La Boîte à Indés
La Boîte à Indés est une communauté d’entrepreneurs indépendants, au sein de laquelle les prestataires de service partagent et développent leurs activités. Elle porte également la casquette d’organisme de formation. À ce titre, elle dispense ses propres formations et héberge les formateurs en sous-traitance en assurant le portage de certification Qualiopi.
« Je n’ai rien connu d’autre que Digiforma et je n’ai pas envie de connaître quoi que ce soit d’autre : je suis déjà comblée ! »
La Boîte à Indés en bref
La Boîte à Indés est une communauté d’entrepreneurs indépendants devenue un organisme de formation lors du passage de Datadock à Qualiopi. Cette transformation s’est opérée à la demande des membres, qui souhaitaient le maintien d’une activité de formation pour eux.
Fondée par Pauline Klein, La Boîte à Indés est un lieu ressource dédié aux indépendants. Son offre de services est ainsi conçue par et pour les indépendants. En son sein, l’externalisation des prestations de service est valorisée. À ce titre, une importante part des formations dispensées via La Boîte à Indés ne sont pas proposées en propre, mais par les membres de la communauté.
« Notre spécificité, c’est que l’on assure une grande partie de portage de formation et d’hébergement, détaille la fondatrice. Les formateurs qui travaillent avec nous nous confient leur formation, et leur champ d’activité est extrêmement vaste. Cela va des compétences informatiques à des sujets de techniques de coiffure, en passant par du management. Notre catalogue est donc très étendu et représentatif des activités des solopreneurs. »
Dans cette logique de partage des compétences, La Boîte à Indés externalise une part de ses activités auprès de six personnes, à la fois prestataires et membres de la communauté. L’équipe, en temps plein, est composée de deux collaborateurs.
En complément des membres de la communauté, l’organisme compte parmi ses clients des entreprises plus traditionnelles, faisant appel à La Boîte à Indés pour former leurs collaborateurs. Le tout, sur des thématiques telles que l’entrepreneuriat, l’accompagnement stratégique au développement des entreprises, ou encore l’animation de communauté.
Les formations dispensées via La Boîte à Indés sont relativement courtes, affichant une durée maximale de 4 jours. Pour mettre en application les apprentissages lors des intersessions, les 4 journées sont espacées dans le temps, et s’étendent généralement sur un mois.
Les sessions se déroulent le plus souvent au sein des locaux des clients, partout sur le territoire. La Boîte à Indés compte en effet dans son réseau 126 formateurs,installés aux quatre coins de la France, qui permettent de couvrir les besoins de nombreuses entreprises.
L’organisme prône également une philosophie d’implantation et d’impact local. À cet effet, des communautés ont été développées localement, au-delà de leur première implantation de Dardilly. En outre, la communauté a à cœur de collaborer avec des tiers-lieux qui agrègent ces démarches entrepreneuriales, regroupent des indépendants et ont besoin de profiter de l’effervescence qu’insufflent l’entrepreneuriat et le solopreneuriat.
« Je n’ai rien connu d’autre que Digiforma et je n’ai pas envie de connaître quoi que ce soit d’autre : je suis déjà comblée ! »
Problématiques et besoins techniques
Au quotidien, La Boîte à Indés doit relever, comme tout OF, de nombreux défis. Le principal porte sur l’activité de portage de formation qu’elle propose. En effet, l’organisme propose à la fois des formations en propre et une offre de portage et hébergement. Comme le souligne Pauline Klein, cette dernière induit « des challenges bien plus importants à relever, ne serait-ce que parce que la certification Qualiopi impose un cadre, des exigences et que c’est dans notre ADN d’être conforme à ces obligations-là, voire de les dépasser ».
Dans le détail, ces exigences portent sur la validation des profils de formateurs qui travaillent avec La Boîte à Indés, en amont de toute prestation. « La validation des profils de formateurs qui vont travailler avec nous est un véritable challenge, détaille la fondatrice. Nous devons faire des choix cruciaux, et ne pas intégrer n’importe qui. Il y a donc une analyse fine des profils à effectuer, puis une base de données en CRM des formateurs qui travaillent avec nous à alimenter, bien en amont de la création des formations et de l’ouverture de sessions. »
En parallèle, il était crucial pour l’organisme de simplifier ses démarches administratives. Objectif : économiser un temps précieux pour relever les autres challenges auxquels La Boîte à Indés est confrontée. « La simplification de la gestion administrative et l’automatisation, ce sont des sujets auxquels je suis très attachée, explique Pauline Klein. Je suis convaincue qu’il y a énormément de choses sur lesquelles il n’est pas nécessaire de faire du sur mesure et on n’a pas de valeur ajoutée. Et en l’occurrence, l’administratif, ce n’est pas notre cœur de métier. »
Se concentrer sur les missions à fort impact, pour lesquelles les experts de l’organisme ont une plus-value à apporter, est la raison principale pour laquelle l’équipement était indispensable. La fondatrice confirme : « notre valeur ajoutée, elle est sur la façon dont on intervient en animation, sur la pédagogie, sur la relation client, sur les services qu’on fournit à nos clients et la façon dont on le fait. Elle n’est certainement pas sur le fait de prendre un Word et de rédiger une convention à la main. À ce titre, s’appuyer sur la puissance d’automatisation et de simplification de Digiforma était évident. »
En outre, l’organisme avait besoin d’un outil lui permettant de simplifier ses opérations, tout en respectant la relation entre les formateurs et leurs propres clients. Les formateurs en situation de portage apportent en effet avec eux leurs apprenants, clients et commanditaires. La Boîte à Indés avait donc à cœur de préserver cette relation commerciale et de s’équiper sans lui nuire. « L’ADN de La Boîte à Indés est de soutenir l’entrepreneuriat, pas de surfer sur l’entrepreneuriat des autres, réaffirme Pauline Klein. On n’ubérise pas la formation, ce n’est pas notre démarche. Donc nous avons eu un gros challenge en matière d’outils d’intégration, de processus d’analyse à mettre en place en amont. »
Dernier défi, et pas des moindres : la gestion de la facturation. Du fait de son business model spécifique, La Boîte à Indés entretient une relation de commanditaire à sous-traitant avec les formateurs. Et cette relation implique une facturation elle aussi singulière, comme le confirme la fondatrice de l’OF : « une fois que les sessions ont été animées, il faut régler les formateurs qui travaillent avec nous. Et comme c’est une situation particulière, il y a de nombreux process à mettre en place. Nous devons, en plus, jongler avec les deux typologies d’activité que nous proposons. On avait donc besoin d’apporter de la simplicité dans tout cela », avec un outil adapté et correctement paramétré.
La rencontre avec Digiforma
La relation entre Digiforma et Pauline Klein s’est instaurée bien avant la création de La Boîte à Indés. En effet, la fondatrice de l’organisme a découvert la solution logicielle lors d’une expérience professionnelle passée. « Je suis formatrice depuis très longtemps, j’intervenais à mon propre compte initialement, détaille-t-elle. J’ai découvert Digiforma il y a 7 ans à peu près, car je réalisais un benchmark pour un client qui voulait trouver le meilleur outil pour répondre à ses besoins de gestion administrative de la formation. »
Son choix, à l’époque, s’est porté sur Digiforma. Une décision qu’elle ne regrette absolument pas, et qui l’a convaincue de renouveler l’expérience : « lorsque l’on est devenu organisme de formation, il était évident que je n’allais pas recommencer mon benchmark. J’étais déjà dans l’écosystème Digiforma depuis quelques années, j’avais vu l’évolution de Digiforma au fil du temps, à la fois du côté des équipes et de la technologie qui a été améliorée progressivement. Donc je ne me suis pas posé la question une fraction de seconde. »
Ayant déjà exploré l’outil et son champ d’application, Pauline Klein savait déjà qu’il répondrait aux besoins de La Boîte à Indés. Elle confirme : « c’était une évidence d’utiliser Digiforma, car je savais d’avance ce que l’outil permettrait – notamment la simplification de la gestion administrative, et une forme d’automatisation ». Ainsi, les phases d’essai initiales, nécessitant souvent un accompagnement, ont été rapidement expédiées.
Les experts de Digiforma ont à cœur de guider les nouveaux utilisateurs à travers la découverte de l’outil. Mais dans le cas de La Boîte à Indés, les besoins d’intervention ont été très limités. La fondatrice de l’organisme se souvient : « pour la mise en place de l’outil, il me semble avoir eu un échange téléphonique et une petite visioconférence pour bien appréhender l’outil, que je connaissais déjà. Je n’ai eu besoin de rien de plus, car Digiforma est très user friendly. Je pense que lorsqu’on sait utiliser un petit peu un ordinateur, les fonctionnalités sont assez faciles à appréhender. Entre les tutos, la communauté OF Connect, le tchat avec l’option “Je veux parler à un humain”, on n’est jamais perdu sur Digiforma. »
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Quel abonnement pour quels besoins ?
La Boîte à Indés dispose aujourd’hui de l’abonnement Orga de Digiforma. Une offre particulièrement aboutie, qui intègre un nombre illimité d’utilisateurs et de formateurs. L’abonnement inclut également un CRM intégré, une plateforme LMS, la possibilité de réaliser des émargements numériques, un accès au catalogue en ligne et à la Marketplace Skills.hr, ainsi qu’un support client prioritaire.
Compte tenu de l’activité de portage de formation de l’OF, cet abonnement est particulièrement pertinent. Pauline Klein explique : « Nous comptons aujourd’hui plus de 120 formateurs dans la communauté, et nous avons besoin de collaborer avec eux sur l’outil. Notre volonté est de faire monter ces formateurs en compétences et en autonomie, en leur donnant accès aux outils de gestion, de suivi, de relation avec les apprenants. D’où la nécessité de bénéficier d’accès pour tout ce petit monde. »
Avec un unique compte, La Boîte à Indés peut gérer l’ensemble des prestations et formations dispensées par son réseau. La distinction entre les activités de chacun se fait aisément, notamment lors de la complétion du Bilan pédagogique et financier (BPF). En effet, celui-ci est pré-rempli par Digiforma, qui permet en outre de déclarer les relations de sous-traitance. « On n’a pas besoin d’avoir des comptes différents, précise Pauline Klein. À l’intérieur d’un même compte Digiforma, tout est réuni, tout est simplifié. »
Par ailleurs, l’OF forme près de 850 apprenants par an, qui ont tous accès à Digiforma pour attester de leur présence aux formations, retrouver leurs documents pédagogiques et leurs supports de classe. Sur ce point, l’OF considère en effet qu’un formateur indépendant va développer lui-même son action commerciale, et mérite que la relation avec ses apprenants puisse être établie via Digiforma.
Une philosophie gagnante pour toutes les parties prenantes :
- pour les apprenants, qui bénéficient d’un accès à la plateforme Digiforma leur simplifiant le processus de formation ;
- pour le formateur, à qui les apprenants feront de nouveau confiance pour d’autres formations s’ils sont satisfaits de leur première expérience ;
- pour La Boîte à Indés, qui peut se voir confier davantage de formations si les deux autres parties sont comblées.
Avec jusqu’à 1 500 apprenants par an inclus, l’offre Orga couvre ainsi l’ensemble des besoins de La Boîte à Indés en la matière.
Les bénéfices apportés par Digiforma
Par la simplification qu’il apporte dans le quotidien des équipes de La Boîte à Indés, Digiforma est aujourd’hui jugé essentiel. C’est ce que confirme Pauline Klein, qui atteste : « aujourd’hui, si l’on nous enlève Digiforma, je suis perdue. Et je pense que c’est le cas de toute l’équipe. »
Au-delà de l’aspect technique, Digiforma est également plébiscité pour la qualité de son support client. « Je trouve qu’il y a une puissance dans ce qu’offre l’outil à proprement parler, mais aussi dans la relation client et dans le service apporté par Digiforma, témoigne la fondatrice de l’OF. C’est l’une des raisons pour lesquelles je ne saurais plus faire sans – et je n’en vois pas l’intérêt. J’ai le sentiment d’avoir une relation humaine et un outil ultra-perfectionné, et l’un ne va pas sans l’autre. »
Parmi les bénéfices cités par Pauline Klein figure également le vaste champ d’application de l’outil. Par sa puissance technique et l’étendue de ses fonctionnalités, il permet à La Boîte à Indés de couvrir la quasi-totalité de ses besoins, pourtant très spécifiques. La créatrice de l’organisme affirme : « on fait partie des organismes de formation qui vont très loin dans les fonctionnalités du logiciel. Nous allons chercher Digiforma aux limites, même si on ne les a encore pas touchées. Donc c’est un outil qui nous permet une grande amplitude de travail et qui s’adapte à pas mal de nos besoins. »
En outre, Digiforma est salué par la fondatrice de La Boîte à Indés pour la dynamique insufflée grâce à sa galaxie d’outils et sa communauté d’organismes de formation. « Il y a une dynamique inspirante chez Digiforma, véhiculée notamment par la communauté OF Connect et par tout l’environnement qui a été créé autour, comme le magazine Digiformag, la transmission de la veille avec Digiforma Veille… On sent qu’une véritable démarche d’animation de la base d’utilisateurs et de fédération est engagée, et cela apporte une très forte valeur ajoutée. Finalement, on est plus efficaces avec l’outil, mais on peut aller encore plus loin avec les autres branches qui se développent autour. »
Quels résultats à l'issue de la collaboration ?
La Boîte à Indés constitue un cas particulier, puisque l’organisme s’est équipé de Digiforma dès son lancement. Ainsi, dresser un avant / après de la collaboration s’avère complexe. « Je vais avoir du mal à donner des chiffres, car je pense que je n’en ai pas, témoigne la fondatrice. Je n’ai rien connu d’autre que Digiforma et je n’ai pas envie de connaître quoi que ce soit d’autre : je suis déjà comblée ! »
« Nous comptons aujourd’hui plus de 120 formateurs dans la communauté, et nous avons besoin de collaborer avec eux sur l’outil. Notre volonté est de faire monter ces formateurs en compétences et en autonomie, en leur donnant accès aux outils de gestion, de suivi, de relation avec les apprenants. D’où la nécessité de bénéficier d’accès pour tout ce petit monde. »
Pour autant, malgré l’absence de points de comparaison, Pauline Klein souligne les bénéfices apportés par l’outil à son business : « Il est évident que l’outil me fait gagner du temps, de l’énergie, de la charge mentale. Sans lui, notre activité présenterait un visage bien différent ! Il nous permet de nous concentrer sur ce que l’on sait faire de mieux, et d’investir dans des tâches à forte valeur ajoutée. »
En outre, elle considère que l’abonnement à Digiforma constitue un élément de réassurance pour les prospects de La Boîte à Indés. « C’est un argument pour les formateurs qui souhaitent travailler avec nous, car Digiforma est un acteur très connu dans l’écosystème de la formation, atteste Mme Klein. Régulièrement, lorsqu’un formateur m’appelle et que je lui explique que l’on travaille sur Digiforma, je sens que je marque des points. L’outil contribue à nous conférer une forme de légitimité. »
Les fonctionnalités essentielles
La Boîte à Indés exploite Digiforma de manière intense, et utilise la quasi-totalité des fonctions proposées. Comme en témoigne Pauline Klein, « je pense qu’on fait partie de ces organismes de formation qui utilisent Digiforma assez loin dans les fonctionnalités qu’il offre ». Difficile, ainsi, de déterminer les fonctions les plus utiles pour l’organisme au quotidien. « Si l’on en revient aux basiques, je dirais que le fait de pouvoir intégrer des apprenants facilement, de pouvoir les répartir sur des modules quand il y a du modulaire, de pouvoir adresser tous les documents de manière digitale, c’est ce qui change vraiment notre quotidien », confie tout de même la fondatrice.
Au global, la digitalisation des process est saluée par les équipes de La Boîte à Indés. Et ce, d’autant plus que la communauté est répartie sur tout le territoire. « Nos 126 formateurs sont partout en France, souligne Pauline Klein. Donc faciliter les démarches au travers des émargements numériques, des envois de documents digitalisés, c’est un véritable gain. Il y a peu d’intérêt aujourd’hui à imprimer toute cette documentation. Alors, pouvoir réaliser toutes ces actions à distance, même si l’essentiel de nos formations se déroule en présentiel, représente un vrai atout. »
Pour autant, la fondatrice de l’organisme plébiscite deux fonctionnalités en particulier : le E-Learning et le connecteur Zapier.
E-Learning
La Boîte à Indés dispense la majorité de ses formations en présentiel, via son réseau de formateurs répartis dans toute la France. Pour autant, elle est en phase active de développement de sa partie E-Learning.
« C’est encore relativement récent, confie Pauline Klein. Mais c’est assez évident que nous souhaitions le développer : c’est un sujet d’actualité. Travailler avec un LMS aujourd’hui nous permet de faciliter l’accès aux formations aussi bien aux formateurs qu’aux apprenants, mais aussi à nous-mêmes. Nous misons vraiment sur le E-Learning pour notre développement à l’avenir, notamment pour le partage des supports de formation et pour limiter les déplacements qui ne sont pas indispensables. »
Connecteur Zapier
L’automatisation de la saisie des données est un sujet crucial pour La Boîte à Indés. En effet, l’organisme de formation dispose d’un CRM dédié aux nouveaux formateurs, permettant de gérer les débuts de la relation avec eux.
Cette scission entre Digiforma et ce CRM permet aux équipes de l’OF de garder le contrôle sur la plateforme Digiforma, et notamment de garantir la qualité des saisies et la sécurité d’hébergement au travers de leur portage Qualiopi. Ainsi, les nouveaux formateurs n’ont pas accès à l’ensemble des fonctionnalités de Digiforma.
Le connecteur Zapier entre en jeu une fois que les formateurs « novices » ont déclaré leur création de programme et de session à La Boîte à Indés. Pauline Klein et ses équipes effectuent alors une relecture technique, pédagogique et réglementaire. Une fois les éléments validés, leur bascule s’opère automatiquement sur Digiforma avec le connecteur Zapier.
« Nous n’avions aucune valeur ajoutée à saisir ces données manuellement. Comme Digiforma permet de les implémenter dans sa solution de manière automatisée, cela nous fait gagner un temps précieux », confie la fondatrice de l’organisme.
Pour conclure
Le mot de la fin de Pauline Klein tient en quelques mots, courts mais représentatifs de son engagement avec Digiforma : « rejoignez la communauté ! ».
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