Signature électronique avancée : définition, critères eIDAS et usages pour les organismes de formation
Facile à mettre en place avec une valeur légale forte, la signature électronique avancée garantit l’identité du signataire et l’intégrité de vos documents. Conforme aux exigences de sécurité européenne, elle répond parfaitement aux besoins des organismes de formation pour signer contrats, conventions ou feuilles d’émargement. Découvrez comment utiliser la signature avancée de manière simple et sécurisée avec Digiforma.
Qu’est-ce qu’une signature électronique avancée ?
La signature électronique avancée est un procédé utilisé notamment par les organismes deformation pour signer numériquement des documents courants, comme des devis de formation, des contrats de VAE (Validation des acquis de l’expérience), des conventions d’intervention, etc. Elle garantit l’identité du signataire par l’utilisation d’une clé numérique unique, accessible et utilisable seulement par la personne concernée.
Cette clé est générée après une vérification formelle de l’identité du signataire et se trouve sous son contrôle exclusif, grâce à un dispositif sécurisé. L’identification rigoureuse et le caractère unique et privé de la clé numérique attestent de l’authenticité de la signature. Ces caractéristiques lui donnent une force probante élevée, qui garantit la valeur légale du document signé.
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Quelles différences entre signature électronique simple, avancée et qualifiée ?
Les signatures électroniques simples, avancées et qualifiées se différencient par la méthode employée pour vérifier l’identité du signataire. En fonction de cette méthode, leurs niveaux de sécurité et leurs valeurs légales varient. C’est pourquoi on ne les destine pas aux mêmes usages. À noter que la signature électronique avancée convient parfaitement aux documents les plus courants.
| Caractéristiques | Signature électronique simple | Signature électronique avancée | Signature électronique qualifiée |
| Vérification de l’identité du signataire | Procédé d’authentification simple (case à cocher, signature sur un appareil, etc.) | Vérification par un prestataire de confiance | Vérification stricte par un Prestataire de services de confiance qualifié (PSCQ) |
| Niveau de sécurité | Basique | Élevé | Maximal |
| Valeur légale | Valeur légale faible | Tout à fait recevable devant un tribunal | Équivalente à une signature manuscrite |
| Exemples d’utilisations | Accusé de réception, feuille d’émargement, validation d’une livraison… | Devis de formation, contrat, convention d’intervention… | Acte notarié, procédure judiciaire, document RH sensible… |
La signature électronique avancée est-elle valable légalement ?
Le règlement européen eIDAS reconnaît à la signature électronique avancée un niveau de sécurité élevé. De plus, sa valeur légale est admise par la réglementation européenne et le Code civil français.
Quels sont les critères réglementaires de la signature avancée (eIDAS) ?
Le règlement eIDAS régit l’utilisation des signatures électroniques à l’échelle européenne. Selon leur type, il leur attribue un niveau de sécurité, du moins fort au plus élevé. La signature électronique simple présente le niveau de sécurité le plus basique, la signature avancée présente un niveau élevé et la signature qualifiée un niveau maximal.
En d’autres termes, en cas de litige, la signature électronique simple peut ne pas avoir valeur de preuve devant un tribunal. À l’inverse, la signature qualifiée équivaut une signature manuscrite : il est quasiment impossible de la contester en justice. Entre les deux, la signature électronique avancée est parfaitement recevable devant un tribunal et difficilement contestable. Elle répond donc parfaitement aux exigences réglementaires des documents les plus courants.
Quelle est la valeur légale de la signature électronique avancée ?
Le règlement eIDAS stipule qu’un juge ne peut pas rejeter une signature au seul motif qu’elle est électronique. Le Code civil français précise, lui, que pour bénéficier d’une force probante élevée, la signature électronique doit :
- attester de l’identité du signataire de manière sûre ;
- assurer l’intégrité du document (il ne doit pas avoir été modifié après signature).
L’emploi d’un procédé d’authentification rigoureux atteste de la fiabilité de la signature électronique avancée, jusqu’à preuve du contraire. Elle détient donc une valeur légale réelle. Par conséquent, ce type de signature est reconnu comme une preuve légale forte, supérieure à la signature simple, même si elle ne dispose pas de la même reconnaissance que la signature qualifiée.
Cas d’usage : quand un organisme de formation doit-il utiliser une signature électronique avancée ?
Un organisme de formation doit utiliser la signature électronique avancée pour signer des des documents qui nécessitent l’identification fiable du signataire. Parmi les cas typiques, on compte :
- les contrats de formation avec les clients ou les stagiaires ;
- les conventions de formation avec les entreprises ;
- les certificats de réalisation ou d’attestation de fin de formation.
Courante pour ces types d’usage, la signature électronique avancée garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document. Elle répond ainsi aux différentes exigences légales, sans nécessiter le recours à la signature qualifiée – bien plus coûteuse à la mise en place.
A noter que Digiforma inclus déjà la signature avec 2FA (double authentification) pour signer tous les documents de formation.
Comment fonctionne la signature électronique avancée ?
La signature électronique avancée implique l’intervention d’un prestataire de confiance, qui se charge de vérifier l’identité du signataire, afin de garantir que sa signature est authentique. Ce procédé est apprécié pour sa simplicité d’utilisation, car l’intervention du prestataire est gérée automatiquement par un logiciel de signature électronique.
Selon les logiciels, le fonctionnement de la signature électronique avancée peut varier. Néanmoins, il comprend, le plus souvent, quatre grandes étapes :
- vous vous connectez à votre logiciel de signature électronique avec des identifiants ou une clé numérique (code reçu par mail ou SMS) ;
- vous déposez les documents à signer dans le logiciel et renseignez les coordonnées de tous les signataires ;
- une invitation est envoyée par mail à chaque signataire ;
- chaque partie signe numériquement le document et atteste de son identité grâce à sa clé numérique privée.
Comment vérifier une signature électronique avancée ?
La vérification d’une signature électronique avancée s’effectue en examinant le certificat électronique qui lui est rattaché. Ce certificat doit être unique et avoir été délivré par un prestataire de confiance, après la vérification formelle de l’identité du signataire.
Pour qu’une signature avancée soit reconnue conforme, le certificat doit être valide au moment de la signature et le document ne doit pas avoir été modifié depuis son apposition. Ces contrôles sont effectués automatiquement par le logiciel de signature électronique, qui confirme la validité et le rattachement du certificat au signataire.
Par la suite, si votre logiciel de signature électronique répond bien aux normes définies par le règlement européen eIDAS, vous êtes assuré de la valeur légale de vos documents. Cet outil doit également vous fournir un certificat d’horodatage qualifié. Ce dispositif atteste que le document n’a pas pu être modifié après sa signature et prouve son intégrité.
Si les méthodes employées peuvent varier selon les prestataires, le fonctionnement reste assez similaire et la signature électronique s’opère en cinq étapes :
La signature électronique avancée avec Digiforma
Votre organisme de formation peut faire signer tous les documents générés avec Digiforma de manière conforme et sécurisée.
La plateforme vous permet d’apposer une signature électronique avancée sur tous vos contrats de formation, conventions ou certificats, afin de vous assurer de leur valeur légale et ainsi réduire tout risque juridique.
Vos documents et les données de sécurité liées (certificats de signature, horodatage, etc.) sont ensuite automatiquement scellés et conservés pour simplifier votre processus d’archivage.
