F.I.R.E. Formations
F.I.R.E. Formations propose à ses apprenants des formations sur la thématique de l’incendie, mais également dans le domaine du secourisme ou des habilitations électriques.
« Pour nous, Digiforma n’est pas un outil simplement utile : il est absolument nécessaire. »
F.I.R.E Formations en bref
F.I.R.E., acronyme de Formations Incendie Réseau Entrepreneur, est un organisme spécialisé dans la santé et la sécurité au travail. Les équipes y proposent une trentaine de formations en présentiel, sur les thématiques de l’incendie, du secourisme ou des habilitations électriques. En outre, une quinzaine de formations en ligne sont dispensées par l’organisme.
Sabrina Jacquemin-Gautier, gérante et fondatrice de l’organisme de formation, précise : « F.I.R.E. Formations a été créé en 2010. J’ai commencé en auto-entreprise, puis, en 2017, nous avons évolué en société et sommes devenus une personne morale. »
Initialement seule à bord, Sabrina Jacquemin-Gautier a rapidement été rejointe par deux collaborateurs : sa fille, qui l’épaule dans toutes les tâches administratives, et plus récemment son fils, qui porte également la casquette de formateur Incendie et SST (sauveteur secourisme du travail). Cette entreprise familiale est entourée d’un réseau de 130 formateurs indépendants opérant dans toute la France, pour couvrir la demande croissante des clients de F.I.R.E. Formations.
Ces clients, majoritairement des entreprises (95 % des apprenants de l’OF sont des salariés), ont principalement besoin de se former en secourisme. Leur typologie est particulièrement variée, comme le souligne la gérante de l’organisme : « Nous touchons tout type d’activité, du tout petit magasin, par exemple, aux très grosses structures qui peuvent compter plus de 1 000 ou 1 500 salariés ». Toutefois, F.I.R.E. enregistre aussi quelques demandes de particuliers, désireux de passer une habilitation électrique ou SST pour rentrer dans le monde professionnel.
« Lorsque j’ai commencé à m’entourer d’autres formateurs, il a fallu trouver un moyen de se professionnaliser. »
Problématiques et besoins techniques
L’un des principaux défis à relever par F.I.R.E. Formations concerne la veille réglementaire. Les formations dispensées étant, pour certaines, obligatoires, il est essentiel pour l’OF de se tenir informé des évolutions légales et sectorielles relatives à son activité. Comme le précise Sabrina Jacquemin-Gautier, « notre veille doit être rigoureuse et porter autant sur les évolutions métier, puisque nous conseillons et accompagnons les entreprises dans leur démarche de prévention, que sur toutes les évolutions du monde de la formation ».
L’évolution principale avec laquelle l’organisme a dû composer et le passage à Datadock puis à Qualiopi – des certifications essentielles pour bénéficier de financements. Le suivi de ces évolutions légales et la gestion des tâches administratives inhérentes à l’organisme de formation sont d’autant plus cruciales que F.I.R.E. Formations a rapidement pris en ampleur. Entre sa création en 2010 et l’année 2017, l’entreprise a changé de statut et s’est mise à sous-traiter ses formations. « Là, il a fallu que je trouve une solution qui me permettait de tout centraliser et de ne pas m’éparpiller », confie la fondatrice de l’OF.
La professionnalisation et la croissance de F.I.R.E. Formations ont rapidement fait émerger le besoin d’un accompagnement technique. Comme l’explique Sabrina Jacquemin-Gautier, « avant, je gérais mon activité sur Word et sur Excel, puisque j’étais toute seule. Lorsque j’ai commencé à m’entourer d’autres formateurs, il a fallu trouver un moyen de se professionnaliser. Alors, j’ai cherché une solution qui me permettrait d’oublier un peu Excel et Word et de répondre à mes besoins. »
Les besoins identifiés portaient essentiellement sur le stockage et le partage de fichiers aux différentes parties prenantes de la formation : apprenants, formateurs, client entreprise. « Nous avions besoin d’externaliser tous nos documents et nos supports, se rappelle Sabrina Jacquemin-Gautier. Par exemple, nous voulions disposer d’un espace pour partager les fascicules de formation. Aujourd’hui, les apprenants peuvent les trouver directement sur leur extranet. »
Chaque apprenant dispose en effet d’un espace personnel sur lequel il peut retrouver les documents partagés par l’OF. Ainsi, les pertes de fichiers essentiels sont évitées et l’expérience d’apprentissage simplifiée.
La rencontre avec Digiforma
F.I.R.E. Formations a pris connaissance de Digiforma à la suite d’une simple recherche sur Internet. Comme en témoigne la fondatrice, « à l’époque, en 2017, il n’y avait pas énormément de prestations de ce type. Le logiciel Digiforma s’est rapidement distingué et m’a tout de suite séduite, parce qu’il est intuitif, facile à prendre en main, et je me suis aussi rapidement retrouvée dans les échanges que j’avais avec les équipes. »
À cette époque, Digiforma en était à ses balbutiements. Pour autant, la relation client était déjà une priorité. Ainsi, une part des équipes était d’ores et déjà affectée au traitement des demandes sur le tchat Digiforma, afin d’assurer la satisfaction des utilisateurs et leur bon usage de la solution.
Un support qui a permis à F.I.R.E. Formations de se saisir de la solution sans difficulté. « Au départ, j’avais des échanges réguliers avec le support, et j’obtenais une réponse dans l’heure suivante, ou au maximum dans la journée en cas de disponibilité réduite, atteste Sabrina Jacquemin-Gautier. Puis j’ai découvert les tutoriels vidéo Digiforma. Avec eux, je n’étais pas perdue sur la solution. J’ai pu intégrer aisément l’outil, ce qui est crucial lorsque l’on démarre avec tout logiciel. Ainsi, j’ai moins sollicité le support par la suite. »
Les échanges avec le support se sont intensifiés lorsque des besoins d’interconnexion entre Digiforma et le site web de Des Enjeux et des Hommes ont émergé. « Nous avions besoin de basculer toutes les demandes entrantes d’inscription via notre site, directement dans Digiforma», souligne la Directrice de l’activité formation. « Les échanges avec les équipes techniques ont donc été plus nombreux à cette époque-là, et se sont très bien déroulés. » Aujourd’hui, les deux plateformes sont connectées via notre API GraphQL, et la bascule de données se fait automatiquement.
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Quel abonnement pour quels besoins ?
Les formations dispensées par F.I.R.E. Formations sont de courte durée, et bien souvent obligatoires. Elles se déroulent majoritairement sur une journée, voire deux, directement dans les locaux des clients, en intra-entreprise. Sur place, les équipes de l’OF en profitent pour s’imprégner de la structure des locaux, en identifiant notamment les sorties, les emplacements des extincteurs, etc.
Lors de leur venue, les formateurs organisent plusieurs séquences de formation, afin de dispenser leurs enseignements à l’ensemble des salariés au cours d’un même déplacement. Cette organisation millimétrée permet à l’organisme de former un grand nombre d’apprenants à l’année. En 2024, ils étaient plus de 2 700 à avoir bénéficié d’une formation de F.I.R.E.
« Nous avons effectivement un nombre énorme d’apprenants, confirme Sabrina Jacquemin-Gautier. Et, assez logiquement, il ne cesse de grossir. Nous avons en effet des clients qui reviennent d’une année sur l’autre, puisque nous dispensons des formations obligatoires, donc récurrentes. À ceux-ci s’ajoutent tous les nouveaux clients qui s’inscrivent chaque jour, chaque semaine. C’est pour cela aussi que notre abonnement évolue en conséquence. »
Initialement, l’abonnement de F.I.R.E. couvrait des besoins bien plus faibles. En 2017, l’organisme de formation comptait en effet moins de 100 apprenants à l’année. Évidemment, les volumes actuels sont bien différents, c’est pourquoi les équipes de F.I.R.E. Formations sont passées à la formule Orga, dont les accès pour les utilisateurs et formateurs sont illimités, tout comme le nombre de sessions de formation. L’abonnement Orga inclut notamment l’accès au LMS, au catalogue en ligne, ou encore les émargements numériques.
Les bénéfices apportés par Digiforma
Porté par une équipe produit rigoureuse et dynamique, Digiforma évolue régulièrement pour étendre ses fonctions et couvrir les besoins exprimés par ses clients. Les nouvelles fonctionnalités développées visent à apporter toujours plus de détails sur la gestion de l’offre des OF et le suivi de leurs formations. Un aspect plébiscité par les équipes de F.I.R.E. Formations, dont la fondatrice précise : « Sans Digiforma, il serait impossible de nous en sortir. Tous les documents seraient dix fois plus difficiles à créer, et je pense que l’on s’y perdrait à terme. Heureusement, l’outil évolue à mesure que nous évoluons. Il répond à nos besoins quelle que soit notre taille. »
Il faut reconnaître que l’organisme de formation a profondément changé au fil des années. Avec plus de 2 700 apprenants recensés en 2024, les volumes à traiter par F.I.R.E. Formations sont bien plus importants qu’à son lancement en 2017. Les équipes ont ainsi pu utiliser Digiforma au quotidien, aux différentes étapes de croissance de l’OF, et en ont tiré de précieux enseignements.
« L’outil permet d’accompagner tant la petite structure que la grande société, atteste Sabrina Jacquemin-Gautier. Les abonnements et fonctionnalités sont conçus pour. Digiforma était au départ une petite structure, comme nous. En 2017, nos structures étaient embryonnaires. Et nous avons grandi à une vitesse folle, chacun de notre côté. C’est ce qui fait que Digiforma sait répondre tant aux besoins des indépendants que des PME, voire des grands groupes. »
La fondatrice de F.I.R.E. Formations reconnaît, en outre, l’intuitivité de la solution. L’interface, qui a subi une refonte majeure durant l’été 2024, est pensée pour rendre l’usage de Digiforma toujours plus aisé. En complément, une myriade de tutoriels vidéo sont proposés pour accompagner les nouveaux utilisateurs et leur permettre de découvrir Digiforma en autonomie.
Sabrina Jacquemin-Gautier le confirme : « Même en tant que nouvelle arrivante qui n’avait jamais touché à l’administratif, je ne me suis pas sentie perdue. Même pour les débutants, tout est simple et accessible. Digiforma propose tellement de tutoriels qu’on peut apprendre à utiliser l’outil et découvrir beaucoup par nous-même.Cela reflète votre esprit de partage, qui différencie Digiforma de la concurrence. »
Dans la lignée de cet esprit de partage, F.I.R.E. Formations insiste sur l’aspect humain promu par les équipes techniques de l’outil. En effet, le support proposé aux clients et utilisateurs de Digiforma a su convaincre l’organisme de formation par son efficacité et la disponibilité de ses experts. À tel point qu’il est considéré par Sabrina Jacquemin-Gautier comme « une véritable main tendue ».
Elle détaille : « Il y a d’autres outils de formation sur le marché, mais en général, on ne ressent pas ce côté humain et cette volonté d’entraide avec eux. Dès que l’on a le moindre souci sur Digiforma, on peut discuter avec les équipes. Si un besoin se présente, on envoie un petit message dans le tchat, et on a rapidement quelqu’un – un humain, pas un robot – à qui l’on peut expliquer notre problème. En face, nous trouvons toujours une écoute active, et l’on bénéficie d’une réponse humaine, empathique et éclairée. »
En ce sens, et au regard des multiples échanges entretenus avec le support technique de Digiforma, la fondatrice de F.I.R.E. Formations considère l’outil comme un véritable partenaire quotidien. « Pour nous, Digiforma, ce n’est pas juste une entité avec qui on pouvait travailler, confie-t-elle. C’est presque un collaborateur, une personne qui nous fournit une aide à plein temps et qui fait partie de notre entreprise. »
Quels résultats à l'issue de la collaboration ?
Le passage de F.I.R.E. Formations sur Digiforma a eu des effets notables sur l’activité de l’organisme. En effet, l’outil est considéré comme un facteur important d’accélération de la croissance de l’OF, et a contribué à booster son activité.
« Nous avons obtenu la certification à l’issue de l’audit de départ, puis nous l’avons maintenue avec l’audit de surveillance et de renouvellement. Et il est évident que nous aurions eu plus de mal à atteindre ces objectifs sans l’accompagnement de Digiforma ! »
Sabrina Jacquemin-Gautier confirme l’impact de Digiforma dans la dynamique engagée par F.I.R.E., et précise : « Nous affichons une croissance de plus de 70 % entre 2022 et 2023, avec presque 1 500 apprenants supplémentaires. À titre comparatif, ils étaient 344 en 2019. Cela a bien augmenté et Digiforma n’y est certainement pas pour rien. Avec l’outil, nous avons pu conserver notre performance tout en grandissant. »
En 7 années d’activité, F.I.R.E. Formations a enregistré environ 20 000 heures d’enseignement, avec seulement 2 salariés au compteur. Une performance qui n’aurait pas pu être atteinte sans le renfort des formateurs indépendants de l’OF, et sans le concours de Digiforma.
Dernier résultat souligné par la fondatrice : l’obtention et le maintien de la certification Qualiopi. « Nous avons traversé toutes les phases de Qualiopi avec Digiforma, témoigne Mme Jacquemin-Gautier. Nous avons obtenu la certification à l’issue de l’audit de départ, puis nous l’avons maintenue avec l’audit de surveillance et de renouvellement. Et il est évident que nous aurions eu plus de mal à atteindre ces objectifs sans l’accompagnement de Digiforma ! »
Les fonctionnalités essentielles
Émargement numérique
Les émargements numériques font partie des fonctionnalités cruciales dans le quotidien de F.I.R.E. Formations. Ils permettent en effet de se passer de feuilles d’émargement papier, et simplifient ainsi les processus administratifs. Comme le souligne Sabrina Jacquemin-Gautier, « ces émargements dématérialisés allègent toute la partie papier ».
Dans les faits, le formateur peut proposer aux apprenants de signer une feuille d’émargement dématérialisée sur un smartphone ou une tablette. En parallèle, un lien est automatiquement envoyé aux apprenants par e-mail. Ainsi, si l’un d’entre eux a oublié de signer en classe, si le matériel de l’OF tombe en panne et ne permet pas d’émarger ou si la formation est dispensée en distanciel, l’apprenant peut attester de sa présence en totale autonomie, depuis son espace extranet.
Pour F.I.R.E., les bénéfices sont notables, tant en matière de gestion administrative que de réduction de l’usage de papier. Fini les feuilles à faire circuler et les contrôles réguliers pour vérifier que toutes les signatures ont bien été apposées. Digiforma centralise en un lieu unique les attestations d’émargement dématérialisées et fait remonter les manques, s’il y en a.
Rapports qualité
F.I.R.E. Formations est le sixième organisme à avoir obtenu la certification Qualiopi au niveau national. Un sésame qu’il aurait été plus difficile d’obtenir sans le secours de Digiforma.
Comme en atteste Sabrina Jacquemin-Gautier, « c’est grâce à Digiforma qu’on l’a obtenu. À l’époque, personne ne l’avait passé donc nous ne disposions pas des ressources qui existent aujourd’hui. Mais comme Digiforma était déjà un outil performant et que j’avais rempli mes informations assidûment, je savais que je pouvais répondre à tous les indicateurs. »
En effet, à condition de renseigner l’ensemble des informations relatives à l’activité de l’organisme de formation, Digiforma est en mesure de couvrir la majeure partie des bases imposées par Qualiopi. Les rapports de qualité de Digiforma, notamment, permettent à F.I.R.E. Formations de mesurer de manière exhaustive la qualité et la conformité des formations dispensées. Une base précieuse pour répondre aux indicateurs 30 à 32, entre autres.
« Si je n’avais pas eu Digiforma, je pense que mon taux de conformité aurait été moindre lors de mon audit initial, confie la fondatrice de F.I.R.E. Formations. Je ne regrette donc vraiment pas de m’être équipée si tôt ! »
BPF
Le Bilan pédagogique et financier généré automatiquement par Digiforma est plébiscité par les équipes de F.I.R.E. Formations. Il s’agit d’un document obligatoire pour tout organisme de formation, qui dresse le bilan financier de l’année écoulée. Problème : il est bien souvent complexe à générer pour les organismes, du fait de l’exhaustivité qu’il impose.
Comme en témoigne Sabrina Jacquemin-Gautier, « tous ces chiffres, lorsque l’on découvre le BPF, ça peut être effrayant. Ce sont des tournants dans l’évolution d’une entreprise, et sans accompagnement, ces moments peuvent être vécus beaucoup plus difficilement. Heureusement, Digiforma nous facilite la chose, car si l’on renseigne les données de notre OF de manière rigoureuse, en fin d’année, le Bilan pédagogique et financier est totalement construit. »
La génération du BPF ne dispense évidemment pas d’une vérification. Son contenu dépend en effet des données saisies dans Digiforma, qui doivent donc être renseignées avec assiduité. « Tout est crucial dans Digiforma, confie la fondatrice de F.I.R.E. Lorsqu’on l’a compris, on s’impose une certaine rigueur. Nous savons qu’en faisant preuve de sérieux, le chiffre final du BPF correspondra à chaque fois. Et pour ça, Digiforma constitue vraiment une main tendue. »
Les équipes de F.I.R.E. Formations font également usage de Digiforma Veille, la solution de veille professionnelle conçue par Digiforma et destinée aux organismes de formation. Comme en atteste la fondatrice de l’OF, « il est impossible d’échapper à la veille réglementaire. C’est non seulement important, mais surtout obligatoire. Et avec Digiforma Veille, nous pouvons disposer de rapports de veille automatisés et en phase avec nos besoins métier. Nous pouvons nous tenir informés des dernières avancées, sans perdre le temps que l’on doit dédier à notre activité. » L’outil permet en effet de libérer un temps précieux, estimé à 4 heures par semaine, que les utilisateurs peuvent ainsi consacrer à leur cœur de métier.
Pour conclure
Pour dresser le bilan de l’usage de l’outil, Sabrina Jacquemin-Gautier souhaite remercier les équipes de Digiforma. « Je voudrais adresser un grand merci à tous pour le travail acharné que vous effectuez. De votre côté, cela ne doit pas être simple, car le monde de la formation évolue en permanence. Heureusement, vous évoluez aussi avec et vous nous proposez toujours des services supplémentaires. Bravo pour cela ! »
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