Centre de bilan de compétences certifié Qualiopi : comment y parvenir ?

Pour les centres de bilan de compétences, la certification Qualiopi se montre aujourd’hui incontournable. Au-delà de son aspect réglementaire, ce label de qualité représente un véritable atout stratégique permettant d’accéder aux financements publics et mutualisés, et de valoriser son expertise auprès des bénéficiaires.

Objectifs et avantages de Qualiopi, avantages, étapes clés de l’obtention de la certification, différents dispositifs de financement : retrouvez tous nos conseils pour que votre centre de bilan de compétences bénéficie de la certification Qualiopi.

Certification Qualiopi : est-elle indispensable ?

En tant que centre de bilan de compétences, la certification Qualiopi se montre aujourd’hui obligatoire si vous souhaitez bénéficier de financements publics et mutualisés, et vous démarquer dans un secteur concurrentiel.

Définition et objectifs de la certification Qualiopi

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, l’obligation de la certification Qualiopi concerne tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences.

C’est le cas des formateurs – y compris indépendants – dispensant des actions :

• de bilans de compétences ;
• de formation ;
• permettant de faire valider les acquis de l’expérience (VAE) ;
• de formation par apprentissage.

Pour décrocher la certification Qualiopi, les centres de bilan de compétences doivent respecter les exigences du Référentiel national qualité (RNQ), qui s’articule autour de 7 principaux critères composés de 32 indicateurs :

• 1. Information au public ;
• 2. Objectif et adaptation des prestations ;
• 3. Accueil, suivi et évaluation du public ;
• 4. Adéquations des moyens ;
• 5. Qualification du personnel ;
• 6. Investissement dans l’environnement professionnel ;
• 7. Appréciations et amélioration continue.

En plus de l’accès aux financements, Qualiopi répond à deux objectifs majeurs :

• attester de la qualité actions de développement de compétences proposées aux bénéficiaires ;
• offrir une meilleure lisibilité de l’offre de formation pour les entreprises et les usagers.

Pourquoi Qualiopi est incontournable pour les centres de bilan de compétences ?

Si elle est obligatoire, la certification Qualiopi se veut également indispensable pour les centres de bilan de compétences, et ce, pour plusieurs raisons :

• Accès aux financements : Qualiopi permet d’accéder aux financements publics et mutualisés, notamment le Compte personnel formation (CPF), les Opérateurs de compétences (OPCO), les subventions France Travail ou encore des aides régionales ;
• Gage de qualité : l’obtention de la certification atteste du sérieux et de la qualité des prestations proposées, et rassure ainsi tous vos clients potentiels ;
• Différenciation sur le marché : dans un secteur très concurrentiel, la certification permet de se démarquer des autres prestataires ;
• Conformité réglementaire : Qualiopi assure également que votre structure respecte les normes et réglementations en vigueur dans le domaine de la formation professionnelle.

Les avantages de Qualiopi pour les organismes de formation et les consultants

Au-delà du seul aspect financier, la certification Qualiopi offre de nombreux avantages concurrentiels aux organismes de formation :

• Crédibilité renforcée : cette distinction témoigne d’un engagement qualité reconnu officiellement, rassurant les clients potentiels sur le professionnalisme de votre structure ;
• Optimisation des processus : la démarche de certification impose une réflexion sur vos pratiques et vous aide à structurer et améliorer votre offre de services de manière continue ;
• Référencement auprès des financeurs : Qualiopi vous permet d’être automatiquement référencé dans les bases de données des organismes financeurs ;
• Développement commercial : l’accès aux financements publics élargit considérablement votre clientèle potentielle, notamment dans un contexte où près d’un tiers des actifs envisage une reconversion professionnelle.

Centre de bilan de compétences : comment obtenir la certification Qualiopi ?

Pour un centre de bilan de compétences, l’obtention de la certification Qualiopi implique une parfaite compréhension du RNQ et une préparation minutieuse.

Les étapes clés de l’obtention de Qualiopi

Le parcours vers la précieuse certification se décompose en 5 étapes principales :

• 1. Demande de certification : effectuez votre demande auprès d’un organisme certificateur accrédité par le Comité français d’accréditation (COFRAC). Vous recevrez une proposition précisant la date d’audit, sa durée, ses modalités et le budget. Vous pourrez alors signer le contrat de certification et procédez au paiement ;
• 2. Préparation de l’audit : analysez les exigences du RNQ afin d’évaluer votre niveau de conformité actuelle et, surtout, d’identifier les éventuels écarts. Mettez en place les procédures internes nécessaires et rassemblez tous les documents et preuves à fournir le jour de l’audit. Vous pouvez également réaliser un pré-audit afin de vérifier votre niveau de préparation avant le jour J ;
• 3. Audit initial : l’auditeur de l’organisme certificateur vérifiera votre conformité aux différents indicateurs du Référentiel national qualité. Vous pourrez alors présenter les toutes les preuves requises et répondre aux questions sur vos pratiques ;
• 4. Traitement des non-conformités : en cas de non-respect des exigences du RNQ, l’auditeur peut relever des cas de non-conformités mineures et/ou majeures susceptibles de vous priver de la certification. Vous devrez alors élaborer et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires, avant de les soumettre à l’organisme certificateur ;
• 5. Certification et suivi : si tout est en ordre, vous recevrez votre certification Qualiopi valable 3 ans. Veillez toutefois à anticiper et préparer l’audit de surveillance qui survient entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant l’obtention de la certification, puis à planifier l’audit de renouvellement avant l’échéance des 3 ans.

Le Référentiel national qualité (RNQ) et son application au bilan de compétences

Comme expliqué précédemment, le Référentiel National Qualité se compose de 7 critères et 32 indicateurs, dont certains comportent des exigences spécifiques pour les bilans de compétences, notamment :

• Indicateur 4 : analyse des besoins et co-construction d’un programme personnalisé avec le bénéficiaire ;
• Indicateur 5 : définition des objectifs de la prestation en phase préliminaire et établissement des documents de synthèse ;
• Indicateur 9 : diffusion aux bénéficiaires des conditions de déroulement des prestations ;
• Indicateur 10 : adaptation de la formation aux besoins spécifiques de chaque apprenant ;
• Indicateur 17 : définition des moyens humains et techniques mis en place, et respect de la discrétion et de la confidentialité des échanges.

Il est important de noter que les indicateurs 3, 7, 8, 13, 14, 15, 16, 20, 28 et 29 du RNQ ne s’appliquent pas aux centres de bilan de compétences.

Les documents et preuves à fournir pour être certifié

Le jour de l’audit, pour démontrer votre conformité aux exigences du Référentiel national qualité, vous devrez préparer et présenter plusieurs types de documents et preuves :

• Documents d’information : supports de communication, site internet, plaquettes présentant votre offre de bilans de compétences ;
• Documents administratifs : numéro de déclaration d’activité (NDA), attestations d’assurance, conventions types, CGV ;
• Documents méthodologiques : grilles d’analyse partagée de la situation (APS), outils de co-construction du programme personnalisé, modèles de documents de synthèse, description des trois phases obligatoires du bilan ;
• Documents déontologiques : charte de déontologie, procédure de confidentialité, documents attestant du respect du consentement du bénéficiaire.

Financements du bilan de compétences : Qualiopi, un atout essentiel

Pour un centre de bilan de compétences, la certification Qualiopi ouvre l’accès aux financements publics et mutualisés, essentiels pour développer votre activité.

Pourquoi la certification est essentielle pour accéder aux financements CPF ?

Le Compte personnel de formation fait figure de levier de financement majeur des bilans de compétences : 89% des actifs utilisent leur CPF pour financer leurs bilans.

Dans ce contexte, vous l’aurez compris, la certification Qualiopi se veut cruciale pour être référencé sur la plateforme Mon Compte Formation et accéder à cet important marché.

OPCO, Pôle Emploi, et autres dispositifs : quels financements sont accessibles ?

Au-delà du CPF, la certification Qualiopi permet d’accéder à différents dispositifs de financement :

• Opérateurs de compétences (OPCO) : Financements dans le cadre du plan de développement des compétences des entreprises. Abondements possibles pour compléter le CPF. Prise en charge spécifique pour certains publics prioritaires ;
• France Travail : Aide individuelle à la formation (AIF). Financements ou co-financements pour les demandeurs d’emploi. Dispositifs spécifiques pour les personnes en reconversion ;
• Régions : Programmes spécifiques selon les dispositifs régionaux en vigueur. Aides pour certains publics (jeunes, seniors, personnes en reconversion) ;
• Agefiph : Financements dédiés aux personnes en situation de handicap. Adaptations spécifiques des dispositifs existants ;
• Plan de développement des compétences des entreprises : Financement direct par l’employeur. Possibilité de conventions tripartites.

La diversification des sources de financement permet non seulement d’élargir votre clientèle, mais aussi de sécuriser votre modèle économique face aux évolutions réglementaires.

Comment valoriser votre certification auprès des bénéficiaires ?

Pour votre centre de bilan de compétences, la certification Qualiopi constitue un argument commercial de taille à mettre en avant dans votre stratégie de communication :

• sur votre site internet : affichez visiblement le logo Qualiopi et expliquez sa signification en termes d’engagement qualité ;
• dans vos supports de communication : intégrez la mention de la certification et ses avantages en termes de financement ;
• lors des premiers échanges : expliquez au prospect comment la certification garantit un accompagnement structuré et de qualité ;
• dans vos devis et conventions : précisez votre numéro de certification et les modalités de financement accessibles ;
• sur les plateformes d’orientation : mettez en avant votre certification sur les plateformes comme Mon Compte Formation.

La certification Qualiopi ne représente pas une fin en soi, mais plutôt le début d’une démarche d’amélioration continue qui, au-delà de l’aspect réglementaire, constitue un véritable levier de développement pour votre centre de bilan de compétences.