Acteurs & Cie
Lors de ses formations, Acteurs & Cie met au service des entreprises le jeu et les métiers du comédien pour comprendre et incarner les enjeux managériaux, RH, RSE et de développement durable.
« Lorsque l’on a commencé à mettre les doigts dans l’outil, on s’est rapidement dit qu’on ne reviendrait jamais en arrière. »
Acteurs & Cie en bref
Acteurs & Cie est une structure qui existe depuis 9 ans. À sa création, en 2015, la société se concentre sur les animations d’entreprise. Aujourd’hui, son scope s’étend à la formation, l’animation de séminaires, l’organisation d’événements. Le tout, de façon ludique, ludo-pédagogique, intégrant des comédiens et le jeu.
Les typologies de clients de l’OF sont particulièrement variées. Comme l’explique Marion Malinvaud-Ferlin, dirigeante et fondatrice d’Acteurs & Cie, « nous travaillons aussi bien pour des grands groupes que pour des sociétés plus petites, issues du privé comme du public. Leur objectif est le même : faire passer un message aux collaborateurs sans faire de grands discours. Ils nous sollicitent donc pour trouver un moyen de tendre la main aux personnes dans la salle. »
Pour l’anecdote, c’est la mission confiée par un grand groupe de transport logistique qui a mené à la création de l’organisme de formation. « Au départ, ils nous ont demandé de monter une formation d’une journée, et ça a fait tache d’huile, confie la fondatrice. Maintenant, nous avons 3 formations référencées dans leur catalogue interne, que l’on dispense tout au long de l’année. »
Côté thématiques, la diversité est également de mise : elles sont aussi variées que les clients qui font appel à Acteurs & Cie. « Il n’y a pas de sujet, car le sujet n’est pas un sujet, plaisante la fondatrice de l’organisme. Nous couvrons des thèmes très vastes, comme la sécurité, le management de la communication interne, la communication non-violente, la non-discrimination… »
Toutefois, une composante se retrouve dans chaque formation dispensée par Acteurs & Cie : le management. Un élément essentiel autour duquel les formations proposées sur le marché sont nombreuses. Néanmoins, l’approche d’Acteurs & Cie les différencie des organismes plus conventionnels. « La particularité, c’est que nous dispensons des formations avec un binôme comédien-formateur. Quasiment la moitié de la formation va être dédiée à la mise en situation. Car aujourd’hui, sur le management, je pense que les apprenants ont tout vu, tout entendu. Et ce qui va faire la différence, c’est l’incarnation. »
L’incarnation est également au centre de la formation phare d’Acteurs & Cie, « Osez animer autrement ». Au cours de cette session, les apprenants découvrent comment animer des ateliers, des conférences, des réunions ou des prises de parole de manière impactante. « On leur apprend à mettre en place de la vidéo pédagogique, par exemple. Mais aussi à se sensibiliser aux sujets de la sécurité, du handicap, de la diversité. Ainsi, on forme des animateurs sensibles et responsables. »
Les modalités de formation d’Acteurs & Cie sont assez uniformes. À l’exception de quelques formations animées dans les locaux de l’organisme, la plupart des sessions se déroulent chez le client, parfois dans des salles de réunion ou des hôtels, ou en distanciel. Et ce, principalement en intra-entreprise.
« Lorsque l’on a commencé à mettre les doigts dans l’outil, on s’est rapidement dit qu’on ne reviendrait jamais en arrière. »
Problématiques et besoins techniques
L’un des principaux défis à relever par Acteurs & Cie concerne sa taille. « Nous sommes une petite boîte qui a la gueule d’une grande, plaisante Marion Malinvaud-Ferlin. On travaille avec de grands groupes, qui ont des exigences très fortes en matière d’administration, de financement, etc. Et nous devons être en mesure d’y répondre à notre modeste niveau. »
La fondatrice souligne qu’il peut être difficile de se plier à de telles exigences lorsque l’organisme de formation ne compte pas de responsable comptable ou administratif à proprement parler. « Notre cœur de métier, c’est de faire de la formation et de l’animation de séminaire, mais certainement pas de la comptabilité ou de l’administratif », explique-t-elle à juste titre. Il convient alors de s’entourer de salariés disposant d’une expérience significative sur ces sujets, « ou de s’équiper pour s’enlever cette épine du pied ! ». D’où le recours à Digiforma, qui permet à l’OF de se concentrer sur son activité principale.
Le besoin d’un logiciel dédié aux organismes de formation s’est également fait sentir lorsque les premières certifications sont apparues. Datadock, aujourd’hui remplacé par Qualiopi, était nécessaire pour qu’Acteurs & Cie puisse continuer à dispenser ses formations auprès de certains grands groupes. Marion Malinvaud-Ferlin témoigne : « Nous n’avons pas eu le choix pour maintenir notre activité. Mais nous y avons vu une opportunité. Cela nous a obligés à être beaucoup plus rigoureux dans nos process et à abandonner nos tableaux Excel, pour automatiser un maximum de tâches administratives. »
Il en va de même pour la complétion du Bilan pédagogique et financier (BPF). L’OF, particulièrement sollicité par ses clients, était dans l’incapacité de dégager du temps pour se consacrer à la complétion du document manuellement. Comme en atteste Marion Malinvaud-Ferlin, « je n’avais pas la bande passante nécessaire pour me plonger dedans chaque année et passer trois week-ends d’affilée à aller chercher les chiffres demandés. D’où l’intérêt d’opter pour un outil qui automatise sa génération – à condition d’être rigoureux. »
Digiforma impose en effet une certaine constance dans la saisie des informations de l’organisme. Ainsi, il est capable de générer les documents comptables et financiers, tels que le BPF, de manière efficace et exhaustive. « L’outil nous rappelle de ne pas oublier les feuilles d’émargement et, avec Qualiopi et le renouvellement qui arrive, de renseigner assidûment nos données, confirme la fondatrice. S’il n’y avait pas Qualiopi et s’il n’y avait pas Digiforma, on ne s’astreindrait pas à tout cela. » En ce sens, le recours à un logiciel de gestion d’OF et le cadre réglementaire ont à la fois simplifié les process et imposé un rythme à Acteurs & Cie.
La rencontre avec Digiforma
La rencontre entre Acteurs & Cie et Digiforma s’est faite à la suite d’une recommandation. « C’est une amie formatrice, Laurence Prunier, qui est une véritable précurseure, qui m’a dit “tu sais, je pense que Digiforma pourrait t’aider”, explique Marion Malinvaud-Ferlin. C’est ainsi que l’on a souscrit notre premier abonnement. » Une décision que la fondatrice de l’OF ne regrette absolument pas : « lorsque l’on a commencé à mettre les mains dans l’outil, on s’est rapidement dit que l’on ne reviendrait jamais en arrière », confie-t-elle.
Pour autant, les démarrages de l’organisme avec Digiforma ont été quelque peu hasardeux. Les équipes d’Acteurs & Cie n’avaient en effet pas pu dégager le temps nécessaire au renseignement de leurs données dans Digiforma. Une erreur qui aurait pu limiter les bénéfices apportés par la solution. Heureusement, le tir a vite été corrigé et un membre de l’équipe a suivi une formation spécifique et s’est dédié à la complétion rigoureuse de l’outil pour mieux répondre aux besoins de l’OF.
Dans cette phase cruciale, le collaborateur a pu bénéficier d’un accompagnement de qualité. « La personne qui s’occupe de Digiforma chez nous n’était pas forcément familière de ce type d’outils. Mais grâce aux réponses rapides et constructives du support sur le tchat et des multiples tutos vidéo disponibles, la prise en main s’est faite de manière fluide », atteste la fondatrice de l’organisme.
Aujourd’hui, les équipes d’Acteurs & Cie bénéficient de points réguliers avec le support Digiforma, une fois tous les 15 jours. Ainsi, les experts de Digiforma peuvent les alerter sur les éléments à compléter ou les erreurs à corriger, pour optimiser l’usage de la solution.
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Quel abonnement pour quels besoins ?
Acteurs & Cie dispose aujourd’hui d’un abonnement Équipe, une offre « tout intégré » dédiée aux organismes de formation de taille raisonnable. Dans le détail, cette formule inclut 6 utilisateurs différents et prévoit un accès pour 20 formateurs. Le tout, pour former jusqu’à 500 apprenants par an.
Elle ouvre en outre l’accès au CRM Digiforma, à la plateforme LMS, aux émargements numériques ou encore au Catalogue en ligne. De quoi couvrir l’ensemble des besoins de base des organismes de formation intermédiaires.
Pour autant, les besoins d’Acteurs & Cie sont spécifiques. Comme l’atteste Marion Malinvaud-Ferlin, « notre particularité réside dans le fait que nous proposons des formations avec un comédien. Avec le formateur, ils composent un binôme complémentaire mettant l’accent sur l’incarnation. »
Cette singularité implique de disposer de comptes d’accès relativement nombreux, comme les formations sont dispensées en duo. La formule Équipe, intégrant 20 accès intervenants, est donc tout indiquée pour répondre à cette problématique.
« Nous avions également besoin d’une offre qui permette de former nos 600 apprenants lissés sur l’année », explique la fondatrice de l’OF. Pour cela, Acteurs & Cie a ajouté à son offre un pack d’apprenants supplémentaires, afin de pouvoir dispenser les formations à l’ensemble de ses apprenants.
Les bénéfices apportés par Digiforma
En passant sur Digiforma, les équipes d’Acteurs & Cie ont pu économiser un temps précieux sur les activités à faible valeur ajoutée, notamment la gestion administrative. Ces gains considérables leur ont permis de se concentrer sur leur cœur de métier : la formation. Marion Malinvaud-Ferlin en témoigne : « Digiforma a réglé les problématiques sur lesquelles on n’avait pas envie de passer du temps. Nous pouvons ainsi nous concentrer sur nos missions principales. Et si j’ai un conseil à donner aux entrepreneurs, c’est “faites ce que vous savez faire et déléguez le reste”. C’est ce que nous avons fait : on se concentre sur les champs où nous sommes bons, et pour le reste, il y a Digiforma. »
En outre, Digiforma est reconnu par les équipes d’Acteurs & Cie pour l’étendue de son champ d’intervention. Ainsi, l’outil a permis de limiter le nombre de licences nécessaires pour l’OF, en centralisant de nombreuses fonctionnalités. Sur ce point, la fondatrice estime que les gains sont importants en matière de temps, de finances, mais également de suivi. Elle confie : « Nous hébergions auparavant nos formations sur une autre solution, qui nous compliquait la vie pour le suivi des apprenants. On ne pouvait pas tout avoir au même endroit et l’on devait multiplier les supports. Ce n’est pas pratique, et ce n’est pas économiquement intéressant. Avec Digiforma, tout se passe en un lieu unique, donc le suivi est parfaitement assuré. »
Le passage sur Digiforma a également imposé une cadence à l’organisme de formation, et une certaine régularité dans le traitement de l’information. Plus qu’une contrainte, cette nécessité technique a été perçue comme une opportunité par les équipes. En devant renseigner les données à intervalles réguliers, les collaborateurs d’Acteurs & Cie contribuent à simplifier les démarches administratives par la suite. « Au moment où l’on se retrouve en audit de contrôle ou de renouvellement, tout est quasiment prêt, atteste Marion Malinvaud-Ferlin. Évidemment, il y a encore des choses à régler, à la marge, mais les informations sont complétées à 70 %. »
D’un point de vue relationnel, Digiforma présente aussi des atouts notables, notamment dans la communication avec les intervenants. À titre d’exemple, les experts d’Acteurs & Cie ont constaté que des améliorations étaient possibles du côté de leurs formateurs. Un sujet délicat, qui a été abordé avec pédagogie : pour aider les intervenants à monter en compétences, des vidéos de prise en main des formations leur ont été proposées. « Nous les avons stockées sur l’espace qui leur est dédié dans Digiforma, se réjouit la fondatrice. Ces vidéos ont aidé nos intervenants à mieux se saisir des thématiques des formations. Mais surtout, leur disponibilité sur l’extranet intervenant a contribué à simplifier les rapports avec nos animateurs. » Ainsi, pas de pertes de vidéos, de relances pour les retrouver ou d’échanges pouvant générer un malaise quelconque. À cet égard, Digiforma facilite les échanges entre l’organisme et ses intervenants, pour établir une relation professionnelle plus sereine.
L’accent mis sur la dimension relationnelle de l’outil, qui se ressent tant au sein des équipes qu’avec le support client, constitue l’un des piliers de Digiforma. Les experts de la galaxie logicielle sont formés pour apporter à chaque utilisateur une réponse précise, bienveillante et éclairée, accompagnée de captures d’écran ou de tutoriels. Un atout de taille pour Marion Malinvaud-Ferlin, qui atteste : « Lorsque vous avez une question sur Digiforma, on vous répond vite et de manière constructive ». Mieux encore, la qualité de ce support constitue, pour Acteurs & Cie, un solide facteur différenciant : « Au-delà de la rapidité de réponse, on voit que vous avez envie que ça marche. Pour moi, c’est ce qui fait la différence d’un outil à un autre. »
Quels résultats à l'issue de la collaboration ?
Le principal résultat enregistré par Acteurs & Cie, au-delà des gains de temps notables du côté des équipes, concerne la relation client. Celle-ci se retrouve grandement améliorée par la mise en place de l’outil, à bien des égards.
« Digiforma a réglé les problématiques sur lesquelles on n’avait pas envie de passer du temps. Nous pouvons ainsi nous concentrer sur nos missions principales. »
Premièrement, le passage sur Digiforma permet aux experts d’Acteurs & Cie de mieux se préparer aux échéances importantes de leurs clients. Comme le souligne la fondatrice de l’organisme, pour les clients de longue date, l’organisation des réunions de rentrée s’opère de manière récurrente. L’idée, lors de ce rendez-vous, est d’analyser l’année écoulée en matière de formations. Pour la préparation de cette rencontre, Digiforma se révèle d’un secours précieux. Marion Malinvaud-Ferlin atteste : « Parce que j’utilise Digiforma, je sais que la préparation de ma réunion de rentrée sera rapide et efficace. Je vais chercher dans trois dossiers, appuyer sur trois boutons, et récupérer les données essentielles et les verbatims clés aussi simplement que cela. »
L’analyse effectuée en réunion de rentrée est également l’occasion d’identifier les manques et les modifications à effectuer sur les prestations d’une année sur l’autre. Un regard factuel qui ouvre à Acteurs & Cie de nouvelles opportunités de développement. « Comme tout est noté au fur et à mesure dans l’outil, nous pouvons observer ce qui s’est passé au cours de l’année, explique la créatrice de l’OF. En identifiant les manques éventuels, cela crée des opportunités commerciales supplémentaires pour notre organisme de formation. » Ainsi, Digiforma a contribué au développement de l’activité de l’organisme, grâce aux rapports fins qu’il est capable de générer.
L’usage du logiciel a, en outre, permis à Acteurs & Cie d’améliorer la qualité des échanges avec ses clients. Le fait de générer des documents attestant des actions menées, entre autres, fournit des preuves tangibles des interventions réalisées, ainsi que de la satisfaction des apprenants.
Cette satisfaction, Digiforma permet de la quantifier côté client également. Auparavant, le recueil des avis et besoins des clients d’Acteurs & Cie s’effectuait par téléphone. Au regard des volumes de demandes enregistrés par l’OF aujourd’hui, cette méthodologie n’était plus viable. Alors, c’est Digiforma qui s’occupe de recenser les avis client. « L’outil nous permet de recueillir les retours de nos clients en quelques clics, de manière automatique, explique Marion Malinvaud-Ferlin. Ainsi, nous ne sacrifions pas cet échange, malgré le fait que nous soyons très pris. » Un vecteur supplémentaire d’amélioration de la relation entre entreprise et organisme de formation.
Les fonctionnalités essentielles
E-Learning
La plateforme E-Learning proposée par Digiforma a très récemment été exploitée par les équipes d’Acteurs & Cie, pour dispenser des formations en distanciel à leurs apprenants. Cette fonctionnalité leur permet de proposer des modules E-Learning aux apprenants, qui peuvent progresser en autonomie et valider les différentes étapes de leur parcours de formation de leur côté. L’OF, quant à lui, peut suivre leur progression et partager des documents, ressources pédagogiques et tout fichier de son choix aux apprenants, sur un extranet dédié.
« Nous venons de mettre en place l’E-Learning avec Digiforma, confie la fondatrice d’Acteurs & Cie. Deux de nos membres se chargent de développer cette partie afin de la proposer expressément à nos apprenants. Par exemple, nous avons tourné une vidéo pédagogique qui a été mise en ligne à l’instant. Ainsi, nous allons pouvoir dispenser nos formations à distance sans multiplier les licences et tout centraliser dans Digiforma ! »
La centralisation est en effet le maître-mot de cette plateforme, qui concentre les modules de formation, le suivi de la progression, le partage de documents, mais également la classe virtuelle (en option) ou encore un service de messagerie instantanée (en option).
Émargement numérique
La fonction d’émargement numérique proposée par Digiforma est également plébiscitée par Acteurs & Cie. Elle a permis aux équipes de simplifier leurs processus administratifs en dématérialisant l’émargement.
Marion Malinvaud-Ferlin témoigne : « L’émargement numérique que l’on a mis en place est très pratique. Je me balade dans la salle avec mon ordinateur comme si c’était une tablette, pour pouvoir récolter les signatures des apprenants. »
Le fait de se dispenser de feuilles d’émargement fait gagner un temps précieux aux équipes, mais également aux clients. « Légalement, on ne peut facturer un client que quand tout est à jour, puisque dans le cadre des politiques de prise en charge formation, il faut disposer des feuilles d’émargement et des questionnaires d’évaluation, explique la fondatrice de l’OF. En digitalisant nos process, tout va plus vite. Les documents sont générés en un clin d’œil. On peut ainsi facturer nos clients plus rapidement et être payés plus vite. Cela a des répercussions concrètes sur notre activité. »
En parallèle de son usage de Digiforma, Acteurs & Cie explore les possibilités d’interconnexion fournies par le connecteur Zapier. « Il se trouve qu’on a un CRM qui est Hubspot. Nous souhaitons le connecter à Digiforma, comme nous l’avions fait pour lier notre compte à Salesforce auparavant », témoigne la fondatrice de l’OF. À la clé, des gains de temps précieux permis par l’arrêt de la double-saisie des informations commerciales entre le CRM et Digiforma.
Pour conclure
Pour conclure cet échange, Marion Malinvaud-Ferlin tient à mettre en avant la rapidité d’évolution de Digiforma, qui permet aux entreprises abonnées de grandir parallèlement. « Vous avancez à la vitesse de l’éclair et ce n’est pas fini, souligne-t-elle. Néanmoins, on constate que, malgré la croissance que vous avez, vous arrivez à garder cette proximité avec vos clients. Pour nous, c’est porteur. C’est la preuve que l’on peut continuer à grandir sans perdre son âme. Et moi, c’est ça que je retiens de Digiforma : vous êtes inspirants. »
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