Qualiopi et CPF : les étapes clés pour un organisme de formation de qualité

La certification Qualiopi et le Compte personnel de formation (CPF) restent des objectifs essentiels pour les organismes de formation en France. Cette synergie entre qualité des prestations proposées et accès à des financements offre de nombreux atouts, mais implique également davantage de responsabilités.

Fonctionnement des différents dispositifs, exigences à respecter, étapes pour proposer des formations éligibles au CPF : retrouvez tout ce que vous devez savoir sur Qualiopi et le CPF.

Pourquoi Qualiopi est nécessaire pour accéder au CPF mais pas suffisant ?

La certification Qualiopi fait aujourd’hui figure de prérequis incontournable pour les organismes de formation souhaitant accéder à des financements publics – dont fait partie le Compte personnel de formation (CPF) – et mutualisés. Toutefois, la seule obtention de la certification ne garantit pas l’éligibilité au CPF.

Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?

Obligatoire depuis le 1ᵉʳ janvier 2022 pour les organismes de formation souhaitant bénéficier d’un financement public, la certification Qualiopi vise à garantir la qualité des processus de formation proposés aux bénéficiaires.

Ce dispositif s’applique à tous les prestataires concourant au développement des compétences, à savoir :

• les organismes de formation (OF) ;
• les centres de Validation des acquis de l’expérience (VAE) ;
• les Centres de formation d’apprentis (CFA) ;
• les centres de Bilan de compétences (CBC).

Qu’est-ce que le CPF ?

Le Compte personnel de formation (CPF) désigne un dispositif permettant à tous les actifs d’acquérir des droits à la formation utilisables tout au long de leur vie professionnelle.

Il prend la forme d’un compte individuel, rechargeable en euros, permettant de suivre des formations certifiantes ou qualifiantes.

Le CPF contribue ainsi au maintien de l’employabilité des individus et à la sécurisation du parcours professionnel.

Qu’est-ce qu’un Espace dédié aux organismes de formation (EDOF) ?

L’Espace dédié aux organismes de formation (EDOF) est une plateforme en ligne gérée par la Caisse des dépôts et consignations (CDC). Comme son nom l’indique, l’EDOF se destine aux OF et leur permet notamment de :

• créer et mettre à jour son catalogue de formations éligibles au CPF ;
• gérer le suivi des dossiers d’entrées et de sorties de formation ;
• administrer la facturation ;
• accéder à l’ensemble des fonctionnalités via le portail “Mon Activité Formation”.

Les exigences Qualiopi pour rendre une formation éligible au CPF

La certification Qualiopi impose des critères stricts que les organismes de formation doivent respecter afin de pouvoir maintenir leur éligibilité au CPF.

Les critères du Référentiel national qualité (RNQ)

La certification Qualiopi repose sur le Référentiel national qualité (RNQ) constitué de 32 indicateurs, eux-mêmes répartis en 7 critères principaux :

• 1. Information au public ;
• 2. Objectif et adaptation des prestations ;
• 3. Accueil, suivi et évaluation du public ;
• 4. Adéquations des moyens ;
• 5. Qualification du personnel ;
• 6. Investissement dans l’environnement professionnel ;
• 7. Appréciations et amélioration continue.

L’audit Qualiopi : déroulement et points de contrôle

Pour obtenir la certification Qualiopi, délivrée pour une durée de trois ans, l’organisme certificateur doit apporter des preuves concrètes de son respect des exigences du RNQ.

Ce contrôle est réalisé par des organismes certificateurs agréés par le Comité français d’accréditation (COFRAC) et comprend trois audits distincts :

• l’audit initial de certification ;
• l’audit de surveillance, réalisé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois qui suivent l’audit initial ;
• l’audit de renouvellement, à réaliser avant l’expiration de la certification en cours.

Les conséquences sur mon catalogue EDOF

Qualiopi impacte directement le catalogue de formations proposé sur EDOF. Concrètement, en tant qu’OF, sans certification valide :

• il est impossible de renseigner ou de mettre à jour vos offres ;
• vos formations ne sont plus visibles sur Mon Compte Formation ;
• vous ne pouvez plus recevoir de nouvelles demandes d’inscription ;
• la validation des demandes en cours se retrouvent bloquées.

Il est donc primordial de veiller à respecter tous les critères du RNQ pour accéder à EDOF et maintenir votre éligibilité au CPF.

Comment proposer ses formations sur le CPF et obtenir un accès EDOF ?

Pour pouvoir proposer des formations éligibles au CPF et bénéficier d’un accès EDOF, les organismes de formation doivent respecter une procédure qui se compose de cinq grandes étapes.

1. Obtenir la certification Qualiopi

Comme expliqué ci-dessus, la certification Qualiopi reste un prérequis obligatoire pour accéder aux financements mutualisés et publics, dont le CPF. Cette reconnaissance atteste de la crédibilité de votre structure et de la qualité de vos processus de formation.

Cette étape nécessite une préparation minutieuse afin démontrer la conformité de vos procédures internes aux exigences du RNQ à l’auditeur, le jour de sa visite.

2. Vérifier son éligibilité au CPF

Seules les formations certifiantes ou qualifiantes se montrent éligibles au CPF. Cela implique par exemple :

• les formations inscrites au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) ou au Répertoire spécifique (RS) ;
• l’accompagnement VAE ;
• les bilans de compétences ;
• les certificats CléA ;
• le permis B ;
• l’accompagnement pour la création ou la reprise d’entreprise.

3. Demander un accès à EDOF

Pour créer un compte EDOF, les organismes de formation doivent présenter :

• la certification Qualiopi ;
• un numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité ;
• un bilan pédagogique et financier à jour ;
• un extrait de casier judiciaire vierge pour les dirigeants de l’OF ;
• leurs capacités techniques et pédagogiques à délivrer des formations, sur la base de documents tangibles.

Il est important de noter que l’inscription à EDOF nécessite une validation par la Caisse des dépôts, qui vérifie l’éligibilité de l’organisme et de ses formations. Pour ce faire, vous devez :

• remplir le formulaire d’enregistrement initial ;
• fournir les documents justificatifs demandés ;
• participer à un webinaire d’information obligatoire ;
• attendre la validation finale.

4. Publier ses formations sur Mon Compte Formation

Les organismes doivent fournir des informations précises et détaillées sur leurs formations dans le catalogue EDOF, notamment :

• les objectifs pédagogiques ;
• les modalités de formation ;
• les tarifs ;
• les certifications visées.

Également, Il est primordial pour les OF de respecter toutes les obligations légales et administratives liées à la publication de formations sur le CPF :

• maintenir à jour ses informations administratives ;
• respecter les délais de traitement des dossiers ;
• suivre les règles de publication des offres.

Enfin, pour maximiser la visibilité de leurs formations et attirer les apprenants, les organismes doivent optimiser leurs descriptions et utiliser des mots-clés pertinents :

• soigner les descriptions de formation ;
• proposer des tarifs cohérents ;
• mettre en avant les certifications ;
• actualiser régulièrement le catalogue.

5. Gérer les inscriptions et suivre les financements CPF

Dernière étape clé consiste en un traitement rapide et efficace des demandes d’inscriptions, ce qui implique :

• une vérification des prérequis ;
• une proposition de planning ;
• une validation de toutes les modalités.

Un suivi minutieux des dossiers CPF reste essentiel afin d’assurer une gestion administrative et financière rigoureuse :

• suivi des entrées/sorties ;
• facturation ;
• déclaration du service fait ;
• gestion des annulations.

Enfin, veillez à respecter scrupuleusement les délais et obligations imposés par EDOF. Dans le cas contraire, vous risqueriez une suspension de leur compte et la perte de tous vos avantages.