Handi’Chiens
Handi’Chiens est une association qui éduque et met gratuitement à disposition des chiens d’assistance pour des personnes en situation de handicap ou de vulnérabilité.
On a été très vite conquis par ce logiciel qui permettait de tout centraliser.
Présentation de l'OF
Handi’Chiens est une association à but non lucratif, reconnue d’utilité publique depuis 2012, qui œuvre pour l’inclusion des personnes en situation de handicap ou de vulnérabilité. Pour mener sa mission à bien, l’association éduque et met gratuitement à disposition des chiens d’assistance pour ces publics, mais aussi pour des porteurs de projet en médiation animale.
Au cœur de cette démarche se trouve un organisme de formation dédié à la qualification des référents, qui accueillent et travaillent au quotidien avec les chiens d’assistance. Muriel Jenny, notre interlocutrice, en est la directrice adjointe.
Les publics formés par Handi’Chiens sont variés : professionnels du secteur médico-social (Ehpad, IME, médecins sociaux), du milieu scolaire, associations d’aide aux victimes, ou encore forces de l’ordre. L’organisme, installé à Kunheim dans les locaux d’un Ehpad, s’appuie sur les éducateurs de l’association et des intervenants extérieurs pour dispenser ses formations.
Chaque parcours suit la même logique pédagogique, tout en s’adaptant aux spécificités du contexte d’exercice : modalités d’accueil du chien, règles de sécurité, travail avec le référent. Le dispositif est hybride, mêlant e-learning et présentiel, et permet de former plus de 800 porteurs de projet chaque année. Une fois les référents formés, le suivi est maintenu bien au-delà de la formation initiale, pour accompagner la vie du binôme référent-chien.
« On est moins angoissé, parce qu’on sait qu’une grande partie des choses sont déjà prévues dans Digiforma »
Besoins et rencontre avec Digiforma
Avant Digiforma, Handi’Chiens travaillait avec des outils de publipostage, de traitement de texte et des tableurs. Toutefois, ce fonctionnement a rapidement montré ses limites, à mesure que l’organisme développait son offre de formation et devait gérer à la fois des éducateurs internes et des intervenants extérieurs. « On s’est très vite aperçu que le système ne nous convenait pas vu que l’on proposait de plus en plus de formations », confirme Muriel Jenny.
C’est une collaboratrice de l’organisme, déjà utilisatrice de Digiforma, qui a introduit l’outil au sein de l’association. Le verdict a été immédiat : « On a été très vite conquis par ce logiciel qui permettait de tout centraliser. » Ainsi, peu après le lancement de l’organisme de formation en 2019, Handi’Chiens a choisi Digiforma comme unique outil de gestion.
La prise en main de l’outil s’est faite de manière organique, sans formation formelle : les tutoriels vidéo disponibles dans l’outil ont servi de premier appui, complétés par les conseils de la collaboratrice qui avait déjà l’habitude de la solution. « On s’est un peu formés sur le tas, confie Muriel Jenny. L’outil est assez facile à comprendre et on avait les tutos de disponibles. Et puis la collègue nous a montré certaines choses, mais après on s’est très vite mis à utiliser l’outil, à le découvrir au fur et à mesure. »
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Quel abonnement pour quels besoins ?
Handi’Chiens a opté pour l’abonnement Orga, conçu pour les organismes qui s’appuient sur un large réseau de formateurs : il intègre des comptes d’accès et des formateurs illimités, ainsi que la possibilité de gérer jusqu’à 1 500 apprenants. Un format parfaitement adapté à l’association, qui fait intervenir à la fois ses propres éducateurs et des intervenants extérieurs.
L’abonnement donne accès à l’ensemble des fonctionnalités clés de Digiforma : Catalogue en ligne, e-learning, émargements numériques, CRM. L’abonnement est complété par des options, notamment les champs personnalisés et l’API GraphQL, pour les interconnexions avec d’autres outils. Une couverture complète pour un organisme dont les besoins sont à la fois opérationnels et pédagogiques.
Les bénéfices apportés par Digiforma
Une centralisation qui change le quotidien
Avant Digiforma, Handi’Chiens gérait ses formations au recours de plusieurs outils. Un système qui a fonctionné au début, mais dont les limites sont apparues dès que le volume de formations et le nombre d’intervenants ont augmenté. Il fallait un outil capable d’absorber à la fois les éducateurs internes de l’association et les formateurs extérieurs, tout en maintenant un suivi cohérent pour chaque apprenant.
Avec Digiforma, tout converge vers une même plateforme : « Digiforma nous facilite grandement la vie. Tout est situé au même endroit, confie Muriel Jenny. Si l’on recherche une information sur un apprenant ou sur une entreprise, on se rend directement sur sa fiche et l’on retrouve toutes les informations désirées. » Plus besoin de jongler entre plusieurs fichiers ou de recouper des données depuis des sources différentes : la fiche apprenant regroupe l’historique de formation, les documents échangés et les relances à effectuer.
Cette centralisation prend une dimension particulière chez Handi’Chiens, où le suivi ne s’arrête pas à la fin de la formation. Les référents restent en lien avec l’association sur le long terme, au rythme des évolutions du binôme chien-référent : renouvellements, remplacements, actualisation des compétences. Digiforma permet de maintenir ce fil conducteur sans effort. « Nous avons un besoin de suivi des apprenants. Il est essentiel de pouvoir les relancer, d’une part pour suivre nos chiens, mais également la formation de ces référents », explique Muriel Jenny.
Qualiopi sans angoisse
Avec Digiforma, Handi’Chiens a passé son audit initial Qualiopi puis son audit de renouvellement. Verdict : zéro non-conformité à chaque fois. L’outil joue un rôle central dans cette performance, en fournissant tous les documents nécessaires pour justifier de la démarche qualité de l’organisme. « Tous les documents proposés via l’application permettent de nous justifier, de produire des preuves pour l’audit Qualiopi, et cela nous facilite grandement la vie et le renouvellement », témoigne la directrice adjointe de l’OF.
Au-delà des documents, c’est aussi l’apaisement que Digiforma apporte à Muriel Jenny et ses équipes : « on est moins angoissé, parce qu’on sait qu’une grande partie des choses sont déjà prévues dans Digiforma ».
Un support réactif et un logiciel évolutif
Chez Digiforma, le support n’est pas un simple service d’assistance : c’est une équipe d’experts qui analyse chaque demande et s’efforce d’y apporter une réponse constructive dans des délais restreints. Pour Muriel Jenny, cette réactivité fait toute la différence au quotidien : « dès qu’on a le moindre souci, on peut contacter le support qui nous répond assez rapidement. À chaque fois, le problème est résolu dans des délais très courts. »
Mais au-delà de la résolution des problèmes du moment, c’est la philosophie même de Digiforma qui séduit les équipes d’Handi’Chiens. Le logiciel évolue en continu sur la base des retours formulés par ses utilisateurs : chaque demande adressée au support peut devenir une opportunité d’amélioration, intégrée à la feuille de route du produit. Le logiciel qu’utilisent les organismes de formation aujourd’hui n’est ainsi plus celui d’il y a deux ans – et celui de demain sera sans doute encore plus adapté à leurs besoins.
Handi’Chiens en a fait l’expérience directement : l’association a souhaité rattacher le nom de ses chiens aux fiches apprenants et entreprises – une spécificité métier que peu d’OF pourraient anticiper. La demande a été entendue et intégrée via les champs personnalisés : « Ça a été une évolution du logiciel suite à nos demandes, en fait de s’adapter à nos besoins. »
« Digiforma c’est un logiciel pratique, qui nous facilite grandement la vie, qui se renouvelle continuellement, qui se met à jour, qui s’adapte à nous, à nos besoins et également aux besoins législatifs. Et c’est un gain de temps tous les jours de pouvoir utiliser ce logiciel. »
Les fonctionnalités essentielles
Chez Handi’Chiens, deux fonctionnalités Digiforma structurent le quotidien de l’équipe et font l’objet d’une utilisation systématique.
Catalogue en ligne
Généré automatiquement depuis les programmes enregistrés dans Digiforma, le catalogue en ligne affiche l’ensemble de l’offre de formation de façon claire et transparente. Pour les OF référencés Qualiopi, sa publication est une obligation — Digiforma la rend immédiate : « Le catalogue en ligne est très important pour nous vu qu’on est référencé Qualiopi. On a cette nécessité-là de proposer notre catalogue en ligne. »
Au-delà de la conformité, ce Catalogue constitue un levier commercial direct : « On reçoit beaucoup de demandes via le Catalogue en ligne. Ça nous permet d’avoir une visibilité également sur Internet. Et des personnes peuvent directement faire la demande de formation ou d’informations sur les formations qu’on propose. »
« Ce qui nous intéresse également beaucoup chez Digiforma, c’est cette facilité de communication avec les stagiaires, les apprenants, les formateurs, l’hébergement en ligne qui est super pratique et qui nous permet du coup de relancer également quand il y a des besoins. »
Conformité Qualiopi
Digiforma génère automatiquement les documents nécessaires à la démonstration de la conformité Qualiopi : programmes, conventions, feuilles d’émargement, évaluations. Un filet de sécurité appréciable, d’autant que ces mêmes documents servent de preuves lors des audits : « Tous les documents proposés via l’application permettent de nous justifier, de produire des preuves pour l’audit Qualiopi et comme dit, ça nous facilite grandement la vie et le renouvellement. »
« On est moins angoissé parce qu’on sait qu’une grande partie des choses sont déjà prévues dans Digiforma. »
Résultat : Handi’Chiens a passé son audit initial et son audit de renouvellement sans la moindre non-conformité. « Digiforma nous a accompagnés à la première demande Qualiopi puis à son renouvellement. Aucune non-conformité. »
Un support réactif et un logiciel évolutif
Handi’Chiens propose des parcours hybrides, mêlant présentiel à Kunheim et modules à distance. Les fonctionnalités e-learning de Digiforma sont au cœur de cette organisation : « On utilise sur l’espace distanciel les classes virtuelles, les dépôts de documents. Pour échanger avec les référents, on utilise les quiz pour la validation des acquis. » Cela permet de maintenir un haut niveau pédagogique quel que soit le lieu où se trouve le professionnel en formation.
Des champs personnalisés pour des besoins uniques
Handi’Chiens a une particularité que peu d’organismes de formation partagent : chaque apprenant travaille avec un chien dont il faut pouvoir retrouver le nom dans le logiciel. Cette demande spécifique a été entendue et intégrée : « On a souhaité intégrer à un endroit dans le logiciel le nom de nos chiens pour qu’on puisse les rattacher à nos apprenants et nos entreprises, et on a eu la possibilité de créer des champs personnalisés. Et ça, ça a été une évolution du logiciel suite à nos demandes, en fait de s’adapter à nos besoins. » Un exemple concret de la manière dont Digiforma s’adapte aux spécificités métier de ses clients.
Pour conclure
Pour Muriel Jenny, Digiforma est bien plus qu’un outil de gestion : c’est un partenaire qui s’adapte en continu aux réalités d’un organisme de formation pas comme les autres. Sa capacité à évoluer au rythme des besoins — y compris les plus spécifiques, comme intégrer le nom d’un chien dans une fiche apprenant — est ce qui fait toute la différence.
Fait peu ordinaire : l’association bénéficie d’un partenariat avec Digiforma, qui l’accompagne dans la structuration de son OF. Ce partenariat est vécu comme un véritable gage de confiance : « On est très fiers qu’Handi’Chiens soit parrainé par Digiforma et d’avoir été accompagné sur la mise en place de notre organisme de formation. On remercie grandement Digiforma pour ça. »
Et si l’on demande à Muriel Jenny de résumer Digiforma en quelques mots, la réponse est limpide : « Digiforma, pour nous, c’est un logiciel pratique, qui nous facilite grandement la vie, qui se renouvelle continuellement, qui se met à jour, qui s’adapte à nous, à nos besoins et également aux besoins législatifs. Et c’est un gain de temps tous les jours de pouvoir utiliser ce logiciel. »
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