Depuis le 1er septembre 2025, un nouveau réflexe s’impose aux organismes de formation en santé-sécurité : la déclaration au Passeport Prévention. Obligations légales, échéances qui s’enchaînent, fichier d’import au format millimétré… le sujet peut vite donner le tournis. Pas de panique : je vous explique d’où vient ce Passeport, ce qu’il change concrètement pour votre OF, comment déclarer vos formations sans y passer vos soirées, et comment Digiforma transforme cette corvée en simple formalité 😉
Passeport Prévention : l’essentiel pour les OF 👀
- Le Passeport Prévention est un service public géré par la Caisse des dépôts, qui centralise toutes les formations santé-sécurité suivies par un travailleur.
- Depuis le 1er septembre 2025, déclarer ces formations et les apprenants qui les suivent est une obligation pour les organismes de formation. Ils sont le premier maillon qui alimente le dispositif.
- Il existe deux façons de déclarer : la saisie manuelle sur le portail, ou l’import en masse par fichier CSV (ouvert le 9 juillet 2026) – un fichier d’une vingtaine de colonnes, au format strict, dans lequel la moindre erreur peut générer un rejet.
- Avec Digiforma, vos données sont déjà là : le fichier d’import normalisé est généré automatiquement, prêt à déposer. Fini la ressaisie, zéro risque de rejet.
Le Passeport Prévention, qu’est-ce que c’est ?
Le Passeport Prévention est un service numérique public, créé par la loi du 2 août 2021 relative à la prévention en santé au travail et géré par la Caisse des dépôts, en lien avec le ministère du Travail. Il a été officiellement lancé le 28 avril 2025, à l’occasion de la Journée mondiale de la santé et de la sécurité au travail.
Son principe est simple : centraliser, dans un espace personnel et sécurisé, toutes les formations en santé et sécurité au travail suivies par un travailleur tout au long de sa carrière. Habilitations électriques, SST, sécurité incendie, gestes et postures, travail en hauteur… chaque attestation et certification liée à la prévention des risques y est rassemblée au même endroit.
L’objectif affiché est triple :
- mieux protéger les travailleurs en s’assurant que les formations obligatoires sont bien réalisées et reconnues ;
- simplifier le suivi pour les employeurs ;
- valoriser les compétences des salariés comme des demandeurs d’emploi.
Dans ce dispositif, les organismes de formation sont le premier maillon de la chaîne. Ce sont eux qui déclarent, formation par formation et apprenant par apprenant, les actions dispensées. Sans cette déclaration, aucune donnée ne remonte : le Passeport ne vit donc que grâce aux OF.
Passeport Prévention : pourquoi il change la donne
Jusqu’ici, les formations en santé-sécurité vivaient dans des attestations papier, des tableurs éparpillés et des dossiers RH difficiles à reconstituer. Impossible, pour un employeur ou un travailleur, de retrouver rapidement l’historique complet des habilitations d’une personne.
Le Passeport Prévention met fin à cette dispersion. Concrètement, il permet de retrouver en un seul endroit :
- les attestations de formation aux risques (habilitations électriques, sécurité incendie, gestes et postures…) ;
- les certifications liées à la prévention des risques professionnels ;
- les informations de validité et de renouvellement de ces certifications, pour anticiper les recyclages de formation.
Ainsi, la traçabilité des compétences de sécurité devient fiable, partageable et opposable. Pour les employeurs, c’est un outil de pilotage des obligations de formation. Pour les salariés, une preuve valorisable de leur employabilité.
Quelles formations sont concernées par le Passeport Prévention ?
Toutes les formations relevant de la santé et de la sécurité au travail entrent dans le périmètre du Passeport. En pratique, cela couvre un large éventail de spécialités, dont les principales sont :
- SST, sécurité incendie, sécurité des biens et des personnes (le socle des formations obligatoires en entreprise) ;
- Habilitations électriques (un domaine à forte volumétrie et à recyclage régulier) ;
- RPS, santé au travail, gestes et postures (le segment le plus large en nombre d’organismes de formation concernés) ;
- Travail en hauteur, échafaudages, métiers du BTP (des formations à enjeux de sécurité élevés) ;
- Atmosphère explosive (ATEX) et risques chimiques (des spécialités techniques à déclaration systématique).
Si votre organisme intervient sur l’un de ces champs, la déclaration au Passeport Prévention vous concerne directement. Et si vous formez des dizaines ou des centaines de stagiaires chaque mois, préparez-vous : le volume de déclarations grimpe vite.
Ils déclarent au Passeport Prévention 📣
Spécialiste de l’incendie, du secourisme et des habilitations électriques, F.I.R.E. Formations a formé plus de 2 700 apprenants en 2024. C’est exactement le profil d’organisme pour qui chaque déclaration saisie à la main dans le Passeport Prévention se compte en heures. Sa fondatrice, Sabrina Jacquemin-Gautier, utilise Digiforma au quotidien pour simplifier ces démarches et limiter l’impact de la déclaration au Passeport Prévention sur son organisme de formation.
« Pour nous, Digiforma n'est pas un outil simplement utile : il est absolument nécessaire ».
Découvrez le témoignage complet de F.I.R.E. Formations et leur rapport à l’outil juste ici 👇
Le calendrier de déploiement du Passeport Prévention
Le Passeport Prévention se déploie par étapes successives :
- 28 avril 2025 : ouverture de l’espace de déclaration aux organismes de formation. Les OF ont pu commencer à se familiariser avec la plateforme et à intégrer leurs données.
- 1er septembre 2025 : l’obligation de déclarer systématiquement les actions de formation en santé-sécurité est entrée en vigueur pour les organismes de formation. Ce n’est plus une option.
- 9 juillet 2026 : la Caisse des dépôts a ouvert l’import en masse par fichier : de quoi déclarer des centaines d’apprenants d’un coup, au lieu de les saisir un par un.
- Dernier trimestre 2026 : ouverture progressive aux employeurs, puis aux travailleurs et demandeurs d’emploi, qui pourront consulter et partager leur passeport personnel.
Le message est clair : depuis septembre 2025, la déclaration n’est plus facultative. Et depuis l’ouverture de l’import en masse, il existe enfin une voie pour gérer les gros volumes sans y passer un temps fou.
Comment déclarer vos formations au Passeport Prévention ?
Concrètement, deux chemins s’offrent à vous pour alimenter la plateforme de la Caisse des dépôts.
- La saisie manuelle, apprenant par apprenant, directement sur le portail. Praticable pour quelques déclarations ponctuelles… mais vite ingérable dès que vous formez des dizaines de stagiaires par mois. Chaque ligne à ressaisir, c’est du temps administratif qui s’accumule.
- L’import en masse par fichier CSV, ouvert depuis le 9 juillet 2026. C’est l’avancée attendue par les organismes à fort volume. Mais attention : ce fichier est particulièrement structuré. Il impose une vingtaine de colonnes en format strict, avec des règles de validation croisées et une limite par dépôt. Le moindre écart de structure, un code manquant, un numéro mal renseigné, et c’est le rejet du fichier. Bricoler ce tableau à la main dans Excel revient à jouer avec le feu.
Les données indispensables à une déclaration valide
Pour qu’une ligne soit acceptée par la Caisse des dépôts, chaque formation doit être correctement qualifiée. Parmi les informations attendues :
- Les compétences visées via les codes ROME (de 3 à 10 codes selon la formation).
- Pour les formations non certifiantes, les spécialités de formation (codes NSF) et les domaines de formation (formacodes).
- Pour les formations certifiantes inscrites au Répertoire spécifique, la certification visée.
- Le NIR (numéro de sécurité sociale) de l’apprenant et, lorsqu’un employeur est rattaché, son SIRET.
- Des dates de session cohérentes (une date de fin ne peut pas être postérieure au jour de la déclaration).
Autant de champs qui, mal remplis, transforment une déclaration de routine en casse-tête. C’est précisément là que le choix de votre outil de gestion fait toute la différence.
Déclarez vos formations au Passeport Prévention en un clic avec Digiforma
Bonne nouvelle : si vos formations sont gérées dans Digiforma, vos données sont déjà là. Vos sessions, vos apprenants, leurs dates de passage, les informations de leurs entreprises… tout est saisi une seule fois, dans votre outil de gestion habituel. Digiforma s’appuie sur ces données pour générer automatiquement le fichier d’import de masse normalisé, prêt à déposer sur le portail de la Caisse des dépôts.
Vos données sont déjà dans Digiforma. On génère le fichier, vous le déposez. C'est tout.
Concrètement, voici ce que vous y gagnez :
- Gagnez des heures sur chaque déclaration : finies la ressaisie apprenant par apprenant et les tableurs bricolés à la main. Vous sélectionnez la période et vos sessions, Digiforma produit le fichier en quelques secondes.
- Éliminez le risque de rejet : le format est validé automatiquement avant l’export, colonne par colonne. Les lignes incomplètes sont signalées et l’erreur précisée, pour corriger en amont plutôt que de découvrir un rejet après coup.
- Restez en règle sans effort : la conformité réglementaire est intégrée à votre flux de travail habituel, sans outil supplémentaire ni double saisie.
En pratique, une fois vos programmes marqués comme éligibles et leurs codes renseignés, il suffit d’ouvrir le menu Gestion commerciale, de choisir votre période, de vérifier les lignes proposées et de lancer l’export. Le fichier se télécharge, prêt à l’emploi. Vos équipes peuvent enfin se consacrer à ce qui compte vraiment : la formation.
Votre export en quelques clics avec Digiforma
L’export Passeport Prévention est intégré à Admin+, le module de Digiforma qui automatise vos tâches administratives et réglementaires les plus chronophages. Génération du fichier d’import de masse, recyclages automatisés, micro-certifications, champs personnalisés : Admin+ vous maintient en conformité et allège la charge de vos équipes, sans multiplier les outils et les doubles saisies.
Passeport Prévention et organismes de formation : la FAQ
La déclaration au Passeport Prévention est-elle obligatoire pour mon organisme ?
Oui. Depuis le 1er septembre 2025, tout organisme qui dispense des formations en santé et sécurité au travail doit déclarer les actions concernées au Passeport Prévention. Ce n’est plus une démarche optionnelle : les OF sont le premier maillon qui alimente le dispositif.
Comment savoir quelles formations je dois déclarer ?
Le Gouvernement met à disposition un simulateur officiel qui vous aide à déterminer, formation par formation, si elle entre dans le périmètre du Passeport Prévention. En cas de doute sur une action précise, c’est le premier réflexe à adopter.
Par où commencer pour déclarer mes formations ?
Le guide à la déclaration pour les organismes de formation de la Caisse des dépôts détaille pas à pas la marche à suivre sur le portail officiel. Vous avez ensuite deux options : la saisie manuelle, apprenant par apprenant, ou l’import en masse par fichier CSV pour traiter de gros volumes d’un coup.
Quelles informations préparer pour une déclaration valide ?
Chaque ligne déclarée doit être correctement qualifiée : codes ROME (compétences visées), codes NSF et formacodes (pour les formations non certifiantes) ou certification visée (pour les formations certifiantes), NIR de l’apprenant et SIRET de l’employeur le cas échéant. Les fiches d’accompagnement à la déclaration de la Caisse des dépôts précisent le détail des champs attendus.
Puis-je déclarer plusieurs apprenants en une seule fois ?
Oui, depuis le 9 juillet 2026, l’import en masse par fichier CSV permet de déclarer des centaines d’apprenants d’un coup. Attention toutefois : le fichier obéit à un format strict (une vingtaine de colonnes, règles de validation croisées) où la moindre erreur entraîne un rejet.
Comment éviter les rejets de fichier ?
La cause la plus fréquente de rejet est un fichier mal structuré ou un champ manquant (NIR, codes, dates incohérentes). Avec Digiforma, le fichier d’import est généré automatiquement à partir de vos données déjà saisies et validé colonne par colonne avant l’export : vous corrigez les erreurs en amont plutôt que de les découvrir après un rejet.
Où trouver de l'aide si je bloque sur une déclaration ?
Au-delà du guide et des fiches d’accompagnement du portail officiel, les organismes équipés de Digiforma peuvent s’appuyer sur l’accompagnement des équipes support pour fiabiliser leurs déclarations et gagner du temps sur la mise en conformité.
