En janvier 2022, tout organisme de formation souhaitant accéder aux fonds publics et mutualisés devra être certifié Qualiopi. Le compte à rebours est donc lancé, créant un réel bouleversement dans le milieu de la formation professionnelle.

Mais où en sont donc les acteurs de la formation professionnelle dans leur démarche Qualiopi ? Digiforma a mené l’enquête à travers une vaste enquête menée auprès de sa base de contacts. En tout, près de 434 organismes de formation ont répondu à l’étude lancée en avril 2021

Résultats : les organismes de formation sont bien une majorité à avoir été certifiée ou en cours de certification, une démarche qui leur prend en moyenne trois mois. Les organismes n’ayant pas entamé ce processus, quant à eux, craignent la complexité de la tâche qui se présente à eux.

infographie sur les organismes de formation face à la certification qualiopi

les bonnes idées des OF pour la certification qualiopi

Certifiés et non-certifiés

La certification Qualiopi est véritablement l’enjeu de l’année 2021 pour les organismes de formation puisqu’ils sont 73% des professionnels de la formation à avoir été certifiés ou à avoir engagé la démarche de certification.

Dans le détail, nous avons :

  • 30% de certifiés
  • 43% en cours de certification
  • 27% n’ont pas encore commencé

Pour les OF n’ayant pas encore commencé leur certification, cela s’explique globalement parce que ces derniers ont du mal à affronter la complexité de la tâche qui se présente à eux :

  • 27% d’entre eux ne savent pas par où commencer
  • 26% d’entre eux estiment manquer de temps
  • 20% d’entre eux estiment ne pas avoir les moyens financiers ou humains pour se lancer 

 

Comment s’informent les OF

Qui dit tâche complexe dit besoin en information. Les organismes ressentent le besoin de se tourner vers des experts du sujet. Leurs principales sources d’informations :

  • 26% webinaires
  • 22% internet
  • 20% appel à un prestataire externe

Les OF souhaitent également des contenus plus concrets pour les aider à concrétiser leur projet. Les contenus qu’ils aimeraient avoir à disposition :

  • 52% conseils concrets
  • 40% témoignages
  • 37% recommandation de partenaires pour la veille sectorielle et le handicap

 

Se préparer à l’audit

Tous les critères Qualiopi ne sont pas source de stress pour les OF.

  • Critères 1,2 et 4 : ces critères s’intègrent parfaitement dans les processus quotidiens des OF, ils sont considérés comme plutôt faciles à formaliser.
  • Critères 5,6,7 et 3 : ce sont les critères qui demandent de prendre du recul sur son activité, ils sont considérés comme difficiles à formaliser.

 

Comment les organismes se font aider

32% des organismes de formation ont choisi de faire appel à un prestataire pour les aider à structurer leur démarche

Du côté des organismes certificateurs, les 3 plus sollicités par les OF sont les suivants :

 

Temps de certification

Il faut aux audités en moyenne 3 mois pour obtenir leur certification Qualiopi, le temps de structurer leur démarche et prendre rendez-vous.

 

Les non-conformités

41% des certifiés qui ont participé à l’étude ont eu au moins 1 non-conformité mineure ou majeure, le plus souvent car il manquait un document de preuve formalisée pour un fonctionnement déjà existant informellement dans la structure. 

Beaucoup concernent les aspects de sous-traitants (ex. développement des compétences des formateurs dans l’avenir) ou bien l’accueil des apprenants en situation de handicap. 

Attention également à bien produire une fiche de poste complète lorsque l’on est TNS.

Généralement, les non-conformités ont été levées par les OF sous 15 jours

Les meilleurs conseils des organismes de formation pour passer la certification Qualiopi

Se créer un tableau de suivi avec les éléments justificatifs pour chaque indicateur afin d’avoir une vue sur l’intégralité du référentiel.

Organiser l’audit comme une formation : envoi d’un kit d’accueil pour faciliter l’accès au lieu de l’audit avant, adaptation de la salle aux contraintes sanitaires + affichages réglementaires, édition de tous les éléments papier, classés par ordre d’indicateurs. 

Pour la partie “environnement partenarial” : faire un mapping visuel de votre réseau

Créer une check-list pour l’entretien prospect répertoriant tous les points à aborder lors de l’entretien, y compris la notion de handicap

Réaliser un sketchnote de process de veille

 

Les fonctionnalités Digiforma préférées des utilisateurs pour Qualiopi

Pour 87% des répondants, l’utilisation d’un logiciel comme Digiforma les aide à être conformes et à réussir leur audit.

  • Qualité : 64% des sondés se sont aidé de Digiforma pour les évaluations et le rapport qualité
  • Administratif :
    • 60% des sondés ont bénéficié de la génération de documents, d’attestations, de l’émargement numérique,…
    • 32% de la génération de contrats
  • Gestion Interne :
      • 25% des organismes de formation ont bénéficié de la base de formateurs
      • 20% de la gestion du planning
  • Communication avec les clients et les stagiaires
    • 55% des sondés ont profité du catalogue
    • 44% de l’extranet
    • 38% de l’envoi d’emails
  • Veille : 44% des répondants s’informent grâce à Formalerte & Digiformag

 

Bilan de l’enquête

  • La plupart des professionnels de la formation se sont préparés à Qualiopi : ils sont à ce jour près de 73% à l’avoir obtenu ou à être en cours de certification.
  • La principale raison pour laquelle 27% des organismes de formation n’entame pas une démarche de certification est la complexité perçue de la tâche (ne savent pas comment commencer, manque de temps, manque de moyens humains ou financiers). 
  • Pour passer Qualiopi, un passage obligé est le recueil d’informations. Si les OF passent majoritairement par les webinaires, les sites web ou les prestataires externes, ils souhaiteraient obtenir davantage de conseils concrets et de témoignages.
  • 41% des organismes en cours de certification ont obtenu au moins une non-conformité majeure ou mineure, non-conformités levées généralement au bout de 15 jours.

 

Méthodologie

  • Étude réalisée via un questionnaire autoadministré en ligne
  • Échantillon représentatif de 434 organismes de formation.

La certification Qualiopi est essentielle pour tout organisme souhaitant continuer à bénéficier de financements publics et paritaires.

Une démarche à ne pas manquer, qui reste toutefois compliquée à appréhender pour de nombreux acteurs. Digiforma vous aide à passer votre certification plus sereinement.


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