Un gestionnaire de facturation complet, intuitif et performant
- Suivi précis des devis et factures
- Création simplifiée de votre BPF
- Tableau de suivi de la rentabilité
Découvrez toutes nos fonctionnalités pour la facturation
+ de 5 500 organismes de formation utilisent Digiforma
et + de 2 000 000 stagiaires utilisent l’extranet Digiforma
Comment Espace Chef réalise la transformation digitale de ses formations
Digiforma nous a permis de faire autre chose que de la logistique et de nous concentrer sur le suivi individualisé de la formation. Aujourd’hui, nous utilisons Digiforma bien plus que ce pour quoi nous l’avions choisi.
Fabienne Tardy
Directrice, Espace Chef
Découvrez la solution Digiforma
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Vos questions sur la solution facturation
Comment automatiser la facturation dans un organisme de formation ?
Grâce à Digiforma, la facturation de vos actions de formation devient un jeu d’enfant. L’outil permet de faciliter l’ensemble du processus de facturation grâce à plusieurs fonctionnalités clés :
- Génération automatique des factures à partir des informations de session de formation ;
- Envoi direct des factures aux clients depuis la plateforme ;
- Suivi précis des paiements et des échéances ;
- Gestion dématérialisée des documents, du devis jusqu’à la facture ;
- Paramétrage de modèles personnalisés pour gagner du temps.
Tout est centralisé : vous gagnez du temps, réduisez les erreurs et améliorez le suivi client, sans multiplier les outils. Vous pouvez ainsi vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier : la formation.
Comment gérer efficacement la facturation des OPCO pour les contrats d'alternance ?
La gestion efficace de la facturation des Opérateurs de compétences (OPCO) pour les contrats d’alternance nécessite une organisation rigoureuse. Dans cette optique, Digiforma vous offre plusieurs avantages :
- Automatisation complète de la facturation des OPCO ;
- Génération de documents conformes aux exigences spécifiques de chaque opérateur ;
- Gestion simplifiée des factures de reste à charge (RAC) pour les entreprises clientes ;
- Suivi des échéanciers de paiement adaptés aux modalités de versement des OPCO ;
- Alertes automatiques pour les paiements en retard ;
- Possibilité de générer des exports comptables compatibles avec votre logiciel de comptabilité.
Cette automatisation permet non seulement de gagner un temps précieux, mais aussi de réduire considérablement les risques d’erreurs qui pourraient retarder les paiements des OPCO.
Comment simplifier la gestion des factures électroniques tout en s'assurant de la conformité aux exigences légales et réglementaires ?
Avec Digiforma, vous êtes prêts pour une facturation électronique respectant toutes les exigences légales :
- Intégration native des formats conformes aux standards internationaux : CII (Cross Industry Invoice), UBL (Universal Business Language) et Factur-X ;
- Connexion automatique avec les plateformes réglementaires comme Chorus Pro ;
- Respect des mentions obligatoires pour chaque type de financement : OPCO, France Travail, etc. ;
- Archivage légal des factures électroniques selon les durées imposées par la loi ;
- Mise à jour régulière du logiciel pour s’adapter aux différentes évolutions législatives.
Vous gérez ainsi vos factures dématérialisées de manière fluide, conforme et sécurisée, sans surcharge administrative.
Comment optimiser le suivi des paiements et la gestion des relances ?
Digiforma intègre un tableau de bord de suivi des paiements en temps réel, grâce à la fonction de rapprochement bancaire automatique, vous permettant d’identifier en un coup d’œil les factures réglées, en attente ou en retard.
En parallèle, vous bénéficiez d’autres précieuses fonctionnalités :
- Envoi automatique de relances personnalisées en cas de retard de paiement ;
- Planification des relances selon un échéancier prédéfini : premier rappel, deuxième rappel, mise en demeure ;
- Alertes paramétrables pour être notifié des échéances importantes ou des retards critiques.
Le rapprochement bancaire automatique vous fait gagner un temps précieux tout en fiabilisant votre comptabilité.
Comment intégrer la facturation au Bilan pédagogique et financier (BPF) ?
L’un des grands avantages de Digiforma, c’est l’intégration directe entre la facturation et le Bilan pédagogique et financier. Notre gestionnaire de facturation vous assure :
- le pré-remplissage automatique du BPF annuel à partir des données de facturation enregistrées tout au long de l’année
- la catégorisation automatique des revenus selon les différentes sections du BPF : formation professionnelle continue, apprentissage, etc. ;
- la répartition des montants facturés entre les différents financeurs : entreprises, OPCO, France Travail, etc. ;
- la consolidation des données financières et pédagogiques pour un reporting complet ;
- la mise à jour en temps réel des montants à déclarer à chaque nouvelle facture enregistrée.
Cette automatisation élimine les risques d’erreurs liés à la ressaisie manuelle des données et permet de générer, en quelques clics, un BPF conforme aux exigences réglementaires, essentiel pour maintenir votre exonération de TVA.
Comment gérer la facturation des différents types de formations (AIF, POEI, AFC) financées par France Travail ?
La gestion de la facturation des formations financées par France Travail nécessite une attention particulière aux spécificités de chaque dispositif :
- Intégration automatique des mentions obligatoires spécifiques pour chaque type de financement : AIF, POEI, AFC ;
- Gestion simplifiée des factures à destination de France Travail via Chorus Pro ;
- Suivi distinct des différents financements pour faciliter le reporting
Génération de factures conformes aux règles de facturation propres à chaque dispositif
Archivage sécurisé des pièces justificatives nécessaires aux contrôles a posteriori
Avec Digiforma, vous pouvez paramétrer des modèles de facturation spécifiques pour chaque type de financement France Travail, garantissant ainsi leur conformité et accélérant leur traitement et paiement.
Comment faciliter l'export des données de facturation vers les logiciels comptables ?
Pour faciliter l’export des données de facturation vers les logiciels comptables, Digiforma vous propose une solution offrant des fonctionnalités d’interopérabilité :
- Exports comptables automatisés compatibles avec les logiciels courants comme CEGID, Sage, EBP, etc. ;
- Formats d’exports variés – CSV, XLS – afin de s’adapter à tous les logiciels comptables ;
- Filtres personnalisables pour exporter uniquement les données pertinentes : période spécifique, état des factures, etc. ;
- Paramétrage des comptes comptables pour une intégration fluide dans votre plan comptable ;
- Journaux des ventes générés automatiquement pour faciliter la saisie comptable.
Digiforma propose un module d’export comptable permettant de récupérer l’ensemble des factures éditées dans l’outil pour les intégrer facilement dans votre logiciel comptable, évitant ainsi la double saisie et les risques d’erreurs associés.
Comment gérer la facturation des frais annexes liés aux formations ?
La gestion efficace des frais annexes liés aux formations – déplacement, hébergement, restauration – passe par leur intégration directe dans votre système de facturation :
- Possibilité de ventiler les frais entre différents financeurs selon les accords de prise en charge ;
- Options de facturation distincte ou regroupée des frais annexes, selon les besoins ;
- Suivi précis des marges réelles incluant l’ensemble des coûts associés à la formation ;
- Tableau de bord dédié à la rentabilité intégrant les frais annexes dans le calcul.
Avec Digiforma, gérez et facturez automatiquement ces frais annexes tout en gardant une visibilité claire sur la rentabilité réelle de chacune de vos actions de formation.
Comment optimiser la gestion de la TVA pour les activités de formation ?
L’optimisation de la gestion de la TVA pour les activités de formation repose sur une connaissance précise des règles d’exonération et un outil adapté :
- Gestion automatisée de l’exonération de TVA pour les activités de formation professionnelle continue éligibles ;
- Application automatique de la TVA pour les prestations annexes ou non éligibles à l’exonération ;
- Paramétrage flexible permettant d’adapter la facturation selon votre statut fiscal et celui de vos clients ;
- Suivi distinct des opérations soumises à TVA et celles exonérées pour faciliter les déclarations fiscales ;
- Génération automatique du BPF, document essentiel pour justifier l’exonération de TVA auprès de l’administration fiscale.
Avec Digiforma, vous pouvez configurer précisément les règles de TVA applicables à vos différentes prestations, assurant ainsi une facturation conforme aux exigences fiscales tout en optimisant votre gestion administrative.
Comment faciliter la facturation des formations en ligne ou mixtes ?
La facturation des formations en ligne ou mixtes présente des spécificités que votre système de gestion doit pouvoir prendre en compte :
- Adaptation du système de facturation aux particularités de chaque formation ;
- Gestion des unités de facturation propres au e-learning : licences, accès temporaires, modules ;
- Facturation automatisée des parcours mixtes combinant présentiel et distanciel ;
- Intégration possible avec des systèmes de paiement en ligne pour les formations 100% digitales ;
- Suivi spécifique des taux de complétion pour les formations asynchrones pouvant conditionner la facturation.
Digiforma s’adapte à tous les modèles pédagogiques en vous permettant de paramétrer votre facturation selon les spécificités de vos formations en ligne ou mixtes, tout en conservant une gestion administrative unifiée pour l’ensemble de votre catalogue.
