Feuille de présence dématérialisée

Passez à l’émargement numérique. Gagnez en temps et en sécurité, à distance comme en présentiel.

Le traitement de la feuille de présence au format papier nécessite du temps et un certain coût. Les tâches chronophages de ce type vous empêchent de vous centrer sur votre cœur d’activité.

En optant pour l’émargement en ligne, vous économisez d’une manière significative les coûts de traitement et gagnez du temps en automatisant une feuille de présence en ligne et son archivage : de quoi garder un historique de vos fiches. 

Faire le choix de dématérialiser cette étape lors de vos formations, c’est opter pour une optimisation de votre gestion et par conséquent du traitement de vos feuilles d’émargement permettant un gain de temps aux formateurs et aux apprenants. 

La dématérialisation permet une traçabilité et de centraliser les informations, évitant ainsi les fraudes, les pertes et facilitant les démarches de récupération des financements des OPCO et autres organismes financeurs.  

Dites adieu au papier avec la feuille de présence dématérialisée !

Les feuilles de présence dématérialisées vous permettent d’enregistrer les présences de vos stagiaires directement à partir d’un ordinateur : envoyez-leur un lien de signature et collectez directement leurs signatures grâce au rapport d’émargement numérique.

La feuille de présence, document juridique indispensable

La feuille d’émargement ou feuille de présence est essentielle lors des actions de formation : l’émargement est loin d’être une simple formalité. Elle détient une réelle valeur tant pour les formateurs que les stagiaires et les organismes financeurs.

La feuille de présence constitue avant tout une preuve juridique et correspond à une obligation légale prévue par le Code du travail, qui s’applique aux organismes de formation et à tous les dispensateurs de formation. 

Elle permet de justifier et de centraliser les présences des stagiaires et des formateurs, elle constitue donc un document essentiel pour les financements et les différents organismes. Lorsqu’un formateur indépendant intervient en tant que sous-traitant d’un OF, la feuille de présence permet de justifier sa rémunération et de façon plus générale, facilite les financements par les OPCO et autres organismes financeurs. 

L’émargement permet également de justifier le fait qu’un stagiaire n’ait pas atteint les objectifs prévus en raison des retards et des absences. Il est nécessaire que le nombre d’heures ou de stagiaires corresponde au temps de présence effectif, raison pour laquelle il est indispensable de remplir ses feuilles de présence. L’organisme financeur se réserve le droit de ne pas procéder au paiement en cas d’absences ou de retards sans lien direct avec la formation en question.

Lorsque la formation se déroule à distance, les actions de formation peuvent se vérifier grâce aux travaux réalisés par les stagiaires ou encore le suivi des temps de connexion. 

Un émargement numérique est également possible grâce à la présence d’une feuille d’émargement en ligne incombant ainsi une signature numérique de la part des stagiaires et formateurs. Cette option offre davantage de fiabilité, facilite la gestion des formations et permet de centraliser les données. 

Toutes les fonctionnalités pour l’émargement numérique

Digiforma apporte une aide considérable aux organismes de formation en permettant l’émargement numérique. Vous avez la possibilité sur le LMS, de dématérialiser les feuilles de présence et ainsi d’enregistrer les présences de vos stagiaires en ligne. Vous disposez de plusieurs choix concernant les fonctionnalités : la feuille d’émargement en ligne ou la signature numérique sur ordinateur, tablette ou smartphone.

feuille de présence dématérialisée

Créer et exporter un rapport d’émargement sur votre compte Digiforma.

signature sur TABLETTE

La signature en salle sur tablette partagée permet de faire passer aux participants une tablette ou mobile afin qu’ils puissent émarger.

SIGNATURE SUR SMARTPHONE

Envoyez un lien par email à vos stagiaires pour l’émargement de vos formations.

Plus de 4000 organismes de formation utilisent déjà Digiforma

Le copilote numérique de votre activité de formation

La feuille de présence dématérialisée au service du blended learning

La feuille de présence dématérialisée vous permet de relever les présences de vos stagiaires en présentiel ou en distanciel. A l’occasion des classes virtuelles, la feuille de présence dématérialisée vous permet ainsi de faire émarger vos apprenants directement pendant vos webinaires. Les présences des stagiaires s’actualisent ensuite automatiquement dans Digiforma pour enrichir votre suivi administratif et votre bilan pédagogique et financier.

Objectif zéro papier avec Digiforma

Avec Digiforma, limitez l’usage du papier pour vos formations ! Les feuilles d’émargement dématérialisées vous évitent d’avoir à imprimer des feuilles d’émargement papier, même dans le cas d’une formation en présentiel. Vous pouvez désormais faire signer vos élèves directement sur une tablette, ou en leur envoyant simplement un lien de signature par email. La feuille de présence dématérialisée nécessite simplement une connexion internet.

 

 

Plus de sécurité

La signature électronique figure parmi les moyens les plus sécurisés et fiables pour la validation d’authenticité d’une signature sur document officiel. L’émargement en ligne assure une traçabilité et une pérennité alors que les feuilles volantes se perdent et nécessitent des envois postaux et un classement papier, ce qui n’est pas le plus pratique et judicieux actuellement. La signature numérique est quasiment infalsifiable et surtout inaltérable, elle détient une réelle valeur juridique, raison pour laquelle il est nécessaire pour les organismes de formation de se digitaliser davantage.

 

Un gain de temps pour la formation

L’émargement numérique offre un gain de temps considérable. La crise sanitaire a ancré le blended learning dans les parcours de formation et même en distanciel, la signature électronique apporte une validation directe d’un document et donc de votre feuille de présence en ligne. Il n’est plus question d’acheminement postal, d’erreurs administratives, de pertes, d’impression, de scan, de classement ou d’archivage, vos feuilles d’émargement en ligne sont partagées en temps réel, validées, envoyées, tracées et classées. Une aide appréciable concernant la gestion de vos formations et les tâches chronophages qu’incombe l’aspect administratif des formations. 

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