Comment mettre en place une signature électronique en ligne dématérialisée ?
La signature électronique offre à vos documents une conformité légale maximale. Digiforma vous explique comment la mettre en place pour simplifier votre gestion administrative, sécuriser vos preuves d’audit et offrir une expérience stagiaire fluide. Adoptez la signature électronique en quelques étapes seulement.
Pourquoi mettre en place la signature électronique dans votre organisme de formation ?
La mise en place de la signature électronique vous apporte un gain de temps considérable et une gestion administrative simplifiée. Dématérialisé, le processus de signature des conventions et autres documents se voit accéléré. Le recours à des procédés comme les notifications ou les rappels automatiques facilitent également le suivi des dossiers.
L’expérience de vos stagiaires peut ainsi être améliorée, avec un parcours d’inscription et de validation plus fluide et plus moderne. Votre centre de formation renvoie dès lors l’image d’un organisme professionnel et efficace.
De plus, la signature électronique garantit la conformité et la traçabilité de vos documents. En effet, sa valeur légale est reconnue par le règlement européen eIDAS, qui impose de lier chaque acte de signature à un dossier de preuves complet et intègre. Le suivi de vos documents s’en voit simplifié, et les preuves restent facilement accessibles en cas de contrôle ou d’audit.
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Quels prérequis pour mettre en place une signature électronique ?
L’utilisation de la signature électronique est encadrée par le règlement européen eIDAS. Il définit trois niveaux de signatures : simple, avancée et qualifiée – du plus basique au plus sécurisé.
Avant de mettre en place la signature électronique dans votre organisme de formation, il est essentiel d’évaluer le risque juridique et l’importance de chaque document pour sélectionner le niveau eIDAS approprié. Une attestation de fin de formation n’exige, par exemple, pas le même niveau de signature qu’un acte notarié.
Avant d’opter pour la signature électronique, il est donc vivement recommandé de procéder à un audit interne. L’objectif est de lister précisément les documents à dématérialiser (conventions, feuilles d’émargement, contrats, etc.), afin d’assurer une gestion conforme au standard européen défini par le règlement eIDAS :
| Caractéristiques | Signature électronique simple | Signature électronique avancée | Signature électronique qualifiée |
| Niveau de sécurité eIDAS | Basique | Élevé | Maximal |
| Valeur légale | Recevable, mais laissée à l’appréciation du juge en cas de litige. | Forte, difficilement contestable. | Équivalente à la signature manuscrite. |
| Procédé d’identification du signataire |
Procédé d’authentification basique (case à cocher, signature sur un appareil, etc.) | Vérification par un tiers de confiance. | Vérification stricte par un Prestataire de services de confiance qualifié (PSCQ) |
| Exemples d’usage | Accusé de réception, feuilles d’émargement, acceptation des conditions générales d’utilisation, etc. | Contrats de VAE (Validation des
acquis de l’expérience), devis de formation, conventions d’intervention, etc. |
Actes notariés, documents à forts enjeux juridiques ou réglementaires, etc. |
Quelles étapes suivre pour installer une signature électronique ?
Rigoureux, le processus de mise en place de la signature électronique doit respecter six grandes étapes :
- choisir un outil conforme eIDAS : votre logiciel de signature électronique doit être fourni par un prestataire fiable, qui respecte les normes européennes, afin d’assurer la valeur légale et la sécurité de vos documents ;
- vérifier l’identité des signataires (si nécessaire) : pour les signatures simples, une authentification à simple ou double facteur peut être mise en place. Pour les signatures avancées, l’identité du signataire doit obligatoirement être vérifiée par un tiers de confiance. Pour les signatures qualifiées, la vérification stricte par un Prestataire de services de confiance qualifié (PSCQ) est obligatoire ;
- créer ou importer vos documents à signer : téléchargez les conventions, contrats ou attestations de formation directement sur votre logiciel de signature électronique ;
- paramétrer les champs de signature : positionnez les zones de signature dans le document et définissez l’ordre de passage si plusieurs parties doivent signer ;
- déclencher l’envoi et la signature : le logiciel envoie une notification aux signataires, qui accèdent chacun au document par un lien unique, avant de procéder à l’acte de signature ;
- récupérer la preuve et l’archivage légal : une fois signé, le document est horodaté et le dossier de preuve (ou « piste d’audit ») est généré et archivé légalement.
Comment vérifier la conformité d’une signature électronique ?
Votre logiciel de signature électronique se charge d’effectuer les différents contrôles légaux. Il vérifie automatiquement la validité de vos documents selon trois critères :
- l’intégrité du document : le système vérifie qu’aucune modification n’a été apportée au document après l’apposition de la signature. Toute altération invalide aussitôt la signature ;
- la validité du certificat : le logiciel contrôle le certificat numérique de chaque signature électronique. Délivrée par une autorité de certification, cette donnée doit être valide et non expirée au moment de la signature, afin de garantir l’identité du signataire ;
- l’horodatage : un cachet de temps sécurisé (horodatage) prouve le moment exact de la signature – un élément essentiel en cas de litige.
Comment faire une signature électronique qualifiée ?
La signature électronique qualifiée garantit l’identité du signataire, l’intégrité du document et la date exacte de l’engagement. Pour réunir tous ces critères réglementaires, elle doit obligatoirement suivre un processus en quatre phases :
- La préparation et le choix : l’utilisateur dépose le document sur une plateforme en ligne sécurisée, liée à un logiciel de signature électronique.
- L’authentification renforcée : le signataire s’authentifie auprès du logiciel, via un code de sécurité à usage unique ou un mécanisme biométrique lié de façon unique à son certificat qualifié.
- L’apposition cryptographique : le système utilise la clé privée associée au certificat qualifié pour créer l’empreinte numérique du document.
- L’horodatage et les preuves : la signature est immédiatement horodatée par une autorité de temps qualifiée, et l’ensemble des preuves (certificat, vérification, horodatage) sont attachées au document de manière cryptée, afin de le rendre infalsifiable.
Ces informations sont ensuite compilées dans le journal de preuves, automatiquement généré et lié au document par votre logiciel de signature électronique. Ce journal retrace toutes les actions (envoi, lecture, signature) et peut servir de preuve en justice, même des années après l’établissement du document.
Les bonnes pratiques pour une mise en place réussie
En premier lieu, il est important de sensibiliser et de former l’ensemble du personnel de formation à ce nouveau procédé numérique et à l’utilisation de votre logiciel de signature électronique. Pour être certain que vos équipes adhèrent et acceptent le dispositif, elles doivent bien comprendre les différentes étapes de sa mise en place et ses bénéfices en termes de gain de temps et de conformité.
Dans un second temps, veillez bien à standardiser tous vos modèles de documents. Uniformisez tous les documents récurrents (conventions, feuilles d’émargement, certificats) et intégrez les emplacements de signature, ainsi que les mentions légales qui s’y rattachent. Cette standardisation réduit les erreurs et facilite la mise en place de la signature électronique.
Enfin, prévoyez l’archivage numérique à long terme. Assurez-vous que votre logiciel de signature électronique est doté d’un espace de stockage sécurisé et surtout, qu’il archive automatiquement chaque piste d’audit. Ce stockage doit garantir l’intégrité et l’accessibilité des preuves tout au long de la durée légale requise (généralement dix ans).
Comment mettre en place la signature électronique dans Digiforma ?
La fonctionnalité de signature électronique est intégrée directement dans Digiforma. Pour la mettre en place, il vous suffit de l’activer directement dans les paramètres de votre compte. Vous n’aurez ensuite plus qu’à connecter votre compte Digiforma à la solution sécurisée de notre partenaire qualifié eIDAS.
La signature électronique peut ensuite être intégrée aux documents de votre organisme de formation, tels que les conventions, les devis ou les feuilles d’émargement. Vous pouvez paramétrer les emplacements de signature vous-même, directement sur la plateforme.
Une fois le document prêt, l’envoi pour signature s’opère automatiquement. L’ensemble des données (l’envoi, la lecture, la signature et la récupération du journal de preuves) sont automatiquement enregistrées. Vous vous assurez ainsi de la valeur légale et de la conformité de vos documents, grâce à une procédure de traçabilité sécurisée et simplifiée.
