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Remplir le datadock, c'est simple avec Digiforma !

Le copilote de vos formations

Voici quelques pistes pour tirer au maximum parti de Digiforma Premium dans votre démarche qualité.

Pour chaque rubrique du Data dock nous indiquons comment Digiforma peut vous aider à structurer et outiller votre processus.

Avec la contribution de partenaires spécialistes du DataDock !

Romain Rissoan est consultant formateur certifié et datadocké en digitalisation des organisations et gérant du réseau de formateurs indépendant Optédif formationRomain accompagne les formateurs et organismes de formation dans leur démarche Datadock et Certification afin de répondre aux exigences de clients chez qui il positionne des formateurs indépendants.

1. L’identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé

1.1 Capacité de l’OF à produire un programme détaillé pour l’ensemble de son offre.

Digiforma vous force à créer des programmes structurés.

  • Créez votre catalogue de programme dans Digiforma.
  • Le formulaire de programme contient toutes les rubriques légales ainsi que des conseils pour les remplir.
  • Vous pouvez même charger votre propre document avec votre charte graphique pour mettre à disposition des stagiaires.

« Vous travaillez qu’au format sur mesure avec vos clients ? Dîtes vous que sur le principe il vous faut quand même un programme de base. » Romain

1.2 Capacité de l’OF à informer sur les modalités de personnalisation des parcours proposés, à prendre en compte les spécificités des individus, et à déterminer les pré-requis.

Les programmes des formations sont adaptables au besoin.

  • Lorsqu’un programme est associé à une session de formation, il est automatiquement dupliqué, vous pouvez ainsi faire des modifications spécifiques au besoin du client.
  • Une rubrique « Analyse des attentes du client » vous permet de collecter formellement les attentes, spécificités, et en déduire des conditions de succès de la formation.

« Vous n’avez pas de prérequis à vos formations ? Êtes-vous certain que n’importe qui peut vraiment y participer ? »
Romain

1.3 Capacité de l’OF à décrire et attester de l’adaptation des modalités pédagogiques aux objectifs de la formation.

Comparez le programme originel et la version dupliquée et adaptée pour la session.

« Pensez à interroger régulièrement vos participants pendant leur formation. Pourquoi ne pas mettre en place un questionnaire de satisfaction à la demi-journée ? » Romain

1.4 Capacité de l’OF à décrire les procédures de positionnement à l’entrée et d’évaluation à la sortie.

Digiforma dispose d’un système intégré très complet d’évaluations numériques.

  • Les évaluations sont utilisables à chaque étape: avant, pendant et après la formation.
  • Des statistiques sont automatiquement générées, avec des indicateurs de performance.

« Vous n’avez pas de questionnaire de validation d’entrée des participants à vos formations ? Faites leur écrire leurs objectifs. » Romain

2. Adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation des publics

2.1 Capacité de l’OF à décrire les modalités d’accueil et d’accompagnement.

Digiforma génère pour chaque formation un extranet dédié aux stagiaires et prescripteurs.

  • Chargez sur cet extranet des documents décrivant les modalités d’accueil.
  • Votre règlement intérieur est automatiquement présent dans l’extranet.

« Vous effectuez toujours vos formations chez le client ? Donc vous n’avez pas d’accueil ? Essayez juste de prévoir une procédure où au dernier moment la formation devait avoir lieu en vos locaux. » Romain

2.2 Capacité de l’OF à décrire la conformité et l’adaptation de ses locaux.

A vous de jouer !

« Vous n’avez pas de locaux ? Vos locaux en urgence, comment sont-ils adaptés ? Sont-ils adaptés à tous ? » Romain

2.3 Capacité de l’OF à décrire son propre processus d’évaluation continue.

Des indicateurs de performance, de succès et dysfonctionnements sont calculés pour chaque session, programme et stagiaire, et peuvent être analysés et comparés au cours du temps.

  • Le rapport qualité des sessions est une infographie facile à lire.
  • La page d’analyse inter-sessions permet de suivre l’évolution temporelle.
  • Un système d’évaluations vers les formateurs permet de collecter les retours des formateurs.
  • Un système d’évaluations vers les financeurs permet de sonder la qualité de la coopération organisme – financeur.

« Vous n’avez jamais aucun incident qualité ? Très bien, mais que se passe-t-il si il y en a soudainement un ? » Romain

2.4 Capacité de l’OF à décrire les modalités de contrôle de l’assiduité des stagiaires.

Le suivi d’émargement est une composante de Digiforma

  • Digiforma génère des feuilles d’émargement aux formats standard.
  • La page émargement vous permet d’indiquer les absences.

« Vos feuilles de présence sont elles par demies journées ? Avez-vous précisé la durée en heure sur celle-ci ? » Romain

2.5 Capacité de l’OF à décrire l’évaluation continue des acquis du stagiaire.

Un système sophistiqué d’évaluation et de suivi génère des statistiques.

  • Créez des quizz durant la formation avec le système de quiz pédagogiques.
  • Envoyez des évaluations de transfert des acquis aux stagiaires, plusieurs semaines ou mois après le présentiel grâce au système d’évaluations à froid.
  • Des statistiques sont automatiquement générées et compilées dans le rapport qualité.

« Vous n’imaginez pas comment faire un quiz à vos stagiaires ? Faites leur faire un jeu avec un quiz ! » Romain

3. L’adéquation des moyens pédagogiques techniques et d’encadrement à l’offre de formation

3.1 Capacité de l’OF à décrire les moyens et supports à disposition des stagiaires.

L’extranet permet de communiquer numériquement facilement avec les stagiaires.

  • Digiforma génère un extranet dédié à chaque formation, sur lequel l’OF peut partager des documents avec les stagiaires.
  • Digiforma propose un système sophistiqué d’évaluations et quizz numériques.
  • Complétez les présentiels par du micro-learning en utilisant l’extranet.

« Vous n’avez pas de locaux ? En revanche vous avez un ordinateur ? Des feutres ? Quoi d’autre ? » Romain

3.2 Capacité de l’OF à décrire les moyens d’encadrement pédagogiques et techniques.

Digiforma structure ces informations dans sa base de données.

  • Le formulaire de programme contient ces rubriques.
  • Créez une base de données de vos formateurs dans Digiforma.
  • Pour chaque formateur, collectez son CV, son profil, sa bio.

« Vous travaillez qu’au format sur mesure avec vos clients ? Dîtes-vous que sur le principe il vous faut quand même un programme de base. » Romain

4. La qualification professionnelle et la formation continue du personnel en charge des formations

4.1 Capacité de l’OF à produire et mettre à jour une base des expériences et qualifications des formateurs.

Digiforma contient une base de données de vos formateurs, ajoutez-y leur CV, leur bio.

« Restez vous enfermé dans votre quotidien ou est ce que vous vous mettez à jour en permanence en échangeant avec les autres ? » Romain

4.2 Capacité de l’OF à attester des actions de formation continue de corps des formateurs ou du formateur indépendant.

Complétez les champs de chaque formateur dans la base de données.

« Comment vous assurez-vous de la mise à jour permanente de vos compétences ? »
Romain

4.3 Capacité de l’OF à produire des références.

À vous de jouer !

« Quels clients pourraient dire du bien de vous ?« 
Romain

 

5. Condition d’information au public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus

5.1 Propension / capacité de l’OF à communiquer sur son offre de formation.

  • Le catalogue de programme fournit une bonne base.
  • Une rubrique dans le formulaire de programme vous invite à décrire en termes commerciaux la plus-value apportée par la formation.

« Avez-vous un site Internet ? Vos programmes sont ils en PDF dans vos dossiers ? »
Romain

5.2 Capacité de l’OF à produire des indicateurs de performance.

Un rapport qualité permet une analyse d’indicateurs de performances.

  • Un rapport qualité est généré automatiquement pour chaque session. C’est une infographie contenant les indicateurs clés mesurés via des évaluations vers les différentes parties prenantes.
  • Téléchargez le rapport pour l’envoyer aux stagiaires, prescripteurs et financeurs.

« Comment mesurez vous les acquis de vos apprenants ? »
Romain

 

5.3 Capacité de l’OF à contractualiser avec les financeurs.

Extrayez de Digiforma les documents générés pour une session ayant intégré un financeur.

« Avez-vous des expériences avec des signatures OPCA ?« 
Romain

 

5.4 Capacité de l’OF à décrire son/ses périmètre(s) de marché.

A vous de jouer !

« Comment décomposez vous votre activité financière ? Faites vous du conseil ? »
Romain

6. La prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires

6.1 Capacité de l’OF à produire des évaluations systématiques et formalisées.

Le système d’évaluation de Digiforma est complet et structurant.

  • Utilisez la rubrique d' »analyse des attentes du client » pour identifier les critères de succès de la formation.
  • Intégrez ces critères dans vos évaluations.
  • Réalisez sur chaque session des évaluations d’audit pré-formation, des questionnaires de satisfaction à chaud, des évaluations à froid de transfert des acquis.
  • Les résultats sont automatiquement compilés en statistiques, puis consolidés dans un rapport qualité avec des indicateurs de performance.
  • Dans le rapport qualité, écrivez une synthèse de l’action de formation, en regard des attentes du client.

« Vous souciez-vous de la qualité perçue de votre travail par les apprenants ? »
Romain

6.2 Capacité de l’OF à décrire les modalités de recueil de l’impact des actions auprès des prescripteurs.

Quantifiez vos résultats avec des évaluations dédiées aux prescripteurs.

  • Le système d’évaluation propose des questionnaires pour entreprise et managers.
  • Envoyez aux managers des stagiaires des évaluations pour collecter leur avis sur les besoins, ou l’impact constaté de l’action.
  • Envoyez aux prescripteurs des questionnaires pour mesurer leur satisfaction.

« Comment matérialisez vous la perception de la qualité perçue? »
Romain

6.3 Capacité de l’OF à partager les résultats des évaluations avec les parties prenantes.

Toutes les parties prenantes sont concernées par l’extranet et les évaluations.

  • Envoyez des questionnaires aux financeurs pour évaluer la collaboration.
  • L’extranet est accessible à toutes les parties prenantes: stagiaires, formateurs, clients, managers, financeurs.
  • Partagez sur l’extranet les informations et fichiers concernant les parties prenantes.

« Est ce que vous gardez ces éléments où vous les communiquez aux parties prenantes ? »
Romain

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