L’envoi d’une convocation de formation n’est pas une simple formalité : c’est une obligation légale et un élément essentiel au bon déroulement d’une session de formation. Envoyé aux apprenants en amont de la session, ce document officialise leur participation et fournit toutes les informations pratiques nécessaires.
Définition, avantages, mentions obligatoires, transmission : retrouvez tout ce que vous devez savoir sur la convocation de formation ainsi qu’un modèle à télécharger gratuitement.
Qu’est-ce qu’une convocation de formation ?
Une convocation de formation désigne un document officiel transmis par l’organisme de formation (OF) aux apprenants inscrits à une session. Elle répond à deux objectifs principaux :
- Confirmer l’inscription et la participation de l’apprenant ;
- Fournir toutes les informations nécessaires pour que la formation se déroule dans de bonnes conditions.
Transmise quelques jours avant le début de la formation, la convocation précise toutes les modalités pratiques et pédagogiques (voir détails ci-dessous). Surtout, elle possède une valeur juridique importante. En cas de litige ou d’absence contestée, ce document officiel permet à l’OF de prouver que toutes les informations utiles et pratiques ont bien été communiquées en amont.
À la différence de la convention de formation, qui acte l’inscription d’un salarié, la convocation fait figure de rappel logistique et organisationnel. Il s’agit donc d’une invitation formelle, dotée d’une valeur administrative.
Quelles sont les mentions obligatoires d’une convocation de formation ?
Pour être conforme et complète, une convocation de formation doit mentionner un ensemble d’informations précises :
- Coordonnées complètes de l’organisme de formation : nom, adresse, numéro SIRET, téléphone, e-mail ;
- Identité et coordonnées de l’apprenant ;
- Intitulé de la formation ;
- Lieu exact de la formation avec, si nécessaire, un plan d’accès ;
- Date, et horaires de début et de fin de session ;
- Calendrier détaillé des différentes séances en cas de formation sur plusieurs jours ;
- Nom du formateur ;
- Outils et matériels fournis par l’organisme ou à apporter par l’apprenant, ou logiciel à installer si besoin ;
- Informations sur un éventuel temps d’accueil avant le début de la formation
- Dispositions prévues pour le déjeuner si la formation se déroule sur une journée entière ;
- Références administratives : numéro de convention, référence OPCO ou CPF ;
- Annexes éventuelles : livret d’accueil, règlement intérieur, programme détaillé.
En cas de formations à distance, il est également nécessaire de préciser les liens de connexion, les identifiants et les consignes d’utilisation de la plateforme.
Modèle de convocation de formation
Pour vous permettre de gagner du temps et garantir la conformité de vos documents administratifs, voici un exemple de structure pour votre convocation de formation.
Pourquoi la convocation de formation est essentielle ?
La convocation de formation joue un rôle clé dans le processus de formation, et ce, à plusieurs niveaux :
- Pour l’organisme de formation : elle représente une preuve légale indispensable qui protège juridiquement l’OF en cas de litige ou de contrôle administratif ;
- Pour l’apprenant : elle sert de repère et d’aide à l’organisation, en centralisant toutes les informations pratiques. Un moyen de faciliter la préparation de la session et de limiter les risques de confusion sur la date, le lieu ou encore le contenu de la formation ;
- Pour les financeurs : dans le cadre de dispositifs tels que le CPF ou les OPCO, la convocation fait partie des pièces justificatives exigées pour valider la prise en charge de la formation ;
- Pour la logistique : elle permet d’anticiper les besoins matériels, d’optimiser la présence des formateurs et de garantir le respect du cadre réglementaire.
Comment transmettre la convocation de formation ?
La convocation de formation doit être envoyée dans des délais raisonnables, généralement 7 à 10 jours avant le début de la session. Elle peut être transmise :
- directement auprès de chaque apprenant, notamment pour les formations inter-entreprises ou internes à l’entreprise ;
- au responsable formation de l’entreprise cliente, qui se chargera de la diffusion auprès des collaborateurs concernés, pour les formations intra-entreprise.
Plus globalement, la transmission de la convocation de formation peut s’effectuer par différents canaux, chacun présentant ses avantages.
Par e-mail
Aujourd’hui, c’est le mode de transmission privilégié par la plupart des organismes de formation. Cette méthode permet un envoi rapide, traçable et économique, et facilite également la gestion des accusés de réception.
Par courrier postal
Bien que moins fréquente, cette méthode reste utilisable, notamment pour les publics peu familiarisés avec les outils numériques. Privilégiez l’envoi recommandé avec accusé de réception afin de conserver une preuve matérielle de l’envoi de la convocation.
Via une plateforme dédiée
Grâce à une solution de gestion administrative, comme celle proposée par Digiforma, vous pouvez déposer simplement les convocations de formation sur un espace personnel sécurisé, accessible par l’apprenant. Un moyen simple d’optimiser le suivi administratif et de garantir la conservation des documents.
