Koz’Anglais
Koz’Anglais est un organisme de formation spécialisé dans l’enseignement de l’anglais aux adultes.
En 4 ans, l’organisation de mon OF a été complètement revue. Et refaire tout cela sans Digiforma, je ne l’imagine pas.
Présentation de l'OF
Fondé par Adeline Paloc en 2014, Koz’Anglais est un organisme de formation spécialisé dans l’enseignement de l’anglais aux adultes. Parmi les apprenants figurent tous types de profils : du jeune adulte en recherche d’emploi aux cadres dans la santé, le commerce, l’industrie ou le tourisme. Pour eux, l’apprentissage de l’anglais peut viser plusieurs objectifs : il peut être employé à titre professionnel, pour des postes qui nécessitent de maîtriser la langue, ou personnel, pour des voyages ou des expatriations, par exemple.
Les enseignements de Koz’Anglais peuvent être dispensés en face-à-face pédagogique, en entreprise ou à domicile, mais pas uniquement. L’organisme propose en effet des formations en individuel et des ateliers en petit groupe, directement en entreprise.
Toutes ces formations sont dispensées directement en entreprise ou chez l’apprenant. Comme l’explique la fondatrice de l’OF, « le fait que l’on se déplace est intéressant pour le client, qui ne perd pas de temps dans les transports, surtout qu’à la Réunion il est compliqué de se déplacer ».
Digiforma me fait gagner du temps à moi, et à mes formateurs. C’est une charge mentale et temporelle en moins.
Des exceptions existent toutefois, notamment pour les programmes longs qui peuvent combiner le présentiel et le distanciel. « Quand on propose une formation de 40 heures, avec deux séances de 2 heures par semaine, par exemple, ça peut arranger ou le formateur ou l’apprenant de faire une session en présentiel et une autre en distanciel », détaille Adeline Paloc. Côté organisation, l’OF ne compte pas de salariés. Toutefois, pour opérer ses actions de formation, Adeline Paloc est épaulée de 4 formateurs indépendants, qui complètent son équipe pédagogique.
Les formations de Koz’Anglais sont finançables, notamment par le CPF, l’organisme étant certifié Qualiopi depuis 2021. À ce propos, la fondatrice relève une petite subtilité : « les formations financées par le CPF sont obligatoirement certifiantes, mais n’imposent pas d’obligation de résultat. C’est donc un challenge pour les apprenants d’atteindre un niveau précis. Si, au départ, ils sont positionnés sur un niveau A2, on va essayer de les élever au niveau B1, mais cette réussite n’est pas systématique. Pour une recherche d’emploi ou un poste précis, l’employeur peut toutefois demander un niveau B1 ou B2. Et dans ces cas-là, il va falloir tout mettre en place avec l’apprenant pour qu’il y parvienne. »
Besoins et rencontre avec Digiforma
Avant de passer sur une quelconque solution logicielle, Adeline Paloc opérait sa gestion administrative et ses actions de suivi sur des tableurs. « Mais j’ai vite vu qu’il y avait des limites, concède-t-elle. Surtout quand j’ai commencé à développer l’organisme de formation, à avoir de plus en plus d’apprenants et à tous les répertorier sur un tableur. C’est vite devenu compliqué à gérer. Je n’arrivais plus à suivre qui rentre en formation, quand, comment… ».
C’est ainsi qu’est né le besoin de s’équiper, pour soutenir la croissance de Koz’Anglais. La fondatrice se remémore la rencontre avec l’outil : « J’ai commencé à travailler sur la certification Qualiopi et je suis tombée sur Digiforma. C’est là que j’ai vu qu’ils proposaient une solution avec un panel de solutions qui pouvaient m’être utiles et je me suis penchée dessus pour voir comment elle pourrait m’aider. »
Au-delà du suivi des apprenants et de la gestion administrative, Adeline Paloc doit composer avec son équipe de formateurs en sous-traitance. Et là encore, le suivi était complexe à assurer. « Je passais mon temps à les appeler, à leur demander “Où tu en es dans la formation ? Est-ce que tu es à mi-parcours ? Combien d’heures as-tu faites ? Est-ce que tu as bien respecté le planning ? »
Ce challenge a confirmé son envie de recourir à une solution permettant de gérer l’intégralité de la prestation. « L’une des raisons pour lesquelles j’ai décidé de prendre Digiforma, c’est parce qu’il y avait ce suivi de planning et que mes formateurs allaient être complètement indépendants sur cet aspect, se souvient-elle. Cela m’évite aussi de les déranger, car ils ont autre chose à faire et travaillent dans d’autres centres de formation. Ainsi, je n’ai qu’à vérifier où ils en sont et je ne les embête plus ! »
Pour la mise en place de la solution, Adeline Paloc a opéré en totale autonomie. « J’ai été visionner les tutoriels sur le site et j’ai rejoint la communauté OF Connect, qui m’a beaucoup aidée pour prendre l’outil en main. Et aujourd’hui ça fait quatre ans que je suis équipée, je pense que je suis bien armée. »
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Quel abonnement pour quels besoins ?
À ce jour, Koz’Anglais dispose de l’abonnement Team, une licence qui couvre les besoins des 15 intervenants de l’organisme. En effet, la formule Team ouvre les accès à 6 utilisateurs, 20 formateurs et jusqu’à 500 apprenants par an. Actuellement, l’OF forme 60 apprenants à l’année : un beau score compte tenu de la durée des formations dans le domaine des langues, qui sont généralement assez longues.
Comme l’explique Adeline Paloc, le plan souscrit est amplement suffisant : « J’ai un petit organisme de formation, donc j’ai pas besoin de davantage pour l’instant. L’important est surtout que les formateurs en sous-traitance avec lesquels je travaille puissent employer la solution, et que les apprenants soient également couverts. »
Cet abonnement est complété par un panel d’options souscrites par la fondatrice. Parmi celles-ci figurent notamment l’émargement numérique, l’e-learning avancé, l’intégration de modules Scorm et l’API via Zapier, qui permet de d’interconnecter Digiforma avec d’autres solutions logicielles.
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Les bénéfices apportés par Digiforma
Des gains de temps considérables
Parmi les principaux avantages de Digiforma relevé par Adeline Paloc figurent les gains de temps permis par l’outil. En automatisant la génération de nombreux documents, elle remarque que l’ensemble des actions menées sur la plateforme lui prennent bien moins de temps qu’auparavant : « La création de documents de formation, comme la convention de formation, la convocation, les feuilles d’émargement, les enquêtes de satisfaction également, à mi-parcours et en fin de parcours : tout cela est fait automatiquement. C’est un gain de temps incroyable. »
Elle relève également les bénéfices de l’automatisation pour la gestion des erreurs : « Avant, je faisais tout moi-même et à chaque fois, il fallait modifier l’ensemble des documents à la main en cas d’erreur. Avec Digiforma, si une erreur est remontée, il suffit de modifier les informations de l’apprenant et tout se met à jour. »
En outre, l’écosystème Digiforma et son vaste champ d’utilisation permet de centraliser les actions quotidiennes des organismes de formation. Inutile de multiplier les licences pour assurer la gestion administrative d’un côté, la prospection commerciale de l’autre, et l’animation des formations en parallèle : la galaxie Digiforma embarque l’ensemble de ces fonctionnalités. « Le fait de proposer des produits E-learning, en complément du reste, permet de rester dans un même écosystème et c’est important pour nous, explique le responsable opérationnel. C’est important parce qu’avoir trop de systèmes devient rapidement assez lourd. »
Des interlocuteurs plus autonomes
Les gains de temps générés par Digiforma ont également des répercussions sur l’autonomie des utilisateurs. En effet, chaque intervenant peut accéder à l’ensemble des informations qui lui sont nécessaires depuis son espace dédié sur l’outil. Adeline Paloc explique: « Je pense que le passage sur Digiforma a aussi libéré du temps aux formateurs, car je passais beaucoup de temps à leur demander où ils en étaient. Donc cela me fait gagner du temps à moi, mais à eux aussi. C’est une charge mentale et temporelle en moins. »
Même son de cloche pour les apprenants, qui retrouvent l’ensemble des documents de formation et des informations essentielles sur leur Espace Apprenant. « Des fois, ils ne savent plus quel jour ou à quelle heure ils ont cours, atteste la fondatrice. Et tout est disponible sur leur extranet. Les évaluations et l’e-learning également, ils peuvent donc normalement gérer ces sujets sans moi. »
Une vraie écoute des besoins des utilisateurs
Autre atout relevé par la fondatrice de l’organisme de formation : Digiforma évolue en tenant compte des remontées des utilisateurs. Un processus interne est établi pour enregistrer les demandes les plus récurrentes des usagers, afin de les intégrer aux futurs cycles de développement. « Le logiciel s’améliore au fil du temps, constate Adeline Paloc. De nombreuses fonctions n’étaient pas proposées au début et le sont aujourd’hui. Et ce qui est appréciable, c’est qu’on peut proposer des améliorations. Certaines sont développables dans les prochains cycles, et d’autres sont communiquées à l’équipe pour qu’ils réfléchissent à la façon de les mettre en œuvre dans le futur. »
L’humanité et la réactivité au cœur de l’outil
Sur Digiforma, l’écoute ne concerne pas que les demandes de développement. Le support client est également mobilisé pour répondre aux besoins des utilisateurs, le plus rapidement possible. Comme en atteste la fondatrice de Koz’Anglais, « pour moi la réactivité est très importante. Je suis quelqu’un de très réactive dans la vie de tous les jours, personnellement comme professionnellement, donc j’attends souvent que les prestataires soient comme moi. Et chez Digiforma, la réactivité est là : les réponses sont apportées rapidement, pour ne pas nous faire perdre trop de temps en cas de besoin. Il y a une équipe qui est très mobilisée. »
Un investissement rentable
Dernier point, et non des moindres : la fondatrice de Koz’Anglais juge que l’investissement dans une solution comme Digiforma représente un investissement rentable. Elle témoigne : « Je suis un petit organisme de formation et je sais que ça représente un budget d’utiliser Digiforma. Mais aujourd’hui, il serait difficile de revenir en arrière. C’est un investissement très rentable pour éviter de s’arracher les cheveux. Aujourd’hui, ça m’enlève une sacrée épine du pied. »
C’est un outil indispensable à la gestion des organismes de formation. C’est ma béquille au quotidien. En 4 ans, l’organisation de mon OF a été complètement revue. Et refaire tout cela sans Digiforma, je ne l’imagine pas.
Les fonctionnalités essentielles
E-Learning
« Je me sers de l’E-learning tout le temps. Je ne peux plus m’en passer en formation. J’utilise notamment les quiz, j’insère des vidéos, des liens à visionner avant et après la session. Je dépose aussi une synthèse de ce qu’on a vu pendant la session sur l’Espace Apprenant, car on apprend pas mal de grammaire et de conjugaison. Donc je fournis un récap aux élèves et je leur fais des petits quiz entre les sessions. C’est d’ailleurs pratique car on peut choisir le type de quiz que l’on souhaite proposer.
Les apprenants, de leur côté, peuvent voir leur progression dans le déroulement du cours et progresser en autonomie entre deux sessions. Ils me font des petits comptes-rendus sur les vidéos que je leur transmets, directement via Digiforma. Et moi, je peux m’assurer qu’ils ont acquis les connaissances nécessaires pour le cours d’après.
Cette plateforme E-learning est très facile d’utilisation, c’est pour cela que je m’en sers tout le temps plutôt que de leur envoyer un mail. Pour donner un exercice, je le mets directement sur l’espace dédié, comme ça les apprenants le trouvent et peuvent le faire aisément. »
CRM
« Je fais tous mes devis sur Digiforma et ce qui est intéressant, c’est d’avoir le suivi commercial via le CRM intégré à l’outil. Dedans, on peut retrouver tout l’historique sur notre client : s’il nous a contacté par téléphone ou par mail, à quelle date il est entré en contact avec nous, s’il est toujours en cours de discussion ou si le devis a été signé…
En outre, on peut générer autant de devis que l’on veut en fonction du nombre de modules qu’on peut proposer. C’est quelque chose que je faisais moi-même manuellement avant, et maintenant, ça me paraîtrait fou de le faire autrement, car ça va tellement vite sur Digiforma. On a juste à indiquer le type de modules, le prix, le client, et tout est généré automatiquement. »
Pour conclure
Pour clore notre entretien, Adeline Paloc confirme l’importance de Digiforma dans son activité : « C’est un outil indispensable à la gestion des organismes de formation. C’est ma béquille au quotidien. En 4 ans, l’organisation de mon OF a été complètement revue. Et refaire tout cela sans Digiforma, je ne l’imagine pas. »
Merci à elle pour ce beau témoignage !
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