La facturation électronique, vous en avez forcément entendu parler. Mais entre les nouvelles obligations, les formats à respecter et les plateformes à choisir, il est facile de s’y perdre. Pas de panique, ce guide est là pour vous éclairer !
Que vous soyez un organisme de formation habitué aux démarches administratives ou que vous découvriez tout juste le sujet, l’e-invoicing n’aura plus de secrets pour vous.
Digiforma décrypte pour vous ce que cette réforme implique, pourquoi elle peut devenir un véritable atout pour votre activité et comment vous y préparer dès maintenant.
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique, ou e-invoicing, désigne l’échange de factures sous un format numérique structuré entre un fournisseur et un client. Contrairement à un PDF ou une facture papier scannée, une facture électronique doit être lisible par des machines et respecter des normes précises, comme Factur-X, UBL ou CII. Elle est transmise via des plateformes certifiées qui garantissent son authenticité et son intégrité.
Comment fonctionne l’e-invoicing ?
Le processus de facturation électronique repose sur trois étapes principales qui permettent de fluidifier, de sécuriser et de tracer les échanges entre fournisseurs et clients :
Étape 1 : Création de la facture électronique
L’entreprise, qu’il s’agisse d’un organisme de formation ou d’une autre structure, génère une facture au format structuré via un logiciel de gestion compatible. Contrairement à une facture classique en PDF ou papier, ce format contient des données lisibles par des machines (XML) qui permettent une exploitation automatisée. Les logiciels modernes facilitent cette étape en intégrant directement les informations nécessaires, comme les mentions légales obligatoires et les détails de la transaction.
Étape 2 : Transmission
Une fois créée, la facture est transmise via une plateforme certifiée pour garantir sa conformité et sa sécurité. Deux options principales s’offrent aux entreprises :
- le Portail Public de Facturation (PPF), géré par l’État, qui centralise les échanges ;
- les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), des solutions privées offrant des fonctionnalités supplémentaires comme le suivi en temps réel ou l’intégration avec d’autres outils comptables.
Pendant cette étape, la plateforme vérifie la validité des données avant de transmettre la facture au destinataire.
Étape 3 : Réception et traitement
Le client reçoit la facture dans un format structuré compatible avec son propre système comptable. Cela permet une intégration automatique des données dans ses outils de gestion, sans besoin de ressaisie manuelle. Ce processus réduit considérablement les risques d’erreurs humaines et accélère le traitement des paiements.
Quels sont les formats autorisés ?
Pour être conforme à la réglementation sur la facturation électronique, une facture doit respecter l’un des trois formats autorisés. Ces formats ont été spécifiquement conçus pour permettre un échange fluide et automatisé entre les systèmes informatiques des entreprises :
- Factur-X : Ce format hybride est particulièrement adapté aux entreprises françaises. Il combine un fichier PDF lisible par l’humain (utile pour les échanges traditionnels) et un fichier XML contenant des données structurées exploitables par les machines. Cette double nature facilite la transition vers l’e-invoicing tout en restant accessible à ceux qui ne sont pas encore équipés pour traiter uniquement des données numériques ;
- UBL (Universal Business Language) : Basé sur XML, ce format standardisé est largement utilisé à l’international. Il est idéal pour les entreprises ayant des échanges commerciaux transfrontaliers ou travaillant avec des partenaires étrangers ;
- CII (Cross Industry Invoice) : Ce format structuré est conçu pour répondre aux besoins spécifiques d’industries variées, notamment dans le cadre d’échanges internationaux complexes. Il offre une grande flexibilité tout en respectant les normes européennes.
La Réforme de la Facturation Électronique (RFE)
La Réforme de la Facturation Électronique marque une étape importante dans la modernisation des systèmes fiscaux et administratifs en France.
Portée par l’administration fiscale, cette réforme vise à harmoniser les pratiques de facturation, renforcer la transparence et lutter efficacement contre la fraude à la TVA. Elle s’inscrit dans une dynamique européenne et mondiale de dématérialisation des échanges commerciaux.
Un calendrier progressif
Le déploiement de la facturation électronique suit un calendrier précis, récemment ajusté pour permettre une transition en douceur.
Au 1er septembre 2026 :
- Obligation pour toutes les entreprises de pouvoir recevoir des factures électroniques ;
- Obligation d’émission pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
Au 1er septembre 2027 :
- Obligation d’émission pour les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les microentreprises ;
- Ce calendrier s’applique également aux obligations de transmission des données à l’administration fiscale, connues sous le nom d’e-reporting.
Les entreprises concernées par l’e-invoicing
Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France sont concernées par cette réforme, suivant l’échéancier présenté précédemment, y compris celles qui ne facturent pas directement leurs clients.
Comme toute entreprise, les organismes de formation devront donc :
- utiliser des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF) ;
- veiller à ce que leurs données clients (numéros SIRET ou TVA intracommunautaire) soient correctement renseignées dans leurs outils de gestion.
Il est important de noter que même si un organisme est exonéré de TVA (par exemple, dans le cadre de prestations éducatives spécifiques), il devra tout de même être capable de recevoir des factures électroniques. La conformité réglementaire reste donc essentielle pour tous.
Les échanges B2B sont directement concernés par cette réforme. Par ailleurs, elle inclut aussi un volet e-reporting pour les transactions B2C ou avec des entités étrangères non assujetties à la TVA en France.
Les nouvelles mentions obligatoires dès 2026
Avec l’entrée en vigueur de l’e-invoicing, certaines informations devront impérativement figurer sur vos factures électroniques. Ces mentions visent à renforcer la transparence et à faciliter le contrôle fiscal. Parmi elles :
- le numéro SIREN du client : une identification claire du destinataire est obligatoire ;
- le type d’opération réalisée : vente de biens, prestation de services ou une combinaison des deux ;
- la période de facturation : indispensable pour déterminer précisément le moment où la TVA devient exigible ;
- l’adresse de livraison, si elle diffère de celle du client ;
- les modalités précises du paiement, y compris une éventuelle option pour le paiement différé ou anticipé.
Ces nouvelles exigences impliquent une mise à jour des logiciels comptables pour garantir que toutes ces informations soient intégrées automatiquement lors de l’émission des factures.
E-invoicing et e-reporting : deux dispositifs complémentaires
En plus de l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques (e-invoicing), la réforme introduit également le e-reporting.
Ce mécanisme impose aux entreprises françaises de transmettre certaines données relatives aux transactions commerciales directement à l’administration fiscale, telles que :
- les opérations réalisées avec des particuliers ou non-assujettis (B2C) ;
- les transactions avec des partenaires étrangers non établis en France.
Le e-reporting permet un suivi en temps réel des flux financiers et simplifie grandement les déclarations fiscales. En revanche, il nécessite une organisation rigoureuse pour garantir l’exactitude des données transmises.
Les avantages de la facture électronique pour les organismes de formation
En plus de la conformité légale, et donc obligatoire, la facturation électronique offre des avantages non négligeables aux organismes de formation. Voici les 4 principaux :
- Réduction des coûts : fini les dépenses liées à l’impression, l’envoi postal et l’archivage papier. Une facture électronique coûte en moyenne trois fois moins cher qu’une facture papier ;
- Automatisation et gain de temps : les données structurées permettent une intégration directe dans les logiciels comptables, réduisant les erreurs et accélérant le traitement des factures ;
- Meilleure traçabilité : grâce aux plateformes certifiées, le suivi des factures est simplifié, facilitant la gestion des retards ou impayés ;
- Conformité simplifiée : Les formats standardisés garantissent le respect des obligations légales et réduisent les risques d’erreurs fiscales.
Pourquoi et comment adopter l’e-invoicing dès maintenant ?
Passer à la facturation électronique dès maintenant, c’est prendre une longueur d’avance. Cette transition, facile à mettre en place avec les bons outils, vous permettra d’optimiser vos processus administratifs et de gagner en efficacité et en temps.
En anticipant votre mise en conformité, vous évitez les précipitations de dernière minute et vous préparez votre organisme à être pleinement opérationnel lorsque la réforme sera en vigueur.
Pour vous aider dans cette transition, Digiforma vous propose un gestionnaire de facturation complet, intuitif et performant, permettant notamment l’émission de factures conformes aux formats requis et leur suivi automatisé. Alors, pourquoi attendre ? Passez à l’e-invoicing dès aujourd’hui avec des outils conçus pour vous accompagner efficacement !
