La certification Qualiopi est devenue un élément incontournable pour les organismes de formation professionnelle en France. Le Référentiel national de qualité (RNQ), instauré par la loi du 5 septembre 2018, vise à garantir l’excellence des prestations de formation et à uniformiser les critères d’évaluation.
Définition et objectifs de Qualiopi, différence entre certification et label, différentes étapes de l’audit, erreurs à éviter : retrouvez tout ce que vous devez savoir pour comprendre et obtenir ce précieux référentiel.
Qu’est-ce que le label Qualiopi ?
Qualiopi désigne une certification qui se réfère à un Référentiel national qualité (RNQ), visant à garantir la qualité des procédures mises en place par les organismes de formation (OF).
Définition et objectifs du label Qualiopi
Obligatoire depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, la certification Qualiopi garantit la qualité des formations professionnelles dispensées et permet aux OF d’accéder à des financements publics et mutualisés.
Délivrée par des organismes certificateurs accrédités par le Comité français d’accréditation (COFRAC), Qualiopi se base sur un référentiel national composé de 32 indicateurs répartis en 7 critères, couvrant tous les aspects des prestations de formation :
- 1. Information au public ;
- 2. Objectif et adaptation des prestations ;
- 3. Accueil, suivi et évaluation du public ;
- 4. Adéquations des moyens ;
- 5. Qualification du personnel ;
- 6. Investissement dans l’environnement professionnel ;
- 7. Appréciations et amélioration continue.
Cette certification vise à répondre à deux objectifs principaux :
- harmoniser les pratiques d’évaluation de la qualité des formations à l’échelle nationale ;
- offrir une meilleure lisibilité de l’offre de formation pour les entreprises et les apprenants.
Pourquoi la labellisation Qualiopi est essentielle pour un OF ?
Au-delà de son caractère obligatoire, la certification Qualiopi se montre aujourd’hui incontournable pour les organismes de formation, et ce, pour plusieurs raisons :
- elle permet aux OF certifiés d’accéder aux financements publics – État, Région, France Travail – ou mutualisés, comme ceux des Opérateurs de compétences (OPCO) ;
- elle permet de se démarquer sur un marché très concurrentiel en démontrant un engagement fort envers des offres de qualité ;
- elle contribue à structurer et professionnaliser l’activité de formation ;
- elle rassure les clients potentiels sur la qualité des prestations proposées.
Différence entre certification et label Qualiopi
Bien que souvent appelé “label Qualiopi”, il s’agit en réalité d’une certification. Mais quelles différences existent entre les deux termes ?
Parmi les distinctions principales, on peut notamment mettre en avant que :
- le label désigne une marque distinctive créée par un organisme public ou privé ;
- la certification, elle, est une attestation délivrée par un organisme indépendant accrédité, garantissant ainsi une évaluation indépendante et rigoureuse.
Qualiopi est donc une certification puisqu’elle implique un audit externe réalisé par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC, et qu’elle répond à des critères stricts définis par l’État.
Le processus de labellisation Qualiopi : étapes et audit
L’obtention de la certification Qualiopi suit un processus rigoureux en 5 grandes étapes.
1. Préparer son dossier de labellisation Qualiopi
La première étape consiste à rassembler tous les documents et preuves nécessaires pour démontrer la conformité aux 32 indicateurs du Référentiel national qualité.
Cela implique notamment une revue complète des procédures internes et, si nécessaire, la mise en place de nouveaux process.
2. Choisir un organisme certificateur
Il est primordial de sélectionner un organisme certificateur accrédité par le COFRAC. Ce choix se veut déterminant puisqu’il peut influencer le déroulement de l’audit initial et de surveillance.
Pour vous aider dans ce choix, veillez à :
- comparer les offres et les modalités d’accompagnement ;
- vérifier la disponibilité et la réactivité de l’organisme certificateur ;
- vous assurer de sa parfaite connaissance du secteur de la formation.
3. Passer l’audit de certification
L’audit initial peut être réalisé sur site ou à distance par l’organisme certificateur, et comprend notamment :
- une analyse documentaire approfondie ;
- l’évaluation de la conformité aux 32 indicateurs du RNQ ;
- la vérification des preuves fournies par l’organisme de formation ;
- des entretiens avec le personnel et les équipes pédagogiques.
4. Corrections et obtention de la certification
À l’issue de l’audit, des actions correctives peuvent être demandées par l’organisme certificateur. Une fois ces corrections apportées et validées, la certification Qualiopi est officiellement délivrée pour une durée de 3 ans.
5. Maintien de la certification Qualiopi : audits de surveillance et renouvellement
L’obtention de la certification Qualiopi ne représente pas une finalité. L’organisme de formation doit conserver le même niveau d’exigence, poursuivre sa démarche d’amélioration continue de ses offres et de mise à jour de ses pratiques puisque :
- un audit de surveillance est organisé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant la certification initiale ;
- un audit de renouvellement doit être réalisé avant l’expiration de la certification en cours.
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Les erreurs à éviter pour réussir sa labellisation Qualiopi
Certaines erreurs assez fréquentes peuvent compromettre l’obtention ou le maintien de votre certification Qualiopi.
Mauvaise préparation du dossier
Une préparation insuffisante ou précipitée du dossier peut conduire à des non-conformités lors de l’audit. Par exemple, cela peut concerner :
- une documentation incomplète ou mal organisée ;
- des preuves insuffisantes ou non pertinentes ;
- une absence de procédures formalisées ;
- une méconnaissance des exigences du référentiel.
Il est donc essentiel de prendre le temps nécessaire pour rassembler et organiser tous les éléments requis.
Processus internes insuffisamment structurés
Le Référentiel national qualité exige des procédures internes claires et correctement documentées. À l’inverse, des processus flous ou mal définis peuvent représenter un obstacle majeur à la certification.
Parmi les principaux points de vigilance, on retrouve :
- un manque de traçabilité des actions ;
- une absence de processus qualité formalisés ;
- une communication interne défaillante ;
- des rôles et responsabilités mal définis en interne.
Non-conformité avec les indicateurs
L’organisme certificateur peut relever des cas de non-conformités mineures et majeures, susceptibles de remettre en cause l’obtention de la certification, en cas de non-respect des 32 indicateurs du RNQ.
Par exemple, cela peut être le cas si :
- les indicateurs ont été mal compris ou mal interprétés ;
- les preuves présentées se montrent non conformes aux exigences ;
- il n’existe pas de suivi des indicateurs ;
- les réponses aux critères sont partielles.
Négliger l’amélioration continue après l’obtention de la certification
Comme expliqué précédemment, la certification Qualiopi ne représente pas une fin en soi. Même après son obtention, elle impose :
- un engagement constant dans l’amélioration de la qualité des formations ;
- un suivi des actions correctives ;
- le maintien de la veille réglementaire ;
- une implication constante du personnel.
Comment Digiforma vous accompagne dans votre labellisation Qualiopi ?
Digiforma propose des solutions adaptées pour un accompagnement Qualiopi optimal afin de faciliter l’obtention et le maintien de la précieuse certification.
Un logiciel pour structurer et sécuriser votre démarche Qualiopi
Le logiciel Digiforma permet de structurer efficacement votre démarche qualité, en vous offrant une gestion rigoureuse de tous les documents et processus nécessaires pour satisfaire les exigences du RNQ.
Des outils pour centraliser les documents et optimiser l’audit Qualiopi
Grâce à ses outils de centralisation des documents, Digiforma vous accompagne dans la préparation et le déroulement de l’audit Qualiopi.
Vous pouvez aisément générer des documents pouvant servir de preuves lors de l’audit initial. Vous pouvez également profiter d’un système d’évaluations numériques vous permettant de collecter des métriques dans la durée, et remplir les indicateurs requis par Qualiopi.
Un accompagnement pour simplifier votre certification Qualiopi
Digiforma vous assure un accompagnement à chaque étape du processus de certification. Le logiciel vous aide dans votre démarche qualité en récoltant les attentes des clients, en adaptant les parcours, en créant des questionnaires de satisfaction, ou encore, en générant des rapports. Des éléments indispensables pour satisfaire les exigences du RNQ.
