Prévat
Prévat est un organisme de formation créé en 1992, spécialisé dans les domaines de l’hygiène, de la santé, de l’amélioration de la qualité de vie et des conditions de travail et des formations réglementaires à destination des membres du CSE. Il propose des formations sur mesure, adaptées aux besoins de chaque client, sur des thématiques variées telles que le secourisme, la prévention des risques psychosociaux, les stratégies de santé au travail, ou encore l’évaluation du risque chimique.
« Pour clôturer une session de formation, il y a deux ans, on mettait quatorze minutes. Aujourd’hui, si on en met quatre, c’est le bout du monde. »
Prévat en bref
La SARL Prévat est un organisme de formation créé en 1992. Au quotidien, il dispense des formations sur mesure dans les secteurs de l’hygiène, de la santé ou encore de la sécurité en entreprise. Les modules proposés sont particulièrement variés, et peuvent ainsi porter sur le secourisme, la prévention incendie, l’habilitation électrique, les compétences en engins de levage, la prévention des troubles musculo-squelettiques, la méthode RABC pour l’hygiène du linge dans les milieux hospitaliers, etc. En outre, la prévention des risques psychosociaux prend une part de plus en plus importante, tout comme les formations réglementaires CSE SSCT et Eco-Social.
Pour assurer l’ensemble de ces formations au quotidien, l’organisme peut compter sur un vaste réseau de formateurs indépendants. Ces quelque 600 intervenants sont répartis sur l’ensemble du territoire français, et leur nombre permet d’offrir une couverture thématique optimale aux apprenants.
Côté modalités, les formations de Prévat se font en grande majorité en présentiel, en intra-entreprise. Les formateurs indépendants se rendent alors directement dans les locaux des clients pour dispenser leurs enseignements. L’organisme dispose également de deux sites conçus pour organiser des sessions inter-entreprises, mais les volumes en demeurent relativement restreints. Enfin, sur quelques thématiques, des formations sont proposées à distance, « mais cela représente peut-être 5 % de notre activité », confie Pierre Prévot
Ce dernier, accompagné de son associée, a repris la SARL Prévat en 2018. Pour la gérer au quotidien,ils sont accompagnés de 6 collaborateurs. Au total, l’organisme compte donc 8 membres, répartis sur deux pôles : un pôle commercial et comptabilité, constitué de 4 personnes, et un pôle administratif et planification, constitué des 4 autres.
Ces équipes vont s’occuper de gérer, tour à tour, une étape spécifique du parcours de formation. En premier lieu, les conseillers issus du pôle commercial vont créer une session répondant aux besoins du client. Une fois la session approuvée, le service planification prend le relais pour organiser le déroulement de la formation, en lien avec les intervenants et le client. Ensuite, c’est au service administratif d’entrer en jeu pour envoyer les conventions, les invitations, créer le programme, assurer la vérification des prérequis, créer les contrats de sous-traitance et transmettre le dossier formateur. Une mécanique millimétrée, qu’il convient d’orchestrer avec un outil performant.
« La signature électronique des conventions, des devis, des contrats de sous-traitance, nous fait gagner un temps fou ! »
Problématiques et besoins techniques
La SARL Prévat doit relever plusieurs défis pour faire prospérer son activité. Le premier porte sur l’organisation de la prestation de formation. Comme en témoigne Pierre Prévot, « gérer un organisme de formation comme le nôtre est un véritable défi. Nous comptons à peu près 600 intervenants indépendants, près de 6000 apprenants, environ 1200 sessions. » Pour orchestrer l’ensemble des prestations et piloter les actions de toutes les parties prenantes, la SARL Prévat doit élaborer des process cohérents en interne, former les collaborateurs aux bonnes pratiques, et s’équiper d’un outil performant.
Autre challenge : opérer une veille efficace. Les domaines d’intervention de l’organisme de formation sont en effet régulièrement soumis à des changements législatifs, dont il faut tenir compte pour obtenir ou maintenir ses financements. Comme en atteste Pierre Prévot : « Il y a régulièrement des normes et des lois qui changent. Et faire de la veille est aujourd’hui obligatoire pour la certification Qualiopi. Nous devons donc être à jour sur les thématiques réglementaires ou encore sur les agréments. »
Au-delà de l’aspect financier, cette veille est indispensable pour que l’offre de formations de l’OF demeure pertinente. Les évolutions réglementaires doivent naturellement être insérées dans les programmes des sessions à venir. Et pour les apprenants déjà formés, la mise à jour est enseignée lors du recyclage de formation. Le recyclage est un cycle obligatoire intervenant après une formation initiale, pour assurer le maintien des compétences et la mise à jour des connaissances des apprenants. « Le recyclage récurrent peut être de deux, trois, quatre ou cinq ans suivant les thématiques, explique Pierre Prévot. Par exemple, pour les formations SST, le rythme est d’un recyclage tous les deux ans. Les mises à jour se font donc à ce moment-là. »
Enfin, le dernier défi soulevé par les équipes de Prévat concerne la redondance des tâches administratives. Les parcours de formation proposés par l’organisme étant relativement courts – de 2 heures à 10 jours maximum –, la fréquence de réalisation des démarches administratives n’en est que plus importante. « Pour une formation de 10 jours, nous devons effectuer une tâche administrative. Mais si l’on a 10 formations d’une journée, cela nécessite de réaliser 10 tâches, détaille le co-gérant. Plus il y a de formations courtes, plus il y a de tâches liées à ces formations à effectuer. » L’équipement d’un outil permettant d’automatiser une part de ces actions revêt donc un enjeu crucial.
La rencontre avec Digiforma
Avant de reprendre l’entreprise en octobre 2018, Pierre Prévot était formateur indépendant. Pour mener à bien ses actions quotidiennes, il utilisait un simple fichier Excel. « Comme je faisais surtout de la sous-traitance pour des organismes de formation, ça me suffisait », explique-t-il.
Ses besoins ont évolué avec la reprise de Prévat. En effet, les volumes de dossiers à traiter étaient bien plus importants, nécessitant l’équipement d’un logiciel de gestion dédié aux organismes de formation. L’objectif : réaliser, en un minimum de tâches, toutes les actions permettant de faire vivre une formation, de sa création à sa facturation. « En bref, il me fallait un outil qui permette de gérer toute la chaîne de production, en en faisant le moins possible » explique le co-gérant.
En octobre 2018, les équipes de Prévat ont donc réalisé des tests sur 4 solutions différentes, en suivant un même scénario. Les étapes définies par Pierre Prévot étaient les suivantes : créer une session, éditer une convention, puis envoyer les éléments aux clients. À l’issue de ces tests, Digiforma s’est révélé plus efficace et ergonomique. « L’outil est celui qui répondait le plus à nos attentes en termes de fonctionnalités, de personnalisation des documents, de mails types, détaille le co-gérant. On peut incrémenter des fichiers client, faire des exports comme on veut. La partie tableau de bord est également intéressante, tout comme le fait de pouvoir insérer des documents dans les sessions. C’est grâce à tout cela que le choix s’est porté sur Digiforma. »
Une fois le choix effectué, l’heure était à la mise en place. Pour celle-ci, les équipes de Prévat n’ont pas ressenti le besoin de se faire accompagner. Pierre Prévot reconnaît qu’il est, par nature, quelqu’un de curieux, qui aime découvrir en autonomie. « Je suis passé par le support pour des petits points bloquants, et j’ai à chaque fois obtenu des réponses tout de suite, concède-t-il. Mais dans la globalité, ce n’était pas nécessaire. » Une réalité qui a renforcé son appréciation de la solution Digiforma : « Si on arrive à utiliser l’outil sans regarder les tutoriels, c’est que l’outil est bien fait. Et c’est ce qui s’est passé avec Digiforma pour moi. »
Pour autant, les tutoriels mis à disposition par Digiforma présentent une utilité pour l’organisme de formation. Ils sont en effet intégrés au parcours de formation dédié aux nouveaux arrivants dans la structure. « Ces tutos sont ultra complets et contiennent un tas d’éléments qui permettent de pouvoir utiliser l’outil comme il faut », conclut le gérant de Prévat.
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Quel abonnement pour quels besoins ?
Initialement, Prévat disposait d’un abonnement Orga, une formule conçue pour les organismes de taille déjà importante et structurés. Cet abonnement, souscrit lors du rachat de la SARL en 2018, a récemment évolué. Les équipes de l’OF jouissent ainsi aujourd’hui de l’offre Leader de Digiforma, dont les curseurs sont poussés au maximum.
Celle-ci inclut l’accès à l’Espace apprenant, aux émargements numériques, au CRM intégré Digiforma, au Catalogue en ligne, et à un support prioritaire, accompagné d’un référent client dédié. Des critères qui ont pesé dans le choix de cet abonnement, comme le confirme Pierre Prévot : « Nous voulions aller plus loin dans la dématérialisation de nos documents, c’est pourquoi nous sommes passé au plan supérieur. »
En outre, l’offre Leader inclut un nombre illimité d’utilisateurs et d’intervenants. Une formule idéale pour les organismes comme Prévat, qui compte dans son réseau 600 formateurs indépendants et plus de 5600 apprenants. Au quotidien, chacun peut donc se connecter à l’espace qui lui est dédié sur l’application Digiforma, sans limite. L’Espace intervenant et l’Espace apprenant de Digiforma sont d’ailleurs plébiscités par les équipes de l’OF, qui témoignent : « ils autonomisent toutes les parties prenantes, qu’il s’agisse des intervenants ou des apprenants. C’est essentiel pour ne pas être submergé avec les volumes de personnes que l’on doit traiter. »
Enfin, pour compléter cette offre, la SARL Prévat a souscrit plusieurs options, notamment la signature électronique des documents. Un ajout qui permet aux équipes de gagner en productivité : « la signature électronique des conventions, des devis, des contrats de sous-traitance, nous fait gagner un temps fou », atteste le co-gérant.
Les bénéfices apportés par Digiforma
L’une des principales optimisations soutenues par Digiforma touche à l’organisation interne de la SARL Prévat. Afin d’atteindre un niveau d’efficacité optimal, l’organisme a dû revoir l’ensemble de ses process en définissant le périmètre d’action de chacun des collaborateurs et les tâches qui lui incombent. Le tout, dans un ordre précis et logique, qui coïncide avec le déroulement des opérations prévu sur Digiforma.
« Nous avons créé un service planification en complément du service commercial, explique Pierre Prévot. La partie commerciale va créer la session à partir d’un programme. Puis, la planification prend le relais et va renseigner les lieux, les dates, les horaires et le sous-traitant. Enfin, le service administratif s’occupe de la contractualisation de la formation, côté client et côté sous-traitant. Nous suivons, à peu de choses près, la même chronologie que Digiforma. » À ce regard, Digiforma permet d’accompagner les organismes de formation désirant gagner en productivité et en cohérence. Par le cadre qu’il impose, le logiciel donne un rythme au déroulement des actions de formation.
Pour autant, Digiforma s’adapte également aux organismes de formation. Par son système d’API et de connecteurs, par ses différentes formules, par les options proposées pour personnaliser son expérience d’utilisation… mais aussi par ses évolutions techniques, qui répondent aux demandes des utilisateurs.
En effet, selon les besoins exprimés par les abonnés, l’équipe de développement de Digiforma va établir une liste de priorités. Les demandes les plus souvent formulées se retrouveront en haut de liste, et selon leur faisabilité technique, elles seront développées en premier lieu. Un fonctionnement que salue le co-gérant de Prévat, qui atteste avoir l’impression de « co-construire quelque chose avec Digiforma. La philosophie de l’outil, c’est de s’adapter quand on en a besoin. Quand on suggère des développements, il y a toujours quelqu’un qui nous répond et qui les note quelque part. Et j’ai vu quelques demandes aboutir. C’est ce qui en fait un outil collaboratif. »
Quels résultats à l'issue de la collaboration ?
Après plusieurs années équipé de Digiforma, Prévat ressent les bénéfices de l’outil sur son activité. Tout d’abord, l’automatisation des tâches permise par Digiforma fait économiser un temps précieux aux équipes. Comme en atteste Pierre Prévot, « utiliser Digiforma dès 2018 a permis une montée en puissance de notre activité. Pour clôturer une session de formation, il y a deux ans, on mettait quatorze minutes. Aujourd’hui, si on en met quatre, c’est le bout du monde. »
« Les évolutions constantes, la recherche de la performance, la recherche de la fonctionnalité qui va nous permettre de réduire notre temps administratif à la tâche : c’est ce qui fait la force de Digiforma. »
L’outil est effectivement pensé pour réduire le temps passé sur les actions à faible valeur ajoutée pour les organismes de formation. Accès aux évaluations des apprenants via des QR codes, génération de tous les documents nécessaires à la formation, envoi automatique des évaluations et relance autonome des apprenants, émargements numériques, signature électronique : l’arsenal de fonctionnalités est vaste pour gagner en productivité. Comme en témoigne le co-gérant de la SARL : « On a un gain de temps qui est énorme sur 1000 actions de formation. C’est indiscutable. Digiforma est indispensable pour relever le défi du temps passé à la tâche. »
Le temps dégagé permet, en outre, aux équipes de l’OF de prendre en charge davantage de dossiers. À la clé : des besoins de personnel plus faibles pour Prévat, qui a pu « limiter les embauches, donc les dépenses ». À titre d’exemple, lors du rachat d’un autre organisme de formation par Prévat, les équipes ont pu absorber les 45 % d’augmentation de leur chiffre d’affaires, avec seulement un alternant supplémentaire. Pierre Prévot atteste : « Les évolutions constantes, la recherche de la performance, la recherche de la fonctionnalité qui va nous permettre de réduire notre temps administratif à la tâche : c’est ce qui fait la force de Digiforma. »
Les fonctionnalités essentielles
Émargement numérique
La SARL Prévat est engagée, depuis le début, dans une démarche EcoVadis, visant à utiliser le moins de papier possible. La solution d’émargement numérique de Digiforma s’est ainsi naturellement imposée aux équipes pour œuvrer en ce sens. « Pour chaque session de formation, cela évite d’imprimer une feuille d’émargement papier que les participants et les formateurs nous transmettent après par mail, explique Pierre Prévot. On utilise l’émargement sur le téléphone des participants ou de l’intervenant, et tout fonctionne parfaitement. »
Cette fonctionnalité est utilisée par les membres de l’organisme depuis 2022, « et on ne peut plus s’en passer », reconnaissent-ils. L’émargement numérique, au-delà de son intérêt RSE, présente en effet l’avantage de fluidifier les démarches pour mener plus rapidement à la clôture des dossiers. « Il y a une rapidité de réception du dossier et de clôture qui est remarquable, souligne le co-gérant de Prévat. C’est cela qui fait que, mixé aux QR Codes pour l’évaluation qualité, on peut clôturer rapidement chaque dossier de formation. »
E-mails intégrés
Digiforma permet d’adresser les documents générés sur la plateforme aux différentes parties prenantes de la session, qu’il s’agisse des intervenants, du client ou des apprenants. Le tout, en quelques clics, selon des modèles paramétrés en amont. Une fonctionnalité essentielle pour Prévat, dont le co-gérant témoigne : « On ne travaille qu’avec ça, et on apprécie la possibilité de mettre adresse de réponse le mail qu’on utilise pour le service administratif. »
Dans le détail, la fonction d’envoi de mails est plébiscitée pour la traçabilité et le suivi qu’elle permet. « On a une véritable traçabilité à la session : on peut savoir, grâce à l’historique, ce qui a été envoyé, à quel destinataire, si le mail a été reçu et ouvert », explique Pierre Prévot.
En complément, l’expédition de mails via Digiforma permet d’éviter les erreurs d’envoi. Il est en effet impossible d’ajouter des pièces jointes par erreur ou d’envoyer le mauvais document. « Tout est automatiquement lié au destinataire. Donc on n’utilise que cette fonctionnalité pour nos envois aux clients et aux intervenants. »
Catalogue en ligne
Pour son développement commercial, Prévat fait un bel usage du Catalogue en ligne proposé par Digiforma. Ce support permet de présenter l’offre de formation des organismes de manière automatique, pour que les apprenants puissent sélectionner le programme de leur choix.
« Le lien vers ce Catalogue est dans chacune de nos signatures de mail, parce qu’il permet d’offrir une vision globale de notre offre de formation, explique le gérant de l’OF. Ou du moins, de 300 programmes parmi notre offre ! »
Avec ce référencement, l’organisme de formation a pu étendre son champ de prospection et bénéficier d’une visibilité supplémentaire. Comme le détaille Pierre Prévot, « nous avons reçu des demandes de renseignements par ce biais. C’est une porte d’entrée intéressante, qui nous fait bénéficier d’un très bon référencement sur certaines formations. »
Par ailleurs, l’Espace intervenant s’est aussi attiré les faveurs de Prévat. Cette plateforme, dédiée aux formateurs, leur permet notamment d’accéder à l’ensemble des documents qui leur sont utiles, mais aussi de participer à une classe virtuelle, de répondre aux questions des apprenants, ou encore de lancer les émargements.
Ainsi, chacun des 600 intervenants de Prévat dispose de son extranet. « Sur cet espace, ils vont pouvoir faire signer les émargements sur leur téléphone, retrouver les QR codes à destination des participants pour accéder aux évaluations de fin de session, ou accéder à l’espace E-learning pour certaines formations, détaille Pierre Prévot. C’est aussi là que l’on met tout notre système documentaire, dans lequel ils peuvent aller piocher pour chaque session. »
Pour conclure
En conclusion de l’entretien, Pierre Prévot se limite à quelques mots qui en disent long : « Continuez comme ça, c’est parfait ».
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