Solares Formation
Solares Formation est un organisme de formation basé à Strasbourg, spécialisé dans la transition énergétique du bâtiment.
Digiforma, pour moi, c’est évolutif, c’est souple, c’est facile de compréhension, c’est moderne, et ça nous change la vie.
Présentation de l'OF
Solares Formation est un organisme de formation basé à Strasbourg, spécialisé dans la transition énergétique du bâtiment. L’OF s’appuie sur les compétences du bureau d’études Solares-Bauen pour proposer des formations ancrées dans la pratique : performance énergétique, géothermie, bâtiments passifs, RE 2020, solaire, biomasse et audits de copropriété.
Les formations s’adressent à un public de décideurs et de professionnels du bâtiment : maîtrise d’œuvre (architectes, bureaux d’études), maîtrise d’ouvrage, collectivités, métropoles, villes. Comme l’explique Anna Lazar, Responsable de l’organisme de formation : « On va proposer des formations sur le domaine de la performance énergétique, que ce soit de la géothermie, de l’audit, des bâtiments passifs. On fait des formations à la fois en distanciel – beaucoup en distanciel, d’ailleurs – et en présentiel, pour un public qui est divers. Ça peut être la maîtrise d’œuvre : architectes, bureaux d’études, ou la maîtrise d’ouvrage : tous les décideurs dans le domaine du bâtiment, donc les collectivités, les métropoles, les villes. »
« Digiforma, aujourd’hui, c’est la colonne vertébrale de notre conformité Qualiopi. »
L’offre comprend une quinzaine de formations, disponibles en inter et en intra-entreprises, avec des durées variables : de la demi-journée à trois jours selon les thématiques. Les formations certifiées conformes OPQIBI durent 21 heures sur trois jours. La demande croissante en intra pousse l’organisme à créer des formations sur mesure, adaptées aux besoins spécifiques de chaque structure.
La grande force pédagogique de Solares Formation repose sur ses formateurs : une dizaine d’ingénieurs seniors de Solares-Bauen, formés à la transmission. « La plus-value dans notre formation, c’est qu’on n’apporte pas que la théorie, on apporte aussi des retours d’expériences, des cas pour expliquer les projets qu’on rencontre en tant que bureau d’études en chantier, détaille Anna Lazar. On est en capacité de dire ce qui marche et ce qui ne marche pas, mais on explique également pourquoi ça marche ou non. »
Besoins et rencontre avec Digiforma
Solares Formation a la particularité d’avoir adopté Digiforma dès sa création en 2022. L’outil n’a jamais été une alternative à un autre logiciel : il a été intégré dès le départ, sur recommandation de l’auditrice Qualiopi de l’organisme. « Elle connaissait bien la solution et l’a conseillée aux personnes qui ont créé Solares formation, détaille la responsable. En parallèle, les créateurs de l’organisme de formation avaient eu de bons retours de cet outil, donc le choix s’est fait naturellement, avant même notre première inscription. »
Lors de la recherche d’une solution logicielle pour Solares formation, le cahier des charges était clair : disposer d’un outil collaboratif pour deux personnes, capable d’automatiser les tâches répétitives, de générer un catalogue de formations en ligne et de garantir la réponse aux indicateurs Qualiopi. Anna Lazar se souvient : « On cherchait un outil qui nous permette de travailler à plusieurs dessus, d’avoir une vision d’ensemble pour répondre indépendamment en l’absence de l’une ou de l’autre. On cherchait un outil aussi qui permette d’automatiser un certain nombre d’actions facilement. Et pour cela, aujourd’hui, on peut dire que Digiforma répond bien à notre demande d’automatisation. »
Trois ans plus tard, le constat est sans équivoque : Solares Formation n’a pas quitté Digiforma, et ne l’envisage pas. L’outil a grandi avec l’organisme, en s’adaptant en permanence aux besoins de ses utilisateurs.
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Quel abonnement pour quels besoins ?
Solares Formation a opté pour l’abonnement Équipe, adapté à la structure de Solares formation, composé de deux collaboratrices partageant le pilotage de l’organisme. La priorité était de disposer d’un espace de travail collaboratif permettant à chacune de prendre le relais à tout moment, sans rupture dans le suivi des dossiers et des sessions.
Chaque année, avec cet abonnement, l’organisme forme environ 200 apprenants sur ses thématiques d’expertise. L’offre Équipe lui permet, si l’activité continue de se développer, de pousser ce nombre jusqu’à 500 apprenants, avec 4 comptes d’accès et 20 formateurs. Côté fonctionnalités, l’abonnement intègre toutes les fonctions Digiforma de gestion administrative, le LMS Essentiel, l’Espace Apprenant, mais aussi les fonctions de conformité qualité, les émargements numériques, le suivi commercial avec CRM, ou encore le Catalogue en ligne.
L’abonnement Équipe couvre ainsi l’ensemble des besoins de Solares formation au quotidien : gestion des inscriptions, génération automatique des devis, conventions et programmes, envoi des évaluations… Une couverture complète qui répond également aux exigences Qualiopi, sans nécessiter d’outil complémentaire. Et pour preuve : « On n’a jamais eu que Digiforma et on ne l’a pas quitté », confirme Anna Lazar.
Les bénéfices apportés par Digiforma
Un gain de temps considérable sur les tâches administratives
Pour un organisme de formation qui gère à deux l’ensemble du cycle de vie d’une formation — de la demande initiale à l’évaluation post-formation —, l’automatisation est un levier décisif. Sans Digiforma, chaque document de Solares formation aurait dû être créé manuellement : devis, programmes, conventions, relances. Avec l’outil, l’ensemble de cette chaîne est automatisé.
Du côté des équipes, les gains sont immédiats et mesurables : « Ce qui nous sert beaucoup aujourd’hui avec Digiforma, c’est la création automatique des devis, des programmes, des conventions. On a gagné un temps fou grâce à cela, mais aussi avec l’envoi automatique des évaluations et des relances. »
Au-delà du temps économisé, c’est aussi une véritable sérénité opérationnelle qui s’instaure : plus besoin de surveiller manuellement chaque étape du processus. Anna Lazar résume l’impact de la solution Digiforma sur le quotidien de l’organisme : « C’est un outil qui répond vraiment à notre besoin. Il nous fait gagner du temps sur l’envoi des convocations, l’envoi des devis, le suivi des évaluations, la création des programmes aussi, et surtout aussi la création d’un catalogue qui va automatiquement créer des comptes, créer une session et apporter dans le catalogue. Nous sommes très contents pour ça. »
Un outil de pilotage et de conformité Qualiopi
Solares Formation fait naturellement l’objet d’audits réguliers, pour la surveillance et le renouvellement de la certification Qualiopi. Digiforma joue ici un double rôle : il est à la fois un outil opérationnel et une ligne directrice pour s’assurer que l’ensemble des indicateurs sont bien adressés tout au long de l’année. « Digiforma, aujourd’hui, c’est la colonne vertébrale de notre conformité Qualiopi », confie Anna Lazar à ce propos.
Pour autant, le pilotage permis par Digiforma ne se limite pas à la seule conformité qualité. Il s’étend également au suivi des performances commerciales de l’organisme de formation et de la satisfaction client. « Avec les tableaux de bord sur l’évolution du chiffre d’affaires ou encore les rapports qualité, qui permettent de vérifier que les formations se sont déroulées dans les meilleures conditions, on peut orchestrer l’évolution de notre activité sereinement », détaille la responsable de l’organisme. Ces tableaux de bord permettent à l’équipe de piloter son business en temps réel et d’anticiper les ajustements nécessaires, pour s’ancrer dans une démarche d’amélioration continue.
Un logiciel qui évolue grâce à ses utilisateurs
D’après les membres de Solares Formation, Digiforma se distingue d’un simple logiciel de gestion par sa capacité à évoluer en fonction des retours terrain. Les équipes qui utilisent l’outil au quotidien contribuent directement à façonner les prochaines fonctionnalités de l’outil – une dynamique de co-construction que ressent pleinement Anna Lazar : « c’est un outil qui se base sur les besoins des utilisateurs et on le ressent vraiment ». Cette écoute active, relayée par les équipes support et par la communauté OF Connect – espace d’échanges animé par Digiforma où les OF partagent leurs retours et suivent les évolutions de l’outil – transforme la relation logiciel en véritable partenariat avec les utilisateurs.
La responsable de l’organisme confirme : « C’est un outil qui n’arrête pas de se développer, d’évoluer. On a toujours des humains à qui parler et c’est très agréable, avec des réponses rapides. Et on sent bien qu’à chaque fois qu’on a un besoin d’amélioration, si c’est possible et pertinent, il est pris en compte. »
L’humain au cœur de la démarche
Au-delà de l’outil lui-même, c’est la qualité de la relation humaine avec les équipes Digiforma qui marque Anna Lazar. Webinaires, sessions d’échanges, réactivité du support : l’accompagnement ne se limite pas à une simple assistance technique. « Il y a clairement un esprit de collaboration qui se ressent, notamment via la facilité de contact humain avec le support, témoigne notre interlocutrice. Mais aussi par aussi l’ensemble des webinaires qui sont proposés, les sessions d’échanges avec les membres de Digiforma. Et l’on obtient toujours des réponses exhaustives lorsque l’on pose des questions. C’est vraiment agréable. »
« C’est un outil qui se base sur les besoins des utilisateurs et on le ressent vraiment. »
Les fonctionnalités essentielles
Chez Solares Formation, plusieurs fonctionnalités Digiforma structurent profondément le quotidien de l’équipe et font l’objet d’une utilisation systématique.
Plateforme E-learning
« Digiforma nous permet de répondre à tous les indicateurs Qualiopi, puisque nous sommes soumis à des audits régulièrement. C’est une ligne directrice qui nous permet de vérifier que l’on suit bien l’ensemble des indicateurs de Qualiopi.
Et au-delà de Qualiopi, Digiforma est hyper pratique pour piloter la qualité de nos prestations. Avec les tableaux de bord sur l’évolution du chiffre d’affaires ou encore les rapports qualité, qui permettent de vérifier que les formations se sont déroulées dans les meilleures conditions, on peut orchestrer l’évolution de notre activité sereinement.
Comme on a cette philosophie de nous améliorer, de vérifier que tout se passe toujours bien, c’est essentiel d’avoir aussi des rapports qualité sur les évaluations et de voir s’il y a des problématiques sur des formations, pour les faire évoluer si besoin. »
Catalogue en ligne
« Digiforma nous permet d’avoir un espace commercial disponible sous forme de catalogue, qui nous a permis de nous faire connaître, d’avoir des inscriptions.
Ce catalogue en ligne nous permet effectivement de présenter nos formations ouvertes en inter, en intra. On peut s’appuyer dessus pour vendre et présenter plus facilement notre offre pour répondre à la demande.
Et sur nos réseaux sociaux, on insère des liens qui renvoient ensuite sur la page de notre catalogue, pour que les visiteurs retrouvent en un clic l’ensemble de nos formations par thématique. »
Pour conclure
Pour Anna Lazar, Digiforma n’est pas seulement un outil de gestion : c’est un partenaire qui évolue au rythme des besoins de l’organisme. Dans son témoignage, la responsable de l’OF évoque sa confiance dans la capacité de l’outil à s’améliorer. Et si l’on lui demande de résumer Digiforma en quelques mots, la réponse arrive avec le sourire : « Digiforma, pour moi, c’est évolutif, c’est souple, c’est facile de compréhension, c’est moderne, et ça nous change la vie. » Une formule qui dit tout d’un outil conçu pour s’adapter à des organismes de formation ambitieux et en mouvement.
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