Manpower Nouvelles Compétences / FuturSkill IT
Manpower Nouvelles Compétences forme principalement les intérimaires et clients de Manpower dans les domaines de l’industrie, du BTP et du tertiaire. FuturSkill IT sur les sujets liés au à la gestion de projet informatique.
Quand on dit à un auditeur qu’on s’appuie sur Digiforma pour Qualiopi, on sent qu’il se dit « c’est bon, ils ont les moyens, les outils qui leur permettent d’apporter les preuves adéquates. »
Présentation de l'OF
Deux entités distinctes mais sœurs, issues du groupe Manpower, sont à l’honneur de ce témoignage : Manpower Nouvelles Compétences (aussi nommé MNC en interne) et FuturSkill IT. Pour nous parler des enjeux relevés par ces structures et de leur usage de Digiforma, nous nous sommes tournés vers Laurence Vergnas, Responsable Ressources et Qualité au sein de ces organismes de formation.
Celle qui assure la gestion des sous-traitants et des partenaires formateurs et pilote la démarche Qualiopi des deux OF, explique : « Manpower Nouvelles Compétences est un organisme de formation principalement à destination des intérimaires et des clients de Manpower. Les formations que l’on dispense le plus, ce sont les formations qui permettent aux intérimaires d’évoluer en termes de poste, d’être mis à l’emploi ou de rester en maintien d’emploi. Les sujets abordés touchent l’industrie, le BTP, mais aussi le tertiaire. »
C’est un gain aussi pour l’apprenant : il retrouve tout en un unique lieu, dans son Espace apprenant, pendant et après la formation. Ça lui évite de partir avec son stock de papier, donc de perdre toutes ces ressources, et c’est plus ancré dans le développement durable !
FuturSkill IT, de son côté, a vocation à former les apprenants sur les sujets liés au management informatique, au management de projet, à la gestion de projet informatique et aux méthodologies de projet et de développement. Quel que soit l’organisme concerné, les formations peuvent se dérouler dans les locaux des clients formés, ou dans les locaux de partenaires de confiance.
Au-delà des sujets abordés en formation, la différence entre les deux organismes réside dans leur capacité à délivrer des certifications professionnelles et dans leur ouverture, ou non, aux financements externes. « Côté Manpower Nouvelles Compétences, nous avons des formations certifiantes, nous délivrons des titres professionnels, explique Laurence Vergnas. Nous proposons des formations financées par France Travail, d’où l’importance d’être certifiés Qualiopi aujourd’hui. À l’inverse, chez FuturSkill IT, nous dispensons des certifications liées aux méthodologies dans le domaine informatique, notamment agiles ou ITIL. »
Besoins et rencontre avec Digiforma
Avant de s’équiper de Digiforma, les organismes de formation du groupe Manpower, et plus spécifiquement Manpower Nouvelles Compétences, ont été confrontés à des défis notables. Ceux-ci gravitaient autour de l’émargement des apprenants, indispensable pour déclencher l’envoi des paies et justifier de la réalité de la formation. Laurence Vergnas détaille : « Notre client principal, chez MNC, c’est Manpower. Les apprenants sont les intérimaires du groupe. Et ces intérimaires, lorsqu’ils sont en formation, sont payés. Pour déclencher le virement de la paye, nous devons avoir la certitude que l’apprenant soit allé au bout de sa formation, donc nous sommes très dépendants des émargements. »
Problème : sans équipement adapté permettant de digitaliser les émargements, les délais de traitement pouvaient être très longs. « Le formateur faisait émarger sur papier, scannait le document quand il pensait et, sinon, l’envoyait parfois par courrier, se remémore la Responsable Ressources et Qualité. Les délais pour obtenir ces éléments pouvaient donc être énormes, et ils constituaient un fort irritant en interne. » L’organisme est également engagé dans une démarche globale de simplification et d’automatisation, donc de suppression du papier.
En parallèle, les solutions logicielles dont disposait l’organisme de formation devenaient obsolètes : le besoin d’en changer était donc grandissant. « Le système que l’on avait pour gérer les évaluations allait nous lâcher à un moment donné, se souvient Laurence Vergnas. On n’avait plus du tout la main dessus, on ne pouvait pas le modifier, donc il fallait absolument qu’on trouve autre chose. »
C’est alors que les équipes de Manpower Nouvelles Compétences ont découvert Digiforma. « Après avoir testé plusieurs outils qui ne convenaient pas, on a suivi une formation avec un partenaire. Et on a vu qu’il utilisait un outil sur lequel il gérait les émargements et nous faisait réaliser les évaluations. Il s’agissait de Digiforma. On a fait une petite enquête pour savoir comment il s’en servait et on s’est dit “on va tester les évaluations et les émargements avec cet outil-là et voir ce qui se passe”. On a obtenu l’accord en interne et on a démarré avec Digiforma en mode pilote. »
Au démarrage sur la solution, les équipes de Manpower ont mis en place un maximum d’éléments lors de la période de test – il est en effet possible de tester Digiforma gratuitement pendant 1 mois. Le déploiement du logiciel a été assuré en totale autonomie, grâce à une interface intuitive et à des tutoriels couvrant les principaux besoins des utilisateurs. La Responsable Ressources et Qualité témoigne : « C’était très intuitif, tant pour faire des modifications que des ajouts ou du paramétrage. Et quand on a voulu faire des choses un petit peu plus pointues, on a pu s’appuyer sur les tutoriels vidéo prévus à cet effet. On n’a pas eu besoin de demander un accompagnement spécifique pour pouvoir mettre en place Digiforma en interne. Pas besoin d’être informaticien. »
Si l’usage d’entrée de Manpower sur Digiforma reposait sur les évaluations et les émargements, les organismes de formation du groupe ont rapidement étendu leur utilisation. « On a rapidement enrichi notre usage avec d’autres fonctions, témoigne Laurence Vergnas. D’ailleurs, l’outil principal dont on avait besoin pour FuturSkill IT au moment où on a démarré, c’était le Catalogue en ligne. On l’a donc très vite mis en place. »
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Quel abonnement pour quels besoins ?
Les organismes du groupe Manpower ayant des besoins différents, ils bénéficient d’abonnements distincts. Du côté de Manpower Nouvelles Compétences, après un démarrage avec le plan Orga, c’est l’abonnement Leader qui a été plébiscité : un abonnement qui pousse tous les curseurs au maximum, avec des utilisateurs, formateurs et apprenants en nombre illimité. Pour FuturSkill IT, la formule Orga a été choisie, intégrant jusqu’à 8 comptes d’accès et 1 500 apprenants par an.
Ces forfaits ont été sélectionnés pour la grande liberté qu’ils accordent aux équipes des deux OF. En effet, sur une année, FuturSkill IT et Manpower Nouvelles Compétences ont enregistré 1 850 sessions de formation pour près de 6 000 apprenants. D’où la nécessité d’être équipé en conséquence.
À mesure, des options ont été souscrites pour compléter les abonnements des deux organismes. Laurence Vergnas explique : « Nous avons commencé avec les émargements numériques et les évaluations sur Digiforma, et petit à petit, nous avons enrichi notre usage. Par exemple, nous avons pris une option extrêmement utile pour la personnalisation : les champs personnalisés. Ils permettent d’obtenir des informations complémentaires auprès de nos apprenants. Nous avions en effet besoin de récolter des informations qui n’étaient pas standard, alors nous utilisons ces champs dans nos formulaires et tout remonte sans besoin de développement. »
Les bénéfices apportés par Digiforma
Une conception pensée pour Qualiopi
L’un des atouts majeurs de Digiforma relevé par la Responsable Ressources et Qualité porte sur la conception de l’outil, pensé pour structurer la démarche Qualiopi. Elle témoigne : « Digiforma a été d’une grande aide pour Qualiopi, puisqu’on a pu centraliser l’ensemble de notre démarche qualité dans l’outil. Le fait de savoir qu’on peut couvrir les indicateurs en utilisant tout simplement Digiforma, c’est une vraie valeur ajoutée, et cela répond au critère d’amélioration continue sur nos outils et process. »
L’exercice de l’audit Qualiopi a d’ailleurs été un fort vecteur d’adhésion en interne, pour les équipes de Manpower Nouvelles Compétences et FuturSkill IT : « Le premier audit pour lequel on s’est appuyé sur Digiforma a démontré qu’il suffit qu’on saisisse nos actions dans l’outil pour que ça passe. La solution ne fait pas tout, évidemment, parce qu’il faut qu’on travaille derrière et qu’on mette en place les actions adéquates, mais c’est quand même un énorme bonus ! »
Mieux, l’équipement d’une solution telle que Digiforma constitue un élément de réassurance du côté des auditeurs, comme en atteste Laurence Vergnas : « Quand on dit à un auditeur qu’on s’appuie sur Digiforma pour Qualiopi, on sent qu’il se dit “c’est bon, ils ont les moyens, les outils qui leur permettent d’apporter les preuves adéquates” ».
Aujourd’hui, Digiforma est également plébiscité par la Responsable Ressources et Qualité pour sa pertinence sur les aspects de veille réglementaire et de contractualisation. Elle développe : « En 2024, nous avons commencé à gérer les contrats avec nos partenaires depuis Digiforma. Ainsi, j’arrive à avoir des contrats initiaux ou de renouvellement générés directement dans l’outil, et qu’on envoie par mail automatiquement. C’est un atout de pouvoir gérer aisément toute la partie contractualisation, qui est aussi un pilier de Qualiopi. Pour répondre au référentiel, il y a aussi la veille qui nous est fournie par Digiforma, via l’outil Digiforma Veille et la communauté OF Connect. On peut donc dire que c’est complet ! »
Une productivité accrue à tous les niveaux
Le second bénéfice clé abordé par notre interlocutrice ? Les gains de productivité notables enregistrés depuis le passage sur la solution logicielle. « Le chiffre d’affaires, ce n’est évidemment pas directement lié à Digiforma, rappelle Laurence Vergnas. En revanche, simplifier notre gestion administrative et le quotidien de la formation, c’est un atout de Digiforma. Depuis que nous avons l’outil, on met en place notre catalogue de formation plus facilement, on gère les évaluations plus facilement, les rapports qualité sont établis plus facilement. On relève des bénéfices du côté de la mise à disposition des documents et des questionnaires. Donc il y a un gain global de productivité pour nos équipes. »
Des relations apaisées avec les clients
En simplifiant les process parfois laborieux que devaient appliquer les organismes du groupe Manpower, Digiforma a contribué à l’amélioration des relations professionnelles, notamment entre OF et clients. Comme le relève Laurence Vergnas, « l’outil a levé des irritants forts que l’on recensait avec nos clients. Il fallait notamment améliorer la mise à disposition des émargements, des évaluations, mais aussi toute la partie rapport qualité de la formation. Passer sur Digiforma, à cet égard, a été un grand bénéfice. »
Des espaces dédiés à chaque partie prenante
Les espaces extranet conçus pour les formateurs comme les apprenants sont également plébiscités en interne et contribuent à simplifier la diffusion des ressources pédagogiques. « Pouvoir mettre à disposition des formateurs et des apprenants le matériel pédagogique pour la formation qu’ils vont suivre, dans des espaces dédiés, c’est génial », s’enthousiasme la Responsable Ressources et Qualité, qui y voit une opportunité d’aller plus loin dans l’enseignement.
Elle atteste : « C’est particulièrement pratique que le formateur puisse déposer les compléments qu’il fait pendant la formation dans Digiforma. C’est un gain aussi pour l’apprenant : il retrouve tout en un unique lieu, dans son Espace apprenant, pendant et après la formation. Ça lui évite de partir avec son stock de papier, donc de perdre toutes ces ressources, et c’est plus ancré dans le développement durable ! »
La relation client au centre des préoccupations
Dernier atout sur lequel insiste Laurence Vergnas : la qualité de la relation établie avec les équipes Digiforma. Elle confie : « Le relationnel avec les interlocuteurs de Digiforma est très agréable. On a vraiment l’impression d’avoir établi un partenariat. Quand je suis en lien avec ma référente attitrée, elle peut me dire “par rapport à vos besoins, voilà ce qu’on peut faire, avec les nouveautés qui arrivent, peut-être que vous trouveriez votre bonheur”. Il y a un vrai échange constructif qui s’instaure et c’est très agréable. »
Surtout, la Responsable Ressources et Qualité apprécie l’écoute active dont elle bénéficie, notamment au sujet des développements futurs. « Il suffit que l’on explique ce que l’on veut faire pour qu’on nous indique que la fonctionnalité existe déjà ou qu’on va faire part de la demande aux développeurs, car ça peut être nécessaire à d’autres. »
Digiforma a été d’une grande aide pour Qualiopi, puisqu’on a pu centraliser l’ensemble de notre démarche qualité dans l’outil. Le fait de savoir qu’on peut couvrir les indicateurs en utilisant tout simplement Digiforma, c’est une vraie valeur ajoutée, et cela répond au critère d’amélioration continue sur nos outils et process.
Les fonctionnalités essentielles
Bien qu’un large éventail de fonctions soit inclus dans les abonnements Digiforma, les équipes de Manpower Nouvelles Compétences et FuturSkill IT font un usage avancé de certaines d’entre elles. Laurence Vergnas détaille lesquelles ci-après :
Catalogue en ligne
« En interne, pour Manpower Nouvelles Compétences, les programmes étaient initialement distribués au format Word, mais leur mise à jour et leur mise à disposition étaient compliquées. Depuis qu’on a mis en place le Catalogue en ligne de Digiforma, la diffusion de nos 118 formations – 195 si l’on fusionne les Catalogues de FuturSkill IT et MNC – à nos partenaires internes est beaucoup plus simple.
Cela leur offre une vraie visibilité sur ce que l’on propose, et nous apporte une visibilité à l’externe.
Surtout, quand on reçoit une demande de formation, on peut la traiter, tester l’opportunité et le cheminement jusqu’à créer la session de formation. C’est un vrai bonheur !
En complément, les indicateurs qualité sur les formations que l’on mène sont un énorme atout de ce Catalogue. On peut intégrer la note moyenne attribuée par nos apprenants ainsi que des témoignages de personnes ayant suivi la formation. Cela en fait un outil vraiment complet, qui peut se substituer à un site Internet. »
Émargements numériques
« Les émargements numériques sont très pratiques. Ils permettent de tout de suite visualiser les apprenants qui sont présents ou pas. C’est crucial pour nous, notamment pour Manpower Nouvelles Compétences, car si un intérimaire est absent, cela a un impact direct sur sa paye. Il est donc important qu’on le sache tout de suite pour pouvoir alerter sur cette absence.
Avec Digiforma, la mise à disposition des émargements se fait le jour J, au lieu de parfois 10 jours plus tard – puisqu’on attendait un scan ou un courrier papier de la part des formateurs. Cela a fait disparaître les irritants autour de ce sujet !
Le fait que l’on puisse visualiser qui vient en formation, ça permet aussi de bloquer tout apprenant qui ne viendrait pas. Pareillement, si un apprenant arrive et n’était pas prévu sur une session, le suivi se fait de manière très rapide, et on a une très bonne interaction avec les formateurs sur ces problématiques. »
En complément de ces fonctionnalités, Manpower Nouvelles Compétences et FuturSkill IT font un usage avancé de l’E-learning Digiforma. Un outil « précieux pour répondre à l’indicateur 11 de Qualiopi, portant sur l’évaluation des acquis en formation, souligne Laurence Vergnas. Nous avons pu mettre en place des questionnaires d’évaluation des acquis par ce biais et cela permet au formateur de confirmer qu’un apprenant a atteint ou partiellement atteint un objectif pédagogique, et de notre côté de voir si les attendus de la formation sont acquis. »
Pour conclure
En conclusion de notre entretien, Laurence Vergnas met l’emphase sur l’humanité qui émane des échanges qu’elle a pu avoir avec les équipes Digiforma. Elle insiste : « Par rapport à d’autres outils avec lesquels on a pu travailler, on n’a pas l’impression de faire face à un mur. Les gens nous répondent avec honnêteté et avec beaucoup de bienveillance. Merci pour tout cela ! ». Évidemment, le plaisir est tout partagé.
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