement, les horaires de la formation, les modalités de suivi de la formation,
  • La tenue d’une comptabilité spécifique ;
  • Le respect de dispositions légales en matière de communication et publicité.

Un organisme de formation qui n’honore pas ses obligations s’expose à de lourdes sanctions financières et pénales et risque d’être radié des listes officielles des organismes de formation. En effet, le contrôle administratif et financier des prestataires de la formation professionnelle est mené par le Service régional de Contrôle (SRC) et encadré par le code du travail.

Enfin, l’entrée en vigueur du RDGP impacte également les organismes de formation et les amène à formaliser une stratégie claire en matière de protection des données. A ce titre, la CNIL a réalisé un dossier complet pour vous aider à être conforme aux nouvelles normes européennes.

 

Le rôle de la fonction RH d’un organisme de formation

Parce qu’elle est la garante d’un recrutement de qualité, qu’elle peut être amenée à formaliser des contrats de sous-traitance avec un organisme tiers et à planifier les sessions de formation, les fonctions du service RH sont essentielles à la pérennité d’un organisme de formation.

Précisons toutefois que les rôles d’un service RH peut varier d’un organisme de formation en fonction de taille ou de sa masse salariale et que les missions décrites dans cet article ne sauraient être exhaustives.

Que vous soyez un entrepreneur individuel ou que vous ayez des associés lors de la création de votre activité, vous serez sans doute amené à recruter des formateurs pour dispenser des sessions de formation. Mener des entretiens de recrutement n’est pas chose aisée et c’est la raison pour laquelle, nous avons consacré un article aux critères de sélection d’un formateur.

Si vous choisissez d’externaliser une partie ou l’intégralité de sessions de formation, vous serez amené à confier cette mission à un prestataire tiers. Qu’il soit organisme de formation ou formateur indépendant, cette démarche sera obligatoirement formalisée sous la forme d’un contrat de sous-traitance comportant un certain nombre de mentions légales.