Mathez Formation
Organisme de formation spécialisé dans la réglementation fiscale et douanière.
C’est devenu compliqué d’imaginer pouvoir satisfaire à la demande nos apprenants sans les automatisations de Digiforma.
Présentation de l'OF
Mathez Formation est un organisme de formation spécialisé dans la réglementation fiscale et douanière. Expert reconnu sur les thématiques de la TVA française et internationale, des douanes et de la fiscalité, l’OF forme chaque année près de 2 100 apprenants au fil de quelque 400 sessions. Avec des formations courtes d’une journée en moyenne, l’exigence logistique est permanente et le niveau de précision nécessaire est élevé.
L’offre de l’organisme s’articulait initialement autour de la TVA comme axe central, avant de s’ouvrir progressivement à d’autres domaines réglementés. Nicolas Montagard, contrôleur de gestion, précise : « Notre offre de formation couvre aujourd’hui différentes thématiques. La principale thématique est la TVA, notamment les mécanismes de la TVA avec un fort accent sur la TVA internationale et les contraintes réglementaires liées aux échanges intracommunautaires, mais aussi les douanes, la fiscalité et la facturation électronique »
« La solution est bien maintenue, elle évolue, elle intègre des améliorations que nous avons pu suggérer par le passé, ce qui est super important pour nous.»
Pour répondre à la demande de ses clients, Mathez Formation propose deux formats complémentaires : « Nous organisons des sessions en inter-entreprises ainsi qu’en intra-entreprises. Ces sessions sont planifiées tout au long de l’année et sont, pour l’inter-entreprises, essentiellement réalisées en classe virtuelle, animées et organisées grâce à Digiforma. Les sessions en intra-entreprises se font, elles, beaucoup en présentiel. » Cette double approche permet à l’OF d’atteindre une large audience tout en s’adaptant aux contraintes de chaque client.
La clientèle de Mathez Formation est historiquement composée d’experts-comptables cherchant à valider leur expertise en TVA internationale, auxquels s’ajoutent aujourd’hui des directions administratives et financières d’entreprise et des fonctions logistiques. L’organisme est certifié Qualiopi et bénéficie de financements OPCO, s’inscrivant pleinement dans le cadre de la formation professionnelle continue.
Besoins et rencontre avec Digiforma
Avant l’adoption de Digiforma, Mathez Formation gérait l’organisation de ses formations avec des tableaux Excel et des processus manuels. Dans un organisme qui traite près de 2 100 stagiaires par an sur des sessions courtes, l’accumulation de micro-tâches — convocations, conventions, émargements, enquêtes de satisfaction — finissait par saturer les équipes. « Étant donné que nous gérons plus de 2 100 stagiaires par an sur des petites sessions de formation d’une journée seulement, cela générait une organisation très compliquée qui empêchait de croître », confirme Nicolas Montagard.
Cette organisation, étouffée par le manque d’outils adaptés, était incapable de faire face à la demande et nuisait à la qualité du service. L’arrivée de l’échéance Qualiopi, avec un audit planifié en septembre 2021, a précipité la décision de se structurer. L’urgence était réelle pour les équipes de Mathez Formation : « il nous fallait très vite une solution rapide à mettre en place, quasiment clé en main, qui nous permette immédiatement d’instaurer les bons processus pour satisfaire aux exigences d’un auditeur pour la certification ».
Nicolas Montagard, arrivé en 2021 en tant que contrôleur de gestion, a participé directement à la mise en place de Digiforma. Si la solution était initialement envisagée comme un filet de sécurité provisoire avant l’audit, la perception de l’équipe a évolué au fil du temps. L’outil a su démontrer sa valeur bien au-delà de la simple conformité réglementaire, et s’imposer comme un allié du quotidien.
L’évolution de la relation entre Mathez Formation et Digiforma illustre parfaitement la dynamique d’un outil qui grandit avec ses utilisateurs. « En cours de route, nous avons changé d’avis, explique notre interlocuteur. Nous avons changé d’avis parce que Digiforma a bien évolué. Les fonctions et l’ergonomie se sont améliorées, les fonctionnalités se sont développées progressivement. Ce que l’on envisageait comme un palliatif est devenu un véritable pilier de notre organisation quotidienne. »
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Quel abonnement pour quels besoins ?
Avec près de 400 sessions par an et une équipe dédiée à la coordination, Mathez Formation a opté pour un abonnement Digiforma dimensionné à son volume d’activité : Orga+. Cette formule intègre jusqu’à 2 500 apprenants/an, mais également 12 comptes d’accès et un nombre illimité d’intervenants formateurs.
La priorité, pour Mathez Formation, était de couvrir l’ensemble de la chaîne administrative : de la planification des sessions à l’envoi automatique des convocations, des conventions et des enquêtes de satisfaction, jusqu’à l’accès à l’Espace Apprenant. Le tout, en automatisant une importante part de ses process pour gagner en efficacité. Et justement, « nous avons déployé tout un processus d’automatisation des e-mails, des convocations, des conventions, confie Nicolas Montagard. Nous avons aussi systématisé des relances sous conditions de réponse ou non. Tout cela représente des fonctionnalités très appréciées en interne, qui sont incluses dans notre offre. »
En outre, pour un organisme spécialisé dans des domaines fortement réglementés, la traçabilité et le suivi documentaire sont des exigences non négociables. Digiforma répond nativement à ce besoin : chaque session, chaque apprenant et chaque formateur disposent de leur suivi individualisé, permettant de répondre à tout moment aux différentes exigences des critères Qualiopi.
Les bénéfices apportés par Digiforma
L'automatisation des tâches quotidiennes
Pour un organisme comme Mathez Formation, où 400 sessions annuelles génèrent autant de convocations, conventions, émargements et enquêtes de satisfaction à gérer, l’automatisation administrative n’est pas un luxe : c’est une nécessité opérationnelle. Avant Digiforma, chaque session nécessitait une série de micro-tâches manuelles qui monopolisaient l’équipe et la détournaient des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Aujourd’hui, l’ensemble de la chaîne est automatisé : envois d’e-mails, convocations, conventions, relances conditionnelles. Cette transformation a radicalement changé le quotidien des coordinateurs de formation en interne. Nicolas Montagard précise à ce propos qu’il était « très compliqué d’imaginer pouvoir satisfaire à la demande d’une formation sans ces automatismes ». Avec Digiforma, la donne a changé : en libérant du temps administratif, l’organisme est plus à même de se concentrer sur la croissance de son activité.
La centralisation des informations
Au-delà de l’automatisation, l’Espace Apprenant de Digiforma s’est rapidement attiré les faveurs de Mathez Formation. Accessible avant, pendant et après la formation, il concentre en un seul espace les informations pratiques pour les apprenants, les documents pédagogiques et les émargements à effectuer.
Une praticité et une utilité réelle qui ont généré une dépendance progressive à l’outil, comme en atteste Nicolas Montagard : « nous avons développé une certaine dépendance à Digiforma, puisque tous les automatismes nous sont d’une grande utilité au quotidien, tout comme l’Espace Apprenant. Nous pourrions difficilement nous passer de mettre en place ce type d’outil maintenant. »
Un support réactif et à l'écoute
Enfin, si les équipes de Mathez Formation ont initialement recouru à Digiforma pour répondre à des obligations réglementaires, la réactivité des équipes support a contribué à rendre l’outil indispensable. « Au début, nous ressentions un esprit de collaboration avec les utilisateurs par la réactivité du chat et de l’assistance produit, explique notre interlocuteur. Nous avons toujours senti une attention de leur part vis-à-vis de nos problématiques, même si nos demandes de développement n’ont pas toujours pu se faire. »
Progressivement, l’évolution de l’outil s’est accélérée, renforçant ce sentiment d’écoute des besoins et l’impact de Digiforma sur le quotidien des équipes de Mathez Formation. « La solution est bien maintenue, elle évolue, elle intègre des améliorations que nous avons pu suggérer par le passé, ce qui est super important pour nous, confirme Nicolas Montagard. C’est un gage qui nous rassure, car nous voyons qu’il y a de l’attention portée aux fonctionnalités, aux usages et aux retours d’information que vous pouvez avoir du terrain.»
« C’est toujours un engagement de choisir une solution, et c’est aussi un risque […] Mais avec Digiforma, ce n’est pas le cas : cet engagement nous apporte pleine satisfaction. »
Les fonctionnalités essentielles
Pour Mathez Formation, trois fonctionnalités Digiforma se distinguent tout particulièrement dans la gestion quotidienne des sessions et le suivi des 2 100 apprenants annuels.
Espace apprenant
« L’Espace Apprenant de Digiforma plaît beaucoup à nos stagiaires et à nos formateurs. C’est un outil très apprécié et qui répond à un besoin réel d’accès à l’information, de suivi des enquêtes et des quiz en cours.
Il permet de s’appuyer, au cours de la session de formation, sur des éléments pratiques à prendre en main pour nos stagiaires. Il est très facile aussi pour nos formateurs d’administrer leurs sessions de formation autour de cet Espace.
L’extranet nous sert à la fois à partager un maximum d’informations en amont de la formation, pour donner des détails sur le lieu, sur les conditions de réalisation de cette session, ou encore distribuer le livret d’accueil.
Mais il est aussi utile le jour de la session. Nous allons y gérer à la fois l’émargement des apprenants et les quiz, qui s’étalent tout au long de la session. Nous faisons en effet de petits quiz tout au long du parcours de formation, ce qui complique l’organisation. Mais grâce à Digiforma, nous pouvons très bien régir ces types de quiz.
Et enfin, il y a tout ce qui concerne l’enquête de satisfaction ou de satisfaction a posteriori. Nous avons mis en place un SAV d’un mois suivant la session de formation pour permettre à une personne de conserver un échange avec le formateur et d’obtenir quelques précisions sur un point d’incompréhension. C’est indispensable. »
API GraphQL
« Un point très important pour nous a été la mise en place de l’API GaphQL. Cela nous a permis de synchroniser Digiforma avec d’autres applications, et principalement avec notre outil de CRM.
Maintenant, nous avons des passerelles qui lient notre CRM à Digiforma. Ainsi, nous ne gérons qu’une seule base de données dans notre CRM, qui est ensuite transposée automatiquement dans Digiforma via l’API. »
Pour conclure
Parti d’une solution temporaire adoptée dans l’urgence de la certification Qualiopi, Mathez Formation a construit avec Digiforma une relation durable reposant sur la valeur réelle de l’outil. L’automatisation des processus administratifs et la mise en place de l’Espace Apprenant ont transformé en profondeur l’organisation quotidienne.
Nicolas Montagard résume les ressentis de son équipe avec franchise : « C’est toujours un engagement de choisir une solution, et c’est aussi un risque de se retrouver pieds et poings liés avec un prestataire qui ne répond pas à ses obligations, qui ne nous donne pas la possibilité d’évoluer comme on le souhaite ou qui ne prend pas en considération les évolutions du marché pour s’adapter. Mais avec Digiforma, ce n’est pas le cas : cet engagement nous apporte pleine satisfaction. »
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