ActivMedia
Organisme de formation spécialisé dans les métiers et compétences du digital.
Quand on a testé Digiforma dans un premier temps, on a été agréablement surpris de voir que les concepteurs ont pensé à tout.
Présentation de l'OF
Installé à Nice, ActivMedia est un organisme de formation spécialisé dans les métiers et compétences du digital. Son champ d’intervention couvre un spectre large : du webdesign au graphisme, en passant par le développement web et la conception UX-UI.
Au quotidien, la structure repose sur un duo complémentaire : Tess Berthelot, chargée de formation, assure la partie administrative et commerciale, tandis que Jean Ponce, directeur de l’OF et directeur pédagogique, dispense la majorité des formations – en premier lieu le cursus de webdesign UX-UI. En complément, une demi-douzaine de formateurs externes experts du web interviennent ponctuellement, tant à Nice qu’à distance
Le cursus phare d’ActivMedia mène à une certification RNCP de « Concepteur-designer UI ». Pour élargir son offre tout en restant agile, l’organisme a fait le choix de découper cette formation en blocs de compétences indépendants, complétés par d’autres formations courtes. Comme l’explique Tess Berthelot : « Nous avons morcelé cette formation en plusieurs blocs de compétences, avec des modules spécifiques au graphisme, des modules spécifiques à la création de site internet et toutes les compétences d’un webdesigner qui, de toute façon, est très polyvalent. Nous proposons aussi des formations en bureautique, en initiation informatique, et l’on réfléchit à des formations encore plus techniques dans le développement pur. »
« Le passage à Digiforma a considérablement accéléré nos processus et a clairement réduit le nombre de ventes manquées. »
Côté modalités, l’ensemble des formations se déroulent en continu et en synchrone. Le cursus certifiant s’étale sur environ six mois, tandis que les formations courtes inscrites au Répertoire spécifique peuvent se tenir sur deux journées seulement. Cette souplesse permet à ActivMedia de répondre aussi bien aux besoins de reconversion professionnelle qu’aux demandes de montée en compétences ponctuelles.
Dans le secteur du digital, la veille permanente n’est pas une option : tendances graphiques, mises à jour logicielles, émergence de l’IA… les contenus de formation doivent évoluer en continu. C’est pour cette raison qu’ActivMedia a fait le choix exclusif du format live. Comme l’explique Tess Berthelot, « un cours enregistré deviendrait rapidement obsolète. C’est essentiel, surtout parce que notre métier change tous les deux mois. »
Ce choix est également motivé par l’essor du distanciel, qui s’est imposé naturellement chez ActivMedia.
En effet, la formation au webdesign se prête particulièrement à l’enseignement à distance, puisque « tout se passe derrière un écran, atteste la chargée de formation. Le formateur ne va pas se lever pour montrer avec son doigt où il faut cliquer sur un ordinateur, il peut le faire directement derrière son écran. Donc tout le monde est dans un profil FOAD, même le formateur, qui peut dispenser ses cours chez nous, dans nos locaux, ou ailleurs. La seule constante, c’est que la formation est en direct, peu importe d’où elle est suivie. »
Besoins et rencontre avec Digiforma
Avant de s’équiper de Digiforma, ActivMedia fonctionnait avec des tableaux Excel et divers outils « bricolés » – une organisation qui a rapidement montré ses limites. Tess Berthelot garde par ailleurs un souvenir mitigé de l’utilisation d’un précédent outil spécifique à la formation : « les fonctionnalités étaient très limitées et on avait l’impression que la personne qui avait créé cet outil ne savait pas trop ce qu’était la formation ». Une frustration symptomatique du manque de solutions vraiment conçues par et pour les professionnels du secteur.
La situation a atteint un point de rupture avec l’élargissement du catalogue de l’organisme et, surtout, l’arrivée de la certification Qualiopi. Continuer à bricoler n’était tout simplement plus tenable. La chargée de formation décrit d’ailleurs très bien ce sentiment : « Ce qui était embêtant, c’était de ne pas centraliser les informations. À force de fonctionner de manière artisanale, on ne savait même plus quel tableau on avait créé tellement on en avait dans tous les sens, ni même où il était rangé. »
Finalement, c’est la complexité opérationnelle qui a fait pencher la balance en la faveur d’un équipement logiciel métier. Pour gérer plusieurs salles, de multiples formateurs et un catalogue en croissance, un outil généraliste n’aurait pas suffi. Tess Berthelot a donc dressé un cahier des charges précis : « il fallait qu’on puisse s’organiser avec un outil qui nous permet de gérer nos apprenants, nos clients, nos sessions de formation, nos formateurs et tous les documents qu’il y a autour. Qu’on n’ait pas des contrats d’un côté, des conventions de l’autre, des sessions écrites en parallèle. Nous avons également plusieurs salles, alors il ne fallait pas qu’on organise des formations dans la même salle en même temps. »
La découverte de Digiforma par les équipes d’ActivMedia a été une véritable surprise, notamment parce que l’outil démontrait une connaissance réelle du métier de la formation. « Quand on a testé Digiforma dans un premier temps, on a été agréablement surpris de voir que les concepteurs ont pensé à tout. Évidemment, il faut s’adapter aussi à cet outil – mais finalement cela s’est fait très vite. »
Le déploiement de la solution s’est déroulé par étapes, en commençant par un accompagnement téléphonique, puis par le visionnage des tutoriels vidéo disponibles sur l’outil. Ces ressources sont d’ailleurs régulièrement consultées par les équipes de l’organisme, notamment pour les fonctionnalités qui sont développées au fil du temps. Et pour les questions du quotidien, un canal de communication simple et réactif existe : « le chat nous permet de communiquer quasi-directement avec les équipes de Digiforma, et d’obtenir les réponses à l’ensemble de nos demandes. »
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Quel abonnement pour quels besoins ?
ActivMedia a opté pour l’abonnement Équipe, comprenant quatre comptes utilisateurs et la capacité d’accueillir jusqu’à 500 apprenants par an. Ce choix reflète une démarche pragmatique, dictée par la taille et les besoins réels de la structure. En effet, avec 4 utilisateurs et 20 formateurs inclus, la formule couvre parfaitement les effectifs d’ActivMedia – 2 salariés à temps plein et une demi-douzaine d’intervenants au quotidien.
Comme en atteste Tess Bethetlot, « la formule Orga nous correspondait le mieux, au regard de notre taille. Nous ne sommes que deux, avec une jeune alternante depuis peu, et l’on se fait accompagner de formateurs en externe. Donc on n’avait pas besoin d’avoir des milles accès sur Digiforma, et les fonctionnalités comprises dans notre abonnement nous correspondent bien. »
« C’était aussi une question financière, confie la chargée de formation.Nous sommes une petite structure, donc on doit choisir les outils qui ont le meilleur rapport qualité-prix, et c’est le cas de Digiforma. » À moyen terme, toutefois, l’objectif est clair : faire évoluer l’abonnement au fil du développement d’ActivMedia, notamment si la structure se dote de davantage de formateurs et développe son catalogue.
Les bénéfices apportés par Digiforma
L’impact de Digiforma sur le quotidien d’ActivMedia est palpable dès la phase commerciale. Auparvant, avec des outils dispersés, le parcours de conversion nécessaitait un temps considérable – temps pendant lequel un prospect pouvait se tourner vers la concurrence. Digiforma a radicalement changé ce paradigme, comme le confirme Tess Berthelot : « Le passage à Digiforma a considérablement accéléré nos processus et, très clairement, réduit le nombre de ventes manquées. Avant, la conversion d’un prospect, du premier entretien à l’envoi du programme, en passant par la gestion de la communication avec les formateurs et le client, était très longue. Plus ce délai s’allonge, plus le risque de voir le client se tourner vers la concurrence augmente. »
L’automatisation de nombreuses tâches a constitué l’autre grande évolution. Ce qui se faisait manuellement – envoi d’e-mails, d’évaluations, de rappels de paiement – se déclenche de manière systématique et sans intervention humaine avec l’outil. « Avoir un logiciel comme Digiforma, qui nous permet de bien cadrer et même d’automatiser certaines étapes, est devenu essentiel, confirme la chargée de formation. Digiforma a automatisé de nombreuses tâches, comme l’envoi d’e-mails, d’évaluations, et autres. C’est un véritable gain de temps, car nous devions tout faire manuellement jusqu’à présent. Cela nous rend plus efficaces avant même l’inscription du client. »
Une fois l’apprenant inscrit, Digiforma reste au cœur de l’organisation : suivi de session, évaluations à un, trois ou six mois, gestion post-formation. L’ensemble des opérations se pilotent depuis un seul et unique outil, afin de faire gagner un maximum d’efficacité aux équipes. Une réalité qui apporte une pleine satisfaction à Tess Berthelot : « Digiforma a vraiment pensé à tout. Il faut accepter de se laisser guider par ses propositions et lui faire confiance. Bien sûr, nous avons nos propres procédures, nous n’utilisons pas Digiforma 100 % du temps. Cependant, les trois quarts des tâches que nous effectuons sont gérées dans Digiforma, ce qui nous permet d’avancer significativement plus vite. »
Enfin, la qualité de la relation avec les équipes Digiforma est également soulignée. Grâce aux différents canaux mis à disposition – chat, tutoriels vidéo, articles de veille – l’équipe n’a jamais eu le sentiment d’être laissée seule face aux difficultés. « Avec tous les outils de communication que Digiforma met en place depuis le début, on arrive quand même facilement à trouver des solutions, confirme notre interlocutrice. On a toujours eu de bonnes relations avec les équipes. Dans tous les cas, il y a systématiquement quelqu’un qui est là pour nous répondre. »
La communauté OF Connect, animée par Pascale Lagahe et son comité de pilotage, est également citée comme une ressource précieuse : au-delà de l’usage de l’outil, elle constitue un véritable espace d’échanges sur les enjeux plus larges du secteur de la formation.
« Digiforma a automatisé de nombreuses tâches, comme l’envoi d’e-mails, d’évaluations, et autres. C’est un véritable gain de temps, car nous devions tout faire manuellement jusqu’à présent. Cela nous rend plus efficaces avant même l’inscription du client. »
Les fonctionnalités essentielles
Au sein d’ActivMedia, Digiforma est utilisé quotidiennement par les deux membres permanents de l’équipe, avec des usages complémentaires : Tess Berthelot pour la partie administrative et commerciale, Jean Ponce pour la préparation et la conduite de ses cours. Trois fonctionnalités se détachent tout particulièrement dans leur quotidien.
Plateforme E-learning
« L’Espace Apprenant et les fonctionnalités E-learning nous permettent d’intégrer des séquences à distance et d’interagir en direct avec nos étudiants. La gestion des sessions et le déroulement des formations en présentiel ou à distance font que nous sommes constamment connectés à Digiforma.
Pour vérifier l’atteinte des objectifs opérationnels, on va évaluer et scorer les étudiants qui ont chargé leurs travaux dans Digiforma via la fonction d’évaluations à chaud et à froid. Elle nous permet de suivre leur progression et de visualiser l’évolution avant le démarrage et à l’issue de leur parcours. On organise notamment des TD et des TP pour valider les acquis du cursus.
En parallèle, les quiz sont utiles pour formaliser la pensée, les acquis. Et ça, c’est vraiment ce qui nous permet d’évaluer l’avancée des étudiants.
Enfin, l’Espace Apprenant, avec toute la gestion des émargements, nous permet de proposer beaucoup de supports d’information aux élèves. C’est un tout, qui permet de couvrir l’ensemble des besoins de nos apprenants. »
Conformité Qualiopi
« L’obtention et le maintien de la certification Qualiopi est un processus qui était chronophage et source d’inquiétude au départ. Cela nous a obligés à formaliser des procédures que nous n’aurions pas nécessairement mises en place spontanément.
Digiforma a très rapidement intégré les exigences de Qualiopi. Ses outils et fonctionnalités, mais aussi l’écosystème Digiforma dans son ensemble, comme le magazine Digiformag, le Slack de la communauté OF Connect, l’outil Digiforma Veille, nous offrent un support précieux pour répondre à une grande partie des critères Qualiopi.
C’est un atout majeur qui simplifie notre travail et nous motive à utiliser l’ensemble de cette galaxie de produits, pour disposer d’un écosystème complet qui nous assiste efficacement au quotidien. »
Émargement numérique
« Les émargements, c’est très utile. Pour le coup, il est extrêmement simple d’émarger pour les intervenants, moi-même, et les étudiants. On l’utilise sur le téléphone, c’est beaucoup plus simple qu’en version papier.
On peut visualiser les rappels à faire, les émargements effectués, les absences. Grâce à Digiforma, on sait précisément où on en est, même sur des sessions où une personne est en présentiel et d’autres à distance, par exemple, il n’y a aucun problème côté suivi.
Peu importe leur présence physique ou non, les étudiants sont tous dans les mêmes conditions d’apprentissage, que ce soit pour les émargements, pour les travaux, pour le scoring de leurs activités, notamment grâce aux solutions de Digiforma. »
Pour conclure
Tess Berthelot résume la valeur de Digiforma avec une formule qui dit tout : « Digiforma, c’est un outil spécialisé pour gérer des organismes de formation, pour gérer tout le travail et toutes les tâches et corvées qu’implique ce secteur. Et il nous permet de gérer une session de formation du début à la fin, du client qui n’existe même pas encore jusqu’à la formation qui est terminée, livrée et même suivie par la suite. »
Pour une structure comme ActivMedia, où chaque membre de l’équipe porte plusieurs casquettes, disposer d’un outil qui centralise l’ensemble des tâches – de la génération d’un prospect jusqu’au suivi post-formation, en passant par la conformité réglementaire – est bien plus qu’un gain de temps : c’est un vrai levier de croissance.
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