Émargement électronique

L’émargement électronique est un processus de dématérialisation qui permet d’attester la présence et la participation des individus lors d’événements tels que des formations, des cours ou des réunions.
L’émargement électronique offre plusieurs avantages par rapport à l’émargement traditionnel sur papier.
Il permet de gagner du temps, de réduire les coûts liés à l’impression et au stockage des documents, et d’améliorer la traçabilité des présences.
Il assure l’identité du signataire, l’intégrité de sa signature et son authenticité.

La signature électronique et l’émargement électronique sont deux concepts distincts mais liés.
La signature électronique, également appelée signature digitale, englobe toute forme de validation officielle d’un document permettant d’authentifier le signataire. Elle repose sur une procédure encadrée par le règlement européen eIDAS de 2014 et a la même valeur juridique que la signature manuscrite. La signature électronique peut être simple, avancée ou qualifiée, avec des niveaux de sécurité et d’authentification différents.

L’émargement électronique concerne la dématérialisation des feuilles de présence ou d’émargement lors de formations.
Il permet de certifier l’assiduité des participants. Les feuilles d’émargement dématérialisées utilisent la signature électronique pour authentifier les participants et garantir l’intégrité des données.

La signature électronique est un moyen d’authentifier le signataire d’un document numérique, tandis que l’émargement numérique est un processus de suivi et de validation des présences lors des formations, qui peut utiliser la signature électronique pour assurer l’authenticité des données.

L’émargement électronique fonctionne en permettant aux participants de signer électroniquement leur présence lors d’événements tels que des formations, des cours ou des réunions, en utilisant des outils numériques et des plateformes en ligne.

Voici les étapes générales pour mettre en œuvre l’émargement électronique :

1. Planification : Les dates des sessions de formation ou des événements sont enregistrées dans un système de gestion en ligne.

2. Méthode d’envoi : L’émargement électronique peut être rendu disponible sur une plateforme en ligne, comme un extranet, où les participants peuvent accéder et signer électroniquement leur présence.

3. Signature électronique : Les participants signent électroniquement leur présence en utilisant des dispositifs tels que des ordinateurs, des tablettes ou des téléphones portables.

4. Suivi et traçabilité : Les informations sur les présences sont centralisées et stockées numériquement, permettant une meilleure traçabilité et évitant les fraudes et les pertes.

5. Génération de rapports : Les rapports d’émargement électronique peuvent être générés à partir du système de gestion en ligne, facilitant le suivi et l’analyse des données.

Plusieurs solutions d’émargement électronique existent sur le marché, mais aucune autre ne permet de certifier l’identité des signataires de manière infalsifiable.
Grâce à notre système de valeur probante, l’émargement électronique de Digiforma est la solution la plus sécurisée du marché.

Pour garantir l’authenticité de l’émargement électronique, plusieurs mesures peuvent être prises :

• Proposer l’émargement sur des dates précises, ce qui permet de limiter les risques de falsification et de garantir l’intégrité des données.
• Utiliser une solution d’émargement électronique certifiée, en vérifiant l’authenticité des signataires, de l’émetteur et du destinataire à partir de leur identité et de l’identité de leur organisme.
• Respecter la norme NF Z 42-013 lors de la numérisation des documents, ce qui certifie leur authenticité.
• Assurer la traçabilité et la pérennité de l’émargement en ligne, contrairement aux feuilles volantes qui peuvent se perdre ou nécessiter des envois postaux et un classement papier.
• Utiliser la signature électronique comme moyen sécurisé et fiable de validation de l’authenticité de la signature sur un document officiel, en garantissant son infalsifiabilité et son inaltérabilité.
• Veiller à ce que le processus d’émargement électronique soit conforme aux bonnes pratiques nécessaires, ce qui contribue à garantir l’authenticité des feuilles d’émargement électroniques.

En combinant ces mesures, il est possible de garantir l’authenticité de l’émargement électronique, en assurant la fiabilité et l’intégrité des données de présence lors d’événements ou de formations.

Pour vérifier la validité d’un émargement électronique, il est important de regarder plusieurs éléments du document et de s’assurer de l’authenticité des signataires, de l’émetteur, du destinataire.

1- Source Fiable : Assurez-vous d’utiliser une solution d’émargement électronique reconnue et fiable. Il est recommandé de vérifier que le certificat d’émargement électronique utilisé est délivré par un prestataire de service de confiance qualifié, répondant aux exigences du règlement eIDAS en vigueur.

2- Certificats et Clé Publique (PKI) : L’émargement électronique repose généralement sur la technologie PKI. Un certificat numérique valide est utilisé pour signer le document. Vous devriez pouvoir vérifier le certificat utilisé pour l’émargement. Si le certificat est valide, il devrait provenir d’une autorité de certification reconnue.

3- Vérifier l’horodatage : L’émargement électronique inclut un système de tampon temporel et de géolocalisation, prouvant quand et où le document a été signé.

4- Intégrité du Document : Une signature électronique valide garantit également que le document n’a pas été modifié après avoir été signé. Les outils de vérification  signaleront toute modification apportée après l’émargement.

5- Conservation des Preuves : Conservez tous les détails et les preuves associés à l’émargement électronique, y compris les certificats, les logs et les tampons temporels. Ces informations peuvent être nécessaires pour des audits ou des litiges futurs.

En France, l’émargement électronique est encadré par plusieurs normes légales, notamment :

• Le Décret n°2017-382 du 22 mars 2017, relatif aux justificatifs d’assiduité d’une personne en formation, qui autorise les centres de formation à utiliser l’émargement électronique pour suivre la présence des stagiaires.
• Le Décret n°2001-272 du 30 mars 2001, qui officialise l’utilisation de la signature électronique en France.
• Le règlement européen eIDAS de 2014, qui propose une norme commune pour l’authentification de la signature électronique et impose des services de confiance chargés de mesurer les niveaux de sécurité.

Ces normes légales permettent de garantir la fiabilité et l’intégrité des données de présence lors d’événements ou de formations, en offrant un cadre juridique et technique pour l’utilisation de l’émargement électronique et de la signature électronique.

Les avantages de l’émargement électronique pour les centres de formation sont nombreux :

• Gain de temps : L’émargement électronique permet un suivi rapide et efficace des présences lors de formations, facilitant ainsi la gestion des participants et des votes en ligne.
• La fiabilité : En utilisant la signature électronique pour authentifier les participants, l’émargement électronique garantit l’intégrité des données et la vérification des présences.
• La réduction des coûts : L’émargement électronique permet de réduire les coûts opérationnels pour les organismes de formation, en évitant les coûts liés à l’impression et à la gestion des feuilles d’émargement papier.
• L’automatisation : L’émargement électronique permet d’automatiser le processus de signature et de suivi des présences, en évitant les tâches manuelles et répétitives.
• La flexibilité : L’émargement électronique permet de suivre les présences lors de formations à distance ou en présentiel, en offrant une solution adaptée aux besoins des centres de formation.

La dématérialisation des feuilles d’émargement offre des avantages significatifs pour les centres de formation, en permettant une gestion rapide, fiable et économique des présences lors de formations.